采购控制管理办法.docx

龙工(江西)齿轮有限公司第三层文件 JXCL/ZY07-001采购控制管理办法1 目的对采购过程进行控制，确保采购产品符合规定的要求。2 范围适用于与产品质量有直接关系的外购外协件的采购控制，其余物资参照执行。3 职责3.1供应部负责物资采购的实施及组织对供方进行选择、评价和控制。3.2技术部负责采购工艺文件和资料的编制、审核、分发；负责提供采购过程中的技术支持（如：图纸确认、技术协议的签订等）；参与对供方的评价，对供方的工艺保证能力、产品研制能力等技术条件进行评审。3.3总调室负责生产计划的编制；负责新产品的试用策划及试用结果反馈；参与对供方的评价，对供方的生产能力、工艺装备水平及生产管理水平进行评审。3.4质检部负责对采购产品进行组织验证、质量验收协议的签订及质量索赔的相关工作；负责质量纠纷的裁决；参与对供方的评价，对供方的质量保证能力进行评审。3.5物资部负责物资采购计划的编制及采购物资的入库验收、保管。3.6相关职能部门必要时，参与对合格供方的评价。3.7主管副总经理负责相关采购文件的审批。4 作业程序及要求（程序图附后）4.1 采购产品分类4.1.1 采购产品根据其对本公司最终产品质量的影响程度分为A、B两类，技术部在提供采购信息时对产品类别予以明确。4.1.2 采购产品的分类原则a）A类（重要）： 对最终产品的性能、精度、可靠性、安全性、寿命、经济性有直接影响的采购产品；b）B类（一般）：对最终产品的某些功能有一定影响的采购产品。4.2 供方的评价和选择4.2.1 评价和选择原则a)对提供A类采购产品的初选供方的质量保证能力和批量供货能力进行评价（必要时可进行现场调查），若对方已建立完善的质量管理体系且供货能满足本公司需求，经产品试用合格，可确认合格供方资格；b)对提供B类采购产品的初选供方，如其为同行业厂商稳定提供合格产品一年以上，经产品试用合格，可评定合格供方资格；c)对已通过ISO9000质量管理体系认证（或产品质量认证）的初选供方，经产品试用合格，可确认合格供方资格；龙工(江西)齿轮有限公司第三层文件 JXCL/ZY07-001d)对续选供方产品的质量、价格、交货情况以及对问题的处理能力进行业绩评价，若长期供货且能满足本公司要求，可确认合格供方资格；e)同一类型的采购产品应选择两家以上的供方。4.2.2合格供方的评价方式a)供应部根据公司采购产品需要，在原有合格供方不能满足供货要求的情况下，可提出增加供方申请，拟定初选名单，报公司主管副总经理审批同意后，向初选供方发放供方质量保证能力调查表，收集初选供方相关质量证明资料；b)供应部组织技术部、质检部、总调室等相关部门，按照合格供方评价选择原则，对初选供方进行综合评价，填写合格供方评价记录表，报公司主管副总经理，确认其合格供方资格；c)对需进行产品试用验证评价的初选供方，由供应部向其索取产品样品，并根据验证情况填写采购产品试用跟踪报告单送质检部组织验证，由总调室安排试用，技术部负责跟踪试用过程并反馈试用结果；d)样品试用合格后，技术部必须根据初选供方提供的采购产品的重要度，确定是否进行小批量试用和试用数量并通知供应部，小批试用流程执行本条c)款的规定。e)经评定确认的合格供方，由供应部列入合格供方名录，作为选择供方实施采购的依据，分发质检部、技术部、物资部。f) 对特殊供方评定，如顾客指定供应商、技术部提出特殊产品供方，以及进口产品代理商等一些特殊供方，应由供应部长审核，经公司分管副总经理批准后可向其采购，并应对交货质量、交货期、价格、服务质量进行跟踪。4.2.3 对合格供方的监控和评价a)根据供方提供产品的重要程度、供方的保证能力以及采购产品检验情况，对供方实施分类控制：对提供A类采购产品的供方，要求其产品交付时必须带有质量保证书和采购合同中规定的检测记录；对提供B类采购产品的供方，要求其产品交付时必须带有质量合格证；b)供应部对提供A、B类采购产品的供方建立供方业绩档案，作为年度综合评价的重要依据；c)供应部应每年组织对合格供方进行一次综合评价。