巨业公司材料部部门制度全书.doc

物资部（部门）职责部门名称：物资部直接上级：总经理-副总经理部门性质：物资供应、供应商管理的专业管理部门管理权限：负责对公司物资供应全过程的配合及供应商的管理主要职责：1、 坚决服从上级领导的统一指挥，认真执行其工作指令，一切管理行为向上级领导负责。 2、 负责认真贯彻和执行公司颁布的各项规章制度。3、 负责制定和完善材料采购相关管理办法。4、 负责对本部门工作目标的拟定、执行及控制。5、 负责材料计划申请审批单的编写和报批。6、 负责材料询价 、汇总及报批。7、 负责供应商信息库的建立和完善，并对供应商进行动态管理。8、 负责参与甲供、甲方指定材料供应商的考察工作，并提出合理化建议。9、 负责协助合同预算部做好甲供材料、设备采购的招标工作。10、 负责协助合同预算部对乙供材料的认价工作。11、 负责公司所属项目材料的采购管理工作。12、 负责公司所属项目材料的调剂、平衡工作。13、 负责材料、设备采购合同执行情况的监督工作。14、负责监督公司所属项目材料进场的验收工作及办理入库手续。15、负责甲供材料的采购统计工作16、负责甲供材料的台帐管理及对帐工作。17、负责材料封样室的管理。18、负责甲供材料、设备的结算的审核和报批工作。19、负责甲供剩余材料的管理员工岗位职责一、物资管理部（部门经理）岗位职责职务名称：物资管理部（部门经理）直接上级：公司总经理、副总经理主要目的：全面执行公司对物资管理部的各项工作要求。职责范围：1.负责公司物资管理部的全面工作，与技术管理部、工程管理部、供货单位等有关单位和部门做好协调，保证工程施工材料及时供应。2.负责制订材料供应的各项规章管理制度和流程。3.根据项目大纲制定材料管理方案。4.熟悉掌握市场行情，组织建立供货商供货商信息库。5.负责组织制定合理有效的采购成本控制方案降低采购成本。6.负责组织材料、设备的考察、招标、跟催及供应等采购工作。7.负责组织材料采购帐目管理工作。8.负责组织各项材料及设备的市场询价工作。9. 负责组织材料验收、巡检工作。 10.负责组织材料的结算、对账及审核工作 11.负责填写材料供货合同汇签单，签订购货合同。12.了解工地材料使用情况，及时处理有关问题，合理供材，杜绝超供欠供。13.负责各项目材料款的支付计划的制定审签，并监督执行工作。14.负责组织对供材单位进行后的评估工作。15.负责完成领导交办的其他工作。二、材料采购员岗位职责职工作职责描述：1、 认真学习、贯彻执行公司采购管理规定，努力提高自身业务水平；2、 在部门经理的领导下，及时搜集材料相关信息，协助部门经理做好供方的评价，按时按质按量完成采购任务，完成下达的降低采购成本的责任指标；3、 认真执行采购作业，严把采购质量关，必要时选择样品供领导审核定样，对所购材料须附有质保书、合格证、检验报告，生产日期，并做好材料的进场检验工作；4、 负责监督所分担项目材料保管员完成的帐目：分类材料明细帐、施工队领用材料明细帐、供货商明细表、废品处理明细帐、并将监督结果向部门经理进行书面汇报；5、 依据采购控制程序、做好材料采购过程的控制工作，协同施工管理人员及材料保管员进行进场材料的检验、清点、入库办理，带回回执资料；6、 负责分担项目用小型材料的采购，参与材料采购合同的签订，随时监督供应商供材的质量、价格、及时性等供货情况，为进行供方复评提供信息；7、 负责所采购原材料、半成品的送检及试验记录的回收工作，对检验不合格的材料与供应商联系做好退货处理；8、 根据部门经理意见，对于工程竣工剩余材料事宜，负责与供应商协调进行退、调货或退回公司仓库；9、 定期向部门经理书面汇报材料费用情况，填写本岗位相关的质量记录表格，提交个人采购计划和总结报告；10、 遵守国家法律，杜绝经济犯罪，做到以公司利益为重，不索取回扣，馈赠钱物上缴公司；11、 完成部门经理交办的其它工作。