俱乐部l理事会管理制度.doc

俱乐部管理制度l 第一节、入退会管理制度为规范厦门市龙海商会会员入会、退会行为，贯彻入会自愿、退会自由的原则。根据厦门市台风汽车运动俱乐部章程，特制定本管理细则。一、 会员类别本会会员为单位会员二、 会员入会条件1、 自愿加入商会，按时缴纳会费；2、 拥护商会的章程；3、 依法经营、诚实可信、业绩良好；4、 其他有关部门企事业单位和个人。三、 会员入会程序1、 申请单位或个人仔细阅读厦门市台风汽车运动俱乐部章程；2、 认真、真实、完整地填写入会申请表，贴好一寸近期免冠彩色照片，加盖公章；3、 准备公司证明资料：工商行政管理局颁发的企业法人营业执照（复印件）；企业负责人身份证复印件（签名并盖单位章）；企业负责人简历；企业情况简介。企业上年度完税证明；4、 向商会会员发展部报送入会申请表及企业证明资料；5、 由会员发展部了解申请入会单位或个人的有关情况，根据会员资格条件进行审查，并报会长签字确认；6、 审查合格者，提交会长办公会议表决批准并报理事会追认；7、 申请入会单位或个人在接到会员发展部的“批准入会通知单”10天内到银行汇款或到财力部缴纳相应级别年度会费，具体金额详见（厦门市台风汽车运动俱乐部会员缴纳会费标准及办法）。过期不缴会费，则视为放弃入会资格；8、 申请入会单位或个人凭会费缴纳凭证到秘书处换取正规发票，会员发展部对其进行入会登记，颁发会员证和会员牌。四、 入会申请表详见本册尾页附件：会员入会申请表。五、 退会程序1、 若没有特殊情况，原则上不准退会；2、 会员如一年不缴纳会费或不参加本会活动的视为自动退会，会员发展部报会长签批后，向会员企业发“退会通知书”并给予公示；3、 会员如有严重违反本会章程的行为，经理事会表决通过，予以除名，并以适当式予以公布。l 第二节、会员缴纳会费标准及办法为了规范会费的收缴和使用，提高商会财务管理的透明度，确保会费收入能更好地用于本会建设和组织活动。根据厦门市台风汽车运动俱乐部章程财务管理的规定，特制定本办法。一、 会费标准1、 理事，每届（四年）缴纳会费 元；2、 常务理事，每届（四年）缴纳会费 元；3、 副会长，每届（四年）缴纳会费 元以上；4、 常务会长，每届（四年）缴纳会费 元以上；5、 会长，每届（四年）缴纳会费 元以上。二、 会费说明1、 俱乐部会费收齐后，由会长办公会议专题研究确定，统一委托理财，理财收益部分用于商会日常支出需要；2、 会员如果届不交纳会费的，视为自动退会，取消其会籍；3、 俱乐部接受会员等个人和组织对本会员的赞助；4、 收取的会费（赞助费）由商会出具正式发票。三、 会费有效期限和缴纳会费的时间1、 会费按届交纳，老会员在每届的到期后二个月内一次性缴纳；2、 新会员会费从被批准入会的第二个月缴纳；3、 会费有效期，从每届的元月一日至十二月三十一日止；4、 本办法经过会员大会表决通过后实施。l 第三节、 会 议 制 度（一） 会员代表大会1、 会员代表大会每届（二年）至少召开一次，一般在本会换届选举时召开。特殊情况下经理事会表决通过，可以提前或延期召开代表大会。2、 会员代表大会履行本会章程规定的职责：（1） 制定和修改章程；（2） 选举和罢免理事。在会员代表大会闭幕期间授权本会会长办公会决定理事增补事宜；（3） 听取并审议理事会的工作报告和财务报告；（4） 决定终止事宜；（5） 决定其他重大事项；3、 会员代表大会须有2/3以上的会员代表出席方能召开，其决议须经到会会员半数以上表决通过方能生效。（二） 理事会会议1、 理事会会议每季度召开一次。2、 理事会履行本会章程规定的职责：（1） 执行会员代表大会的决议；（2） 选举和罢免会长、常务副会长、副会长、常务理事和秘书长；（3） 筹备召开会员代表大会；（4） 向会员代表大会报告工作和财务状况；（5） 决定会员的吸收和除名。在理事会闭会期间授权会员发展部吸收发展会员，并向理事会通报；（6） 决定各部门的设立和终止；（7） 决定副秘书长和各部门主要负责人的任免；（8） 制定内部管理制度；（9） 决定其他重大事项。