天音分销管理信息项目演示技巧与图表应用指南.ppt

2019/4/18,天音分销管理信息项目 演示技巧与图表应用指南,作者,2002-05-10-001,2,第一部分 演示与交流的准备,第二部分 幻灯片制作的技巧,第三部分 图表使用技巧,第四部分 讨论与交流,日程,3,第一部分 演示与交流的准备,第二部分 幻灯片制作的技巧,第三部分 图表使用技巧,第四部分 讨论与交流,日程,4,演示与交流的准备准备材料,为什么我们的材料准备如此重要？ 美国学者格林在1984年提出从心理学上说，人们的学习都是从眼睛开始的。如果通过声音和视觉材料综合学习的话，记住事实的时间可以延长55% 威斯康星大学的研究证明，在单词教学中使用了视觉辅助材料以后，学习效果提高了200% 哈佛大学的研究表明，相对于没有使用视觉材料的情形而言，用了录象以后，人们对报告的记忆力由14%提高到38%,5,演示与交流的准备准备材料,为什么我们的材料准备如此重要？ 报告中所用的视觉材料或者音像材料有利于改善报告者的形象 报告中所用的例证和图形可以帮助报告者增强表达效果，提高会议效率和记忆效果 报告还可以帮助演讲者把听众的注意力转移到视觉材料上去 使用视觉材料可以帮助演讲者提高自己的信心,6,演示与交流的准备准备材料,几乎所有你所要演示和交流的内容都带有一定的劝说成分。因此如果你要听众接受你和你的观点，那么就必须作好准备。 作好准备是赢得听众并影响他们决策的重要前提 交流内容的准备（资料、演示提纲等） 文字、数字、图表、图画、照片等 形式的多样化对于保持观众的热情和增强表达效果非常有帮助 但是各种要素的一致性非常重要,7,演示与交流的准备准备材料,演讲内容的组织 把内容按逻辑顺序排列起来 用小卡片概括地记下你要讲的要点 强调关键点 谨防行话 确保把你的谈话与听众的现实需要联系起来 使用视觉效果：记住，从视觉上可以实现80%所学的东西,8,演示与交流的准备准备材料,检验演示的结构 组织材料最好的办法就是编写提纲 引言部分来设定报告的进程和基调，吸引听众的注意 主题部分是论述演讲的观点 结论部分是重复和概述你的观点，结束语要给听众一个持久的印象,9,演示与交流的准备准备材料,演示效果的增强 什么： 文本、图片、模型 何地： 地图和计划 何人： 组织结构图、照片 何时： 一览表、甘特图 如何： 图表 多少： 表格、图表 为什么： 文本,10,第一部分 演示与交流的准备,第二部分 幻灯片制作的技巧,第三部分 图表使用技巧,第四部分 讨论与交流,日程,11,幻灯片摸板示意,12,对比几张制作风格不同的幻灯片,13,对比几张制作风格不同的幻灯片,14,对比几张制作风格不同的幻灯片,15,对比几张制作风格不同的幻灯片,16,对比几张制作风格不同的幻灯片,17,对比几张制作风格不同的幻灯片,18,对比几张制作风格不同的幻灯片,19,对比几张制作风格不同的幻灯片,20,对比几张制作风格不同的幻灯片,21,对比几张制作风格不同的幻灯片,22,对比几张制作风格不同的幻灯片,23,对比几张制作风格不同的幻灯片,24,对比几张制作风格不同的幻灯片,25,对比几张制作风格不同的幻灯片,26,我们得出了什么结论,使用标准模板，可以极大地提高工作效率 一定要全篇文档的字体统一格式 美来自于简单和整齐！ 尽量采用小号字体，14号 20号字体，推荐使用1618号 对于内容比较少的篇章可以采用小字号，大行距 每张幻灯片的内容尽量作得丰富，按照行业内的一般规律是每张幻灯片的内容至少应该讲3分钟以上。 