物料管理规定0613.doc

物料管理规定 第 6 页 共 6 页1 目的为规范物料计划提报及日常收、发程序，特制定本规定。2 范围本规定适用于公司所有的物料（编织袋除外）。3 职责3.1物料库负责有库存限额物料计划的提报，物料收、发以及储存、保管等工作。3.2各使用部门负责无库存限额物料采购计划的提报。3.3采购部负责物料采购及相关索赔工作。3.4质管部负责物料的质检工作。4 工作程序4.1物料计划提报、签批流程提报计划总体要求：除物料库通过物料平衡明细表提报计划外，其它所有部门提报计划时均使用物料平衡明细表，此单据一式三联，采购部联次、财务联次、物料库联次，经领导签批后报财务部审核盖章，经物料库平衡后报采购部实施采购。单件物品价值2000元（含）以上的备品备件等需总经理签批。2000元以下的分管副总签批。4.1.1有安全库存的物料计划提报4.1.1.1通版物料包括车间通用备品备件、日常机物料消耗、日常办公用品、劳保用品等。该类物料实行库存限额管理，物料库每周根据使用速度、数量、库存情况，通过物料平衡明细表提报采购计划，经办人签字报物管部领导签批后，于每月15日、30日分两次报采购管理部会计。采购管理部会计传总部审批后,采购部实施采购。4.1.1.2用于专项工作的应急使用计划，一次性提报计划超过库存最低限额的，物料库需要在下次提报采购计划时补报该应急使用的计划部分。4.1.2无安全库存的物料计划提报4.1.2.1生产用物料生产性物料包括车间专用备品备件，着色剂、机械油等辅助材料。车间每周四下午以材料使用申报单的形式提报采购计划，经车间负责人审核，生产副总审批后于周五报物料库。物料库根据库存限额平衡后，以物料平衡明细表的形式经物管部领导签批后于周一报采购管理部会计，采购管理部会计传总部审批后,采购部实施采购。4.1.2.2后勤用物料无论是否预算，都需要使用部门填写材料使用申报单，经部门负责人审核；预算范围外的还需要经总经理签批。签批后报财务部审核盖章；传至物料库平衡后，物料库将签字的联次于每周一报至采购管理部会计处。（办公用固定资产如文件厨、桌椅等须经综合部平衡签字）4.1.3技改及项目用物料需求部门（车间或技术中心）提出书面预算计划，经车间或技术中心负责人签字后，生产副总审核报总经理批准；财务按预算计划实施控制。需求部门购买时，填写材料使用申报单，物料库平衡后，物料库将签字的联次传至采购管理部会计处，技术中心和物料库各留一联次。4.1.4生产及后勤应急用物料4.1.4.1生产不可预测性应急物料生产不可预测性损坏，且因此件的损坏将导致车间停车的应急用料计划由车间提报，通知物料库，在物料库无货的情况下直接报生产副总审核、总经理签批，随报随购。车间自使用后需要在一周时间内补办计划提报、领用手续。4.1.4.2后勤应急物料后勤部门因工作需要的应急物料，参照4.1.4.1执行，并且在一周内补办相关手续。4.1.5宣传物料市场部或销售部根据业务需求提报计划（计划内容必须包含规格、型号、版面等必备内容），经分管领导及总经理审批后，财务部盖章审核，于每周六上午交物料库平衡后周一交采购管理部会计处。4.2入库验收4.2.1各类大型机械设备、仪表仪器4.2.1.1采购人员通知计划提报部门、设备部，物料库库管员在一个工作日内依据所需的计划要求、采购合同和提报数量到现场对设备型号、材质、数量等内容进行开箱验收。验收合格后由验收人员在送货清单及设备进厂验收单上签字确认，设备部负责所有设备档案资料的收集整理。如计划提报部门1个工作日内未到现场验收，由库管员在入库单上标注超时间自动入库字样，办理相关入库手续，确保设备不开箱，以防档案资料及专用工具丢失，验收人员承担不去现场验收给公司造成的损失。若入库手续办理完毕，设备使用一段时间发生质量问题，由使用部门填写质量反馈单，经生产副总签字确认交物料库，物料库留存一联，另一联交采购管理部会计。4.2.2备品备件、低值易耗品、劳保用品、办公用品等采购人员通知计划提报人员或质检员（如需）在一个工作日内依据提报的计划验收。