办公室开展5S的方法及标准1.ppt

,办公室开展5S的方法及标准,一、5S的定义： 所谓5S，是指对生产现场各生产要素（主要是物的要素）所处状态不断进行整理、整顿、清扫、清洁和提高素养的活动。由于整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE）这五个词日语的罗马拼音均以“S”开头，因此简称为“5S”。,1、整理：清除工作场所中不需要的一切物品。“如果犹豫不决，即可马上扔掉。” 2、整顿：安置所有物件，做到举手可得。“每一物件都有其位置, 每一物件都在其位置上。” 3、清扫：清洁并根除肮脏的来源。“通过本质上的清洁（消灭肮脏的根源）达到不需要清洁。” 4、清洁：设定最佳日常工作程序和标准。“一眼确认需要解决的问题。” 5、素养：使5S变成员工的第二本能。“需要的自律越少越好。”,定义：区分必需品和非必需品，现场不放置非必需品 目的：改善和增加作业面积；现场无杂物，通道通畅，提高工作效率；消除管理上的混放、混料等差错事故；有利于减少库存，节约资金。 提示： 1.如果你的工作岗位堆满了非必需物品,就会导致你的必需物品无处摆放;你可能希望加一张工作台（橱）来堆放 必需品,这样一来就造成了浪费,并形成恶性循环。 2.开展整理工作要有决心，不必要的物品应断然地加以处置，该丢的东西决不手软！需对“留之无用，弃之可惜”的观念予以突破，必须挑战“好不容易才做出来的”、“丢了好浪费”、“可能以后还有机会用到”等传统观念。“整理”要有“舍弃”的智慧！,1、整理,必须品：是指经常使用的物品，如果没有它就必须购入替代品，否则影响正常工作的物品。 非必须品：一种是使用周期较长的物品；另一种是对目前的生产或工作无任何作用的，需要报废的物品。,2.整顿,定义：要的东西依规定定位、定量摆放整齐，明确标示。 目的：排除寻找的浪费。 提示： 1.整顿其实也是研究提高效率的科学。它研究怎样才可以立即取得物品，以及如何立即放回原位。任意决定物品的存放并不会让你的工作速度加快，它会让你的寻找时间加倍。我们必须思考分析怎样拿取物品更快，并让大家能理解这套系统，遵照执行。 2.整顿的关键是要做到定位置、定标识、定数量。抓住了上述三个要点，就可以制作标识牌，做到目视管理，从而提炼出适合本企业（部门）物品的放置方法，进而使该方法标准化。生产现场物品的合理摆放使得工作场所一目了然，创造整齐的工作环境有利于提高工作效率，提高产品质量，保障生产安全。对这项工作有专门的研究，又被称为定置管理，或者被称为工作地合理布置。 3.“整顿”是一门摆放、标示的技术。,推行步骤 第一步：分析现状：取放物品时间长原因在于：物品在哪里？叫什么？有多远？是否太分散？是否太多？是否用完？必须物品管理状况如何？物品的名称、分类、放置等规范情况调查？找出问题，对症下药。 第二步：物品分类：制定标准和规范；确定物品的名称；标示物品名称。 第三步：决定储存方法（三要素即：地点、方法、标识）,3.清扫,定义：清除工作场所内的脏污，并防止污染的发生。 目的：使不足、缺点显现出，是品质的基础。 提示： 1.经过整理、整顿,必需物品处于立即能取到的状态,但取出的物品还必须完好可用,这是清扫最大的作用。所以,清扫就是对环境和设备的维护和点检。 2.清扫活动的重点是必须按照企业或部门具体情况决定清扫对象，清扫人员，清扫方法，准备清扫器具，实施清扫的步骤，方能真正起到效果。 3. 现场在生产过程中会产生灰尘、油污、铁屑、垃圾等，从而使现场变得脏乱。脏乱会使设备精度丧失，故障多发，从而影响产品质量，使安全事故防不胜防；脏乱的现场更会影响人们的工作情绪。因此，必须通过清扫活动来清除那些杂物，创建一个明快、舒畅的工作环境，以保证安全、优质、高效率地工作。,4.清扫活动应遵循下列原则： 自己使用的物品，如设备、工具等，要自己清扫，而不要依赖他人，不增加专门的清扫工； 对设备的清扫要着眼于对设备的维护保养，清扫设备要同设备的点检和保养结合起来； 清扫的目的是为了改善，当清扫过程中发现有油水泄露等异常状况发生时，必须查明原因，并采取 措施加以排除，不能听之任之。 