南京武家嘴船厂合同管理制度实施细则4.docx

合同管理制度实施细则 第一章 总则 第一条 为贯彻实施合同管理制度制定本细则。第二条 公司职能部门、三个基地有授权对外签订合同的部门和人员应采取措施，推动合同管理制度的贯彻实施。第三条 本细则没有涉及到的有关合同管理方面的内容，以合同管理制度为准。基建部第二章 合同的分类维 修 合 同建 筑 合 同工程类基建部 综合部维 护 合 同 市场部设备 市场部通 用 件 船用物资市场部低质易耗 采购类综合部舾装配套件 基建部设 备 固定资产办公室办公用品、常用耗材 人事劳务、培训、宣传、信息办公室 管 理 人 员办公室 综合部外协：机加工、管系、舾装、镀锌件、运输等 综合部协作协外：预处理、代理（技术）综合部吊、拖、泊、船只维修 技术部技术协议、规划设计 市场部接 单 财务部经营投资、合资、管理咨询 财务部融资、保险、贷款、担保、资产处置、证券等 第三章 合格供方的评价与选择第四条 各归口管理的采购部门负责组织技术、生产、合同审查人员对合格供方进行考察、评价和选择公司惯例是设计所负责，合同供方名录由那个部门提供。（合格供方评价表见附件一）。第五条 评价内容： （一）主体资格：营业执照、经营范围、资质等级，是否具备行政许可资格。（二）能力考察：行业地位、从业经历、市场信誉、售后服务、经营项目或业绩，目前生产经营状况。（三）相关证明：营业执照复印件、机构代码证、法人身份证明书等。第六条 评价方法：（一）在以往的采购过程中表明提供的产品能满足我公司的规定要求。（二）对供方进行定性的管理记录评价，包括供方的产品、人员素质、组织机构、正在实施的质量手册、以往的合同、信誉等记录。（三）派遣评价组到供方源地，对其设施、人员素质、生产设备、试验手段、质量管理和以往合同的执行情况、交货进度、售后服务等进行综合评价。第七条 供方评价有效期为壹年，期满后必须重新评价。将一年合作过程中那些供货及时、价格合理、质量满足要求的供方续评为下年度合格供方；对出现质量差、价格高、商业信誉低、服务跟不上等问题的供方淘汰并根据实际需要补充新的合格供方（年度供方评价表见附件二）。第八条 合格供方必须提供资料：联系电话、传真号码、营业执照、税务登记证、组织机构代码证；生产许可证、产品合格证、供货许可证、质量保证书、检验（试验）报告等。第九条 合格供方的审批：由公司主管经理审批。第四章 用料申请的提报第十条 设计、技术部门经办人，提报用料申请前应当仔细审阅图纸，明白所有参数要求，结合图纸合理用料，充分考虑节约，降低采购成本，然后对所用材料的数量、质量、规格、时间提出具体申请计划。第十一条 设计、技术部门经办人，提报的用料申请必须经其部门领导审核确认后方可提交采购部门采购。第十二条 如因设计、技术部门的原因，出现材料、设备的数量浪费、规格差错等问题造成损失的，除追究设计、技术部门经办人外，同时还要追究设计、技术部门领导的责任。第十三条 设计、技术部门提报的用料申请，必须提前下达到采购部门。主材般不少于一个月，主要船用设备不少于六个月。第十四条 固定资产的购置申请由使用部门提报，对口业务管理部门核定并制定预算，同时对该资产的性能、适用性、后期维护、维修以及备品、备件价格等进行评估后形成书面结论，报公司总经理批准。第十五条 固定资产的维护、维修申请由使用部门提报，对口业务管理部门审核并制定预算，报经公司分管经理批准。第十六条 办公用品的购置申请由使用部门审核并提报，公司办公室核定办理。第十五条 通用件的库备量申请由综合部提报，分管经理批准。库备量的提报要根据生产的实际和进度，做到适时、适量。第十六条 缺损件的申请由用料单位提报，技术部门核定，总经理批准。常用低质易耗品由使用单位提报。第五章 合同的订立第十七条 采购人员接到用料申请后，应仔细审阅申请单的有效性，在规格、数量、质量要求、生产厂家、交货时间完全清楚后方可进入采购程序。第十八条 采购前采购人员应广泛收集与采购产品有关的资料，如产品目录、技术标准、价格、供货厂家、地域分布等信息，做好采购前的准备，确保采购的产品符合质量要求，价格合理。