验收合格，验收人员在送货清单上签字或由质检科开具验收报告单，库管员依据送货清单、验收报告单录入采购入库单办理入库手续；验收不合格或在使用一周内出现质量问题的，按合同规定进行处理，无合同的，由采购人员负责三天内进行退换或退货；验收少件的，由库管员依据少1罚10的标准进行扣除。一个工作日内验收人员未到现场验收，由库管员酌情办理正式入库手续，并在送货清单上注明超过验收期限字样，质量合格与否由计划提报部门负责或质检部门负责(未及时通知验收人员的，责任由采购人员承担)。因急用或不便于入库的物料，由采购人员把货物送往使用地点的同时，通知物料库管员到现场与使用部门共同验收，采购人员未通知的，库管员不予办理入库手续。备品备件由设备部指定相关人员验收。4.2.3宣传用品4.2.3.1物资到厂后，由采购人员通知质检科到物料库质检，质检科按照采购合同、样品、设计打印稿等对到厂物资进行质检，并在验收报告单签署验收结果。发现不合格按照合同规定进行处理。（a）合格的，物料库依据送货清单和验收报告单录入采购入库单办理入库手续。（b）验收不合格但不影响使用时，质检科验收人员按合同约定在验收报告单（此单据一式三联，留存联、供应联、仓库联）上填写处理方案后交库管员或通知采购经办人与供应商协商处理后，办理入库手续。当不合格项影响使用时，质检科通知库管员拒收；库管员通知采购部不合格情况，采购部督促供应商及时更换、送货，并告知计划提报部门推迟送货相关事宜。4.2.3.2带有公司标识的不合格促销品，暂存于物料库内，待处理后，方可办理入库手续使用。若无法使用退回的，经总经理批准后，物料库出具出门证。4.2.4钢材类4.2.41库管员与计划提报部门共同对钢材的规格（长、宽、厚度、重量、管径等）进行验收，如需验证钢材型号（如内在元素的含量或钢材的硬度及韧度），可要求供应商出具化验报告（质保书原件）或报分管领导批准后委托相关行政职能部门检测。4.2.4.2同规格的重量在500公斤以上的钢材，必须到地磅室称重计量，由司机到采购部开取货物入厂通知单过磅后，方可办理入库；低于或等于500公斤的，可用小台秤称重计量。4.2.5乙炔、氧气等气体类库管员根据国标对压力进行质检和验收，压力不足的拒收；验收合格的以实际数量办理入库手续。4.2.6其他类库管员与计划提报部门共同到现场严格按提报计划的规格、型号、材料或与样品对比进行验收。4.2.7库管员办理入库要求所有手续办理完毕后（验收报告单、送货清单等），库管员依据送货清单、货物入厂通知单、验收报告单在1日内办理完入库手续并在第一时间传递至采购管理部会计处；到厂物资需要卸到现场的，物料库需要派人到现场监督，使用单位需要在2天内办理完领用手续，并且负责现场物料的监督管理，物料库接到使用单位的领用手续后，在1天内办理完入库手续。4.3物资的贮存和保管4.3.1原则上，应以物资的属性、特点和用途规划库区，合理有效使用仓库面积。库管员要熟悉所保管物料的合理安全库存和储备时间，了解所保管物料的用途、性能、规格、型号等。对超储或储备不足现象及时提出改进建议，防止出现物料积压或不足影响使用。4.3.2各种在库物资实行挂牌管理，做到名称不错、数量准确、标签齐全，帐、卡、物、资金四对口。库存物资在装卸、搬运过程中要轻拿轻放、不可倒置，保证完好无损。4.3.3各类物资出入库时，要严格按照公司相关要求办理出入库手续，做到日清日结；库管员每月至少不低于1次对库区物资进行盘点并做好盘点记录，按时编报库存日报和库存月报，财务等部门对其盘点时，物料库要给予积极配合。4.3.4仓库环境卫生要每日清扫并做好保持工作，每次出入库完毕要及时清理现场，保证库容整洁。4.3.5做好库区防火、防盗、防潮、防锈、防腐、防霉、防鼠、防虫、防尘、防爆、防漏电，确保库存物资安全；严禁无关人员进入库区，库区内严禁吸烟、携入易燃易爆物品和明火作业，做好安全保卫工作。对易碎易坏品应格外小心存放，对危险品应单独存放（如氧气、乙炔）。