物资验收管理程序.docx

物资验收管理程序概念：控制三大环节（到货、验收、不合格品的处理），规范一类单据（物资验收报告单），实现一个目标（当月到货按照标准验收率100%）。1 适用范围：适用公司所有采购物资的验收。2 验收原则2.1谁采购物资，谁负责组织验收。2.2参加验收人员：专业人员（技术、质检、设备）、采购员、保管员、供应商或其代表。3 职责3.1生产部仓库保管员负责物资外观（合格证、铭牌等）及数量的验收。3.2物管中心采购员负责组织物资到厂的验收，提供验收相关资料（技术协议、招标文件中的验收标准），填写物资验收过程控制表，物资验收报告单、验收入库单，凭物资验收过程控制表办理入库，对验收不合格物资的处理，对物资质量反馈处理单签批意见的协调落实，对物资外观（合格证、铭牌等）进行验收。3.3技术质检部负责到厂物资的质量验收（外形尺寸、内在质量），对不合格物资质量反馈确认。3.4综合管理部负责办公品的数据、质量验收。3.5企管中心负责物资验收制度的审核、监督与协调。4 验收标准4.1现场验收标准：4.1.1审查物资名称、数量、规格型号、尺寸、材质、品牌等是否与计划一致，外观是否完整。4.1.2签定合同及技术协议的物资，按照合同及技术协议要求验收。4.1.3未签定合同及技术协议的物资，按照国家标准、行业标准或企业内控指标验收。4.1.4对于无检测手段的物资由验收人员进行外观验收，检查合格证、铭牌、使用说明书等相关资料。4.2 验收不合格标准：4.2.1检验外观质量时，若出现下列情况之一的，一律按不合格品处理，拒绝验收入库。4.2.1.1三无产品：无合格证、无厂名厂址、无使用说明书。4.2.1.2物资出现破损、漏眼、残缺、外观质量差、锈蚀严重等情况的。4.2.1.3 钢材、焊材、管件及不锈钢制品等未提供材质说明书的。4.2.1.4需防护和保养的物资未按要求防护和保养的。4.2.2 经分析化验不合格的，试压试漏不合格的，不符合技术协议书的，外送专业质检部门检验不合格的，未达到公司内控质量要求的物资一律按不合格品处理。5 验收分类5.1 主材类5.1.1大宗原材料（钢材类）、外购重要件、外购主机、外购铸件、外协设备、外协加工件（轴、十字滑块、包胶等），大型设备及备件等。5.2 非主材类5.2.1办公用品：由综合管理部负责组织使用单位一起进行验收。5.2.2低值易耗品：如扫帚、拖把、草纸、纱布、生料带、油漆刷等低值易耗品，由物管中心业务员、仓库保管员一起进行验收。6 验收程序6.1物资到厂后由物管中心采购员第一时间通知验收人员对物资进行验收，验收人员在接到通知后迅速到场进行物资验收。严禁下货到现场，特殊情况须下货到现场的物资（如急用物资），采购员必须在半小时内通知验收成员进行验收，验收合格的物资使用单位当天必须出具领料单。6.2验收人员按第5条款的验收标准进行验收，验收合格的物资由专业人员、采购员、保管员在物资验收报告单上填写验收意见，并签名确认。6.3物管中心凭过磅计量单、质量检验报告单、物资到货清单或提货单和招标对比表或物资评标通报、合同、入库通知单等办理验收入库。验收入库单上须有检验人员签字确认后才能办理验收入库。6.4物资到货当天内验收完毕，特殊情况下在三天内验收完毕，并将验收报告单传递至供应商，督促供应商开发票上账。6.5由公司派车到货运部、厂家等提货的物资：业务员提前填写提货单，提货人凭提货单提货、并对所提货物资的数量、规格、质量等验收后将物资送往指定仓库，保管员根据合同或采购订单与实物核对数量无误后在提货单上签字。经确认的提货单保管员、业务员、提货人各复印一份存档。