3、 理事会会议由会长或会长委托的常务副会长主持。4、 理事会会议须有半数以上理事出席方能召开。5、 召开理事会议须由本会办公室将会议的主题、时间、地点等内容在会议5天前以通知各位理事。各位理事在收到会议通知后，必须将能否出席会议的回执按通知要求反馈给办公室。办公室将根据出席的人数是否达到章程规定的法定人数，决定是否按时召开本次理事会。如不能按时召开的，要及时通知各位理事。6、 理事会通过的决议必须经过到会的2/3以上的理事通过方能有效。7、 理事因特殊原因未能出席会议参加表决的，可以书面形式或委托其他理事表达意见。在办理请假手续的同时，将书面意见或委托事项告知办公室的，可计入出席人数和表决结果。8、 情况特殊的，理事会会议可采用通讯方式召开。（三） 常务理事会议1、 常务理事会会议每两个月召开一次。2、 常务理事会议履行本会章程规定的职责。3、 会议由会长或会长委托的常务副会长主持。4、 会议须有半数以上常务理事出席方能召开。5、 召开常务理事会议须由本会办公室将会议的主题、时间、地点等内容在会议3天前以书面形式通知各位常务理事。各位常务理事在收到会议通知后，必须将能否出席会议的回执按通知要求反馈给办公室。办公室将根据出席的人数是否达到章程规定的法定人数，决定是否按时召开本次理事会。如不能按时召开的，要及时通知各位常务理事。6、 常务理事会会议通过的决议必须经过到会的2/3以上的常务理事通过方能有效。7、 常务理事因特殊原因未能出席会议参加表决的，可以书面形式或委托其他理事表达意见。在办理请假手续的同时，将书面意见或委托事项告知办公室的，可计入出席人数和表决结果。8、 情况特殊的，常务理事会会议可采用通讯方式召开。（四） 会长办公会议1、 会长办公会议每一个月召开一次，会长办公会议一般在本会召开理事会或常务理事会议期间同时召开。2、 会长办公会议由副会长、常务副会长、会长出席。3、 会长办公会议由会长或会长委托的常务副会长主持。4、 会长办公会议讨论、研究本会的重大事项，会议认为必要，可提交理事会或常务理事会审议。5、 会长办公会议认为必要，可增加或减少理事会或常务理事会会议需要审议的事项。6、 情况特殊的，会长办公会会议可采用通讯方式召开。第四节、 办公室工作管理制度（一） 办公室是本会理事会的常设机构，具体执行理事会、常务理事会、会长办公会的决议、决定，负责处理本会日常事务，综合协调本会内外工作。（二） 办公室工作由秘书长主持，副秘书长协助秘书长工作。秘书长根据需要可设秘书和工作人员若干人。办公室工作人员由秘书长聘用和解聘。（三） 办公室的工作职责：1、 执行理事会、常务理事会、会长办公会的决议、决定。2、 统一管理本会的证书、印章和文件。3、 受理事会委托在理事会或常务理事会闭会期间协同会员发展部发展会员，办理会员相关手续，并向理事会通报。4、 负责协调广告信息部编印本会内部通讯等资料，交流、传递各种信息。5、 做好会员服务工作,协调公共关系部接待会员来访，反映会员普遍存在的共性问题;协调维维护会员的合法权益。对会员提出需要帮助反映和协调的个性问题，做好沟通工作与联络工作，通过专家咨询、诊断论证、组织会商等办法提供服务。6、 负责对外联络。（四） 本会的文件、书信、资料等由秘书长提出处理意见，并交给本会负责收发的秘书统一管理。重要文件和信函应及时送会长阅知和处理。本会名义对外发文或签订协议，须经会长批准或会长授权秘书长批准。以本会办公室名义对外发文和签订合同、协议，必须经秘书长批准。（五） 办公室实行每月例会制度。例会由秘书长主持，总结交流本会工作情况，安排当月工作。（六） 办公室专职工作人员实行岗位责任制度。l 第五节、 俱乐部人事管理规则制度第一章 总 则 第一条 为了促进俱乐部人事管理工作的制度化，规范化，充分调动商会工作，人员的积极性，依照国家有关劳动和人事法规，制定本制度。 第二条 本俱乐部的员工是指本俱乐部专职工作人员。 