合同管理制度(SZPJ).doc

SZPJ合同管理制度第一章 总则第一条 为加强企业合同管理，规范合同法律行为，杜绝或减少合同失误，维护公司利益，根据我国合同法及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。第二条 公司各部门(处、室)、管理处、分公司对外签订的各类经济合同一律适用于本制度，严格按照合同评审及签约流程（详见附件1）实施。驻外公司参照本管理制度执行。第三条 合同管理应遵循以下原则：依法签订合同，保证合同的合法性。切实履行合同，提高合同的履约率。及时处理合同纠纷，维护公司合法权益。第四条 合同管理采取分级管理、归口管理相结合的方式，建立以缔约流程管理、履约动态管理、存档备案管理为核心的管理体系。公司企业管理部归口管理公司合同事务，组织评审合同；办公室保管公司合同专用章；品质发展部、财务部、办公室、企业管理部等职能部门（以下称合同评审部门）参与合同评审，出具职能相关的评审意见，在其职能范围内监督合同履行。合同发起部门包括各部门、管理处、分公司、驻外公司及单项承包人和责任人等，负责职责范围内的合同事宜，包括立项报告、市场调研、资信调查、磋商谈判、可行性分析、文本准备、评审发起、订立、存档、履行、变更、解除、终止、争议解决等。第二章 合同管理机构、人员及职责第五条 企业管理部归口负责合同的管理和监督工作，其主要职责包括：（一）组织制定（修订）合同管理制度，指导并检查合同承办部门合同管理工作；（二）组织评审合同，综合评审部门提出的意见和承办部门意见并报公司领导审批；（三）建立评审登记台帐，对审批后的合同统一编号、分类并归档；（四）督促落实各项合同管理的规定，配合合同承办部门通过法律手段解决合同纠纷；（五）组织合同管理人员及承办人员的学习和培训；（六）公司规定的其它职责。第六条 合同发起部门负责全面管理本部门范围内发生的合同事务，对合同的真实性、完整性、可行性、合法性负责，发起部门的职责包括：（一）严格执行法律法规、合同管理制度的有关规定，落实专职或兼职的管理人员； （二）合同发起前，负责合同的立项、市场调研、合作方资信调查、磋商谈判、文本准备（公司范本优先），并填写合同评审记录（详见附件3）；发起后，根据最终评审意见进一步磋商谈判、修订文本直至合同签订；（三）对报请公司或上级主管机关审批、见证、签证或公证的合同，办理申报手续，提出初步意见，解释合同条款； （四）合同资料存档应以公司档案管理制度规定的统一编号为序，建档并由专人管理；（五）合同到期届满之日三个月前，提出是否续签的意见及方案报公司主管领导； （六）严格履行合同。如合同履行发生争议，应及时向有关领导报告并通知企业管理部，核定、收集、提供相关证据资料，积极、有效地处理争议，避免损失发生或扩大；（七）合同管理的其它职责。 第七条 合同评审部门及评审人员职责包括：（一）认真审阅合同评审资料，在本部门职能范围内（详见附件2部门合同管理职能表），按照本制度第十六条规定审查并出具评审部门意见；各评审部门对出具的评审意见负责，评审一般不得超过二个工作日。（二）各评审部门在职能范围内监督合同履行情况，并及时反馈合同承办部门、企业管理部。第三章 合同的签订第一节 合同的签订的一般要求第八条 签订经济合同，必须遵守国家的法律、政策及公司有关规定。 第九条 对外签订经济合同，签约人为公司法定代表人或者书面授权（指定）的委托代理人。第十条 在合同评审程序发起之前，评审发起人必须认真了解对方当事人的情况。包括：对方单位是否具有法人主体资格（如查验营业执照、税务登记证并留存盖章的复印件、查验高空施工作业应具备的安全资质等）、合同标的经营权、履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。做到既要考虑本公司的经济利益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止合同欺诈，防止签订无效经济合同，确保所签合同合法、有效、有利。 第十一条 签订经济合同，必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“性价比择优签约”的原则。 第十二条 签订经济合同，如涉及公司内部其他单位的，应事先在内部进行协商，统一平衡，然后签约。 第十三条 经济合同除即时清结者，一律采用书面形式，优先采用公司拟定合同文本。文本数量按实际需要确定，一般至少需留存三份。第十四条 合同对当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确。合同内容应注意： （一）部首部分，写明签约方的全称、住所地和联系人、联系方式。（二）正文部分，应具备的主要条款包括合同的标的、数量、质量、价款或酬金及付款方式、条件，履行期限、地点和方式，权利义务、违约责任等。合同条款应尽可能明确具体，如产品名称注明生产厂家、型号、规格、等级、是否成套产品等，技术工程合同载明技术质量、包装标准、验收标准、验收项目、质保期间和质保金；数量明确计量单位、计量方法、超欠幅度；注明涉及的包装费用、运输方式及运费、交（提）货期限、地点及验收方法等。在违约责任方面，有法定违约金的按规定写明，法律没有规定的或规定不具体的应写明违约金的数额、比例及计算方法。 （三）结尾部分，各方都必须使用法人公章或合同专用章（印章全称与文本载明的名称相一致），不得使用财务章、业务章或部门章等不具备法律效力的印章；注明合同有效期限。 第十五条 任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订经济合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者追究相应的经济、行政和法律责任。 第二节 合同的发起、评审、批准第十六条 公司对外签订的经济合同，一律经评审后上报公司法定代表人审批或者依照其授权由被授权人在授权范围内审批，并统一加盖公司合同专用章。第十七条 合同评审原则上采取书面评议，必要时评审部门可进行实地调查。合同审查的要点主要包括： （一）合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定；当事人的意思表示是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。（二）合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。 （三）合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。 第十八条 合同评审及签约按照以下流程进行组织：（一）立项。发起部门根据经营管理实际，报公司分管领导批准。（二）评审准备。合同发起部门根据领导的批示负责组织市场调研、资信调查、准备合同文本（公司范本优先）、磋商谈判，将合同文本与其他资料报企业管理部组织评审。（三）合同评审。企业管理部负责合同评审资料的流转传递，评审顺序依次为品质发展部、财务部、办公室、企业管理部。评审部门应当结合本部门职能提出明确意见，并直接与合同评审发起人进行沟通。（四）磋商修改。若合同文本需作重大修改，则发起部门应根据评审意见与合同相对方协商谈判，修订文本后重新上报评审。（五）领导审批。董事长、总经理审批签署“同意”并指定签约人；签署“不同意”、“暂缓”的，评审程序终结（评审资料退回发起人）。（六）签约。指定的签约人负责签约（文本校核、签字、盖章）并交企业管理部作好合同登记归档与传递工作。第十九条 根据法律规定或实际需要，经济合同需呈报集团公司批准，或需报工商行政管理部门鉴证，或需由公证处公证的合同，则需经过批准、鉴证或公证等程序。第四章 合同的履行 第二十条 经济合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。第二十一条 合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以提供服务完结、物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留问题为准。第二十二条 承办部门负责人应随时了解、掌握经济合同的履行情况，发现问题及时处理汇报。否则，造成经济合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。合同承办部门应造册登记合同不正常履行（欠费）情况，并每季度报公司主管领导。 第五章 经济合同的变更、解除第二十三条 在经济合同履行过程中碰到困难时，各部门首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。 如实际履行中确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应及时与对方当事人进行协商，应当书面通知对方，并说明理由。第二十四条 对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本企业合法权益出发，从严控制，因变更而造成经济损失的，应当及时向对方提出索赔。 第二十五条 变更、解除经济合同，必须符合我国合同法和本制度的规定，并参照合同签约流程及评审程序办理有关手续。 第二十六条 变更、解除合同的手续，应按本制度第十五条及第十七条规定的审批权限和程序执行。 经上报主管机关批准的合同，在达成变更、解除协议前，应报原机关批准。 经工商行政管理机关鉴证的合同，在达成变更、解除协议后，应报原机关备案。 经公证机关公证的合同，在达成变更、解除协议后，必须报公证机关重新公证，才具有法律效力。 第二十七条 变更、解除经济合同，一律采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电，但不包括传真）。 第二十八条 变更、解除经济合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意中止或终止履行的例外。 第二十九条 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责的以外，均应依法承担相应的责任，并须在变更、解除合同的协议中明确规定。第三十条 以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。 第六章 合同纠份的处理 第三十一条 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按我国合同法等有关法规及本制度规定妥善处理。