引大济湟工程档案案卷规定.doc

引大济湟工程建设竣工档案案卷暂行规定1 总 则1.1 为了加强工程建设竣工档案管理，提高和统一档案案卷质量，根据国家GB/T11822-2000科学技术档案案卷构成的一般要求和水利工程建设项目档案管理规定（水办2005480号文），特制定本规定。1.2 本规定制定了引大济湟工程建设管理局(以下简称建管局)管理范围内的工程建设竣工档案案卷的组卷、编目、卷盒规格及其制成材料的一般要求；制定了案卷文件材料的排列要求。2 档案文字材料的编制深度及要求2.1 案卷组成的原则要求竣工文字材料按2.2条规定划分，进行整理、立卷。立卷要遵循科技文件形成规律，保持案卷内文件材料的系统性，便于档案的利用，保证案卷内所有反映的文件材料齐全、完整、内容真实准确。2.2为了明确各单位（部门）在档案资料收集、立卷、审核、鉴定过程中的职责，以工程建设和管理体制为划分依据，把工程建设档案划分如下：2.2.1工程建设前期工作文件材料222工程建设管理文件材料223施工文件材料224监理文件材料225工艺、设备材料（含国外引进设备材料）文件材料226科研项目文件材料227生产技术准备、试生产文件材料228财务器材管理文件材料229竣工验收文件材料2210其它档案。2211具体文件材料见附表水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表（见附件6）。2.3文字材料载体和书面材料要求231归档的文字材料的纸张采用标准A4型纸幅（297mm210mm）。签字表、卷内目录、案卷目录及音像档案资料目录宜采用70g/m2以上白色书写纸制作，卷盒脊背、外(卷盒)封面、内(案卷)封面、卷内备考表采用牛皮纸制作。重要项目采用无酸纸。书写材料除国家特殊规定外，一律用钢笔，且用黑色或蓝黑色墨水。一律不得使用铅笔、圆珠笔、纯兰墨水、彩色墨水。2.3.2 归档的文字材料，正本内一律是原件，不能是复印件、复写件，特殊情况下必须采用复印件的，需征得主管领导同意后，方可在原件中出现，但需注明原件的保存单位。2.3.3 归档的电子文件、图片、照片、录像（音）带应分别立卷。同时附以 “音像档案资料目录”。234对于存储在电子媒体上的电子文件材料的整理，应按电子文件归档与管理规定(GB/T18894-2002)，将电子文件整理好，同时还应附以与其相配套的纸质文件、软件说明、等材料。235对于照片或图片整理，每张都应附以简洁明了的文字说明，并使用专用的照片档案装具，照片与底片应对应齐全；数码照片应同时刻录光盘一同归档。236对于录像资料的整理，也应对其附以相应的语言或字幕说明。2.37 设备及材料的材质证明，指由最终供货商负责提供具有法律效力的证明材料。 2.4卷盒及卷内表格的制作要求2.4.1 卷盒用牛皮纸板双裱压制，且均为无酸纸板。2.4.2 卷盒外部尺寸采用305mm220mm（长宽），厚度尺寸规定为30mm、40mm。卷盒在建管局购买。2.4.3 案卷封面采用案卷外(卷盒)封面和内(案卷)封面两种形式。外封面使用牛皮纸粘在卷盒正表面，内封面是包封案卷的，案卷脊背样式见附件5。外(卷盒)封面、内(案卷) 封面及脊背中的案卷题名(最多不得超过2列，并居中)均用计算机打印。2.5 案卷的编目及表格内容填写要求2.5.1 卷内排列顺序是：卷内封面（附件1）、签字表（附件2）、卷内目录（附付3）、文字性材料、备考表（附件4）。样式见附表。2.5.2 编页号。文字性材料均以有书写内容的页面编写页号，页号用编码机打印；单面书写的材料在右上角编写页号，双面书写的材料正面在右上角、背面在左上角书写页号；卷内封面、签字页、卷内目录、备考表不编写页号；每卷从正文起用阿拉伯数字从1依次顺序标注；连接案卷，每组一卷，都必须从1开始编页号。 2.5.3 外封面 案卷题名：应简明、准确地揭示案卷内材料的内容。主要内容包括工程项目名称、分部工程名称、单项工程名称、专业和文件、材料名称。编制单位：填写负责材料组卷的部门或项目负责部门。编制日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。保管期限：依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。以上采用宋体字，打印。2.5.4 脊背中的档号、第几卷及全套几卷,均需打印。排版做到美观。2.5.5 卷盒脊背案卷题名填写，采用纵向（从右向左）填写，两列均须居中，字体采用黑体(不必加粗)，根据字数多少,排版做到美观即可。2.5.6 签字页：技术负责人、编制者栏必须由本人签字，编制单位栏必须加盖单位印章。2.5.7 卷内目录 顺序号：用阿拉伯数字从1起依次标注。文件编号：填写文件的文号或图样的图号。责任者：填写文件材料的直接编制部门或主要责任者。文件材料名：亦称文件标题，填写材料全称标题。日期：填写文件材料的年、月、日。页次：填写每份文件材料首页上标注的页号。2.5.8 备考表：要标明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。立卷人、检查人签字必须是手签，同时填写立卷日期。2.5.9 以上内容的填写，要求字体统一、端正、清晰，用计算机打印。2.6 案卷的装订 文字材料案卷一律装订，案卷厚度一般不超过2.5cm，取掉金属物，用线绳在案卷左侧三点一线竖向装订，眼距80mm。横向的表格、文字材料装订时，表头、标题应在装订侧，左侧、下侧必须对齐（当纸张大小不满足A4要求时）。