第三条 本俱乐部的人事管理主要包括员工的聘用，解聘，薪酬与福利管理， 员工考核，劳动合同管理，人事档案管理，考勤管理等。 第四条 本俱乐部的人事管理工作归商会秘书处负责。第二章 人员聘用 第五条 俱乐部的招聘工作秉持“德才兼备”的原则。 第六条 俱乐部按照会长办公会的决议和工作需要，设置机构，并确定人员编制。 第七条 俱乐部专职工作人员的聘用：由秘书长负责提名，报会长审批。聘用人员必须经过三个月试用期。试用期合格者，由秘书长呈报会长批准后正式聘用，试用期满不合格者，由秘书长报会长批准解聘。第三章 人员解聘 第八条 员工（包括试用期员工）工作期间如出现以下情况，予以解聘。 1.严重违反劳动纪律者，或触犯国家法律法规者； 2.品行，工作能力，工作态度等不符合岗位要求者； 3.由于个人失误给商会造成严重损失者； 第九条 员工的解聘由秘书长提名，报会长批准。 第十条 员工离职时必须结清财务借支，退还办公设备及所配置的办公用品。第四章 劳动合同管理 第十一条 俱乐部实行全员劳动合同制，员工一经转正，即签订劳动合同。 第十二条 员工劳动合同每 年签订一次。第五章 员工考核 第十三条 每年年终由俱乐部秘书长对员工进行考核，考核结果报会长办公会议审定。第六章 员工档案管理 第十四条 员工自转正起，即建立个人人事档案。 第十五条 员工档案由秘书处保管。第七章 薪酬和福利待遇 第十六条 工资实行月薪制，每月底为员工工资发放日。 第十七条 其它福利和补贴 1.一经转正的员工，商会按国家规定为其办理社会保险。 2.已转正的员工，根据其工作的性质和需要，每月享有一定额度的手机通讯费用补贴。 3.已转正的员工每天可享受 元午餐补贴。第八章 考勤管理 第十八条 工作时间 ：俱乐部执行五天工作制（周一至周五，） 第十九条 作息时间 ：上午8：30-12：00 下午14：00-17：30。 第二十条 俱乐部实行考勤登记制度，由秘书处负责员工考勤统计工作。 第二十一条 假期：员工享受法定假日、事假、婚假、慰唁假、病假、产假、工伤假、 年假、补休。假期申请要事先办理申请手续。俱乐部按国家有关规定给予办理。第九章 附 则 第二十二条 本制度自会长办公会议通过之日起实施 l 第五节、俱乐部财务制度为加强我俱乐部的财务管理，依据中华人民共和国会计法、民间非营利组织会计制度、国家财政部及厦门市财政局制定的财务规章制度的有关规定，结合我会的实际情况，特制定本制度。一、经费来源1、会费；2、捐赠。3、政府资助；4、在核准的业务范围内开展业务服务和劳务的收入；5、银行存款利息；6、其它合法收入。二、经费开支1、本会业务活动和会务活动费；2、本会专(兼)职工作人员的报酬；3、办公设施和办公费用；4、其他正当开支。三、审批权限1、开支金额1万元以内的，由分管财务的副秘书长证明，秘书长审核；2、开支金额1万元以上5万元以内的，由分管财务的副秘书长证明，秘书长及当月轮值的常务副会长共同审核；3、开支金额5万元以上的，由会长会议研究决定；4、开支1000元以上的，要先报会长预审，然后开支；5、上报审批时必须使用费用开支审批表；6、所有开支由会长一支笔审批；四、财务管理1、严格遵守中华人民共和国会计法、民间非营利组织会计制度、社团登记管理条例、会计基础工作规范、内部会计控制规范和会计档案管理办法等有关法规，做到会计资料合法、真实、准确、完整；2、本会配备持有会计证的会计员、出纳员，两者不得互相兼任。会计人员必须进行会计核算，实行监督。会计人员调动或离职，必须与接管人员办清交接手续；会计人员应当遵守职业道德，提高业务素质。应保证每年有一定时间用于学习和参加培训；3、本会的固定资产、财务收支按照国家规定的财务制度进行管理，接受会员大会和财务、审计机关的监督，并将有关情况以适当的方式发布，每年至少报告一次俱乐部开支情况；4、本会每次换届或更换法定代表人之前，接受业务主管单位和社团管理机关指定的审计部门的财务审计；5、本俱乐部专兼职工作人员的工资等待遇参照本市的有关规定，由本会根据实际情况提出方案后执行；6、本会的资金、财产，任何部门和个人都不得侵占、私分和挪用，更不允许把现金借出。