三、材料库管员岗位职责 工作职责描述1、熟悉材料的搬运、储存和保管知识，进入现场所有材料按材料特性进行搬运、储存、保管，必须按标准规定做好材料物资的外观检查和质量验收工作。按材料种类、规格、大小，堆放整齐，保持仓库整洁，标识清楚，各种材料建立物料堆放卡，做好各种材料的登记，做到质量、数量、规格、型号准确，手续齐全，做到账实相符、账账相符、账证相符，发现问题及时解决和反映。2、现场材料未经领导批准，任何人不准把材料送人、拉关系，更不准占为己有，如发现重罚。3、验收的各种材料做到心中有数，把好质量、数量关，如有质量判断不准确情况下，必须马上送实验室检测确认，不合格的坚决退回。严格按照计量法进行验收，对材料实测实量，不准估车估量，收货时要亲眼看到运料车卸完所有货。对进出工地材料、车辆，门卫要同时登记。4、现场仓管员必须建立物资动态台帐，有材料入库、出库手续，做好材料及中、小型机具的保管发放、回收工作。对工地和出库材料跟班跟踪，登记清楚。监督班组在施工过程中合理利用和节约施工材料。每月必须进行盘点，按时结帐，当月的帐必须当月结清，决不后推，并协同材料资料员做好上报公司的材料月报。5、进入工地及仓库材料要注重保管，不丢失、不损坏，损坏自负。建立永久性的材料帐务，账物必须相符合。控制材料计划和材料使用，没有领导的批条不予随便收料和发料。仓库材料要执行发旧存新，发零存整的原则。严格仓库安全管理工作，对仓库不安全部位要经常检查，以防失盗。6、协助好项目所有机械设备管理工作，建立机械台帐和检查督促机械日常维修保养工作。四、材料资料员岗位职责工作职位描述1、 负责材料信息的收集、管理和录入，供应商信息库的建立和管理存档。2、 负责本部门相关文件的打印和收发的签收及存档工作。3、 负责相关原始单据、资料的整理及保管。4、 负责材料和设备账目管理和与供应商的对帐工作（每月以25日结止，每月25日盘点，26-30日对本月与供应商及设备租赁单位的账）。5、 负责相关数据录入和统计工作。6、 负责材料计划执行情况的监督工作。7、 负责部门经理交办的其他工作。材料部岗位结构图部门经理 库管员 采购员资料员 员工工作制度一、采购管理作制度本制度采购是指公司工程材料对外采购、机械设备采购及向出租人承租、施工机械设备的活动。材料管理的目的是贯彻节约的原则，从而达到降低工程成本的目的。在工程成本中由于材料费用所占比重较大，因此，加强材料管理以及合理使用机械设备，是提高企业经济效益的最主要途径。材料管理的关键环节在于材料的采购，材料采购权主要应由公司掌握。（一）材料采购，机械设备采购及承租施工机械设备的权限。 1、施工项目所需A类材料（指主要材料和大宗材料的采购：比如混凝土、砖、钢筋、水泥、砂、碎石、等等）、B类材料（指特殊材料、比如钢管、扣件、模板、以及房屋装修材料、等等等等）由公司物资部门订货或市场采购。2、施工项目所需C类材料（指零星材料、零星材料种类很多，比如水管、水龙头、铁丝、斗车、安全帽、工具等等），远离公司的工程经公司领导同意后，可由项目经理部采购。3、为了降低公司采购成本，A、B、材料必须在开工前，十五天书面申请，C类材料必须在使用前3天书面申请。4、施工项目所需的机械设备以及B内部分材料，首先从公司自有机械设备调配，自有机械设备不能满足施工需要时，物资部门制定购买或租赁计划，根据工程特点和公司的实际情况，公司领导同意购买的由公司物资部门购买。对工程中使用次数少、时间短设备和材料，价值高的机械设备，如：大、中型汽车吊、履带吊，卷板机、钢管、模板等一般应采用租赁的办法解决。5、大型设备购买必须在使用前20天书面申请，大型设备租凭必须在使用前10天书面申请，小型设备购买及租凭必须在使用前7天内书面申请。（二）采购的步骤1、 施工项目开工前，应做好施工准备工作，材料、机械设备供应是施工准备的主要环节。2 、材料采购的步骤。