海众财务软件操作手册.docx

海众财务软件操作手册一：初始化一：操作步骤1、进入帐套注册工具，新增帐套。2、进入账务报表管理系统3、新增操作员4、更换操作员，以新增操作员身份登录。5、进入“基础数据”模块中进行编码级数宽度设置，如果选择模式一的话则跳过此步。6、凭证类别设置，默认为记账凭证。7、完成往来单位、部门设置、人员设置、项目设置、外币设置、常用摘要、计量单位、结算方式、区域设置等辅助设置。8、科目设置，完成明细科目添加及相关辅助核算设置。9.录入各科目初始余额10、录入初始进销存余额11、进行余额校验，余额校验正确则初始化完成。二：注意事项1、 必须新增操作员，系统管理员是没有办法进行初始化操作的。2、 必须先在科目设置中添加明细科目、设置辅助核算，之后再在录入科目初始余额。3、 余额校验通过之后才能进行录入凭证等操作。4、 凭证类别在录入凭证之后就不能修改，选择的时候请谨慎，建议选择软件默认的记账凭证类型。二：基础数据模块1、 为什么编码宽度设置那里是灰色的？需要进行设置吗？如果编码宽度规则选的是格式一，则宽度设置中为灰色，这种情况下不需要你进行设置。2、编码级数宽度是什么意思？应该怎么设置？ 编码级数宽度包含两层意思，一层是级数，指的是一级科目与明细科目的层级关系，软件最多支持20级；宽度指的是该级科目的位数，例如宽度为1则编码依次为0，1,2.最多10个编码，而宽度为2则编码依次为01,02.最多支持100个编码。具体设置多宽需要根据自己的需要来设置，最好多预留一位宽度。3、模式一和模式二有什么区别？可以改吗？ （1）编码级数宽度在建立帐套的时候选择之后，因为已经按照模板生成了科目编码，所以是不能直接修改的。 （2）区别在于模式一中上级编码与下级编码是用“.”隔开，例如1001.01与1001.0101同为1001的二级科目。模式二中编码级数是依据固定宽度来划分，例如1001为一级，100101与100102为二级，10010101则是三级科目了。4、科目设置的时候下面有一个“银行账”和“日记账”是什么意思？日记账指的是现金账，只需要在库存现金科目处打勾；银行帐指的是银行类科目，银行账科目的一级和明细科目都需要打勾。其他科目请不要勾选5.、项目辅助核算只能选择一个吗？我一个科目对应多个项目的时候怎么办？设置的时候选择“全部项目”即可以同时做多个项目的核算。6、可以自己添加一级科目吗？可以添加，但是需要在相对应的报表里面更改公式，因为软件的报表是按预设的标准一级科目取数的。添加一级科目，必须更改对应的报表才能取到数。7、一个科目既有单位往来又有个人往来的情况下，辅助核算设置的时候同时设置往来单位和往来个人核算，做凭证时必须同时输入单位和个人？这种情况怎么处理？ 同时做单位和个人的辅助核算是要求同时输入单位和个人，而且必须是对应的。这种情况的处理办法有两种，一个是在该科目下增加两个明细科目，分别做单位核算和个核算；例如1221（其他应收款）下面设置122101（其他应收款-单位）做往来单位核算和122102（其他应收款-个人）做往来个人核算。另一个方法是在往来单位里面设置两个分类，一个单位类别，一个个人类别，在设置辅助核算的时候则只需要设置单位的辅助核算即可。8、往来单位怎么从EXCEL表格中导入？ 打开往来单位设置接口获取“往来客户及余额表（标准）”EXCEL文件，在标准表格中录入往来单位及其余额，再选择第二步，引入到软件之中。9、往来单位怎么分类？往来单位的分类方式主要是根据你自己的需要来进行分类，可以根据供应商、客户来分类，也可以根据应收、应付、预收、预付来分类。10、怎样从EXCEL中导入科目余额表？打开科目设置，明细科目都设置完毕以后，点击接口，按照软件的提示先获取标准的EXCEL格式文件。之后在标准EXCEL中录入各科目余额，录入好之后再将标准EXCEL表格转入到软件之中即可。11.、余额校验时显示借贷不平衡是什么原因？首先检查一下初始科目余额中最下方的借贷差额是否为0，如果为0的情况下请检查一下借累积与贷累积是否相等，不相等的话请检查数据。12、余额校验时提示下列科目余额与往来单位余额/往来个人余额不相等是什么原因？