公文管理规范1.0.doc

御邦公文管理规范为规范交易所公文管理，提高沟通效率，明确工作责任，特制定本管理规范。第一章 目的和原则第一条 目的一、 建立规范的信息流动平台，通畅的工作沟通机制。二、 提高工作沟通的效率。三、 保证工作信息传递中的准确性、严肃性。四、 明确工作责任，保证工作过程的可追溯性，提高组织执行力。第二条 原则一、 简化工作程序，强调工作步骤与关键节点的原则。二、 明确责任，强化分工协作的原则。三、 传统公文手段与现代媒体相结合原则。四、 与交易所当前管理水平相结合，适当提高的原则。第二章 范围第三条 本规范的适用范围为湖南御邦大宗农产品交易所全部所属单位。第四条 本规范所指公文包括如下内容：一、 由交易所总部形成的公文，包括的重大决定、重要任免、重要安排、会议纪要、规章制度及重要通报、通知；二、 各部门、分市场以公文形式报送的请示、报告等；三、 董事会、国家相关管理机关及其他外单位发来的公文或电子文件；四、 交易所总部及各单位形成的上述公文的电子版；第三章 公文形式第五条 请示：向上级单位或领导请求指示、批准的事项，用“请示”。第六条 报告：向上级单位或领导汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级单位询问或交办事项的处理结果，用“报告”。第七条 指示：对交易所所属各部门、单位、人员布置工作,阐明工作活动的指导原则,用“指示”。第八条 通知：传达指示,要求交易所所属各单位、人员办理或者需要知道的事项,批转或转发公文,用“通知”。第九条 批复：答复下级请示事项时，用批复。 第十条 通报：表扬,批评,传达重要情况以及需要所属各单位知悉的事项,用“通报”。第十一条 决定,决议；有决策权限的领导、组织或会议对某些问题或者重大行动 作出安排,用“决定”；经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用“决议”。第十二条 函：与其它企事业单位之间互相商洽工作,向有关政府部门询问和答复问题,用“函”。第十三条 会议纪要：传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用“会议纪要”。第四章 发文程序发文包括拟稿,审稿,签发,缮印,校对,用印,分发等程序.第十四条 草拟一、 以总部名义发出的文件由总部行政人事部主管草拟,重要公文由行政人事部经理或相关领导助理草拟。二、 交易所内部所属单位以本单位名义对交易所内部其他单位发文的，由本单位负责人草拟文件，或由首要负责人指定专人草拟。三、 草拟公文应符合以下要求:(一) 要符合国家的方针、政策、法律，法令和有关规定。(二) 要符合交易所的战略方针、经营理念、以往的相关政策，如提出新的政策规定,应尽量与原来的有关政策相衔接,并加以说明。(三) 情况要确实,观点要明确,文字要精练,条理要清楚,层次要分明,标点符号要正确,篇幅要力求简短。(四) 引用的公文要写明发文单位,公文编号,标题和发文时间。(五) 数字的写法。正式文件中,除文件编号、统计表、计划表、统计数据、序号、时间数字、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外,其他用汉字书写。(六) 章节序数的写法。一般应按下列顺序排列:第一层为:一,第二层为(一),第三层为1,第四为(1)。(七) 简称的用法。年月日,人名,地名,文件名称,事物名称等,一般不要简称。文章内需用简称的，在文中第一次出现时应用全称然后在括弧内说明“以下简称”。第十五条 审核一、 文稿送签以前,应由行政人事部经理核稿,重要文件须相关主管领导审核。二、 审核的重点包括:(一) 是否需要行文;(二) 是否符合国家的方针、政策、法律、法令，交易所的方针政策、经营理念等;(三) 是否与本单位发过的公文相衔接;(四) 提出的要求和措施是否明确具体、切实可行;(五) 处理程序是否完备,行文关系,公文格式是否符合规定;(六) 文字叙述是否符合文法和逻辑,标点符号是否正确等。三、 审核时如发现不妥之处,必须进行修改,属于重要的原则性的问题,应退回承办人修改,改动过大的,要重新抄正。四、 发文审核使用发文审批单,承办人与审核人应在发文审批单做好记录并签字确认。第十六条 签发一、 文稿审核后,由承办人连同发文审批单,按审批权限送签。二、 签发后的公文不得再作任何修改.若确需修改,必须重新送签。三、 签发权限1. 重大决定、重要任免、重要安排和交易所的重要规章制度由总经理统一签发。2. 涉及日常工作的文件经总经理同意后，可由常务副总经理签发。3. 各分公司内部发文的一律由分公司总经理签发。第十七条 缮印,校对,用印和分发一、 文件签发后承办人将签发的文件原件、发文审批单、文稿电子版一并送行政人事部统一印发。