6.6由供应商直接送货到客户现场的物资：由供应商出具送货清单，公司售后服务人员与客户相关人员对现场物资进行验收，并填报物资验收报告单后，以传真方式传回公司物资验收主管。6.7 所有到货物资由保管员及时在到货登记本上进行到货登记以备查。6.8验收不合格的物资，按第7条款执行。6.9验收要求6.9.1人员要求：参与联合验收人员均为公司副部级及部门指派的管理人员。6.9.2时间要求：6.9.2.1物资到货后原则上当天内验收完毕，当月到货的物资必须在当月验收入库,特殊情况不能在规定时间完成验收的，由物管中心以月报形式登记并反馈至集团招标物管中心，并将书面情况说明报公司财务部。6.9.2.2生产急需，要马上领用但还未验收的物资，若在仓库，则由使用单位进行预验收并开具领料单后才能领用，业务员三日内凭使用单位出具的领料单进行验收。6.9.2.3因生产急需，无计划先到货的，计划单位在提需求之日起三天内将急件计划按照急件程序确认后送物管中心，物管中心则在到货后当天内进行物资验收。6.9.2.4因公司总经理及以上领导要求技改报告未审批就执行的技改物资计划，必须在到货3天内提供已审批的技改报告、编号，否则按照生产性物资领料处理，由物管中心业务员以异情报告形式反馈至集团招标物管中心。6.9.3特殊物资验收要求6.9.3.1需分析化验物资：进厂物资需要公司质检部进行分析检验的，采购员通知验收成员同时到现场，由技术质检部负责取样、检验并出具质量检验报告单。6.9.3.2需押车过磅的物资: 一律要求过磅，汽车衡过磅时必须有验收人员或业务员押车，并在磅单上签字确认。对于价值不同物资一起过磅的，还需对贵重物资再单独过小磅，并将过磅单（退皮后）提供给保管员作为数量验收依据。其中过小磅时必须有物管中心采购员、仓库保管员和验收专业人员三方人员进行监督并签字。 6.9.3.3需调试的物资：计划单位申报计划时注明调试所需时间，在调试时间内出具调试结果并根据结果进行验收。6.9.3.4需试压试漏的物资（如压力容器、配件及阀门管件类等）：按照国家相关标准及公司相关标准、制度组织检验，测试确认结果，采购员凭专业部门的测试确认结果验收入库。6.9.3.5对有明确材质要求的物资，有分析仪器的必须进行材质分析，没有材质分析仪的须取样送就近公司或本地技术监督局进行分析。如有争议，由专业部门二日内统一送权威部门检验。6.9.3.6对设备类物资能够拆分进行材质验收的必须拆分，对于特殊不能进行拆分的物资，在合同签订技术协议中对责任必须进行约定。单台金额超过50万元，且物资到场后不能拆分进行材质测试的，专业部门应根据设备的重要性确定是否安排人员到生产厂家监督生产。6.9.3.7需分析化验物资验收报告单后附产成品成份分析检测报告单，过磅物资验收报告单后附磅单，需调试物资验收报告单后附计划单位出具的调试结果报告。6.9.4 其他验收要求：6.9.4.1所有到货物资由保管员及时在到货登记本上进行到货登记以备查。6.9.4.2钢材等需要过磅的物资，按磅单与理论重量孰低进行验收。6.9.4.3材质书及质量证明由保管员注明合同编号后统一交质检部进行登记保存备查。6.9.4.4物资下货需要行车或吊车的由业务员负责联系，下现场物资由使用单位负责落实，其他卸货事项由仓库协调落实。6.9.4.5物资验收入库通知单一式三联，经验收人员签字后一联留作仓库存根备查、一联送财务记账、一联交物管中心业务员开发票。7 验收不合格处理7.1验收不合格时，物管中心采购员必须确保在第一时间内书面通知供应商，并填写供应商不诚信问题反馈处理报告单，并由供应商签字确认，作降价让步接收或退货处理。7.2若供应商对验收结果有异议，经请示公司领导意见后，可提交双方协商一致的第三方机构进行检验直至双方认可，并最终在供应商不诚信问题反馈处理报告单上签字。