机电系Word文档规范与操作说明.doc

机电系Word文档规范与操作说明附件：机电系Word文档规范与操作说明前 言为了便于教学时学生提交作业文档的规范化，也便于学生进行规范的文章编辑练习，特编写此说明。本系学生在校过程中的所有文档应基于此规范提交，如：课程设计、毕业设计，实验报告，课程学习汇报，科技制作说明，实习报告。该文基于Word2003编辑而成，所述操作可能与其它Word版本略有出入。但操作结果应符合此规范要求。建议：格式编辑可在文章完成之后进行统一设置。本文按照此文档规范与操作说明写成，也可作为编辑范文，供使用参考。目 录1 文档基本要求12 文章名称（或篇名）格式13 目录格式与生成13.1目录制作13.1.1 目录标题生成13.1.2 目录自动生成13.2 目录修改34 标题格式与生成35 插图格式与生成46 表格格式与生成67 公式格式与生成68 页码格式与生成89 页眉格式与生成99 文档格式编辑建议9121 文档基本要求 所有文字文档都必须用Word办公软件编辑。所有标题与正文段落首行都必须空两格。所有公式都必须使用公式编辑器编辑。所有正文必须字体为宋体；字号为小四；行距1.5。正文段落首行空两格，其余行必须顶格。 2 文章名称（或篇名）格式文章名称一般应在文档的第一行，2号字，居中，加粗。副标题应小一号字，居中，不加粗。假若文章有单独封面的要求，则文章名称不应再在内页出现。封面则按相关规定处理。3 目录格式与生成目录为单独页，目录一般为三级目录（本节说明为三级目录格式示例）。3.1目录制作3.1.1 目录标题生成当文章存在目录时，“目录”二字居中；二号；宋体；加粗。“目录”二字间应加两个空格。3.1.2 目录自动生成目录条目从标题中自动转出（标题的设置，参考“4 标题格式与生成”），不要用手工写入。其操作如下：一、目录制作时选择菜单“插入引用索引和目录”。 目录制作选择菜单如图3.1所示。图3.1 目录制作选择菜单二、在弹出的对话框中选择“目录”选项卡。通常“目录”选项卡上显示三级目录。若没有特殊的需要，一般不要在此改动格式。选择“目录” 选项卡后如图3.2所示。图3.2 选择“目录” 选项卡三、点击“确定” 生成目录。然后再修改成所需格式，目录的条目格式应遵从正文格式。3.2 目录修改当文章修改后有可能产生条目名称不对或页码不对时，应刷新目录域。具体操作如下：一、选中目录域，右击鼠标，在快捷菜单中选“更新域”。 弹出的 “更新目录”对话框如图3.3所示。图3.3 “更新目录”对话框二、若文章中标题进行了了修改应选择“更新整个目录”。若只因为正文的修改只变动了页码，可以选择“只更新页码”。4 标题格式与生成一般文章设三级标题，标题序号与文字间应有一空格（如：“4 标题格式与生成”）。 标题的格式一般不用手工设置，直接调用Word中的现成标题格式，如本文中“4 标题格式与生成”就调用了Word默认格式“标题1”。标题的设置操作如表4.1所示。表4.1 标题的设置操作表级标题序号形式设置操作一级标题1 （或“第1章”）在工具栏的样式下拉框中选择“标题1”，如图4.1所示。居中。二级标题1.1在工具栏的样式下拉框中选择“标题2”。空两格。三级标题1.1.1在工具栏的样式下拉框中选择“标题3”。 空两格级标题序号形式设置操作其余次级标题次序一、（一）（1）1）格式同“正文”。 空两格。标题序号形式为建议形式，也可简略。但不得用1、2，以免造成标题序号混乱。图4.1 一级标题设置操作标题应与正文同在一页，不能孤立成为页面的最后一行。出现这种情况时应加空行，应将标题移入下一页。5 插图格式与生成 Word文档中可插入各种格式的图片。一般建议为*.jpg或*.bmp图片。这些可在“画图” 工具中修改成合适大小后粘贴到Word文档中。在Word文档中进行缩放时，图形不能变形、模糊。对于工程图形，建议用AutoCAD绘制图形，为便于修改，一般图形建议保存为2004版本的*.dwg图形。粘贴到Word文档中时要注意图线的表达，不能全是细线。插图位置一般应“居中”，设置为“上下型”（位置如插图4.1所示）。具体操作是右击插图，在快捷菜单中选择“设置图片格式”， 快捷菜单如图5.1所示。在“设置图片格式”对话框中选择“版式”选项卡，水平对齐方式选择“居中”。 “版式”选项卡如图5.2所示。点击“高级”按钮。