项目现场人员报销制度试行稿.doc

项目现场人员报销制度-试行稿第一条 为进一步完善财务管理，严格执行财务报销制度，配合项目管理部快速报销流程的实施，合理控制项目经营费用，根据项目经营活动的特点，特制订本制度，本制度适用于项目经理或项目助理等常驻现场人员。第一章 报销流程 第二条 费用报销流（借支）程图：审核填写工作日志（本周情况及下周详细计划，附上本周发生费用的发票照片） 部门主管审核项目管理部现场人员办理报销（借支）工程总监审批第三条 报销方式和流程：报销工作遵循“每周贴，每周报，每月寄，当月清”（方便记忆，周贴，周报，月寄、月清）的原则。每周贴、每周报：将报销和工作日志周报相结合，要求工作日志中必须体现当日所有费用明细（必须是明细，每个数据对应一张发票），以方便项目人员自身贴票以及项目管理部审核纠偏。要求项目人员每周要认真详细填写工作日志（本周工程进度及费用发生详细情况及说明、下周工作计划、下周工作预算等）发给主管及项目管理部，本周的发票必须整理好并贴好单，将单据贴好后拍照（必须能够照清楚每张发票的全部），每周的发票和工作日志费用说明经部门主管审批、项目管理部核实后，即可进行报销，项目管理部文员负责将本周报销费用通过快速报销周转金账户汇给现场人员,如果有特殊招待费（500以上）等，要填写明细经OA协同给主管、院长审批同意，抄送项目管理部备案后均可汇款。每月寄：现场人员必须在每个月的月底将贴好的当月所有纸质版票据寄回项目管理部，寄出时间要保证项目管理部在每个月最后一天前收到纸质票据（自寄出起至当月末剩下几天的费用进入下月报销）每月寄回实际报销的费用，补充入项目管理部快速报销周转金账户循环。（若财务有扣减，扣减原因、额度项目管理部文员会实时反馈给项目现场人员，在下次报销时冲减。）当月清：所有当月的费用必须当月寄回院里报销冲账，否则不允许再借支。第二章 费用报销（借款）制度第四条 个人借支实行“前款不清，后款不借”的原则，第五条 项目经理部部门主管应对本部门员工现场发生费用及工作计划借款负责整体管控，对形成坏账的借款，由部门负责人承担赔偿责任。第六条 为了强化公司的财务纪律，规避财务风险，费用发生过程中，原则上当事人一切事项报销的单据均必须取得合法、合理的凭证。如：合约或协议、合法的票据等，合法性、合理性的认定以国家财务、税务等方面的规定为准，具体操作由财务部负责把控落实，以可操作性为前提。公司员工任何不符合报销规定的单据项目管理部门有权拒绝，如因未能取得合法（被税务机关认可）的票据而遭受财务剔除的部分支出，公司不予以承担，由当事人自行负责。（如：虚假发票，经办人应负责补充替换。）第七条 费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，采用公司统一印制的“费用报销单”规范粘贴，按照每周贴一份分开。粘贴过程中应区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等）分类粘贴，便于归类计算和整理。差旅费（车船票、机票、住宿费）的报销应填写差旅费报销单，差旅途中发生的招待费用应以费用报销单的形式另行报销，不得混在一起报销。单据数量比较烦杂的要写出报销明细清单附在后面。单据分别不清晰，粘帖不规范的项目管理部可要求当事人改正，不改正的有权予以拒绝受理。第八条 当事人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全并附上费用明细底单（要与周报拍照电子版一致），并签署自己的名字，交共同参与的人员复查，并请其在证明人一栏上签署其姓名。“费用报销单”的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。第九条 当事人应将填写完整、附件齐全的“费用报销单”送交本部门主管进行审批，。部门主管应重点对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合理性、是否符合费用标准等进行审查，部门主管审查无异议后，应在“费用报销单”部门经理一栏签署审批意见并签署部门经理的名字。