公文写作(概念和原则)--闫静.doc

写作概念和原则北京时代光华教育发展有限公司特聘高级讲师 闫 静一、关于商务文书写作的概述商务文书的写作有其自身的特点。我们写个小说，上网写个博客，外出写个游记，与商务公文有些什么样的不同呢？叶圣陶老先生曾经说过：“公文不一定要好文章，但必须写得一清二楚、十分明确、字稳词妥、通体通顺，让人家不折不扣的了解说的内容是什么”，这个论述其实就提到了商务文书与标准公文一致性规范性的特征。我们知道，唐宋八大家之一的白居易在某种意义上也是一个商务文书写作的典范。所以这样评价，因为白居易写文章、写诗歌，非常直白，通俗易懂，少有引经据典，并不通过辞藻的堆砌来追求华丽的文风。所以，从某种程度上来说白居易是公文写作的典范。据说他写完了他的这篇文章之后，要拿给这个老婆婆，一个不懂文化的，不识字的老婆婆。他去念，念完了，老婆婆说我听懂了，那么白居易说，好。这篇文章就可以用了，那么这个诗就可以发表了。按当时来说，如果老婆婆说我听不懂，那么白居易就要回去重新改。你看到很多唐诗是很难懂的，为什么呢，因为里边有很多的引经据典，一般人看这么一句话，7个字里头有3个典故，没有一定的历史知识，你是根本看不明白的。可是白居易的诗里边，这种东西很少，所以说像你看白居易写的，老大嫁作商人妇，琵琶行里边，这句话一听就明白。然后商人重利轻别离，那么你一听也知道这个是什么意思，所以我们说写公文，应该向白居易来学习。跟他来学习什么呢，白、直白、简单，这是我们要学的。通过以上的比较，可以提炼出商务文书以下的特点：一是简明。正所谓“句中无余字，篇内无赘语”，“简明”是商务文书首要特点。二是准确。一字入公文，九牛拔不出，这就是准确。那么以前有一个打趣的诗，它就说有的人写东西，特别的罗嗦、重复，比如说一句诗叫做，关门闭户掩柴扉。大家理解了吧，关门就是关门，闭户还是关门，掩柴扉还是关门，来回来去这一个意思表达了三次。那么这样的话，我们的公文是绝对不可以这样的。我们如果能够用一段话说清楚，我们就不会用两段话，如果能用一句话说清楚，我们也不会用两句话，如果一个词就可以说清楚，我们就不用这么多的词。三是朴实。就是我们刚才讲的不会刻意的，很多的辞藻堆砌，有的人说我懂得很多。那么我们学学白居易，他也懂得很多，那么很多的典故他都知道，但是我们不要，为了去加这些东西而加。四是庄重。所谓“庄重”，是指在商务文书中对整体风格的把握不要过于诙谐幽默，太多的玩笑会极大地影响文书的严肃性。五是规范。商务文书写作在很多方面还具有规范性强的特点，其中标点符号的规范性就尤为重要但是却往往被大家所忽视。二、商务文书写作的要素商务文书写作有以下四个要素：一是主旨。所谓“主旨”，就是指商务文书的中心思想，即作者所要表达的意思。商务文书的写作并不是为了写而写，而应该具有一个明确的目的；换而言之，就是应该对方看到该商务文书后产生作者所希望的感受和行动。在主旨方面，应该遵循“正确，务实，集中，鲜明”的原则。二是材料。好的商务文书不是可以一蹴而就的，需要围绕作者的主旨来收集很多相关方面的素材。例如在政府机关中撰写政策性的通知，就需要查阅很多以前类似的、与之相关的批文、章程等资料，以确保前后建立起必要的联系和呼应。在材料方面，应该遵循“收集要多，选择要严，使用要巧”的原则。三是结构。另外，好的商务文书还应该具有良好的结构，否则会导致在不应该浪费笔墨的地方花费很多不必要的时间，而需要去强调的内容则被相应的弱化。在结构方面，可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等方式。四是语言。如果说主旨、材料以及结构构成了商务文书的骨骼，那么在其中行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。