汇翁行政制度完整版董韵秋.doc

2014/7/23编 重庆日日月月汇翁科技股份有限公司 行政管理制度目 录一、总则.21、 仪容仪表管理制度.22、 办公室管理制度.33、 固定资产管理制度.44、 OA办公系统的管理.75、 档案管理制度.86、 会议管理制度.107、 考勤制度.108、 员工宿舍管理制度.13十、附件.15第 0 页第一章总则 为加强公司的规范化管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根绝国家有关规定、法律、法规及公司章程的规定特制订重庆日日月月汇翁科技股份有限公司行政管理制度，要求全体员工必须认真遵守行政管理制度，此制度自颁布之日起正式实施，由综合部进行监督和管理，如有人违反本制度，综合部将视情节轻重对当事人进行处罚（口头批评、通报批评、罚款等）。仪容仪表管理制度一、仪容仪表规范要求1、头发干净整洁，男士头发不宜过长，前额的头发不得遮住眉毛，女士前额头发不得遮住眼睛。2、会务时女士须化淡妆，不得浓妆艳抹，不得佩戴体积过大及款式夸张的饰物。（淡妆标准：眉毛、眼睛、唇部要有明显妆容。）3、双手：指甲应修剪整齐并保持清洁，不宜过长。可涂浅色指甲油（不得涂红色、黑色等夸张颜色）。4、 着装：每周星期一员工必须着工装，其他时间衣着应大方得体，男士不能穿短裤及拖鞋，女士不能穿着过分暴露的衣服。会务必须着职业正装：黑色西装、黑色西裤（裙子）、白色衬衫、黑色皮鞋（会务有其他特殊要求除外）。办公室管理制度一、办公区管理1、严禁携带易燃易爆等危险品和与工作无关的物品进入办公区，未经允许不得擅自进入财务室、档案室。2、保持办公室整洁统一，所有办公设施、设备及办公物品等应摆放整齐，不得在办公室（桌）堆放杂物。3、办公桌内不要存放大量现金及贵重物品，否则，如有遗失自行负责。 4、员工不得利用网络传播公司涉密资料，为保证公司正常网速，公司禁止使用bt软件下载电影、视频、游戏等与工作无关的内容。5、上班期间不得在办公区域聚众聊天，影响他人工作。6、使用完会议室或者其他公共设施后要及时归位和整理。7、发现门窗、家具、办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等）损坏或发生故障时，应立即向综合部报修。8、公司员工在电脑及相关设备使用过程中，不得擅自拆开计算机主机机箱和调换电脑内的零部件。除公司网管外，员工不得擅自联系其他单位对电脑设备进行维护。9、个人领用的办公用品需妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作调动或离职时，必须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。10、节约用水、用电，下班后必须关闭电灯、电脑（含主机、和显示器）、风扇、复印机、饮水机等电器，并切断插线板电源；会务后勤部值班人员负责检查、并及时关闭公共区域电源。11、办公区只有值班或加班的部分人员时，应在保证正常工作的情况下，关闭部分灯光，下班后不得将公司重要资料留在办公桌上。二、办公卫生管理1、所有员工皆有义务保持办公区的整洁与舒适。2、爱护办公室及公共区域的整洁、卫生，不得随地吐痰、扔烟头、纸屑等任何垃圾，不得向窗外扔垃圾，应主动清洁地面杂物。3、员工上班时间吸烟应在指定吸烟区吸烟。（汇翁公司的指定吸烟区为公司后院露天区域）4、公司员工用餐时，应在厨房或自己的办公桌上用餐，不得在一楼会议大厅会议桌上用餐，不得将饭菜撒落在地上。5、未经允许不得在办公区内外张贴广告、宣传画、标语，不得在办公区堆放或悬挂杂物。6、爱护办公区域的整洁卫生。电脑显示器、打印机、电话等设备无积灰、污迹，无灰尘覆盖，文件、资料摆放整齐有序。三、前台接待管理（一）公司的接待工作主要由综合部负责，接待人员须使用和善有礼的言行，对待客户主动热情。如有预约会议，接待部门应做好茶水、水果、鲜花、资料、水牌、横幅工作。 (二)前台人员必须保证时刻在岗，若有事需离开，应请其他同事看岗，不得出现空岗情况。（三）客户来电，前台接待人员应在三声内接电话，并根据情况转到相应部门，客户来访，须到前台接待处填写来访人员登记表，通知相关部门，并根据客户的来意和人数，合理安排洽谈室（洽谈室、接待区、会议室、领导办公室），如遇有事无法接待，应向客户说明请他人代为接待或另约时间，切忌让客户久候。 (四)保安员须加强对办公区防火、防盗的安全巡查及各类安全保卫措施的落实。4、 办公物品管理1、 办公物品每月月底由各部门将申购清单交与综合部，由综合部统一购买。2、 申购物品由综合部统一保管，并填写办公用品入库单。3、 物品到综合部领取，并填写办公用品出库单。 固定资产管理制度1、 固定资产的范围固定资产指单位价值在2000元以上，或耐用期限超过1年的与经营办公有关的设备，器具，工具等。2、 固定资产的分类与编号公司统一由英语字母表示，如：设备编号为HWXSQ01 汇翁 显示器 顺序号3、 固定资产管理部门固定资产由综合部进行统一管理；1、 对固定资产进行统一分类编号；2、 对固定资产的使用落实到使用部门、使用人；3、 编制固定资产总台账，粘贴固定资产标签。4、 固定资产核算部门职责财务部为公司固定资产的核算部门，综合部设置固定资产台账，财务部对固定资产的增减变动及时进行账务处理。每年12月由财务部协同综合部对固定资产进行一次盘点，做到账物相符，保持账，物，卡一致。五、固定资产的购置1、固定资产的购置须提前做好预算，且预算通过审批。固定资产请购必须填写物品申购单报上级审批。2、固定资产到货后，由综合部负责验收、并粘贴固定资产标签。保存说明书、更新台账，落实使用责任人。六、固定资产的维修及报废处理1、当固定资产严重损坏，由使用部门填写维修申请单交综合部，由综合部派人维修。没有维修价值时，填写固定资产报废申请表交综合部经理审批，和董事长审批。经批准后，综合部对实物进行处理。处理后对台账及固定资产卡片进行更新，并将处理结果通知财务部进行资产变动更新，以及账务处理。2、对闲置及报废的固定资产，可采取二手出售或者回收方式。由综合部提出申请，报批财务部。获得批准后方可进行出售。出售所得金额，上交财务部，综合部对固定资产台账进行相应处理。七、固定资产外借固定资产外借时，由租借人填写固定资产租借申请单，由综合部核实租借，固定物资归还时如有损坏，由租借人按照原价赔偿，租借单由综合部留存。8、 固定资产清查 公司建立固定资产清查制度，每年12月份，由综合部和财务部共同执行固定资产清查。固定资产的清查应填制固定资产明细表，。若有盘赢或盘亏，需列出原因和责任，报部门负责人、综合部、财务部批准后，财务部进行相应的账务调整，综合部对固定资产台账进行更新。1、划分区域，各部门经理负责登记部门员工的固定资产（包括未安排使用人的资产但实际划分到各部门的）编号，统一上报到综合部。综合部须对上报的数据进行抽查，确保准确无误。2、对于各部门固定资产调整改变，各部门新进员工的固定资产安排，部门经理需协助综合部进行调整，若发现损坏，遗失资产的情况，须在第一时间上报综合部，综合部定期对各部门固定资产进行定期抽查。3、九、固定资产丢失的处理对于固定资产丢失，由相应责任人照价赔偿。附件：第13页固定资产申购单 第14页固定资产借用申请单 第15页固定资产租用申请单 第16页固定资产总台账 第17页固定资产明细表 OA办公系统的管理制度1、 用户管理基本要求1、 申请开通与注销账号必须由综合部操作。2、 账号开通后必须更改初始密码，不得设置低于六位数的密码，更不得设置类似123456或000000极易被破解的密码。账号属于专人专用，不得以任何形式将账号借于他人使用。3、 综合部有责任对新进员工进行OA操作培训。二、适用范围 1、网上公文及协同处理流程所涉及的相关人员处理时间原则上不超过4小时。如有出差、请假、培训等特殊原因离开时，须通过代理设置功能委托相关人员代为办理，且处理时间不得超过6小时。2、对于通知类信息，在查看信息后须做出答复，可回复“收到”或“知悉”，若针对该通知有疑问则必须回复自己的意见。档案管理制度一、档案的保管和接收1、档案管理工作由公司综合部统一领导，行政助理负责接收、整理、立卷、保管，并监督、检查和指导公司各部门的档案管理工作。公司重要的综合性文件资料由综合部管理，各部门资料要安排专人或兼职负责做好文件、资料的归档管理，接受综合部的检查、监督和指导。二、档案管理存档1、各部门明确规定档案责任人对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用等。