招标中心职责说明书.doc

部门职责说明书部门名称招标中心部门编号ZYDC08- Dept00直属上级副总经理岗位人数11岗位设置主任、助理招标经理、助理法律经理、招标秘书、招标管理员、合同专员、合同管理员、综合管理员分析日期2008年12月30日职责综述：1. 标准化（1） 招标管理、合同管理和法律事务制度建设，持续优化业务流程。（2） 制定、发布并持续完善招标文件、合同等的标准文本。（3） 为其他区域招标、采购和合同管理提供制度标准、流程标准、文件标准及参考数据等。2.信息化（1） 建立并维护供应商信息库。（2） 建立并维护各类产品、服务的价格信息库。（3） 建立并维护纠纷案例库、法律法规库。（4） 推动招标管理、合同管理、法律事务管理的信息化，利用管理信息系统的优势完善招标管理、合同管理和法律事务的业务流程。3. 组织招标（1）根据招标申请及工程进度编制招标计划。（2）发布招标信息。（3）编制、发放招标文件。（4）组织踏勘、答疑。（5）接收投标文件、投标保证金。（6）组织开标、评标。（7）组织招标谈判。（8）发送中标通知书。（9）组织合同交底。（10）积极推进大宗材料、设备的集中统一招标(11)对其他区域招标组织工作进行监督、指导4. 供应商管理（1）搜集潜在供应商信息，进行资质初审。（2）对投标供应商进行资质预审，组织现场考察。（3）组织相关部门、人员对中标供应商进行履约评价。（4）对其他区域供应商管理工作进行监督、指导5. 合同管理（1） 合同文本起草、签订合同。（2） 合同文本的移交。（3） 合同文本归档管理。（4） 合同履行监督。（5） 对其他区域合同管理工作进行监督、指导。9、 法律事务（1） 为各公司、各部门提供法律支持。（2） 法律审核。（3） 法律纠纷处理。（4） 对其他区域法律事务工作进行监督、指导。岗位结构图：职责与工作任务：职责一职责表述：标准化工作任务1、制度建设：起草招标管理制度、合同管理制度、法律事务制度；培训制度内容；持续优化业务流程，与其他业务流程匹配衔接。2、标准文本：制定、发布招标文件、定标决议、合同书等标准文本；建立并维护标准文本数据库，持续完善标准文本。3、输出标准：指导其他区域招标、采购和合同管理工作；为其提供制度标准、流程标准、文件标准及参考数据等。4、配合审计部对招标管理、合同管理、法律事务工作的审计。职责二职责表述：信息化1、供应商信息库：建立并维护供应商信息库，持续收集供应商信息。2、价格信息库：建立并维护各类产品、服务实际成交价格信息库，持续收集价格信息。3、法律信息库：建立并维护纠纷案例库、法律法规库，持续收集与公司经营相关的案例、法律法规。4、管理信息系统应用：配合信息系统的建设与应用，推动招标管理、合同管理、法律事务等工作信息化，利用信息系统的优势完善招标管理、合同管理和法律事务的流程。职责三职责表述：组织招标工作任务1、招标计划：根据招标申请及实际需要编制招标计划。2、发布招标信息：利用网络平台和电话邀请等多种方式发布招标信息，扩大招标信息覆盖范围。3、编制、发放招标文件：牵头组织合同、成本、技术人员共同编制招标文件，发起评审，办理盖章审批流程；向潜在投标人发放招标文件，收取工本费、图纸押金等。4、组织踏勘、答疑：组织投标人进行现场踏勘；组织召开答疑会、编制答疑文件等。5、接收投标文件：接受投标文件，检查投标文件密封情况；协调财务部门收取投标保证金，开具保证金收据。6、组织开标、评标：安排会场、通知与会人员、准备会议文件，开标、唱标，会议记录，编制比较表，制作定标决议，定标会议纪要。7、组织招标谈判：开标会不能当场定标的，根据招标委员会指定，组织谈判小组与投标人进行谈判，制作谈判纪要。8、发布中标通知书：根据定标决议制作中标通知书，并通知中标人和其他投标人。9、组织合同交底：安排合同对方负责人与公司内部执行部门责任人员进行接洽；组织执行部门向合同对方和公司内部相关部门责任人员讲解合同主要内容，随时答复疑问。10、积极推进大宗材料、设备的集中统一招标11、对其他区域招标组织工作进行监督、指导职责四职责表述：供应商管理工作任务1、搜集潜在供应商：通过网络和媒体等多渠道收集各类产品、服务的供应商信息，以便扩大招标范围；对潜在供应商进行资质初审；更新2、投标供应商管理：对其进行资质预审，核验证件原件；组织现场考察。3、中标供应商管理：组织各相关部门对（大连区域）中标供应商的实力、履约情况等进行全面评价。4、对其他区域供应商管理工作进行监督、指导职责五职责表述：合同管理工作任务1、合同文本：合同编码（公司全部合同）；起草招标合同文本；发起评审，根据评审意见完善合同文本；持续完善合同标准文本。2、签订合同：参与合同文本洽谈，办理内部审批流程，盖章，合同文本的发放。3、合同移交：向合同对方和公司内部相关部门移交合同文本。4、合同归档：公司全部合同文本归档审查、向档案室移交。5、合同履行监督：汇总各部门、各分支机构的合同履行跟踪报表，对履行偏差提出处置建议；不定期对所有合同的履行情况进行抽查，落实合同履行情况，发现合同履行偏差，出具合同履行跟踪报告，提出纠正偏差、预防风险的建议。6、对其他区域合同管理工作进行监督、指导。职责六职责表述：法律事务工作任务1、法律支持：接受法律咨询；参与法律尽职调查；参与拟定重大、复杂业务方案；起草重大、复杂业务的法律文件。2、法律审核：合同文本评审；广告内容审核；制度规定的其他文件审核。3、法律纠纷：参与拟定、审查纠纷处理方案；协助业务部门进行纠纷谈判；承办各类仲裁、诉讼案件，协助并监督外聘律师工作；根据纠纷所反映的管理漏洞提出管理建议。4、对其他区域法律事务工作进行监督、指导。职权：1、有权建议修订招标管理制度、合同管理制度和法律事务制度。2、组织招标的权利：有权要求相关部门配合招标文件的编制、发放，接收投标文件、投标保证金；有权要求相关部门配合现场踏勘、答疑等；有权组织开标、评标会议，发布中标结果；有权拒绝未经批准的招标请求。3、合同编制、组织签订权：有权依据定标决议起草合同文本，发起评审，办理审批、盖章手续，组织合同交底等；4、合同文本管理权：有权编制合同编码；有权监督各部门、分支机构合同归档；对合同归档文件进行审查；有权调阅已归档合同文本；有权对标准合同文本进行修订、完善。5、对合同履行情况的监督检查权：有权调取合同文本、履行资料、询问履行情况等；有权就合同履行偏差提出处置建议；有权对其他区域招标、合同工作进行监督、检查；有权就监督检查过程中发现的管理漏洞提出管理建议。6、合同价款支付知情权：有权查询招标合同的价款结算、支付状况。7、法律咨询事项知情权：有权要求咨询人说明情况，提供相关文件、资料；有权就法律咨询过程中发现的管理漏洞提出管理建议；有权有权拒绝为违法目的提供法律支持。8、法律纠纷处置参与权：有权要求当事部门说明纠纷情况及处理进度；有权向相关调取文件、资料；有权提出处置