在语言方面，应该做到“风格平直朴实庄重，表达规范准确简练”，最低要求也必须进行拼写检查以保证用词的准确。三、商务文书的分类在实际工作中，大家可能会遇到形形色色、各种各样的商务文书，根据其形式和内容用途可以大致将其划分为以下的类型： （一）按形式进行划分。以形式作为划分标准，商务文书可以大致分为以下两类：一是固定格式的商务文书。常见的固定格式的商务文书主要有：商务合同、邀请信、通知、请示以及批复。相比较而言，这类商务文书的格式是有比较规范的要求的。二是非固定格式的商务文书。而所谓非固定格式的商务文书，在日常工作中则往往应用得更为广泛，其中最为大家所熟悉的就是随着计算机和网络一起兴起的电子邮件。 （二）按内容用途进行划分。以内容以及用途作为划分标准，商务文书则又可以分为以下两类：一是通用的商务文书。常见德通用商务文书主要有：通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告等。由于相对于礼仪性商务文书而言，这些文体使用得更为频繁，所以在课程后面的内容中将对它们的写作方法进行专门的讨论。二是礼仪性的商务文书。而所谓礼仪性的商务文书，则主要是指贺信、贺电、邀请书、请柬以及慰问信。四、商务文书的作用正如前文所提到的，商务文书写作是很多人工作的一部分；而每个人工作首先都是有私心的，即工作首先是为了生存而不是为了做出贡献，然后再将私心通过公心来实现公司或单位好，个人才可以好。因此，商务文书写作对于更好地完成大家的工作是非常重要的。福布斯杂志的创始人马尔克姆福布斯曾经说“一封好的商务信函，可以让你得到一次面试的机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富”，也就是说，写好商务文书在一定程度上能够给大家带来很大的经济利益。从另一个角度来看，商务文书写作与其它任何文本的撰写一样，其作用和最终目的都是为了与别人进行某种形式的交流与沟通。而需要强调的一点是，沟通并不仅仅是所传递出来的信息，而是被别人理解的信息。如果理解了这一点，那么我们就可以认识到，在日常工作及生活中大家所普遍谈及的所谓“沟通的障碍”其实就都是来自于简单传递的单向沟通。因此，在商务文书写作方面最为重要的一点就是要避免陷入单向沟通的误区，时刻站在读者的角度来思考问题并形成最后的文字表现，让文书接收方能够理解自己的意图，这样才能发挥出写作商务文书的沟通作用。【案例一】单向沟通的表现日常工作生活中有很多陷入单向沟通的例子，比如说短信。在一般情况下，无论对方是否想接收短信，只要手机开着他就会收到，并且往往根据他自己当时的心情去诠释短信的内容。而发送人的心情则通常难以得到传递，由此而引发不必要的误会和误解。（五）学习商务文书写作的关键点商务文书写作的核心内容包括以下几个部分，这些内容也就是本课程的主要构成： 商务文书的写作步骤以及相应的重点； 商务文书的写作技巧； 商务文书写作的注意事项； 商务文书写作应掌握的范例。常用公文示范讲解课程进行到这里，一直都是围绕通用的商务文书来展开的讲解和阐述，所提出的步骤、方法和要点无论是对于邮件、便签或者别的文体都是普遍适用的；接下来，则要将分析的重点转移到常用的、具有固定格式的商务文书上来。这类商务文书主要包括以下七类：（一）通知“通知”是每个人从小就逐渐开始熟悉的一种商务文书，对于通知我们应该掌握以下的内容：1.通知的适用范围通知是适用范围最为广泛的一种固定格式的商务文书，在日常的工作中，既有给下级发的通知，即所谓“下行文”；也有给上级发的通知，即所谓“上行文”；另外，给同属于一个系统的，但不相关也不相隶属的单位（即平级关系）也可以发通知，即所谓的“平行文”。