五、会计、出纳人员工作职责（一）会计人员职责：1、认真审核原始凭证，及时、正确填制记帐凭证；2、按照规定设置帐簿，正确使用会计科目；3、严格审核，登记入帐做到数字准确，摘要清楚，确保不错帐；4、严格掌握费用开支范围，随时掌握开支情况，找出存在浪费或不合理开支的环节，向有关人员提出改进措施和建议；5、按月（或季度）编制财务报表，年终应认真总结，及时准确地编制决算报表和编写年度财务报告。6、每年严格按照会计档案的归档范围和归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。按时向商会档案部门移交档案。（二）出纳人员职责：1、遵纪守法，严格遵守现金管理规定，各项现金及时送存银行，不得保留帐外现金；2、掌握现金结算起点，不得以白条抵交库存现金；3、现金日记帐和银行存款日记帐必须做到逐笔顺序登记，逐日结出帐面金额，做到帐实相符；4、办理收、付款项时，必须根据相关人员审核签字的凭证，进行认真复核报帐；5、出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入费用、债权债务帐目的登记工作。l 第六节、报销凭证审核制度1、报销凭证的格式须符合要求，所反映的经济业务须符合有关财经制度和标准，报销凭证的填写日期必须与经济业务发生日期一致。2、从外单位取得的原始凭证（单据上必须有财政部或税务部门的监制章）必须内容完整，真实准确，符合规定，具备品名，数量，单价及接受凭证单位名称等，金额计算无差错，加盖单位有效印章及有关责任人签名或盖章。3、自制的原始凭证（如各种会议补贴等）必须有制表人签名，秘书长审核，领导审批。4、购买实物的原始凭证必须有经办人、验收人签名，属于固定资产还须办理相关手续。5、一式多联的原始单据，报销联必须为发票正本或指定报销凭证。6、经过刮、擦、挖、补或涂改的报销凭证，一律视为无效凭证；对不合理，不合法或伪造，变更的凭证，按有关规定进行处理。l 第七节、报销管理制度正常行政经费的报销，由经办人签名，经分管财务的副秘书长证明，秘书长审核，按审批权限报商会领导批准。其中，办公用品的采购由秘书处专人负责，并由秘书长等二人以上验收，验收无误后，按规定进行办公费报销。 l 第八节、固定资产财务管理制度为了便于登记统计和管理，所有固定资产都必须编制固定资产目录，并加以编号。1、购买的固定资产：俱乐部研究决定购买的固定资产（单位价值 元以上，并且使用期限超过1年的有形资产）应由经办人，秘书长共同验收，并在原始单据签名确认，制定固定资产卡片。2、固定资产的报损、报废：固定资产由于正常使用磨损，或由于事故发生后严重损坏不能修复继续使用，应按以下规定办理报损、报废。（1）超过使用年限，确实不能使用和修复的，由秘书长提出书面报告,商会会长批准后予以报废。（2）固定资产的报损、短少，应由秘书长报商会会长，区分不同情况处理。（3）因自然灾害等特殊原因造成损失的，报商会会长批准后，给予核减。（4）因责任事故造成损失，应查清责任，给过失人必要的处分，属于违反行为的应依法追究，严肃处理。报废、损的固定资产，应填制“固定资产报废，报损表”，经俱乐部会长批准后，凭证销账。l 第九节、固定资产的清查为查明各固定资产账、物是否相符，掌握各种固定资产的储备利用情况，秘书长应会同相关人员定期组织清查（一年一次），填制固定资产清查表，对清查中发现的问题，应及时报告商会领导并按有关规章制度，及时进行处理。l 第十节、发票管理工作制度俱乐部发票由出纳统一保管，统一核销，对于新增的收费项目应提供有关文件，及时报出纳，以便申领新发票。l 第 十一节、银行预留印鉴的管理1、按照本会制定的印章管理制度，财务专用章由秘书长管理，经办人使用印章时必须填写使用印鉴登记表，经批准后方可盖章；2、个人名章由本人或其授权人员保管；3、严禁一人保管支付款项所需的全部印章。