评价标准按百分制，质量占60分，交货期限中20分，价格占10分，服务占10 分。总分低于80分或质量低于50分的，应取消合格供方资格。在特殊情况下，须保留其供货关系的，应经主管副总经理审批，公司应加强同供方沟通，对供方积极加以辅导，同时对其供货进行重点控制，若再次出现供货不合格，应取消其供方资格。d)需采用招标形式采购所需物资的，首先应先向合格供方内的厂商发标，若有不在合格供方名录内的厂商参与投标，必须对其资格进行审查，看是否具备规定的条件和企业资信，包括营业执照、税务登记证、特殊行业（产品）的生产许可证（必要时）、产品型号证书（必要时）、产品型式试验报告（必要时）等，上龙工(江西)齿轮有限公司第三层文件 JXCL/ZY07-001述资料须附在招标书中，否则视为废标。招投标工作不得违反本程序规定。4.2.4 对供方评价结果及评价引起的任何必要措施，由供应部记录并保存。4.3 采购控制4.3.1 采购文件a)技术部根据公司产品实现需要，组织编制采购产品技术条件（包括：图纸的确认、技术协议签订等），明确采购产品名称、规格、等级、质量特性和验收标准；采购产品技术条件经技术部部长审批后送供应部和质检部及其它相关部门执行；b)物资部依据总调室下达的生产计划和有关部门的采购申请以及期末库存数量，按照采购计划编制办法的要求，适时编制采购计划，经主管副总经理批准后，送供应部组织实施。4.3.2 采购实施a)供应部依据采购计划，在合格供方名录中选择供方并与之联系和洽谈，其结果可以是合同形式确认；b)合同按产品采购合同管理制度规定的权限审批后，由供应部主管采购员负责签订；c) 采购信息应清楚、准确地表达采购产品的要求，需要时可包括：有关产品（服务）的质量要求或外包服务要求，有关产品提供的程序性要求，有关供方人员资格的要求、不合格品的处理方法、质量责任、仲裁和索赔规定，质量管理体系要求等。必要时由技术部、质检部分别与供方签订技术协议、质量验收协议，作为合同的附件执行。4.3.3 采购产品的验证a)采购产品到货后，供应部对到货数量、规格、外观、合格证明等进行检查、确认后，填写原材料送检单或外购外协产品送检单并附质量证明资料及相关记录，送质检部检验，合格后入库，物资部负责标识并且分类贮存；b) 当公司或顾客要求在供方处进行验证采购产品的质量时，在采购合同或协议中应对验证的安排和产品的放行方式做出规定，由质检部派员到供方货源处进行验证。必要时，相关部门应予以配合验证；c)采购产品的验证按产品监视和测量控制程序执行；d)经验证不合格的采购产品，按不合格品控制程序处置；e)未经验证合格的采购产品，不得投入使用。4.3.4 特殊情况下需从未列入合格供方名录的供方采购产品时，由经办采购员提出申请，A类产品报公司主管领导审批、B类产品由供应部部长审批，批准后方可实施采购。审批的记录应保存，其副本作为采购产品到货报检和办理入库的依据。4.4采购控制记录由供应部按记录控制程序保存。龙工(江西)齿轮有限公司第三层文件 JXCL/ZY07-0015 相关文件5.1 JXCL/ZY07-003 采购计划编制办法5.2 JXCL/ZY07-004 产品采购合同管理制度5.3 JXCL/ZY07-005 产品采购周期暂行规定5.4 JXCL/ZY05-002 产品的监视和测量控制程序5.5 JXCL/ZY01-003 记录控制程序6 相关记录6.1 JXCL/ZY07-001-01 合格供方名录6.2 JXCL/ZY07-001-02 采购产品试用跟踪报告单6.3 JXCL/ZY07-001-03 供方供货业绩档案6.4 JXCL/ZY07-001-04 采购合同6.5 JXCL/ZY07-003-01 物资采购计划表6.6 原材料送检单6.7 外购外协产品送检单6.8 合格供方评定记录表6.9 供方质量保证能力调查表6.10 合格供方年度评定表