2.通知的适应性分析完其适用范围，再来看看通知在主体方面的适应性。通知的适用性也是相当广泛的，企业单位、事业单位、党政机关，甚至学校都可以发通知。3.通知的种类一般情况下，通知可以分为以下六种类型，其应该关注的重点和关键各不相同： 会议通知撰写会议通知的时候，应该注意的内容包括：会议的时间、地点、目的、要求，安排以及外地的人员到会的方式等。 指示性通知所谓“指示性通知”，就是用于上级传达给下级机关去予以办理的通知。 批准性通知所谓的“批准性通知”，就是在下级有某一个请示呈递上来，经上级批准之后再转发出去予以遵照执行的通知。 发布性通知所谓的“发布性通知”，主要用于某种规章制度的发布。需要特别提请注意的是，这种通知实际上是应该附带有文件附件的。例如从2007年1月1日开始，我国开始实施新的会计准则；那么围绕这个主题所下发的通知就应该将新会计准则作为一个附件与该通知同时下发。 知照性通知所谓“知照性通知”，通常用于上级给所属的下级机关通报某些事务的情形之中，下级机关知道了解情况即可。例如关于上级单位中任免与聘用的通知。 周知性通知与知照性通知相类似的，还有一种通知叫做“周知性通知”；这种通知的作用在于让目标读者知道事情的情况而无需他们采取任何的措施和行动，纯属于告知性的。4.通知的写作格式作为正式的通知，应该注意以下的格式要求： 标题通知的标题应该包括发文机关、事由以及文种等三块内容，例如“国务院关于预防禽流感的通知”。 送与对象通知与其它任何一种商务文书一样，应该且只能有一个主送单位，但抄送单位可以有多个，主送单位一定要顶格来写。 正文通知的正文主要由撰写通知的理由、事情的经过以及具体的要求等内容构成。 署名通知的署名包括发文机构和日期即可。 附件正如前文所提到的，批准性的通知，例如有关法律法规的通知、总经理办公室关于新的财务报销制度的通知等，应该将法律法规或者新的财务报销制度作为附件与通知一同下发。【自检】请找出以下通知范例中存在的问题：酒店办公室通知各部门经理：经董事会研究决定，定于12月20日，在虎域风景区召开各部门主任会议。会议为期三天，主要汇报各部门全年工作的完成情况并研究明年工作计划。要求各部门主任或副主任至少一人参加。参加会议的人员，酒店负责提供车辆接送；每人随身所携带的物品体积不得大于三平方米，不得重于两斤；会后酒店会将会议人员送往大约200里外的餐厅。会议时间较长，希望大家准备好必备的生活用品。 2003年12月16日（二）报告我们进行具体分析的第二个具有固定格式的商务文书是“报告”。在日常的工作中，绝大多数人都撰写过报告，在西方无论是报告还是总结都可以统称为“report”；而在我国的环境中，报告是特指是一种由下往上的、下级对上级汇报阶段工作、反映问题、提出建议或者就某个问题进行答复的“上行文”。报告这种商务文书具有单向性和叙述性（切忌辞藻的堆砌）的特点。1.报告的种类依据具体内容，报告可以分为以下四种类型： 工作报告即下级对上级进行的汇报。 情况报告即关于某个重大事件的经过的汇报，其重点在于事情的时间、地点、人物、起因、经过、结果、事件分析、经验教训以及处理情况等内容。 答复报告所谓“答复报告”，就是针对上级对自己的一个询问所予以的答复；这种报告具有被动行文的特征，要求实事求是、针对具体问题来进行回答。 建议报告所谓“建议报告”，就是下级主动的向上级提出建议或者希望的报告，其特点与请示相类似。2.报告的写作格式报告的写作格式基本与通知一样，但以下几点需要特别注意： 报告的名称同样可以包含三个部分，但其中的发文机关可以省略； 报告的开头应该首先写“关于事情现做如下报告”； 报告的内容中有一些套话必须的，例如在报告的结尾应该说“以上报告请审阅”或者“报告如无不妥，请批转执行”等与开头相互呼应。