(普通)差旅费、交通费、招待费管理规定.doc

差旅费、交通费、招待费管理规定第一部分、差旅费一、出差申请1、出差申请：员工出差，须填写出差工作时间计划表、出差行程预算，报上级批准，因紧急事务而无法事先报批的应先征得主管的口头同意，并在出差结束后24小时内补办出差审批手续；否则，不予报销任何差旅费用。出差行程预算包括出差人员交通费、住宿费、出差补助等费用总计，如有需要对方（比如客户等）承担费用的，必须注明公司和对方各自承担多少费用。2、出差人到达目的地后，必须及时告知公司联系电话和地址，手机保持24小时开通，并随时与直属上司保持联系，出差过程中，将事情办理的进程和结果，必须随时与直属上司保持良好沟通，以便公司随时调整出差计划。3、出差的审核决定权限如下：二天内由部门经理核准。三天（含三天）以上由总经理批准（可以由副总代理签字），部门经理以上人员一律由总经理批准（总经理在外可以由副总代签）。4、审批流程：填好的出差申请表经审批同意后，方可办理订票、借款等相关出差手续。出差工作时间计划表、出差行程预算原则上要提前四个工作日审批完成，财务部门有权在审核、审批“出差时间”“费用预算”和“同行人数”等问题上作出相应调整。5、出差不得报加班费，但周日和法定节假日出差可给予调休。6、出差途中除因病或遭意外灾害，或因实际工作需要电话联系，请示直属上级批准延时外，不得因私事或借故延长出差时间，否则除不予报销旅差费外，超出部分以旷工论处。7、出差费用包括交通费、住宿费、招待费（经理级以上）、办公费等。二、差旅管理流程1、出差人员如实填写出差工作时间计划表两份，出差行程预算一份交部门经理核准。2、部门经理批准后，交公司领导审批。3、持审批后的出差工作时间计划表和出差行程预算，到财务部门办理借款事宜。4、另一份出差工作时间计划表交由人力资源部登记、考勤依据，在行政部完善的情况下，由行政部安排买票。5、出差人员执行出差任务。6、出差人员做出差总结，整理报销单据。出差总结复印一份附报销单后。7、部门经理审核报销单据，总经理核准。8、出差人员回公司3日内到财务部办理报销手续。三、出差的借款1、填写借款单，附出差工作时间计划表、出差行程预算；2、出差工作时间计划表二份，人事考勤用一份，财务处借款用一份；一天及以内的出差审批：出差人部门经理超出一天至三天内的出差审批：出差人部门经理副总三天及以上，部门经理及以上职务的出差审批：出差人部门经理副总总经理3、出差行程预算一份，财务处借款用；出差人部门经理财务审核4、借款单的审批：出差人部门经理副总总经理四、差旅费标准适用员工城市交通费住宿费市内交通费办公费出差补助（不含省内）一级城市其他城市董事长总经理实报实销实报实销实报实销实报实销实报实销无经理、主管办事处经理实报实销180元130元实报实销（的士除外）实报实销30元/天其他员工实报实销150元110元实报实销（的士除外）实报实销20元/天五、费用项目说明1、岗位级别说明：经理级别包括：大区经理、财务经理、商品部经理、主设计师、行政经理、厂长等；主管级别包括：部门主管、区域主管、设计师； 普通员工包括：区域助理、督导、 统计、采购、跟单等（如客户需要公司派督导的，费用则按合同规定执行，公司自愿派督导下店去巡场的，费用则按公司规定标准执行）；2、省市内出差当天返回者，不享受以上补助，车票实报实销；3、一级城市：直辖市、省会城市、特区城市、沿海开发区城市普通城市：除以上城市外的其它城市。4、城市交通费：原则上只能乘坐火车（硬卧）或汽车（硬座），如需乘坐飞机，须经总经理批准。5、市内交通费：总监以上实报实销；其他人员的市内交通，一般乘坐公交车，不得乘坐出租车。报销出租车费时，应说明其原因，并在票据背面注明日期及特殊原因、起止地点。6、住宿费：住宿费标准根据出差城市的等级而定，实际费用超过标准经特批后方可报销，否则超额部分自行负责。有带队的集体出差，（如集体参加培训、会议或团队性的开支），住宿由带队人员统一安排，采用实报实销的方式，由带队人员统一报销；在外地常驻的人员到异地出差时，按正常驻外出差管理；公司有办事处的地方，一律住宿在办事处。