l 第十二节、会计档案管理规定1、会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映商会经济业务的重要史料和证据。具体包括：（1）会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证；（2）会计帐簿类：总帐、明细表、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿；（3）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；（4）其他类：银行存款余额调节表、银行对帐单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计保管清册、会计档案销毁清册。2、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计部门保管一年，期满之后，应编制移交清册，移交俱乐部会档案部门统一保管；3、移交俱乐部会档案部门的会计档案，应当保留原卷册的封装；会计档案不得借出；4、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的销毁等工作按财政部1998年8月21日发布的财会字199832号会计档案管理办法执行。l 第十三节 文书档案管理制度一.文书归档1. 对有保存价值的各种材料,由各部门指定专人收集、保管,于次月底前交办公室统一整理、归档。2. 公文归档：按 归档与年终归档相结合的方式进行，平时可以归档文件材料应及时归档，平时不能归档的文件材料也应该归入档案盒内，在年底归档调整时，一并向档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有。3. 公文办完后应及时将公文定稿、正本（二份）及时交档案室归档。二.档案保管1. 设置能存放十年档案的档案室及相应的柜（架），室内严禁存放它物。2. 各种机关文书档案要集中统一保管，做到排列系统，存放有序，整齐美观，查找方便。3. 室内配置防火、降温、去湿设施，做好“八防（防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防火、防鼠、防虫）”，实现“五无（无尘、无鼠咬、无霉变、无损毁、无杂物）”，确保档案安全、完整。三.档案利用1.档案管理员应熟悉机关档案的内容和成份，编制必要的检索工具和参阅资料，积极主动提供利用，做到查找迅速，准备方便。2. 单位查阅档案应持单位介绍信，并经领导批准。3. 查阅档案的人员必须爱护档案，不得在档案材料上圈点、划线、折叠、污损、不得折卷、调换和抽取材料。4. 档案室建立档案利用、借用登记溥，档案管理人员应及时收集档案利用效果，总结利用工作经验，不断改进工作，努力为相关各项工作服务。l 第十四节 印鉴管理制度一. 俱乐部印章经由关部门同意，由办公室刻制。二. 俱乐部印章由办公室人员统一管理， 财务专用章由财务人员负责管理。三. 俱乐部人员用印时，要认真填写用章登记表，对用章时间、用途、数量、经办人、批准人等事项进行登记。发文用章要做好发文登记管理。四. 外出使用印章时，必须申请并写明原因，由俱乐部负责人签字批准后方可使用，并及时归还。五. 俱乐部印章要妥善保管，不得遗失。六. 任何与印章有关的事宜应事前请示负责人，印章管理人员自作主张应承担所有盖出印章之责任。l 第十五节 声像档案管理制度 本俱乐部的声像档案是指各部门或个人在社会实践活动中形成的对国家、社会和俱乐部有保存价值的录音、录像、照片影片等辅以文字说明的历史记录。声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片（含底片）等文字说明两部分组成。