第十九条 正常情况下，必须在合格供方名录范围内选择供货或服务厂家，如果采购产品超出合格供方名录覆盖范围，由采购部门上报公司分管经理批准采购。第二十条 对五十万元以上的物资采购（含设备的维修、保养；土建工程；船只的进、出坞、检修；材料、设备的转运；外协等），原则上要进行招标，如因具体原因所致不能进行招标，必须报分管经理同意。第二十一条 对五十万元以下五千元以上没有进行公开招标的产品采购（含设备的维修、保养；土建工程；船只的进、出坞、检修；材料、设备的转运；外协等），必须进行三家以上的竞价、比价，竞价、比价资料必须详实和正规。第二十二条 合同总金额在一百万（含一百万）以上的物资采购必须有财务部、合同管理员参与谈判。第二十三条 采购部门的合同经办人签订的采购合同，必须经其部门领导审核确认后方可进行采购。第二十四条 如因个人原因出现无计划采购造成数量浪费、规格误差、质量低劣等问题，除追究采购人员责任外，同时还要追究其部门领导的责任。第二十五条 签订生产设备、设施的维修、维护，船只的拖航、进坞合同前，必须对本次合同内容进行定量分析，明确作业、维修、维护内容和范围；取费、定价要有依据，要有明细的测算（计算）过程，对只有总价没有明细说明和测算过程的生产服务和维修、维护合同，合同管理员、职能部门负责人将不予签字和盖章。第二十六条 一次合同总金额五十万以上的，必须与供方签订廉政协议，该协议分别交财务部、合同管理员留存。第二十七条 对于涉外的重要合同，应邀请质管、技术、生产等部门的专业人员参加。第二十八条 订立合同必须符合国家及有关部门规定的条款和要求，原则上应使用公司统一格式合同文本（见附件三）。一般情况下合同的起草工作应争取由己方承担。第二十九条 所有的采购合同（含设备的维修、保养；土建工程；船只的进、出坞、检修；材料、设备的转运；外协等）必须先签订合同后进入采购程序，对不符合签订程序的合同，合同审核部门将不予审核。第三十条 单次采购金额满五千元（含）的必须签订采购合同，对没有签订采购合同或不符合采购程序的采购行为，财务部将不予付款。第六章 合同的条款第二十一条 合同条款，必须遵守国家法律、法规，符合国家现行政策规定和本公司的相关管理制度。第三十二条 签订合同必须填写：品名、规格、单位、数量、材质、价格、交货期、技术参数（技术协议）、违约责任、索赔等正常条款外，还必须明确下列条款：（一）验收入库：过磅验收。必须是经过本公司地磅或者台磅，凭司磅员签字按实际过磅数量入库，不允许有正负磅差。理论计算。采用理论计算入库，必须明确规定国标允许的负公差下限值。验收入库时按商定的值入库，如果超过该值，则扣除相应的金额。验收标准明确列出，如：GB/T5312-1999，不允许出现按“国家标准”、“某某厂标准”等不确定的验收用词。对于电线、电缆，绳索等以“卷”为单位入库的，必须标明实际入库长度，达不到约定长度折价扣除不足部份金额。采购合同签订后，采购人员必须开出一份材料（设备）采购订单（见附件四）送仓库。该订单应明确验收入库方式，如过磅、理论计算。按理论计算入库的必须明确负公差的允许范围、负公差的下限值等。仓库按材料（设备）采购订单要求验收入库，并填写物资验收入库评定单（见附件五）。仓库验收人员必须对本次产品验收入库下评语，即采购订单允许的范围是多少，本次实际验收是多少，是否符合采购订单上规定要求，如果不符合采购要求，应该将相差的数量乘以单价折算成金额，通知采购人员。最后由财务扣款。该单作为附件与现行的入库单同行。（二）定金和预付款：对于长期合作单位不应有定金和预付款；对于新的合作伙伴应尽可能减少定金和预付款，定金不允许超过合同总价的20%，预付款不允许超过合同总价的30%。（三）质保金：对于单台设备价格在5000元以上的必须留5-10%的质保金一年。（四）合同争议的诉讼地：南京。第三十三条 对委外加工的舾装件、结构件的合同作如下规定：（一）如果主材为甲供，钢材出门证必须先由负责该项工作的技术主管对用量进行审核，再由委托加工单位负责人、安保部门负责人审查签字。（二）委外加工的钢材（半成品）出门必须经地磅过磅，司磅员应当作好记录，同时记好对应项目。（三）委外加工成型的构件、成品入厂时必须经地磅过磅，司磅员作好记录。