（三）请示当撰写者自己的单位以及权限不足以做相应的决定，这个时候就需要进行请示。请示这种商务文书在政府机关、私营企业以及外企也是广泛地被予以应用。1.请示的特点请示的特点主要包括： 事前行文事后行文叫报告，事前行文即为请示；也就是说，请示并不是先斩后奏的行为。 一事一请即一个事情做一个请示，不要把不同的请示内容放在同一个请示文书之中；否则，上级领导一方面容易遗漏其中的某一项内容，另一方面也难以做部分的批准。 需要批复即强调请示都是需要批复的。2.请示的写作格式请示的格式基本与前两种商务文书一样，但在最后结尾的时候需要注意： 加上“妥否，请批示”； 加上“以上如认为可行，请批准有关单位执行”； 在署名和时间部分必须要加盖印章。【自检】请找出以下请示范例中存在的问题：河县税务局文件（2003）税字第1号河县税务局关于转发河面粉厂要求免税的请示市税务局：据我们了解，该厂2003年计划利润4050万元，如征税企业尚有一定盈利，是否还给予免税照顾，请市局权衡审定。现将该面粉厂关于免征2003年国家税金的请示转发给市局。该面粉厂2000年投入面粉生产以来到2002年底均享受免征工商税照顾，免征税款7.7万元。这个厂的广大干部和职工在2002年计划产量增长了30%，但全年计算尚亏损六万元。以上可否，请批示。 河县税务局 （公章） 二三年一月三日（四）批复正如前文说提到的，批复是上级答复下级的请示的一种下行文。1.批复的特点批复具有以下的特点： 指令性强与主动发出的命令不同，批复是基于下级的请示而做出的被动的指示；因此，在做答复的过程中，实际上也就表明了上级机关的态度。 针对性强正如前文所分析的，请示是一事一请的；因此，相应的批复也是根据所请示的事情而做出的一个指示。 态度鲜明批复一定是态度鲜明的，不是同意就是不同意，不可能出现模棱两可的情况。 政策性强上级在批复中所做出的不同意或者同意的决定，一定是非常正式的依据的，例如国家的某号条文。2.批复的写作格式在写作格式方面，除与前面提到的其它商务文书的一致要求以外，批复还有一些专有的要求： 在批复的正文中含有隐语，即是针对某一个请示而予以的批复；因此，正文中应该包括“号文收悉”或者“某年某月某日关于事项的请示收悉”； 给出答复意见应该写“经研究答复如下”或者“特此批复”； 与请示一样，批复也必须要有公章。（五）会议纪要对于各种组织的会议而言，最为重要的就是要有议有决；那么，作为记录会议决议的商务文书会议纪要自然也非常重要了。1.会议纪要的作用和目的会议纪要可以主要分为决定性的会议纪要和消息性的会议纪要，其作用在于： 传达会议精神； 记录议定的事项，即归纳、提炼和整理会议中的决议些内容。2.会议纪要的写作格式会议纪要的写作格式有如下比较特别的要求： 会议纪要的标题中没有发文机构； 将会议的目的、时间、地点、参加人、缺席人、缺席原因、主持人、报告人以及议程等内容在导语中进行说明； 会议纪要的主体为决议事项或者主要认识和意见； 在会议纪要的最后要对未来进行展望。（六）邀请信在撰写邀请信的时候应该要注意以下的要点： 邀请信的标题在纸张正中间，其字体比正文要大； 邀请信中的称呼格式为名称、职称以及冒号，需要特别注意的是，对博士、大使、外交官以及西方国家的贵族等人，一定要在称呼中加上他们的头衔； 当出现多个职称、职位以及学术头衔时，应把握最高称谓原则； 邀请信的用纸应该特别正式。（七）总结总结，是对经验教训的概括和梳理，其撰写过程应该要注意： 总结的内容通常包括经验教训、心得体会等； 总结都是第一人称的； 依据内容范围的不同，总结可以分为综合性的总结以及专题性的总结； 总结的标题中一定要加入时间。