项目确定后，公司技术部门应编制施工预算，确定各种材料的规格、材质、数量、书面填写材料计划单（1-1000元钱由工程部长审核、项目经理审批，1000-5000元由工程部长、项目经理审核、公司工程总监和公司副总经理审批，5000元以上由工程部长、项目经理审核、公司工程总监审批、公司副总经理审批、总经理审批。）3、公司物资部门根据施工预算编制的材料采购计划单，针对各种材料需用情况进行市场调查，通过调查，从各家供应商中选出产品质量好、手续资料齐全、价格合理、守诚信的经销商或实力大的生产厂家进行实质性洽谈，把洽谈结果书面填写询价表。（5000元以下的由部门经理审核、公司工程总监审批，公司副总经理审批。5000元以上的由部门经理和公司工程总监审核，副总经理审批，总经理审批。）确定合适的供货商采购。（三）机械设备采购或承租的步骤。公司物资部门应根据施工组织计划施工方案中对工程项目需要的机械设备进行供应准备。对公司同意购买的机械设备，公司物资部门要进行市场调查，通过调查，从多家供应商中选出合适的供应商进行实质性洽谈，洽谈结果书面向领导汇报，领导签字同意后，确定合适的供货商。需要承租的机械设备，要认真了解好出租人的设备，完好程度，使用性能，要谈好租赁价格，付款方式等，报公司领导同意后办理。1、施工项目工期二个月以上，可按计划施工顺序分批订货，特别是对工程未预付款且业主资金不按合同拨付的，要视工程实际情况组织订货供应。原则上，公司从成本、风险、效益方面考虑，对工程垫付资金要慎重。2、所有采购的A类和B类材料以及购买的机械设备，物资部门要按照合同法规定的条款，公司合同管理制度规定的内容和要求与对方签订买卖合同。对一次性购买3万元以上的C类材料，也要签订书面合同。合同中要明确双方的权利和义务开发票与否。3、公司所有对外签订的买卖合同，租赁合同都要按公司合同管理制度要求留存四份原件，一份分送财务部门、一份留物资部门，一份交行政部保管，任何人不能泄露公司合同内容，否则给予相应的处罚。一份交供应商（购买方或租赁方）保管，公司领导和其它部门、项目部需要时可提供合同复印件。任何合同的条款、内容，未经公司物资部经理审核、公司工程总监、总经理、董事长同意，任何人均无权对外签订合同。4、公司物资部门要经常深入施工现场，了解材料、机械设备的使用和管理情况。对于工程中出现的工程变更所增加的材料要按项目部与业主办理的签证变更手续，由项目部提出计划报公司领导同意后组织购买。工程施工因客观因素造成积压的材料，要采取以下方案其中之一报公司领导同意后处理。(1)公司其它施工项目能够使用的及时进行调拨.(2)工程完工时仍然积压的主材，与业主办理退料手续其费用由业主据实承担。(3)如业主资金状况不好，拖欠工程款较多，公司可另找其它用货单位转让，或运回公司仓库存放。二、库管员管理制度 （一）材料收发制度1、所有材料入库，必须严格验收，在保证其质量合格的基础上实测数量，根据不同材料物件的特性，采取点数、过磅、量方等方法进行量质验收，禁止估约。2、除必须场地堆放的材料外，其它任何材料都必须入库，场地堆放材料必须按指定的地方堆放整齐，不得散落和溢流，保持整洁。3、必须坚持限额领料制度，由项目施工员根据预算员提供的定额消耗表开具施工任务单，任务单中明确用料名称及地点、规格型号、品牌、和数量地点，保管员根据任务单中的规格数量，视其用量可分批限量发料或一次性发料。4、正常磨损的低值易耗品必须以旧换新，非正常磨损的必须讲明损坏原因，由于不负责任所造成的损坏一律照价赔偿。5、无理由超用材料的，仓库保管员必须从施工班组当月任务单中相应扣除。6、管理人员领用材料和其它人情等用料必须经过项目经理、项目物资部同意。7、保管员在发出材料后必须立即过帐登记，并更改标识卡，以求帐、物、卡相符。（二）材料限额管理制度1、目的 降低材料消耗，加强材料成本核算，合理充分利用材料，规范材料的出入库管理，积累企业消耗定额。2、适用范围适用于我司工程管理过程中所有材料的管理。3、职责3.1项目部：项目部负责材料领料前（时）限额指标的测定，限额领料制度的执行，分阶段的核查及调整，材料限额管理的改进，配合预决算部门材料消耗定额的测定等。