（四）该项加工结束，委外加工责任人应当根据出、入门时的过磅记录，对该加工项目用料量进行校对、复核并填写外协加工产品验收入库评定单（附件六）形成文字结论，该文字结论作为加工件付款发票的附件进入付款流程。（五）加工过程中的材料损耗必须确认且符合规定要求。第七章 合同的审查第三十四条 合同经办人要对询价、比价资料的真实合法性负责，应将询价、比价资料以及物资采购比价表（附件七）、合同审查表（附件八）作为合同附件一道审查。第三十五条 合同审查分两步。第一步：经办部门先进行市场信息收集，询价比价，将意向（此时最终合作方没有确定）合作供方填入物资采购比价表，连同比价资料送合同审查部门预审。第二步：预审通过，合同经办部门方可与供方正式签订合同，再送审查部门加盖合同章。第三十六条 合同经办人部门的负责人，应仔细审查所签合同的内容，并对合同的正确性负责。第三十七条 合同的经办人应将合同送合同管理员、财务部和归口管理的公司分管经理审查。第三十八条 总金额在一百万元以上的船用主材以及五十万以上的固定资产、维护、维修等合同应由公司领导会签。第三十九条 合同的报价单必须是盖有单位报价章的正规报价单，对比价、报价资料不全或不符合要求的，合同管理员应退回原采购单位重新办理。第四十条 对不符合签订程序、有损公司利益的合同，有关人员应不予签字或加盖合同专用章。第四十一条 财务部门应对合同资金的付款、结算进行监督和审查；对不按规定提供附件的发票（如：入库单、验收入库评定单、磅码单等）财务稽核人员应拒绝付款。第八章 附则 第四十二条 本细则的合同附件填写部门（一） 附件一 合格供方评价表由签订合同的责任部门填写。设计部？市场部（二） 附件二 年度供方评价表由签订合同的责任部门填写。（三） 附件三产品采购合同由签订合同经办人填写。（四） 附件四材料（设备）采购订单由签订合同的责任人填写。（五） 附件五物资验收入库评定单由仓库验收当事人填写，随入库单和发票一起进入审核和付款流程。（六） 附件六外协加工产品验收入库评定单由负责该外协项目的当事人填写，随发票进入审核和付款流程。（七） 附件七物资采购比价表由签订合同的责任人填写后随合同进入审核流程。（八） 附件八合同审查表由签订合同的责任人填写后随合同进入审核流程。第四十三条 本细则自公布之日起执行。 2011.5.20附件一 合格供方评价记录 年 月 日供方名称供应范围参加评价人员姓名职称部门姓名职称部门评价情况说 明评价结论公司领导批准 年度供方评价表附件二 年 月 日 共 页第 页序号供方名称供应范围资 质能否满足质量要求产品交付能 力证明文件是否齐全有效评价结论参加评价人员姓 名职 称部 门姓 名职 称部 门姓 名职 称部 门 附件三 南京武家嘴船舶制造有限公司产品采购合同甲方：合同编号乙方：签订地址：签订时间：一、产品名称、金额、供货时间、数量、金额产品名称规 格 型 号单位数量单价总金额交货时间及数量合计二、技术标准、质量要求三、交货地点及方式四、运输方式及到达站港和费用负担五、包装标准，包装物的供应与回收六、验收标准，供方对质量负责的条件和期限七、随机备品、配件工具数量及供应方法八、成套供应时辅助设备的选厂及标准九、结算方式及期限十、订金、履约保函及预付款约定十一、违约责任十二、其 它供 方需 方单位名称章）单位名称章）公证意见法定代表人：法定代表人：代理人：代 理人：经办人开户银：开户银行 ： 帐 号帐 号：税 号 号：税 号 号：公证机关（章） 电话：电 话：邮 编：邮 编：年 月 日地 址：地 址：有效期限：年 月 日至 年 月 日 附表四 南京武家嘴船舶制造有限公司材料（设备）采购订单需用工程项目： 供货单位： 订 单 号： 日 期： 2011 年 月 日 序号材料名称规格型号验收方式计量 单位数量单价总价到货时间申购单编号 123456789101112编 制：批 准：备注：该表由物资采购经办人填写。“验收方式栏内必须要交待清楚，明确告知仓库是过磅的，还是理论计算的。如果是理论计算必须要说清楚负公差的下限是多少。附表五 物资验收入库评定单供货单位到货时间品名规格数量单价订单要求重量（壁厚）实际验收重量（壁厚）验收结果评定备注验收人：该表由仓