中国石油天然气集团公司集中报销相关会计凭证管理暂行规定.doc

附件中国石油天然气集团公司集中报销相关会计凭证管理暂行规定第一章 总则第一条 为规范集中报销相关会计凭证的管理，保障费用集中报销的正常运行，依据国家有关法律法规和中国石油天然气集团公司（以下简称“集团公司”）相关制度，制定本规定。第二条 本规定适用于集团公司总部、专业分公司及所属境内外全资子公司、控股公司、分公司、直属企事业单位（以下统称“各单位”）通过集中报销平台办理集中报销业务所涉及的会计凭证管理。第三条 本规定所称的“集中报销会计凭证”是指各单位通过集中报销平台办理集中报销业务时取得的原始凭证和生成的记账凭证。（一） 原始凭证，是指经济业务发生时所取得的最初书面证明，是会计事项发生的唯一合法证明，是会计核算的依据和基础，包括：1、发票和行政事业单位收据：是指同外部单位发生经济往来关系时，从外部单位取得的原始凭证。2、自制原始凭证：指由本单位内部经办经济业务的部门或人员在办理经济业务时所填制的凭证。3、附加证明材料：包括合同、验收单、发货单、上级主管部门或领导签批的对经济业务的意见证明，如文件、报告、会议纪要等。4、集中报销平台生成的报销申请单、借款单、付款申请单、发放表等。（二） 记账凭证，是指根据经过审核的原始凭证，用来确定经济业务应借、应贷的会计科目和金额而在集中报销平台中生成的，作为登记账簿直接依据的会计凭证。第四条 会计凭证管理各环节人员职责：（一）报销申请人应确保取得或填制的原始凭证真实准确；及时通过集中报销平台提交报销申请、打印审批后的报销申请单；将粘贴好的原始凭证提交负责集中扫描原始凭证的扫描人员。（二）扫描人员负责对报销申请人提交的原始凭证进行合规性审查；扫描原始凭证上传至集中报销平台；保管未完成报销的原始凭证；将已完成报销的原始凭证及时移交各独立核算责任中心（以下简称“责任中心”）。（三）集中报销会计人员按照规定的比例和重点审查事项，抽查原始凭证的影像资料，复核确认后生成各责任中心记账凭证。（四）责任中心会计凭证管理人员负责打印记账凭证，将记账凭证与原始凭证进行核对整理，归档管理。第二章 原始凭证的取得和提交第五条 报销申请人负责原始凭证的取得和提交，对原始凭证的合规性和经济业务的真实性负有责任。第六条 外部取得的原始凭证，其项目和内容等应符合国家法律法规以及集团公司会计制度规定。第七条 自制原始凭证必须使用单位统一印制的单据或统一定制的模板。以下业务申请在集中报销平台填制单据：（一）员工借款。员工办理集中报销业务借取备用金或银行票据时需要在集中报销平台填制借款单。（二）各类发放表。企业以货币形式发放的临时性补贴或报酬需要在报销平台填制发放表，例如：讲课酬金、评审费、慰问金等。（三）付款申请。申请支付集中报销平台管理的应付、预付款项时，在集中报销平台填制付款申请单。第八条 员工在集中报销平台填写报销申请单时应按以下要求办理：（一）区分报销业务类型，分类填写报销申请单。如果一次报销涉及多类经济业务，需要区分经济业务类型，先集中填写完毕一类经济业务，再填写另一类经济业务，以此类推。（二）发票和行政事业收据等直接证明经济业务金额的原始凭证需要逐笔录入报销申请单。录入顺序首先依照经济事项类型、其次依照票据金额。相同金额、相同经济事项的定额发票等可以汇总录入。（三）附加证明材料无须逐笔录入报销申请单，但需要计入附件张数。（四）报销申请经审批人批准后，打印带有报销条码标识的报销申请单，并将报销申请单和其他相关原始凭证一并提交负责集中扫描原始凭证的扫描人员。第九条 原始凭证粘贴应按以下要求办理：（一）原始凭证应平整的粘贴在粘贴单上。