推行要领： 建立清扫责任区（室内、外）。 执行例行扫除，清理脏污； 调查污染源，予以杜绝； 建立清扫基准，作为规范。,4.清洁,定义：将3S实施制度化、规范化、并维持成果。 目的：通过制度化来维持成果，并显现“异常”之所在。 提示： 1.要成为一种制度，必须充分利用创意改善和全面标准化，从而获得坚持和制度化的条件，提高工作效率； 2.清洁是在整理、整顿、清扫之后，认真维护、保持完善和最佳状态。在产品的生产过程中，永远会伴随着没用的物品的产生，这就需要不断加以区分，随时将它清除，这就是清洁的目的。 3. 清洁并不是单纯从字面上进行理解，它是对前三项活动的坚持和深入，从而消除产生安全事故的根源，创造一个良好的工作环境，使员工能愉快地工作。这对企业提高生产效率，改善整体的绩效有很大帮助。清洁是一种随时随地的工作，而不是上下班前后的工作。,推行要领： 落实前面的3S工作； 2.制定目视管理实施办法； 3.制定考评方法； 4.制定奖惩制度，加强执行； 5.高层领导经常带头巡查，以表重视。,5.素养,定义：人人依规定行事，从心态上养成好习惯。 目的：养成遵章守纪的好习惯。 提示： 1.公司应向每一位员工灌输遵守规章制度、工作纪律的意识；此过程有助于人们养成制定和遵守规章制度的习惯。坚持不懈地教育、考评，才能养成良好的习惯。 2.5S最终是为了提高员工素质，养成严格遵守规章制度的习惯和作风，营造团队精神，这是5S活动的核心。没有人员素质的提高，各项活动就不能顺利开展，也不能持续下去。而员工素质的高低，只能通过行为来判断，所以素养是通过外在的行为规范来引导的。,推行要领： 持续推动前面5S至习惯化； 制订共同遵守的有关规则、规定； 制订礼仪守则； 教育训练（新进人员强化5S教育、实践）； 推动各种精神提升活动（早会、礼貌运动等）。,只有整理没整顿， 物品真难找得到； 只有整顿没整理， 无法取舍乱糟糟； 整理整顿没清扫， 物品使用不可靠； 3S之效果怎保证？ 清洁出来先一招； 日节月累勤改善， 公司管理水平高。,5S之间的关系口诀,二、 办公室开展5S的重要性 办公室是企业进行行政与管理工作的场所，它每天都接触内部和外部顾客，是公司对内对外的窗口，代表公司的形象，这就要求办公室内的工作必须保证有效果和有效率地完成。而实施5S是办公室提高效率的重要方法。 办公室的工作过程和生产现场的生产过程是一样的，所有的办公室和生产现场都有输入和输出活动。在办公室实施5S的过程可以让管理人员能更好的理解5S的内涵，有利于生产现场实施5S取得成功。所以，5S管理不但适应生产现场也同样适应办公室的管理,三、办公室5S活动方向,四、办公室开展5S的内容,1、将不要的东西丢弃；减少总帐、表格、工具的数量， 消除不必要的混乱,用哪支 用哪种？,过期的资料、无用的表格、不能使用的工具要坚决消除，需要的东西要以最低限度还能保证正常工作的限量存放，所用的东西多了，节约就抛在脑后了。是否有这种感觉？,要与不要物品的判断标准,2、把所有文件（包括电子文件）、工具进行分类并按类别确定保存这些物品的方法。,3、对工作流程进行重新设计，使个人为基础的工作向以团队为基础的工作转变。,团队,个人,办公室内也要消除孤岛作业，每一项工作都是为团队服务的,4、责任区划分 将办公室划分成不同的区域，确定相应的责任人，做到“事事有人做，物物有人管”（针对较大的办公室）。同时应将责任者的姓名、工作内容及工作标准进行明示，将分工表张贴，避免吃大锅饭,注意事项： 自己的事情尽量自己去做，如自己的电脑、桌子、椅子、文件、垃圾桶要自己整理 公用物品要明确责任人，如墙壁、天花板、地面、暖壶、布告栏、卫生洁具等 对于各种物品要明确开展5S活动的作业内容、频率、标准,5S分工职责表（只是一个例子）,定义：将管理的方法、内容及存在的问题用一目了然的形式展示出来，让一个不了解情况的人能够很清楚的知道现场的概况。办公室的目视化体现在信息共有化、视觉化和业务标准化等几个方面。 