合同的22个书写原则在分析了以上七种商务文书的特点和要求之后，基于商务合同的重要性，所以在课程的最后对商务合同的书写原则进行一个专题分析。在起草商务合同的时候，有以下22个原则内容需要特别予以关注： 采取封闭型的写法所谓“封闭型的写法”，就是对于合同中时间期限的界定一定要明确，例如“合同签订之日起三天之内，要进行标的物的转移”，如果写成“自合同签订的三天之后，把标的物转交给甲方”这种开放式的界定，就无疑会留下时间期限上的漏洞。 采用结果性的语言合同当中要采用结果性的语言，例如“完成方案设计”与“进行方案设计”就是完全不同的含义，后者这种进行式的语言是难以对具体合同内容进行描述的，会对后期合同的执行造成很大的负面影响。值得一提的是，这个原则与“采取封闭型的写法”原则应该结合在一起来运用。 确定合同双方的简称自一开始签订合同的时候就需要确定一个非常明确的合同双方的简称。简称的确定除了要求精确之外，还应该注意其文雅性、有代表性以及公认性。例如“北京赛特中心”可以简称为“赛特”，但如果简称为“中心”就过于宽泛了。 前后指代保持一致在合同中注意保持前后指代的一致性可以确保合同的清晰明了，否则，一旦出现纠纷和问题，这个方面肯定会称谓对手挑战自己的机会，同时也会引起法官的置疑。 并列使用“包括”与“但不限于”例如“未经允许，与该讲师相关的资料包括音像材料、磁带以及录音材料，但不限于这几种都是不可以使用的”，这种方式可以有效地保护合同中某一方的知识产权。 采用主动语态正如前文所提出的，在中文的合同中，一定要尽量避免适用被动语态，而采用更加符合中国人语言习惯的主动语态。 避免相近词语的重复使用在商务合同中，应该尽量避免“出租人”、“承租人”、“留置人”、“留置权人”、“抵押权人”、“抵押人”、“保证人”、“被保证人”、“许可人”、“被许可人”等专业称谓的重复使用，可以从一开始就界定清楚哪些属于甲方，哪些属于乙方，以避免麻烦。 不要创造词语合同中的词语应具有公认性，因此自创的词语是不应该出现的，否则极其容易出现理解上的偏差和歧义。 对术语进行准确地定义例如，如果合同只是在中国大陆来予以执行，那么在界定执行范围时，就应该清楚说明“此合同中的中国，是指中国大陆地区，不包括台湾、香港、澳门地区”，以避免事后产生争执。 善用限制词合同中常见的限制词包括“应当”、“有义务”、“将”、“可以”等，其严格意义是不一样的：相比较而言，前面两个要更加严格一些。在撰写合同时，撰写者应对己方义务采用相对模糊和约束较松的词语来予以界定，这样实际上是为自己将来在合同的执行中留有一定的余地。 不用公司带抬头的信纸打印合同法律规定，如果是用有某一方抬头的信纸打印出来的合同，会被认为该合同会偏向于该方；那么在产生分歧、进行解释的时候，法官则会稍微偏向于对方。因此，这种做法实际上是对该方不利的一件事情。 禁用一些词语“及时”、“力争”、“相关”以及“争取”这四个词是不可以在合同中出现的，因为它们过于口语化，难以进行准确的衡量与界定。 采用描述性的方式合同采用描述方式方法可以保证词语的精确性，例如“提供往来的交通费用”和“提供飞机经济仓标准的往来交通费用”就是完全不一样的说法，显然后者界定得更加明确和清楚。 用汉语代替符号在合同中应该尽量使用汉语，避免用符号来表示；否则将来会使得合同含混不清，容易出现问题。 准确使用标点符号在合同中，往往一个标点符号的差异就意味着天壤之别的结果；因此，确保使用标点符号的准确性是非常重要的。 文字与阿拉伯数字并用在合同中，通常会涉及到与数字有关的内容。在表述数字的时候，一定要注意将文字与阿拉伯一并使用，这样才不会留给别有用心的人篡改合同以可乘之机。 留下争议解决地的约定条款和适用法律在合同中对不同的争议解决地的约定以及适用法律的确定，通常会对可能的合同纠纷产生重要的影响。 每个段落只