造成这种情况出现的原因是先在科目余额中录入余额，之后再在科目设置中设置的往来单位/个人的辅助核算。导致科目余额中有数据，但是这些数据并没有录到具体的单位或者个人中。解决办法就是在科目初始余额中，重新录入一遍该科目的余额。13、年结后新的年初余额里面没有数据怎么处理？ 点击一下余额校验即可，新的年度年初数据会自动出来。三：账务处理模块1、 怎样快速录入或者复制凭证？怎样进行凭证红冲？凭证处理-其他增加，通过凭证模板、从其他帐套复制、增加凭证红冲等。2、 凭证号断号怎么调整？怎么在插入凭证？凭证处理其他凭证号调整，提供中间插入和凭证号对调两种方式。3、 凭证做错了怎么修改？如果凭证还没有审核的可以直接点击修改进行更正，如果已经审核、记账、结账的情况需要先进行反结账、反记账、撤销审核之后才能进行修改。4、 怎样设置凭证录入日期？ 软件默认的凭证录入日期为当月最后一天，另在系统维护模块的参数设置中可以修改为当月第一天或者沿用上一张凭证两种方法。如果需要每张凭证的日期与具体录入日期对应的话可以在录入凭证时手动选择日期。5、为什么凭证不能记账？显示的未审核未记账。 通常情况下凭证需要更换操作员审核之后才能进行记账，在正保软件中也可以不审核直接记账，操作方法是”系统维护-参数设置-允许不审核直接记账“。6、凭证怎么导出？凭证处理打印连续打印在左下“仅以EXCEL格式输出”前打勾，同时输入要导出的凭证号，点击连续打印即可。7、凭证列表怎么导出？打来凭证列表-点击打印预览另存为*xls格式保存即可。8、自动转账说明 这个需要重点说明一下，软件里面预设的是按照标准科目和需求设置的转账模板，很有可能跟你自己的转账模板不一致。这个情况下，就需要咱们自己手动的设置转账模板，下面主要讲解 一下“自动转账”的设置。 选中某个转账模板以后，点击修改你就能看到软件设置的模板，包括科目以及转账的公式。例如生产成本转库存商品是将4001科目的借方发生额减去贷方发生额直接转入1405科目的借方，其中金额公式中平衡数的取数就是所有与本科目余额方向相反的总和： 在这里你可以根据你自己的科目及计算方法进行摘要、科目编码、金额公式的设置。9、怎样设置不审核直接记账？进入系统维护模块参数设置记账审核、凭证允许不审核直接记账。10、凭证录入、打印、账簿等在哪里进行设置？统一在系统维护模块中的参数设置中进行。11、怎样将导出账簿？可以一次性将明细账簿和总账全部导出吗？导出：打开账簿-打印预览-另存为-*xls格式，这样可以导出单张账簿。如果要一次性全部导出所有账簿可以在“系统维护-数据备份”中下面的“以EXCEL格式输出”前面打钩即可一次性导出所有账簿。12、怎么进行年结？ 12月份直接结账就自动进入下一年度。13、首次年结和再次年结有什么区别？怎么选择？ 首次年结和再次年结的区别在于，首次年结是将你下一年度的数据全部清空，而再次年结是保留下一年度的数据。如果下一年度没有数据直接选择首次年结，如果下一年度已经录入凭证且需要保留下一年度数据的则选择再次年结。如果是反结账回上一年度修改凭证的，在选择再次年结之后还需要修改新年度的期初数据，这样才能与上一年度的期末数对应。四：财务报表模块1.如何新增自定义报表？（1）直接在软件中添加 打开账务报表模块，点击左上角的“新增”图标，则会出现空白的报表，直接在里面设置格式，添加公式即可。（2）导入EXCEL表格 打开账务报表模块点击左上角的“新增”图标打开导入EXCEL格式文件选择相对应的EXCEL文件即可。注：从EXCEL表格中导入的只是报表的格式，报表的计算公式需要在软件中添加。正保软件的计算公式可以通过“右键点击报表空白处公式引导”直接查询，例如：JFS（1001），表示的1001科目的借方发生额，DFS（1021），则为1021科目贷方发生额。2.自定义报表已经在1月份添加，怎么将它复制到各个月份中？点击报表复制，选中对应的报表及复制月份和被复制月份，直接复制即可。3.报表怎么导入导出？（1）导出ERP文件：点击报表导出可以直接将所有报表导出为ERP文件；或者打开需要导出的报表另存为保存为REP文件。（2）导入REP文件：新增打开导入REP文件；通过报表传入直接导入。