培训的幻灯片与项目建议书的格式是不一样的 尽量利用原有的图形范本进行组合制作图形,27,第一部分 演示与交流的准备,第二部分 幻灯片制作的技巧,第三部分 图表使用技巧,第四部分 讨论与交流,日程,28,如何形象地表达你的思想,咨询公司向客户提供的报告在形式上几乎都是一样的，那就是报告都是图文并茂，报告里面使用了大量的图表进行说明论证。 图表是进行结构化论证的辅助工具 图表可以更加清晰、突出地表达你的观点 图表可以使数据的对比和事实的描述更加形象化、更加可视化、更加容易被人理解,29,如何形象地表达你的思想,人的大脑被分成两个功能区 左半脑用来处理和分析逻辑信息（数据和概念） 右半脑用来处理空间以及艺术信息和想法（图形） 图形可以可以帮助人们更好地理解事物之间的联系,30,如何形象地表达你的思想,图形使用要素 量度 坐标轴上的数字（最小值、最大值和间隔） 坐标格 显示量度和有关数值的大小 X、Y轴 一般垂直线为Y轴、水平线为X轴 标记 图形中的各种类型的标记或注解 图例 图说明形中所要的符号、阴影和色彩 刻度,31,如何形象地表达你的思想,图表与数字的作用是一样的，对问题的数量和趋势进行描述和对比。 图与表是可以相互转化的 图形可以有效地表达各种分析模型,表格对数据进行分类比较描述,图形的表达更加直观、更加形象,32,如何形象地表达你的思想,图表是进行结构化论证的辅助工具 图形所表达的是对不同类别和项目的对比关系 类别和项目都是对事物的分类方法 类别和项目是可以相互转换的,33,如何形象地表达你的思想,如何选择合适的图形表达思想 确定所要表达的主题 确定不同类别项目间对比关系 选择使用的图形 确定强调的项目或类别,34,如何形象地表达你的思想,确定所要表达的主题 使用图形的目的是将你的思想和观点形象化的表达出来，以加深读者或听众的印象。 因此，在使用图表的时候，必须明确通过图表要传达的信息是什么 如果你想提醒客户，企业的利润增长速度已经连续七年低高于整个行业的发展速度。那么你突出表示出行业年发展速度与企业利润增长速度之间随年度的变化,35,如何形象地表达你的思想,确定对比关系 在确定好说明的主题后，就要确定想要说明问题的对比关系。 我们要比较行业增长速度和企业利润增长之间的对比关系，不同年份的速度差别是不同的。 把行业的增长速度和企业利润的增长速度看作是两个不同的类别，这是两个类别随时间的对比关系。,36,如何形象地表达你的思想,同一类别不同项目间的对比： 对于A企业（类别）的时间项目对比 企业A今年的利润比去年增加了30%； 对于A企业（类别）的频率项目对比 企业A中35岁以下的员工占全体的员工总数的46%； 不同类别不同项目间的对比： 对于不同类别的时间项目对比 企业A、B（类别）三年（时间项目）的利润对比 对于不同类别的频率项目对比 企业A、B（类别）35岁以下的员工（项目）占全体的比例对比,37,如何形象地表达你的思想,时间对比 以时间作为项目分类的标准 频率对比 以部分占整体的百分比为项目分类的标准 相关性对比 按照项目之间的函数关系作为项目分类的标准 广告投入和销售额；成本与利润的关系等 其他对比 逻辑关系的对比（因果、时间序列）,38,如何形象地表达你的思想,图形逻辑关系的表达,39,如何形象地表达你的思想,选择图形 在确定要描述说明的问题的对比关系后，就要选择使用的图形。 图形的种类有以下几种： 饼形图 柱状图 逻辑图 散点图 线形图,40,如何形象地表达你的思想,图形的分类,41,如何形象地表达你的思想,42,如何形象地表达你的思想,饼形图 饼形图用来直观地反映一个整体各组成部分之间的比例关系。 通过饼形图的使用可以分析各个组成部分对事件的影响。,NFY报纸上海地区的读者年龄分析,43,如何形象地表达你的思想,在不同的圆形中对成分进行比较。使用这种表达方法注意保持图表的简单：不应该超过两个圆；突出表达的内容为一项。 