声像档案是本俱乐部的组成部分，由办公室实行集中统一管理。一. 声像档案资料的收集（一） 收集范围1. 反映本俱乐部主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；2. 各级领导人和著名人物参加的与本俱乐部有关的重大活动的声像资料；3. 本俱乐部有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料；4. 涉及本俱乐部权益的声像资料；5. 其它单位形成与本俱乐部有关的重要声像资料；6. 其它具有保存价值的声像资料。l 第十六节、 电脑设备、网络及网站管理制度一. 俱乐部的电脑设备。电子办公用具由办公室负责管理，各部门之间要配备电脑并构建局域网，共享打印机、扫描仪等，共享信息资源，推广和提倡网上办文、办事、提高工作效率。二. 各部门建立自己部门的电子邮箱，办公室安排专人负责商会电子邮箱来件的收阅和处理，负责发送商会电子邮件。办公室负责与各会员单位及会员个人建立电子邮件联系，实行方便快捷的现代化办公模式，节约时间和费用，提高工作效率。办公室负责商会内部的网络管理，做好文件资料备份和查毒、杀毒、防毒工作。三. 办公时间禁止在电脑上玩电子游戏、玩扑克牌和与工作无关的网上聊天。四. 宣传策划部负责商会网站的维护和管理，及时更新内容，做到形式活泼、内容新颖、紧跟形势。并逐步开展电子商务，广告服务等，创造网站效益。把俱乐部网站真正办成与会员联系的桥梁和纽带，与政府部门、兄弟单位沟通的有力工具，宣传俱乐部工作和俱乐部成员企业形象的坚强阵地。l 第十七节 安全管理制度 为维护正常的工作秩序，确保财产安全，特制订本制度。一. 搞好安全保卫工作，要认真落实责任制。会长是商会安全保卫的第一负责人，应把安全保卫工作切实提上议事日程，进行研究、部署，对本俱乐部的安全保卫工作负全责。二. 根据实际需要，办公室负责人兼职保卫工作，负责本商会安全工作，切实负起安全保卫责任。三. 落实防火措施，专人应定期检查消防栓是否完好无损；配备的各种灭火器，要按规定期限更换灭火药物；防火通道必须保持畅通，严禁堆放任何物品堵塞防火通道。四. 抓好安全用电：1.电线、电器残旧不符合规范的，应及时更换；2.严禁擅自私接电源和使用额外电器，不准在办公场所使用电炉。五. 落实防盗措施：1. 办公房间无人时要关好门窗和电灯；2. 俱乐部财物不得随便放置，重要文件及贵重物品必须锁好。六. 安全保卫人员要有高度的责任感，经常检查、督促安全保卫措施的落实情况，发现问题，及时消除隐患。因对工作不负责任而造成事故的，一律追究责任；情节严重构成犯罪的，移交司法部门追究刑事责任。七. 全体员工都有遵守本制度及有关安全规范的义务。凡违章造成事故的，一律追究责任。l 第十八节 保密工作制度一. 俱乐部全体工作人员要高度重视保密工作，自觉遵守十条保密守则：1. 不该说的秘密，绝对不说；2. 不该问的秘密，绝对不问；3. 不该看的秘密，绝对不看；4. 不该记录的秘密，绝对不记录；5. 不在非保密本上记录秘密；6. 不在私人通讯时涉及秘密；7. 不在公共场所或家属、子女面前谈论秘密；8. 不在不利于保密的地方存放秘密文件、资料；9. 不用普通电话、明码电报、普通邮电传达秘密事项；10. 不携带秘密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。二. 文件资料保密规定1. 文件实行专人管理，签收、拆封、清点、登记须在来文当日完成；密级文件必须专册登记、专柜存放；2. 密级文件应按有关规定按期清理、上缴；3.文件应定期整理、立卷、归档，无须立卷的文件应在登记册后经有关领导签批，在两名以上的专人监督下销毁；文件及内部材料不得流入废品收购站；4. 文件要在来文当日分送有关领导和部门，不得积压。办文须签注姓名、时间及处理意见、结果；5. 文件传阅必须在规定范围内以直传方式进行，任何人员均不得横向传阅，不得擅自传播或泄密文件内容；6. 借阅