3.2公司工程技术部及合同预算部：负责该制度在项目部运行情况的监督、检查、指导和改进，组织相关造价人员、施工人员、材料人员对已经成熟单项材料的消耗及管理措施进行分析总结，制定材料的消耗定额。3.3合同预算部：依据已批准的限额制度对项目部的执行效果进行评审，参加材料消耗定额的制定。4、工作内容及程序4.1限额管理的主要分项工程或材料钢筋工程、砼工程、模板工程、砌体工程、装修工程、楼地面工程等及其他材料，给排水、电气用管材及配件，电线、电缆等。4.2材料限额管理的主要内容及程序各类材料子目录分类及内容，项目材料限额指标的测定，限额领料管理，材料限额管理的分析及总结，材料消耗定额标准的制定，限额管理的评审。4.3各类材料指项的分类及内容分项工程指项的分类及内容由公司合同预算部门负责制定。应明确材料的分类标准（按部位、构件或规格等的分类），施工方式、管理要求等。4.4项目材料限额指标的测定材料的限额指标由项目经理组织专业工长、预算员、材料员负责测定，向公司相关部门汇报，项目部组织实施。4.5限额领料管理限额指标确定后，施工人员（或专业工长）可根据工程量开限额领料单，施工班组根据限额领料单在材料员（或库管员）凭限额领料单领取材料。在施工过程中，施工人员、材料员、预算人员应跟踪材料的使用和管理情况，及时进行控制管理。如果出现材料超出限额应查明原因，如果是班组对材料的管理不善和浪费原因出现超额时，项目部应对班组做出处理（赔偿）后增开限额用量，如果是限额测算不够准确，经核实后应及时调整限额指标，并补开领料单；如果经核查限额超过实际时应及时追回结余材料，并调整限额指标。4.6限额领料的分析及总结当某子项工程量完工后，项目经理应组织施工人员、材料人员、预算人员对该项材料从施工方法、管理要求、消耗指标的测定进行总结、分析，对该材料的限额管理提出合理化建议或方案，以便在公司各项目推广。4.7材料消耗定额标准的制定公司合同预算部管理人员根据各项目的进度情况，组织物资部、各项目部相关人员对同一种材料的限额管理进行分析、对比、总结，确定该材料在我司现有施工方法及管理情况下的合理消耗定额。一般情况下，每一种材料的消耗定额按三个以上项目的实际消耗为基础制定。4.8限额管理的评审公司合同预算部根据现行国家预算定额的工料分析中材料分析对每个项目部的实际消耗情况进行分析评审，提出评审意见，找出节超原因，以提高我司的材料管理水平，节约成本。(三)仓库保管制度1、仓库内应保持整齐整洁，各类材料物品应按化学成份、规格尺寸和存放条件分类放置保管，并做好标识。2、仓库保管员必须认真学习仓储知识，熟悉和掌握建筑材料的名称、规格、用途和使用方法。3、仓库保管员必须做好入库材料的保管保养工作，同时应做好仓库的通风、防潮、防火、防盗方面的工作。4、坚决把好材料验收入库关，做到规格不符不收、数量不足不收、质量不好不收。5、保管员应及时通知资料员做好材料的检测复试工作。6、仓库材料必须按品种存放，设标志卡，做到整齐清洁，妥善保管，确保不短少、不损坏、不私借私吞、不腐朽变质。如因保管不善所造成的损失，由责任人负责赔偿。7、坚持限额领料的原则，定额外的用料必须严格控制，不怕麻烦，不做老好人。8、坚持按月盘点，做到帐物卡相符，及时统计和汇总材料的库存及消耗情况，做好月报工作，做到既不积压、不饱滞，又不影响工程施工。9、周转材料调拨时应派专人丈量、点数、登记，做到准确无误。10、材料进场时资料必须齐全，保管员需将质保资料送项目部技术负责人审核，对不符合要求的产品有权拒收。11、现场周转材料要分类型、分规格堆放整齐，不得私拉乱损；必须专材专用。12、项目之间调拔材料必须公平、公心，做到既不耍小心眼，又不让集体财产无故流失，以确保工程处周转材料统计帐目的准确性。（四）库存物资盘点检查制度每月月终保管员对自己所管物资要定期盘点一次，并做出盘点表，上报财务。