大量人口涌向郊区,44,如何形象地表达你的思想,饼形图 当饼形图中的组成部分很多，较小的扇区无法仔细区分的时候，还可以选择饼形图中的复合饼图进行放大处理。,ABC 公司产品1市场销售分析,45,如何形象地表达你的思想,柱状（条形）图 簇形柱状图 簇形柱形图可以非常清晰地看到不同项目之间的差距和数值 。它经常用来比较不同项目的数值大小。 簇形柱形图的横坐标一般为不同的单元，纵坐标通常为数值或百分数，用来说明各个单元所达到的数值。,A 公司2001年产品销售额,46,如何形象地表达你的思想,柱状图 簇形柱状图 簇形柱形图还可以进行不同类别的项目之间的比较,工程机械企业营销手段分析,47,如何形象地表达你的思想,新的时间表系统使各项工作减少了超时现象 柱状条形图的另一种形式，这种柱状条形图可以非常清楚地对两个类别的不同项目作出对比。,48,如何形象地表达你的思想,柱状条形图的另一种形式，用来表示不同类别的相对重要性和数量大小。注意一点是将最重要的部分放在基线附近。 尽管额外福利总数在变化，分红在所有行业中都占最大成分,49,如何形象地表达你的思想,这种图表通常用来做灵敏度分析。,50,如何形象地表达你的思想,51,如何形象地表达你的思想,柱状图 百分比柱状图 百分比柱状图用于数据的分析比较，可以准确反映出不同类别的各个项目之间的对应关系。 百分比柱状图的横坐标也是对不同类别的反映，纵坐标一般是百分比 。 百分比柱状图通过对比构成各个单元的不同部分（系列）之间的比例关系，来描述分析产品的成本、利润、市场分额等 。,52,如何形象地表达你的思想,柱状图 百分比柱状图 下图为ABC公司销售费用占每年的销售收入的百分比的变化，通过这个图中，不仅可以看到每年销售费用在销售收入的百分比，还可以看到制造成本、管理费用方面的比例,ABC公司销售费用占销售收入的比例,53,如何形象地表达你的思想,柱状图 百分比柱状图 下图为NFY报纸不同地区的不同年龄段的读者在整个读者群中所占有的比例。从图中可以看出报纸的70%以上的读者为35岁以下的年轻人。,NFY报纸不同地区的读者年龄构成,54,如何形象地表达你的思想,柱状图 堆积柱状图 堆积柱状图经常被用于数据的分析比较，可以对比分析不同类别数据之间的对应关系,ABC公司2001年三地产品销售对比分析图,55,如何形象地表达你的思想,线形图折线图 把散点图中的数据点通过直线连接起来，就变成了折线图，折线图是对某种变化趋势的一种反映。折线图也是人们经常使用的一种图形。,A 公司产品销量增长分析,56,如何形象地表达你的思想,线形图雷达图 雷达图可以对多种类别进行不同项目的对比，它反映了数据相对中心点和其他数据点的变化情况，可以清晰地反映事物的整体情况,性别对手机选购的影响,57,如何形象地表达你的思想,线形图面积图 面积图是一般用来显示每一类别的项目随时间、进度等因素而发生变化的趋势。 通过面积图可以非常清楚地看到各个类别之间的数值大小和差距,58,如何形象地表达你的思想,点图散点图 散点图一般是从两个方面分析问题（两维），即比较成组的两个数值，确定这组数值在图中的相对位置。,59,如何形象地表达你的思想,点图气泡图 当散点图扩展到三个维度的时候，该点面积的大小就表示了另一个涵义。这时散点图就变成了气泡图。气泡面积的大小代表另一个涵义,A 公司与B 公司市场分额与服务水平关系图,60,如何形象地表达你的思想,点图矩阵图 矩阵图通过定义坐标轴和各个象限的含义，可以清楚的反映客户公司的相对位置及相应的对策 使用矩阵图必须具备三个要素： 1) 定义两个不同涵义的变量； 2) 区分变量的变化趋势； 3) 确定不同象限、坐标的管理意义。