（为避免部门主管审批签字不及时，项目人员可同时将报销明细通过oa协同发给主管理部门主管，同时抄送项目管理部。此类情况下需注意申报内容格式、及批复格式。经部门主管OA审批、项目管理部核实后，由项目管理部打印明细，可在主管理部门经理签字缺省的情况下提前报销（主管部门经理返回后需补签）。第十条 项目人员将取得经过本部门经理审批签署后的“费用报销单”送交项目管理部进行审核，项目管理部每月统一重点对“费用报销单”后所附的原始发票和单据进行合法性、合理性审查，对费用金额的计算进行复核稽查。项目管理部审查无异议后，报送工程总监及财务审批报销。第十一条 审批完成的“费用报销单”由项目管理部与财务出纳对接，项目管理部到财务部门的出纳处领取报销款项，出纳人员应对“费用报销单”进行审核，重点看报销单是否有涂改、费用的计算是否正确、审批手续是否齐备。出纳人员在审核无误后应给予拨款。第十二条 费用报销的其他规定：公司费用报销必须真实合法，严禁使用白条或其他不合法的凭证，一些特殊情况需要使用替代凭证的，也必须由工程总监和财务经理的共同认可，同时做到财务操作的安全合法。另外替代凭证要求做到时间合理、摘要明确、金额确定，不能真假混杂，给公司带来财务风险。第十三条 现场招待费报销单据必须有税务部门的正式发票，列明公司抬头，数字分明，先由经手人签名，注明招待事由、对象和陪同人员，部门主管加签证实，再报财务经理审核，然后由工程总监审批，方能付款报销。对定额的餐饮发票，同次招待必须为同一餐馆的发票，且实行一次招待一次贴票进行报销，不得分开报销，也不得将多次招待费用合在一起报销。第十四条 现场招待费开支前应有预算审批，超审批金额外的现场招待费，一般不予开支，如有特殊情况，须经工程总监审核加签。第十五条 各现场人员，在上述规范中操作失当，给公司带来损失风险的，根据情节大小由财务部负责责任追究。第三章 费用报销标准第十六条 快速通道报销范围： 现场报销费用范围包含：差旅、住宿、补助、招待、小额礼品费、其他杂费之和。不包含以现金形式的公关费用等没有发票的费用。（原则上现场整改成本不在快速报销范围，特殊情况紧急事项经工程总监及以上级别领导批准后可予以快速报销）。 住宿及出差补贴标准，常驻项目人员房租另计。类别补贴标准（元/天）差补部门主管及以上80省外项目经理60省外项目助理40省内项目经理30省内项目助理30省外实习生30省内实习生20住宿部门主管及以上200其余员工150通讯部门主管及以上300项目经理200项目助理100实习、调试员50 原则上招待费500元以上需要将明细OA协同给部门主管同意后方可接待。第十七条 出差住宿费和交通费实行限额控制，特殊情况经部门主管批准后方能实报实销；市内交通费凭当地的车票予以报销，伙食补助费按出差补助标准执行，不得另报餐费。第十八条 住宿费凭住宿发票，在规定标准范围内按实际住宿天数计算报销，超标准的，超出部分自理。第十九条 乘坐火车，晚八时至次日晨七时之间，在车上过夜6小时以上，连续乘坐时间超过12小时的，可按标准购卧铺票。第二十条 随同公司领导出差，乘坐交通工具和住宿与领导分不开的人员，按特殊情况处理。第二十一条 趁出差或调动工作之便，回家探亲办事的，其有关费用均由个人自理。其绕道和在家期间一律不报销出差伙食补助费、住宿费和市内交通费。第二十二条 凡被外单位和个人邀请外地考察参观，或现场人员其食宿费已由对方负担的，均不再享受包干费或补助费。第二十三条 出差天数的计算，原则为：当天12时以前出发，12时以后返回的按一天计算；当天12时以后出发，12时以前返回的，按半天计算；第二十四条 公司人员参加在外地召开的各类会议，除有会议主办单位出具的食宿费自理的证明，可回公司按出差标准领取伙食费补助；住宿费凭住宿处发票按公司规定标准执行外，其余情况一概不领发有关费用。 第二十五条 出差期间发生的个人餐费、洗衣费、饮料费、健身桑拿费、美容美发费等一律由出差人员自负，不能报销。 第二十六条 出差期间的宴请费用不在差旅费中报销，单独列在业务招待费中审批报销。 第二十七条 同性别两人一起出差，只能住一间双人间，按一个人（职务较高者）住宿标准计算。第二十八条 现场人员出差原则上不得乘坐飞机。如果所乘坐的其他交通工具