7.3若我方与供应商就验收结果无法达成一致，且不予配合的，经请示公司领导意见后，移交公司法律顾问处理。7.4对验收不合格但符合让步接收条件的，由采购员组织专业人员、供应商共同协商处理，并将处理意见报公司总经理审批。7.5对验收不合格且不符合让步接收条件的物资，经参与验收人员确认，一律作退货处理，业务员于15日内办理完退货手续。7.6不合格物资出厂时，仓库主管在对应验收单上加盖不合格物资印章并签字后，仓库保管员、企管中心各留一联，第三联由客户作为退货出门凭证。7.7凡出现同一供货商在半年内连续三次验收不合格或者供方有欺诈行为的，除赔偿损失外，物管中心可按供方评价准则向集团公司申请取消其供货资格。7.8对于使用过程中发现的物资质量问题，经技术质检部确认后，由使用单位上报物资质量异情报告给企管中心进行处理。7.9每月1日前由仓库将上月验收不合格物资情况汇总后报物管中心。7.10对于验收不合格的物资，不得擅自投入使用，并由仓库主管进行保管，直至与供应商之间得到妥善处理。7.11仓库主管对于验收不合格的物资要进行拍照，对所有资料要进行存档。7.12验收不合格的物资，由使用单位、专业部门、采购员和供方进行协商，采购员和供方按协调结果进行执行。8 信息反馈8.1物管中心采购员负责填写物资验收过程控制表，作为现有验收报告单的附件并由仓库保管员来存档。8.2使用部门应对物资领用投入使用后的质量情况进行跟踪，出现问题，应及时反馈。8.3每月30日由物管中心按集团要求将未按时验收物资情况汇总表上报至集团物管中心（138平台/子公司传集团信息/供应商管理/物资质量登记表），连同物资质量不合格情况登记表、物资验收过程控制表报企管中心备案。9 考核9.1因特殊情况未完成验收也未向财务说明原因情况，对应业务员进行考核；时间超过一个月仍未验收也未说明的进行责任追究。9.2物资（卸货现场）使用后未及时出库，时间超过一个月对使用单位进行责任追究。10 本程序由综合管理部负责解释、考核，从下发之日起开始执行。附件附件1：物资验收报告单附件2：物资验收过程控制表附件3：供应商不诚信问题反馈处理报告单附件4：未按时验收物资情况汇总表附件5：物资质量不合格情况登记表附件1：物资验收报告单编号： 年 月 日物资名称及数量规格型号及材质验收时间验收地点采购方式供货单位验收人员验收依据金额(万元)计划当事人意见:协议、合同当事人意见:专业管理部门当事人意见:验收结论（所有验收人员签字确认）:公司领导审批：附件2：物资验收过程控制表验收项目验收时间供应商到货时间物资数量抽样数量物资金额卸货地点采购依据合同（ ）比价表（ ）评标通报（ ）领导指批示（ ）定单（ ）计划（ ）约定的验收标准或验收方式验收项目序号验收标杆验收情况合格判定备注验收人及验收意见物管部代表专业管理 人员仓库保管员 年 月 日附件3： 公司供应商不诚信问题反馈处理报告单 反馈物资名称到货时间投运时间使用单位涉及金额生产厂家供应商全称供方联系人及联系方式供应商往来情况问题描述申报人： 申报单位： 分管领导：专业部门鉴定及意见公司物管中心意见公司领导意见供应商确认集团领导意见处理情况处理结果确认备注：类别填写质量、售后服务、验收、招投标、弄虚作假附件4：未按时验收物资情况汇总表填报时间：填报单位：类别所在公司到货时间供应商名称供应商联系电话物资具体情况描述物资名称规格型号数量涉及金额（元）未验收原因处理意见处理结果备注验收主管签字本周新增未验收物资前期跟踪已落实项目前期跟踪未落实项目备注：未验收原因包括1、仓库未及时走票；2、车间