每个部门根据本部门的职能特点，确定要进行目视管理的内容。一般办公室的目视管理包括：管理看板和各种标识。 管理看板：一般是本部门管理的重点和部门的核心工作，比如：工作计划、企业方针、人员去向、质量变化趋势、个人5S责任等等；,5、目视管理,各种管理项目目视墙,人员去向目视板,标识的内容包括：文件资料、资料柜、清扫工具、公用物品及其他所有易移动办公用品。,资料柜的标识,内部,公用物品存放区,书籍借阅目视方法,标识,内部也要有标识,办公室的定置管理主要包括：办公室的整体定置、办公室局部定置。首先办公室要有一个整体定置管理图并放置于办公室的明显位置，该图要将办公室的主要物品，如办公桌、文件柜及其它设备等的位置标示出。其次办公室局部的定置管理内容包括：文件资料的定置、公用物品的定置、抽屉内部的定置、清扫工具的定置、办公桌桌面的定置等。,6、定置管理,注意：根据实际情况较小的办公室可以将各种物品的定置在定置图上体现，但是对于较大的办公室，只需将主要物品定置即可,各种物品的定置标准：办公室内所有的易移动的物品都要进行定置管理,桌面物品及地面小件物品的定置：用2.2厘米宽、8厘米长的黄胶带进行标识，定置线与物品相距0.5厘米。 地面大件物品的定置：用5厘米宽、8厘米长的黄胶带进行标识，定置线与物品相距1厘米。（以上两种规格黄胶带为库房现有品种）,物 品,五、办公室开展5S活动的技巧 1、为简化操作和促进管理，开展“以一为荣”的活动 一套文具/工具 尽量减少文具和工具，每人最多一套，对于使用频率不高的文具，办公室人员可以共用一套。 一个地点 把文件集中存放在一个地方，这样做将会减少你自认为必须的文件数量。而电子文件管理时，必须有一种能够系统性的方法来给文件命名，以便每个人能够理解文件名的表示方法。,一份文件 只保留一份文件的原稿，不要有很多文件副本。如果有可能的话，把所有文件存在电脑里。 一分钟电话 在拿起话筒之前，综合一下你的思想和问题。在谈话的时候力求用语简洁和准确地表达出自己地思想。如果有可能的话，尽量在一分钟内与对方说“再见” 一天内处理完毕 事情当天内处理完毕会大大减少滞后的工作数量，缩短处理工作的时间，减少文件所报阅部门的数量和签字人的数量，消灭文件滞留，把入和出和未处理的文件盒制作的尽量小。确保每天两次检查“电子邮件”信箱，并尽一切可能立刻回复邮件。,2、开展“30秒找文件活动” 为了提高企业办公室员工的工作效率，有必要开展“30秒找文件活动”。首先，将企业的资料（包括电子文件）归档、定位并做好标识；其次，按一定的时间间隔对文件资料进行整理、清扫，文件夹内只保留有用的文件，并且将文件夹的文件资料按一定的排序方法进行排序；第三，做好文件资料借阅标识，做到谁都能一眼就看出是谁借走了文件；最后，开展“30秒找文件活动”竞赛。 3、开展“椅子归位”活动 办公室工作的人员，要随着5S的不断深入和推进，逐渐养成良好的工作习惯，从而使办公室成为清洁明朗的工作场所。为了做到这一点，可以开展类似“椅子归位”的活动，逐渐让员工从身边的点点滴滴做起，随着这种活动的开展和深入，就能未企业塑造一支高效的工作团队。,4、开展“办公室”扫除活动 办公室的扫除活动包括日常和定期扫除。首先，要确定日常扫除和定期扫除的分类，哪些扫除是需要日常进行的，哪些扫除是需要定期进行的。日常扫除可以“每天5S工作”或“每天10分钟活动5S”的形式进行；定期扫除可以每星期或每月进行。办公室集体扫除时，办公室领导要身体力行，带头进行扫除。 5、成立定期检查制度 各后勤部门要自己成立检查小组，定期对各科室进行检查，并每月一次评比、排序、通报，增强各科室的竞争意识。 6、开展“5S小组”活动 对于业务多工作量大的部门，要成立5S小组，针对实施5S过程中的难题进行攻关。攻关结束后，应将攻关过程的得失张贴供员工分享,1、不要的东西及时清理（文件、档案、图表、文具、过期标语、海报、文件夹、办公桌）； 2、垃圾筒及时清理； 3、目视板没有过期的材料； 4、衣帽放在指定的位置； 5、文件全部按归档规则分类、归档； 6、需要的文件容易取出、归