在盘点中发现的差错和盈亏，要查明原因，由保管员在盘点明细表中予以反映，报上级部门审批，经批准后进行处理。其中属合理损耗的，保管员可填制单据，报有关部门审批，及时进行调整，不属于合理损耗的，则放在月终一次进行处理。除了上述规定的定期盘点、自点以外，保管员还应经常进行不定期的自点、自查工作，了解和掌握库存动态，不但管理好材料、工具，同时也要做到心中有数。保管员在尽职尽责工作的同时要积极提高自身的业务素质。（五）仓库防火制度1.不准携带火种入库。2不准在库房内使用电熨斗、电烙铁、电炉、电热器具和液化气、煤气等等。3不准在库房内设置各类加工场，禁止在库房内吸烟。4不准在库房内架设临时电线和使用60W 以上的白炽灯，使用有镇流器的灯具，应将镇流器安装在库房外。5不得在仓库内存放油棉纱、油手套等物品。6要将各类物资分类、限额存放。7要将堆放的物品留有顶、灯、墙、柱、垛等防火间距。8要认真检查物资堆放的安全情况，离库时要切断电源，关闭门窗。仓库要按防火规定配备足够数量的灭火器材。9要熟练掌握所储存物资的性质和防火灭火知识，发现火灾后，能熟练使用灭火器材，并及时参加灭救工作。（六）材料资料员工作制度1、物资部材料资料员每日必须做好进出库材料账，做好每日报表、报相关部门。2、每月最后一天与库管员一起对库存物资进行实地盘点，做出账实盘点差异及原因报表，交部门经理审核、总经理审批后进行调账，做到账实相符。3、认真做好物资部门月报、季报、年报、资金计划的编制、汇总和上报工作，参与项目部材料成本核算和材料成本分析。4、每月25-30日必须通知材料供应商按合同约定结清上月材料款，同时结清租赁设备租赁费（1）收回供货方我方库管员开出的收料单与自己的进销存账进行对账，对账单必须具有的栏目：材料名称及规格、数量（单价、运距、运费）或者是到场单价、金额。（2）对账无误及为结账，打印月结算清单，供货方、收货人、制表人核对数量、金额无误后签字，及为结账完毕。签认完的结账单给对账单位一份，自己一份，做到每月清账的原则。材料部各岗位奖惩制度一、 采购员奖励、处罚措施。1、对于全年在采购工作中认真负责，不影响项目工程进度、不因材料质量问题影响工程质量、不因材料材质证明、出厂合格证、供料缺货、资料影响工程交工、每月绩效考核优秀，工程完工不造成大量材料积压的单位和个人，公司将给予表彰和奖金。 2、对于工作不认真负责，采购材料达不到质量标准，影响工程质量造成返工，或在没有材料材质证明、出厂合格证等资料影响工程竣工的，公司将追究经办人和分管领导的责任。3、对于在采购中弄虚作假、以次充好、搞不正之风、损公肥私者。公司一经发现，予以罚款，停止采购工作。情节严重的除追究经济刑事责任外，对责任人解除劳动关系。二、 仓管员奖励、处罚措施。1、在整年中成绩优秀，无不良记录，每月绩效考核，年终公司将给予表彰和奖金。2、已开具领料单的物资，若因仓管员原因，在规定时间内未发料的，处罚50元/项；3、交旧领新的物资，领料人员必须拿回旧物，若领料人员未拿回旧物、仓管员发放了新物，将处罚仓管员50元/项的罚款。4、仓管员在收料时估车估量的，每次处罚100元，开空头票（多开票多开数量）的，视情节轻重进行处罚500-10000元，情节严重的罚款并开除三、材料资料员奖惩制度1.在整年中成绩优秀，无不良现象，每月绩效考核，公司年终将给予表彰和奖金。2、材料资料员做账必须及时，做到当天的账当天必须完成，登帐数据必须准确无误，一经查出，两天的单据未入账将处100元罚款，登帐每月三次错误的处100元罚款。3、每月盘点隐瞒事实真相的，包庇仓管员的，罚款200元，月报、季报、年报必须按时完成，否则将给予相应的处罚。4、结账要实事求是，不能有半点虚假，一经查出，有多结资金给供应商或租赁单位的，最少处2000元罚款。视情节轻重给予不同金额的罚款，情节严重的罚款并开除。非库房人员管理制度1、领料时领料单涂改、冒充领导签字的，处罚2000元/次；未