2、档案包括合同、协议书、财务资料、各项专利证书、营业执照、活动方案、各部门工作资料等，根据内容统一装订并对其进行编号：如HWDA（汇翁档案）-07（月份）-01（序号）3、综合部全权负责管理资料室，分类存放，摆放整齐有序，做到查找方便、迅捷。4、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案是否完好。三、档案的查询和借阅 档案资料借阅需到综合部登记借阅，填写资料借阅登记表，重要资料借阅需请示分管领导。（3）借阅的注意事项借阅档案要保持整洁，严禁涂改、擅自翻印、抄录、转借、遗失。因工作需要进行摘录和复制时，须获得部门经理和综合部的批准。并在规定时间内送还，做好借阅登记台账。 4、资料的销毁 任何个人或部门未经允许无权销毁公司资料。对于需要销毁的文件，必须将复印件交还综合部一同销毁，填写档案销毁清单，做好销毁记录。附件：第19页设施报废申请单会议管理制度一、会前准备1）会议由发起人根据会议内容拟定参会人员，必须通过OA提前知会到参会人员，确认参会者是否能如期出席或进行协调并做出相应安排。会议现场由综合部统一布置，其他部门协助。2）会议通知应详细说明会议时间、地点和会议议题。会议组织者应提前5分钟做好各项准备并进入会场。3)会议到场人员必须如实签到，对无故缺席或迟到、早退的参会人员，按公司考勤规定处理，由会议记录人员进行登记并报综合部进行备案处罚。二、会中管理1、会议中不要随意走动或喧哗，手机调至震动或静音状态。2、会议记录：由会议组织者安排专人做会议记录。三、会后整理 会议纪要须在会议结束后通过OA发给相关人员；会议组织者应对会议纪要及资料进行整理以便备查，重要的会议成果、决议要归档备案。说明：以上制度同样适用于公司培训或其他会务活动。附件：第20页例行会议安排注：例会若有变动，综合部须提前一个工作日通过OA和电话通知每一位参会者。考勤制度一、打卡1、 考勤由综合部行政前台制作，综合部主管负责核实后交予上清寺公司人事部。2、 公司实行每日上下班指纹录入打卡制度，上班时间为09:30-18:00（保洁：08:30-17:00、夜班保安18:00-09:00）。望全体员工自觉遵守工作时间。3、 因公外出需事先征得直属领导的同意，并在前台处填写外出登记表。4、 因外出无法按时到公司打卡的，事先应征得直属领导的同意，并于次日内在未打卡登记表上完成登记，未填此表着，按空卡处理，新入职的员工上下班填写未打卡登记表，待七天导入期过后由综合部录入指纹后正常打卡。二、请假规定1、 员工请假在综合部领取请假条，2天以内由部门经理审批，2天以上由董事长或分管领导审批。换休需填写换休申请单，未经批准擅离工作岗位的按旷工处理。2、 参加公司组织的会议、培训、学习、考试、或其他团队活动，如有事需请假的，必须提前向组织者或带队者请假，在规定时间内迟到或早退的，按照本制度的相关条款处理，未经批准擅自不参加的视为旷工。3、 员工按规定享受婚假、产假、年假、丧假等，具体时间参照重庆日日月月科技有限公司假期规定。员工宿舍管理制度一、范围：宿舍区：重庆日日月月汇翁科技股份有限公司员工宿舍二、具体内容：1、所有住宿舍人员入住或搬离之前，需到综合部登记，办理相关手续，并填写员工住宿/搬离申请表。2、宿舍内选取室长一名，负责宿舍内相关事务并安排室内人员轮流打扫卫生，如特殊情况室长不能处理的由综合部统一协调。3、公司为员工提供宿舍，由综合部统一规划宿舍设施，员工本人有权选择是否入住宿舍，凡是宿舍内的员工，必须遵守员工宿舍管理制度之规定，若有违反者，综合部视情况给予处罚或取消其住宿资格。4、为保障员工的安全，避免非本公司人员进入宿舍,杜绝已辞工、解雇、自离等人员留在宿舍。5、严禁在休息时间或半夜发出噪音扰民，若因此发生的投诉等，由当事人自行承担。6、入住员工每人一把大门钥匙，进出随手关门，保证室内人员物品安全。7、自觉爱护公物，损坏公物照价赔偿，不得在地面，墙壁，阳台上乱涂乱写，未经房东允许不得在墙壁上打铁钉、挂画等。8、宿舍所产生的水、电、气，由住宿人员据实分摊.每月缴费由住宿人员轮流缴费。9、保护好宿舍设施、器具设备及门窗棚壁的完好，损坏者按价赔偿，故意损坏者加倍罚款，若责任不清或知情不举，宿舍集体赔偿。贵重物品自行带好，注意提防盗贼。（每位入住员工须缴纳押