一个人出差时选择入住单人间，两个人（同性别）必须入住一间标准房，以减低费用，不同级别的人入住一间房时，按级别高的标准报销，出差期间，如不报销住宿费，按每人每天标准住宿费的一半补给个人，报销时财务部门应严格根据标准报销。对于超标者，如无法给出合理解释并未获经理同意者，将从出差补贴中扣除超额部分。报销招待费时应注明招待对象及时间。7、办公费：出差期间工作需要发生的办公费用（含传真、打印等）采用实报实销的方式，要有收银清单，报销时应注明详细用途。8、天数的核准：出差天数：以“在途期限”计出差天数，出差当天回来的按一天论，在几个城市之间连续出差，当天到当天就走的情况，出差天数为在出差城市实际停留的天数。出差人员在差旅过程中，在保证出差任务顺利完成的前提下，应本着节俭的原则控制开支，争取以尽量少的投入换取最大的回报。六、差旅费的报销1、员工出差返回后，应在2天内呈交出差总结报告给上级，并给副总留档。总结内容包括出差业务完成情况，收获、体会等，并在3天内到财务部办理报销手续。出差费用报销必须出具正规的票据，收据及白条票据或发票遗失，个人承担5%税金。2、出差费的报销： 填写差旅费报销单，附出差总结、差旅费发票收据、如途中有变化，要补填出差工作时间计划表二份，报销一份、人事一份，送礼或请客招待的另外填写报销；差旅费报销单的审批：出差人部门经理财务审核副总总经理第二部分、交通费一、外出申请1、市内办事，办事人要经过部门经理同意，出发时必须在前台登记，回来要向部门负责人汇报。部门经理外出要向副总口头请示，以便掌握外出情况。2、如跟公司车外出，也同样履行上述手续。3、外出办事要目标与实际相符，如有借外出事由而办私事的，公司将扣减外出考勤工资。二、交通费的报销1、总监及以上可以报销出租车费用，其他职位的只能报销公交车费、地铁费、如果边远地区报销摩托车费，如有特殊情况，需要乘坐出租车的，要说明理由报销。2、填写报销单时，后面要写清楚，包括时间，地点，出行路线，事由，办事经过，联络人员等。3、报销单的审批：办事人部门经理财务审核副总总经理4、财务审核时，要严格对照前台登记表，经常外出的办事人员（如设计师、跟单员、采购、销售人员等）可以两个星期报销一次。第三部分、送礼和业务招待管理一、业务申请及借款1、因工作和业务需要安排膳食招待或送礼的，之前必须先履行审批手续，填写招待申请表，报送副总经理审批，由副总报总经理，程序为：填写申请表 报副总经理审批 总经理借款按标准招待借款参照出差程序。2、如有特殊情况或出差在外必须发生的合理招待费用或送礼，必须先电话向副总经理提出申请，同意后，方可履行；但事后必须补办手续，报销费用时，报销单必须附有招待申请表，手续不齐全者，财务有权拒绝报销。 二、招待标准1、外地客户一般性工作餐，如果是1-2人的，则每人控制在25以内；如果是超过2人（不含2人）以上的，每多一人则按15元/人的标准增加；2、公司重大客户礼节性招待，如果是1-2人的，则每人控制在50元以内;如果是超过2人（不含2人）以上的，每多一人则按30元/人的标准增加。3、如有特殊情况招待，必须经副总经理批准，如有违反费用自理。出差工作时间计划表预计出差时间（ ）月（ ）日（ ）月（ ）日天数出差地点交通工具出差事由1、2、3、4、5、总经理审批部门负责人出差人出差行程预算日期： 年 月 日姓名部门人数出差事由起止日期地点交通工具及金额住宿地及金额备注及金额（ ）月（ ）日（ ）月（ ）日（ ）月（ ）日（ ）月（ ）日（ ）月（ ）日（ ）月（ ）日（ ）月（ ）日（ ）月（ ）日总计金额：总经理审核人部门负责人申请人出 差 总 结出差总结人： 填写日期： 年 月 日计划工作落实结果完成率%计划出差时间（ ）天实际出差时间（ ）天1、2、3、4、5、工 作总 结及建议启发与观察审批意见总经理部门总监部门经理出 厂 条填单日期： 年 月 日 调度车辆：部 门外 出 人 姓 名办事地点及单位名称主 要事 项行程和经过地