二、 公文签发后,由文秘专员负责打印、盖章、装订、登记、分发，行政人事部经理负责校对。(一) 打印文件要美观大方,符合公文格式,采用交易所发文稿纸印刷。装订要整齐牢固,不漏页,错页,粘页。印章盖在年,月,日的中上方,上沿不压正文,下沿略压年月日,如正文末页无空档,可另起一空白页注上日期盖章,并在该页的左上方标明此页无正文字样。(二) 公文校对以原稿为准,不得擅自改动原文。(三) 公文用印时,应做好文号登记。(四) 分发公文应按规定的分发范围分发到责任人,并做好收发登记。第十八条 保管和保密一、 公文保密等级分为:绝密,机密,秘密三种,其余为一般文件。(一) 绝密：具有最高机密性的资料，泄露后，足以使交易所生存受到最严重的影响；(二) 机密：机密资料，泄露后，足以使交易所利益受到重大损失的，或有利于行业内其他企业的；(三) 秘密：其他应保密的资料，不至于危害到交易所整体利益的；二、 绝密，机密文件打印一定要用专用磁盘（如无专用磁盘的则文件电子稿需妥善加密。在非专用设备读取后需及时删除或作文件粉碎处理。）绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人传阅;机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档.秘密文件由阅文人妥善保管.文件机密级数,由发文部门的主管领导根据文件内容确定.三、 有关人员,对公文中涉及本交易所应保密的事项,必须严守机密,不准随便向他人泄露.四、 公文办理完毕后,要及时送交归口管理部门整理立卷,个人不得私自保存。第五章 格式要求第十九条 按年和时间顺序统一编写文号：总经理签发的文件为“御总字 号”，常务副总经理签发文件为“御总行字 号”，涉及人力资源管理工作的文件为“御总人字 号”、日常性的通知类文件为“御总通字 号”，会议纪要文件为“御总纪 号”。第二十条 各分公司文件编号可参照总部编号方式自行编制。第二十一条 请示要一文一事，事项要明确。涉及其它部门的，用抄送形式。第二十二条 所有公文均应有签发人签字，注明主题词、报送人、发布范围及发文日期、发文单位、印发份数。第二十三条 公文用统一文件格式的A4纸打印。第二十四条 应有页眉、页脚 页眉内容: 集团名称、拟文部门、拟文日期；页脚内容: 页码。第二十五条 应统一字体页眉字体: 隶书、五号; 交易所名称居左、部门和日期居右；页脚字体: 隶书、五号、居中；大标题字体: 宋体或黑体、加粗、三号、居中；小标题字体: 宋体或黑体、加粗、四号或小四号、居左；文字内容字体: 宋体、小四号。第六章 收文处理公文收文一般包括分发、登记、拟办、批办、送阅（传阅）、承办、督办、立卷归档、销毁等程序。第二十六条 分发。凡署名公司的正式公文、会议文件、重要资料及信件，由交易所行政人事部负责分发；署名部门的收件，由部门签收和处理；署名领导的收件，送交领导本人收处。各分公司收文分发由其行政部门参照上述原则处理。第二十七条 登记。有关部门、单位的正式公文，领导参加的各种会议的文件，及有关部门的重要资料由行政人事部采用“收文登记表”对来文时间、单位、文号、标题、承办单位等进行登记，并填制“文件呈批阅办表”。第二十八条 拟办。（一） 行政人事部经理负责公文拟办工作。由收文人填制文件呈阅批办单后，即行政人事部经理提出拟办意见，按拟办意见统一传送。拟办工作从收到公文起，一般不得超过二小时，如行政人事部经理不在，可电话请示（经理返回后补签确认），直接送办公室领导阅处。急件和限时办理的公文，应随到随登记、随拟办、随送批、随送办。（二） 传阅卷由行政人事部经理根据部门职责提出拟办意见，确定传阅顺序后，先送交易所分管领导传阅，再送有关部门传阅。（三） 涉及两个以上部门处理的请示件公文，由主办部门提出处理意见，协办部门会签办理，再送主办部门分管领导批示；涉及交易所发展的重大事项请示，由主办部门提出处理意见，协办部门会签后，先送主办部门分管领导、再送总经理批示。第二十九条 送阅（传阅）和处理。一、 公文送阅的范围：交易所领导以及相关的阅文部门。（一） 公文传阅。行政人事部要根据批办、送阅栏中签署的阅文领导和阅文部门，用送文方式进行传阅。（二） 领导阅批公文和各部门在阅完公文后，均应在文件呈阅批办单有关栏目签上姓名和时间。（三） 公文要求处理的事项由主办部门办理，办完后应在文件呈阅批办单中写明处理结果。（四） 请示件公文主办部门必须明确提出处理意见，会签部门明确表示意见后报主办部门分管领导批示。二、 立卷归档。收处的公文办结后，应将收文、文件呈批阅办表、办理结果的文件底稿立卷归档。第七章 处理时限要求第三十条 公文可分为：紧急件、急件、普通件及特别件四种；一、 紧急件：是指特别紧