,产品市场扩张矩阵,61,如何形象地表达你的思想,逻辑图树状图 树状图被广泛用于对企业组织结构的描述、现有流程的描述、问题的分析过程之中,62,如何形象地表达你的思想,逻辑图鱼骨图 鱼骨图经常被用来对问题原因的分析诊断。鱼骨图可以清楚地表达某种结果和可能的原因之间的关系,A 公司对客户电话没有响应的原因分析,63,如何形象地表达你的思想,逻辑图流程图 流程图可以非常清晰地描述一个流程的各个环节之间上的逻辑关系。一般，过程图可以表示信息流、物流、资金流等。,64,如何形象地表达你的思想,逻辑图环形图 环行图通常用来表示一个连续、周而复始的过程。环行图的每个环节表示整个行动的各个过程，完成整个循环后，又开始更高层次的循环,65,如何形象地表达你的思想,逻辑图地理图 地理图是表达企业市场范围、销售情况非常有力的一种表达工具。 通过地图可以非常直观地表述企业在各地区市场上的得失，为企业指定相应的战略提供帮助,A 公司产品销量与市场占有率分析,66,案例,菲利特公司和德卡公司是一个竞争对手，两家企业都生产A、B、C、D、E 5种外观、功能非常相似的产品，它们各自的市场占有率如下：,67,案例,菲利特公司和德卡公司是一个竞争对手，两家企业都生产A、B、C、D、E 5种外观、功能非常相似的产品，它们各自的市场占有率如下：,68,案例,分类比较,34%,21%,45%,得卡,菲利特,其他,A产品,34%,45%,得卡,菲利特,其他,B产品,21%,60%,31%,得卡,菲利特,其他,C产品,9%,21%,17%,得卡,菲利特,其他,D产品,62%,46%,11%,得卡,菲利特,其他,E产品,43%,69,案例,背离条形图,A,B,C,D,E,菲利特,得卡,45%,43%,31%,17%,11%,70,案例,21%,32%,9%,62%,43%,45%,43%,31%,17%,11%,菲利特,得卡,A产品,B产品,C产品,D产品,E产品,71,案例,产品A,产品 B,产品 C,产品 D,产品 E,菲利特,德卡,其他,45%,43%,31%,17%,11%,34%,25%,60%,21%,46%,21%,32%,9%,62%,43%,72,案例,21%,32%,9%,62%,43%,45%,43%,31%,17%,11%,菲利特,45%,43%,31%,得卡,A产品,B产品,C产品,D产品,E产品,73,如何形象地表达你的思想,确定强调的项目或类别 在确定所要使用的图形后，就要明确在图形所要强调的项目或类别。 这实际上就是你想让读者最为关注的部分 强调的方法： 颜色：对要强调的项目使用深颜色或者阴影 箭头：对所要强调的差距和趋势进行强调 位置：将强调的部分靠近基准线或者与主体分离,74,如何形象地表达你的思想,强调项目 靠近基准线、采用深颜色 在条形图中，项目的顺序非常重要。项目是按照从高到低的顺序排列。对强调的部分可以用颜色进行突出,75,如何形象地表达你的思想,强调项目,配送,办公会议,76,如何形象地表达你的思想,使用更重的阴影；将这一部分从圆形中分离出来。,77,如何形象地表达你的思想,由于人眼总是倾向于看到一个完整的圆，所以省略一部分可以把人的注意力吸引过来 经理的日常工作只有很少一部分用作开发新业务,办公会议,78,如何形象地表达你的思想,客户的销售收益率排名第四 在条形图中，项目的顺序非常重要。项目是按照从高到低的顺序排列。对强调的部分可以用颜色进行突出。,79,如何形象地表达你的思想,这个图表为背离式条形图。项目是按照一定的大小顺序排列。 政府合同取消后，两个部门遭到了亏损,80,如何形象地表达你的思想,强调变化 条形图与线形图相结合