4.4物资的领用及发放4.4.1领用程序及相关要求物料库库管员根据各部门经部门负责人或分管副总审批的领料单发放各类物资，（此单据一式四联：第一联“留存联”领用部门留存、第二联“仓库联”、第三联“财务联”、第四联出门证）；使用部门持第二联、第三联或第四联（如需）到仓库领取；当日库管员必须把领料单录入用友系统，按照财务要求分类汇总后于周六传至财务部，物料库发放物资后及时更改卡片上的数量并将实际库存数量填写到领料单空白处，做单时及时核对现存量，确保库存相符。领料单要填写规范，信息完整，单据不允许加数、涂改（如填写错误必须重写），并需有库管员、领料人、审批人签字，缺一不可，对不符合规定的领料单，库管员有权拒收。办理完出库后库管员审核领料单的单号与材料出库单是否一致。4.4.2各类物资领用审批程序4.4.2.1维修用料领用，由库管员本着谁提报谁领用的原则和经车间主任审批的领料单实施领用；领用的物料，必须注明具体用途，用途未注明或标注不清的，物料库不予发放。4.4.2.2新建项目及技改用料，必须经技术中心负责人审核、总经理签批后报财务审核盖章，物料库平衡。凡技改用料必须提前提报专项预算，一事一申请。4.4.2.3电工、仪表工、维修工专用工器具，由设备部统一领取后登记发放。初次领用时，由领用人填写领料单，经设备部长签字审核，并备注“初次领用”字样，库管员凭审核后的领料单发放相应工器具；再次领用时，领用人填写领料单，经设备部长签字审核，库管员按以旧换新的原则发放相应工器具。4.4.2.4办公用品a)各部门常用办公用品，对于办公定额范围内与预算中提报的物料领用部分要分开填写领料单，经部门负责人签字、财务部审核登记后，物料库予以发放。b)工作用单据，非销售系统各部门填写领料单，报本部门负责人审批且财务部审核登记后，物料库库管员予以发放。c)预算范围外物料领用，由使用部门填写领料单，经部门负责人审核、总经理审批，财务部审核登记后，物料库库管员予以发放。4.4.2.5劳保用品需经领用部门负责人及人力资源部签字、审核盖章后，库管员方可发放。4.4.2.6宣传用品发放使用部门填写领料单，经部门负责人签字（大区经理出差在外的由销售部长代签）且财务盖章后，库管员方可发放；领料单必须标明*公司*部领用。4.4.2.7设备部领用物料时须注明用途，经生产副总审核；否则，不予发放。技术中心为车间维修领用物料时，若列为公司技改项目须经总经理签字才能领用，若列为车间维修，由车间自行领料；技术中心为在建工程领用物料时，须经总经理签字，物料库办理出库时，类别为“工程物资出库”，领料单应详细注明项目名称或者用途。4.5物资出厂对于自物料库领用的物品需出厂者，由物料携带人凭库管员签字的领料单的“出门证”联出门，“出门证”必须经分管副总签字审核、财务盖章，保卫查看分管副总签字并且财务盖章“出门证”后方准出厂。4.6外出维修（如电机）相关流程4.6.1车间使用电机、风机、风叶等外出维修时，由使用部门填写维修申请单（一式两联），经车间主任审核、设备部或机动车间鉴定、生产副总审批后交物料库。物料库库管员通知采购办公室联系维修厂家，维修厂家到物料库领维修申请单（仓库联）到采购办公室，经采购经办人、维修厂家人员签字确认（同时采购办公室负责注明维修厂家名称），维修厂家将维修申请单（仓库联）交物料库，物料库确认无误后将维修申请单（出门证）交维修厂家。维修厂家持维修申请单出门证联出厂。4.6.2维修完毕，维修厂家持送货清单到采购办公室签字确认，物料库管员依据以上流程办理入库手续。4.6.3物料库通知使用车间，由使用车间填写领料单经车间主任审核签字后领取。4.7每月底，物料库进行一次内部清库，并协助公司财务部门定期进行清库工作。4.8其他注意事项4.8.1物资计划提报和领用过程中，审核人或审批人因故不能按时签批者，承办者可通过电话与审核人或审批人沟通委托人的委托事宜，由委托人办理委托签字事宜，并注明代替字样。否则库管员拒绝提报计划或领用物品。4.8.2物料库管员不在现场验收物料而办理入库手续者，发现一次罚款100元，