单张金额在500元（含500元）以上的票据和火车票、船票、飞机票等交通工具票据，粘贴时应显示票面所有内容，票据边缘不得重叠；其余单张金额在500元以下的票据可以重叠粘贴，单张粘贴单粘贴票据张数和具体粘贴要求由各单位根据档案管理需要进行设定。原始凭证大于或等于粘贴单规格的，平整的附于报销申请单后。（二）原始凭证粘贴方向应保持单据文字横向显示。按照从右至左、从上到下的顺序粘贴，保持粘贴单左侧2厘米左右空白以备装订。（三）原始凭证粘贴顺序应与报销申请单填写顺序保持一致。原始凭证有附加证明材料如出库单、验收单、会议通知时，附加证明材料应顺序粘贴在该张原始凭证后。（四）员工使用公司卡进行境外消费时，银行卡签购单（POS机小条）应顺序粘贴在对应的财务报销凭证后。不能同时粘贴在一张粘贴单上时，银行消费记录单应顺序粘贴在下一张粘贴单上。（五）原始凭证粘贴整理完毕以后，用打印好的带有报销条码标识的报销申请单作为封面。第十条 报销申请经审批人批准后，报销申请人应尽快将粘贴好的原始凭证以曲别针或票夹等装订，采用直接送交、邮寄或相关人员定期收集等方式传递到指定的集中扫描人员。第十一条 各单位应根据实际情况选择原始凭证移交方式。选定移交方式后，应及时与集中扫描人员进行确认。（一） 选择邮寄原始凭证的单位应签约使用专门的邮递公司。一般应指定归口管理部门统一管理邮寄事项；情况特殊的，应与扫描人员确认后由报销申请人寄送。（二） 采用定期收集、集中传递方式的单位应指定收集人和收集日期，单据交接时应做记录。第三章 原始凭证的移交第十二条 扫描人员负责对报销申请人提交的原始凭证进行合规性审核，负责原始凭证的扫描和移交。第十三条 扫描人员使用集团公司扫描系统进行原始凭证交接记录。报销申请单上的条形码是扫描人员进行原始凭证管理的唯一标识。第十四条 扫描人员收取员工提交的原始凭证时，应对报销申请单上的条形码进行扫描，扫描系统提示“单据已接收”，扫描人员方能接收原始凭证。如系统提示“未收到扫描申请”，扫描人员应拒收该笔原始凭证。第十五条 扫描人员接收员工提交的原始凭证后，应在收到原始凭证的两个工作日内完成原始凭证的审核、扫描上传。第十六条 扫描人员应按以下规定对原始凭证进行合规性审查。对不符合规范的原始凭证应退回补填或更正。（一）原始凭证应当是正规发票、行政事业单位收据和本单位自制原始凭证。（二）原始凭证手续齐全，从外单位取得的原始凭证要盖有出具单位的发票专用章，本单位自制原始凭证要有单位签章或业务主管签字。（三）原始凭证填写要素齐全，符合规范，没有涂改。（四）原始凭证粘贴要符合规范。（五）检查原始凭证张数与报销申请单填写的附件张数一致。第十七条 扫描人员对合规性审查后的原始凭证进行扫描。扫描后在报销申请单上签章。扫描系统记录原始凭证状态为“单据已扫描”。第十八条 扫描人员应当定期检查扫描系统记录的原始凭证处理状态，根据记录状态进行原始凭证的移交。（一）系统提示某笔报销申请状态为“审核退回”时，应在系统提示后两个工作日以内通知报销申请人，并将该笔报销原始凭证退回报销申请人，退回时应当扫描条形码，系统记录“单据已退回”。（二）系统提示某笔报销申请状态为“审核通过”时，应在系统提示后及时将该笔原始凭证移交报销人所在会计责任中心。移交时间具体要求由各单位根据实际进行明确。（三）原始凭证移交时，在扫描系统中打印原始凭证移交清单，并将原始凭证按移交清单上的顺序叠放，系统记录“单据已移交”。第十九条 原始凭证交接时，应由移交人和接收人在原始凭证移交清单上签字确认。第四章 会计凭证的归档第二十条 责任中心会计凭证管理人员收到扫描人员传递的原始凭证后，登录FMIS系统，扫描输入原始凭证上的条形码，系统自动打印对应的记账凭证。第二十一条 责任中心会计凭证管理人员负责将记账凭证与原始凭证进行核对整理，按照集团公司有关会计档案管理规定进行归档管理。第二十二条 责任中心会计凭证管理人员应检查