卷内封面、卷内目录、文件材料、备考表按顺序装订成册，粘贴结实，粘贴用胶要求用白乳胶。2.7 特殊制成材料，如已装订成册的项目建议书、可行性研究报告、初步设计报告及设备操作、使用说明书等，按册排列，不需重新装订。案卷内封面、签字页、卷内目录、备考表，案卷目录按顺序排列装订既可。2.8 各类档案材料交建管局三套，其中一套正本，二套副本。原始资料归档的同时必须刻录一套不可擦写的光盘。设备随机资料和灌浆资料可提供一套原始资料，同时制作完整的光盘交建管局。3 竣工图编制及要求3.1 竣工图是水利工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。各施工单位应以单位工程或专业为单位编制竣工图。竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖“竣工图章”（附件7-1），有关单位和责任人应严格履行签字手续。每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。施工单位应按以下要求编制竣工图： 3.11 按施工图施工没有变动的，须在施工图上加盖并签署竣工图章；竣工图章按水利工程建设项目档案管理规定附件7-1的要求制作）。 3.12 一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章；3.13 凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过1/3的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署“竣工图确认章”（见附件7-2）。 32 所有变更通知书（单）按工程分专业统一装订成册，所涉及的变更内容，必须不遗漏地反映到有关竣工图上，在竣工图上注明变更通知单号，图后附有相应的变更通知书（单）。33竣工图必须用干净蓝图或喷墨图编制，要保证图纸质量；图幅规格按国家现行标准执行。34卷盒、卷内表格制作及填写要求同2.4、2.5。35竣工图纸按技术制图、复制图的折叠方法（GB/T10609.3-1989）要求统一折叠成A4幅面，裁剪整齐，不装订。图正面折叠在里面，并将标题栏露出。案卷内封面、签字页、卷内目录、备考表，按顺序排列装订成一册，后附图纸。36 一卷内既有文字材料又有图纸的，要求文字材料排在前面，并按要求装订，图纸散排在后面。37竣工材料交建管局，份数及要求同2.8。4 设备资料编制要求 4.1 设备资料按设备制造供货合同要求的份数按项目、分部、单项进行整理、立卷。卷盒、卷内表格制作及填写要求同前。 5 组卷要求5.1 组卷要遵循文件材料的形成规律，保证案卷内文件材料的系统有机联系，并便于档案利用和保管。5.2 卷内文件材料的排列 5.2.1 按文件材料之间的逻辑关系排列。主要指：请示和批复，批复在前，请示在后；正文和附件，正文在前，附件在后；正文和稿本，正文在前，稿本在后。 5.2.2 按项目的基本建设程序排列。主要指：可行性研究阶段、勘察设计阶段、招标、投标阶段、施工阶段、设备安装阶段、试运行阶段等。 5.2.3 按重要程序排列。重要材料在前，次要材料排后或按成果材料原始记录材料中间性材料的顺序排列。 5.2.4 按时间顺序排列。按文件材料的形成时间或其内容所反映的时间排列。 5.2.5 按总体和局部关系排列。如工程图，按总体布置图系统图平面图大样图等。即总体性、综合性的文件材料在前，局部性的居中，细部的文件材料排后。 5.2.6 建设工程按依据性材料、基础性材料、工程设计、征地移民、工程施工、工程监理、工程竣工验收、工程建设管理排列。5.2.7 按图纸目录分项目排列。 5.2.8 设备档案，则按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等顺序排列。 5.2.9 科研（含咨询、鉴定等）档案则按准备阶段、研制试验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广利用等顺序排列。5.2.10 管理文件按问题、时间或重要程序排列。6 附 件1、 工程竣工档案资料案卷内封面2、 工程竣工档案资料签字表3、 工程竣工档案资料卷内目录4、 工程竣工档案资料备考表5、 工程竣工档案资料卷盒脊背样式6、 水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表 7、竣工图章及竣工图确认章8、工程档案交接单附件1档 号 档案馆号 案 卷 题 名 案 卷 题 名 立卷单位 起止日期 保管限期 永久(或长期或短期) 密 级 附件2工程竣工档案资料签字表项目工程名称：分部分项工程名称：案卷编制单位：案卷编制单位自检结论：编制者签名： 年 月 日技术负责人签名： 年 月 日 编制单位盖章： 年 月 日审核意见： 审核人签字： 年 月 日 审核单位盖章： 年 月 日附件3工程竣工档案资料卷内目录序号文件编号责任者文件材料名称日 期页号备注附件4卷 内 备 考 表 说明： 本案卷内收集了工程分部工程的图张(或资料份共页)。资料完整齐全。立卷人： 年 月 日检查人： 年 月 日 附件5 保管期限 50 档 号 20 30 案卷题名 20 115 第 卷 -1 20附件7： 竣工图章及竣工图确认章71 竣工图章 （比例1：1