如何做好公文格式规范.doc

如何做好公文格式规范课程描述：行政部在日常工作中，经常会被要求处理相关公文，并做好接收和发送。此时，正式、统一的格式更容易被人接受，混乱不正规的格式则会让人望而生厌，进而影响到员工或客户对企业的看法。作为企业行政人员，必须规范企业使用的所有公文格式，严以律己，追求工作的严谨性。这就要求行政人员对规范的公文格式有一个详细的了解。通过本课程的学习，您会清晰地了解到公文的一般格式和常用类型。同时，我们将通过案例，为您提供做好公文格式规范的实用技巧与方法。解决方案： 他山之石，可以攻玉。 虽然各行各业在进行公文格式规范时，方法各有不同，但万变不离其宗！下面我们从实战经验中给大家总结一些方法流程，以便大家参考，帮助我们少走弯路，直达成功。要做好公文格式规范，我们就要做好三项工作： 第一，我们要了解公文格式； 第二，我们要明确用纸及装订要求； 第三，在修改公文格式规范时，我们要按规定流程处理。 公文格式包括纸质文件格式和电子邮件格式，关于纸质文件格式的具体要求；电子邮件式公文越来越为公司行政人员广泛使用。 对于实体文件，用纸及装订作为发放前的一个重要环节，不能被忽视。在用纸上，纸张大小也要合规。对于一般企业来说，A4纸通常作为公文的常用纸张，对于特殊要求的尺寸，如需要特制的会议议程、节目单等，用纸尺寸可能要大于A4纸尺寸。A4纸作为文件用纸时，为了整体美观、清晰，对页边距一般作如下要求：上页边距37毫米，下页边距为25 毫米，左页边距一般为28 毫米，右页边距则为26 毫米。此外，版心尺寸通常是156*225 毫米。常用的A4用纸幅面大小为210*297 毫米。这些尺寸设计，都可以通过Word文档的“页面设置”功能实现。在选择纸张时还应注意，一般公文慎用彩色纸张，既是为了节约成本，白色纸底也显得更为正式。如果为了达到一定效果需要使用彩色纸张时，才可使用彩色纸张。在装订公文时，我们应保证文件的完整美观，不能影响到实际阅读。一般来说，我们会采取左侧装订的方式，确保纸张页边整齐一致，无页面突出，且不掉页。每页的页码，理论上应严格对齐，实际操作中，可规定每页页码的对齐误差不超过4 毫米。在装订文件时，我们要确保无坏订，无漏订，无重订；订角要平整、牢靠。如果我们在装订过程中，需要裁切公文，此时需注意，要保证公文纸张四角均为90度直角，四边无毛茬，纸张无损坏、残缺。 修改公文时，新的版本一旦生效，老的版本就不再适用了。因此，公文格式修改是很重要的，务必做到严谨。首先，公文格式修改须遵循审批流程。在行政人员接到上级修改指示后，要根据领导精神整理并总结修改细则；拟定新版本的版本号；整理报告文件，报行政负责人初审；初审合格后报分管领导审批，以确保修改意见合乎领导要求。在完成修改意见的审批工作后，我们要对相关人员进行培训，参加人包括行政部所有人员及其他有关人员。培训后，要对培训效果进行考核，务必确保每位参训人都已熟悉修改细则，可以根据修改细则按新的版本起草公文。在新版公文格式出台并培训后，行政人员应对修改结果意见反馈做详细的记录，以此作为下次修改的指导意见。可由行政助理收集公文使用人及相关部门意见；综合意见后，对意见进行整理，报行政负责人审阅，在档案室备档，以便查阅。行政负责人根据意见反馈情况，对下一次公文修改做出方向性指导。同时，应定期调研和核查确保公文格式的合理性。 最后，我们把这几个步骤串起来，就形成了“做好公文格式规范”的完整流程。 或许文字的话大家并不是很清楚，我们可以看下面的思维导图，能让你更加形象的理解和明白该如何做好公文格式规范。相关课程： 如何做