在弹出的“高级版式”对话框中选择“文字环绕”选项卡，选择“上下型”，“确定”退出。“高级版式”对话框如图5.3所示。注意图形的大小与位置应适当，不得进入页边。图5.1 快捷菜单 图5.2 “版式”选项卡图5.3 “高级版式”对话框插图编号一般按每章的顺序编号。如第5 章的插图依次编为：图5.1、图5.2。对于较短文章，插图可全文统一编号，如图1、图2。插图编号与插图名应写在插图的下方，必须与插图在同一页。文字居中，5号字，插图编号与图名之间应留一空格。假若插图中有标号说明时，标号说明应放置于插图与插图名称之间，标号说明为5号字，居中（标号说明多于一行写不下时可断开，不要有折行，）。带有标号说明的图例如图5.3所示。1 方形 2 圆形 3椭圆形图5.3 带有标号说明的图例一般插图结构要三者呼应：正文中写明图示，如“带有标号说明的图例如图5.3所示”：靠近正文处插入图片；插图下方居中放置插图编号与插图名，如“图5.3 带有标号说明的图例”。若插图在文字中间（如：、），插图版式应选择“嵌入型”。6 表格格式与生成Word文档中有各种表格模板供调用，若便于统计计算也可插入Excel表格。表格放置应居中。表格宽度应适当，不得进入页边。表格编号一般按每章的顺序编号。如第4章的表格依次编为：表4.1、表4.2。对于较短文章，表格可全文统一编号，如表1、表2。表格编号与表格名应写在表格的左上方，5号字，表格编号与表格之间应留一空格。表格插入结构要三者呼应：正文中写明，如“标题的设置操作如表4.1所示”：靠近正文处插入表格；表格上方放置表格编号与表格名，如“表4.1 标题的设置操作表”。表格的标题行应居中，加粗。表格内字号一般为5 号。表格内文字格式编排时不要行距太大。表格跨页时各页均应有标题行（参考表4.1 标题的设置操作表）。7 公式格式与生成公式编辑使用Office软件中自带的工具“Microsoft 公式 3.0”。调用时选择菜单“插入对象”，菜单选择如图7.1所示。图7.1 菜单选择在打开的对话框中选择“Microsoft 公式 3.0”。公式编辑器调用如图7.2所示。图7.2 公式编辑器调用调用的公式编辑器的编辑界面如图7.3所示。图7.3公式编辑器的编辑界面编辑后的公式以插图形式插入在文档中，格式一般设置为“嵌入型”。字号与正文应一致，不要随意拖动图框变化大小，防止产生畸变。当公式为单独行居中放置时，公式行的最右端应有公式编号，如图7.4所示。 （1）图7.4 公式居中与公式编号示例8 页码格式与生成 页码一般在页面的右下角，页码插入时选择菜单“插入页码”，弹出“页码”对话框，“页码”对话框如图8.1所示。一般不要进行设定，直接“确定”便可。若首页不显示页码，也可去除“首页显示页码”。若正反打印，页码对齐方式可选“居中”。图8.1 “页码”对话框问题是当我们文章很长又要求有封面，有目录时（如毕业设计、课程设计、课程总结汇报等），往往最好页码从正文开始，这时应在目录后分节。选择菜单“插入分隔符”。 分节符对话框如图8.2所示。在弹出的对话框中的分节符类型中选择“下一页”，“确定”退出。图8.2 分节符对话框 图8.3页码格式设置 若看不到分节符号，可按下常用工具栏上的按钮“”。这时在分好的页中再设置页码，按页码对话框（图8.1）中“格式”按钮，在页码格式对话框中的页码编排项写入“起始页码”为“1”。 页码格式设置如图8.3所示。9 页眉格式与生成文章一般不需要设置页眉，若确需设置，则操作时选择菜单“视图页眉和页角”，写入内容。字号小五，一般“右对齐”。若要求首页不作页眉，选择菜单“文件页面设置”，在弹出的对话框中选择“版式”选项卡，勾选“首页不同”复选框。版式设置如图8.2所示。图8.2 版式设置9 文档格式编辑建议前面各节讨论了文档的编辑处理方法，实际进行编辑操作时建议按以下顺序进行：一、写文章。用5号字、单倍行距写文章，将所要表述的内容进行完整表述，同时插图、表格作为文章内容都顺序插入完成（图表应在文章编写时就设置好格式），文章修改无误。这样做的主要理由是当完全根据文档格式编排要求写文章时，一页中显示的文字内容可能较少，修改时翻页多，文章内容显示不集中，可能影响内容表达的思路。故在内容完成后进行格式处理，有利于前期集中精力于文章内容表达。二、修改正文格式。将除图表外的所有文字修改成正文格式。三、修改标题。将三级标题全部