第三十二条 合同纠纷由合同发起部门和承办部门负责处理。涉及内部多个部门的，可以协商或由公司确定一个部门为主负责处理。签约人对纠纷的处理必须具体负责到纠纷处理终结时止。第三十三条 处理合同纠纷的原则是： （一）坚持以事实为依据、以法律为准绳原则，法律没有规定的，以国家政策或合同条款为准。 （二）以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在维护本企业合法权益的基础上，公平合理，互谅互让，达成协议，解决纠纷。 （三）因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，切实保障我方合法权益；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并采取补救措施，尽量减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。第三十四条 各单位在处理纠纷时，应加强联系，及时沟通，积极主动地做好纠纷处理工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。第三十五条 提请处理合同纠纷的程序：（一）承办人填写合同纠纷申报表（详见附件4），按本制度第十五条的规定报批。（二）公司领导批示由企业管理部协助处理的，企业管理部联系公司法律顾问提供法律建议，对经协商仍无法解决或认为有必要的合同纠纷，经主管领导同意，可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。第三十六条 合同纠纷的提出，加上由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或诉讼的足够时间。第三十七条 对于经济合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。第三十八条 各企业对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。对于对方当事人在规定期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应及时向主管领导和法律顾问汇报。第三十九条 对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，由公司法律顾问配合各部门向人民法院申请执行。第四十条 在向人民法院提交申请执行书之前，有关单位应认真检查对方的执行情况，防止差错。执行中若达成和解协议的，应制作协议书并按协议书规定办理。第四十一条 合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将有关资料汇总、归档，以备查考。第七章 合同专用章管理第四十二条 签订合同实行合同专用章制度。公司及驻外公司以公司名义对外签订合同所加盖的印章，一律使用合同专用章，其他印章一律不准代替使用。否则，财务部门有权拒绝办理结算手续，由此所引起的责任由有关人员承担。第四十三条 合同专用章由公司办公室刻制、管理和使用，任何人不得私自刻制、使用。第四十四条 合同专用章应由专人保管并严格按授权的范围使用，不准混用、代用、借用。 第四十五条 合同专用章应妥善保管，若有遗失，应立即登报声明作废外，并追究有关人员的经济责任和行政责任。 第八章 合同档案管理第四十六条 负有合同档案管理职责的部门包括公司企业管理部、合同承办部门、财务部。合同资料应及时存档，相关部门应指定专人负责管理合同档案并按照已到期、未到期分类登记作为台账（详见附件5合同目录台账）。已存档的合同，外借必须办理审批登记手续，注明出借日期、应归还日期。第四十七条 企业管理部负责所有经公司审批的合同资料存档保管，财务部负责涉及经济往来的合同的存档保管，承办部门负责本部门范围内的合同资料的存档保管。第四十八条 应存档的合同资料包括合同原件、项目及合同立项审批表，合同评审记录、评标记录、资质材料（加盖印章营业执照、税务登记证），项目资料等。第四十九条 合同（原件）按实际需要留存，原则上企业管理部、承办部门、财务部各存一份；由于原件数量不足的，按照以上部门排列的顺序留存，未能留存原件的留存复印件。第九章 附则第五十条 本制度是公司合同管理的基本制度，公司及公司下属各部门、分公司、管理处、驻外公司相关人员必须严格遵守本制度的各项规定，切实加强合同管理工作，规范自身行为，维护公司利益。第五十一条 本制度作为各单位年终考评的合同管理项目依据。第五十二条 本制度实施以前，公司制定的有关合同管理制度（规定）与本制度相抵触的，一律按本制度定执行。第五十三条 本制度由企业管理部负责解释。第五十四条 本制度自颁布之日起实施。附件：1、合同评审及签约流程 2、部门合同管理职能表3、合同评审记录4、合同纠纷申报表5、合同目录台账 企业管理部二一三年七月二十六日附件一：合同评审及签约流程文本资料准备（包括评审表、合同文本、市场调研、资信调查、磋商谈判、可行性分析等）返回申报单位校对、编号相关职能部门评审（评审合同的合法性、严密性、可行性）评审接收报公司领导审批报分管领导审批申报单位资料不全申报单位企管部、品发部、财务部、办公室企管部企管部暂缓同意