（3）导入EXCEL表格：新增打开导入EXCEL表格（4）导出EXC EL表格：打开报表另存为其他格式文件*XLE文件4、打开报表模块，没有报表怎么办？ 点击“报表更新”，选择整月报表更新，软件会自动从报表模板中引入标准报表。5、资产负债表不平怎么处理？ （1）更新报表，有时候可能是因为使用的报表并非标准报表，通过更新引入标准报表。 （2）检查科目余额表中以5开头的损益类科目是否有余额，若有余额则需要先进行自动结转。 （3）如果上述操作之后资产负债表还是不平，请对照科目余额表检查是哪个数据对不上，之后检查该取数公式及取数科目是否与你的科目对应，将不对应的更正即可。 （4）正保财务软件中应收预收和应付预付是合在一起计算的，如应收账款的期末余额是由应收账款借方期末余额加上预收账款期末余额计算出来的。如果预收账款记在借方的话则应收账款取数并不是只有应收账款的期末余额，这种情况是需要注意的。如果你的报表计算出来应收应付对不上，则按照下面公式修改。 （5）应收应付预收预付分开计算公式： 应收账款 期末余额=JQM(1122) 年初余额=JQC(1122,1) 预付账款 期末余额=JQM(1123) 年初余额=JQC(1123,1) 应付账款 期末余额=DQM(2202) 年初余额=DQC(2202,1) 预收账款 期末余额=DQM(2203) 年初余额=DQC(2203,1)6、为什么打开报表里面没有数据呢？我想打开报表的时候报表就自动计算，怎么做？ 软件默认的打开报表时报表不自动计算，所以打开报表以后需要点击整表计算，软件才会计算数据等。如果想打开报表就自动计算的话请参照以下设置“系统维护参数设置报表打开报表自动计算前打勾”。7、有没有季度报表和年度报表？ 暂时还没有季度和年度报表，如果有升级更新的话会通知大家。8、有没有财务分析功能？ 暂时没有。9、报表打印的格式是什么？ A4纸的打印格式，方便快捷。10.我想在报表里直接查询该科目发生的凭证明细怎么操作? 双击该取数表格，就能看见发生的凭证明细。11、现金流量表是怎么取数的？需要在做凭证的时候选择吗？ 正保软件的现金流量表不需要咱们在做凭证的时候去选择，报表是按科目取数的，少部分科目取不到的数需要手动在附表中录入。附表中录入的数据会自动计算到主表中，打印的时候只打印主表不打印附表。五：出纳模块1、 出纳期初数据是直接录入还是从账务模块中取数？必须跟账务处理模块一致吗？出纳模块的数据是直接录入的，不是必须跟账务处理模块的期初数据保持一致。2、 为什么我的银行帐中总账科目比明细科目的总和要多？总账科目的数据通常是由明细科目汇总计算而来，如果出现这种情况的话，原因是最开始有一部分的初始数据是直接录在一级明细科目里，导致一级科目的数要比总账的多。3、 为什么出纳录入的帐生成凭证的时候不对？这是因为在录入出纳帐的时候输入的信息不对，生成凭证的摘要及科目以及借贷方都是根据你录入出纳帐的信息生成的。4、 出纳报表怎么导出到EXCEL表格中？打开报表打印预览另存为六：固定资产1、 固定资产卡片录入的时候那个“是类别”和“是卡片”是什么意思？“是类别”则说明这张卡片只是一个分类，比如办公设备，并不需要录入具体的费用科目、原值、折旧率等内容。“是卡片”则是指的具体固定资产项，如办公设备下面的打印机、电脑等。这个是需要录入具体的费用科目、原值、残值率等内容。2、 固定资产卡片已经录入，怎么将卡片在财务中体现呢？录入完毕以后选中该卡片，点击生成凭证即可。3、 我已经在EXCEL表中录入了固定资产，能否直接导入到软件中？导入是可以的，不过需要按照软件的标准格式引入。获取标准格式的方法是，点击“接口”获取“固定资产卡片”EXCEL文件。4、 固定资产凭证模板是什么意思？就是按照模板生成对应的固定资产凭证，软件里面预设的是根据标准科目设置的。摘要、科目编码及计算公式都可以根据自己的需要进行修改。5、 固定资产卡片录入的时候原值科目，折旧科目等需要填吗？这个是必须要填的，而且必须填对应的会计科目，因为在所有生成的凭证中都是根据你在这里录入的原值科目、折旧科目和累计折旧科目来生成的。如果这里录入错误的话，那么在生成凭证的时候也会是错误