材料物资采购供应管理制度.doc

全国性材料物资采购供应管理制度恒地司管字【2009】第015号第一章 总 则一、全国性材料物资定义：由集团统一招标、签订年度合同，广州恒大材料设备有限公司（以下简称材料公司）或地区公司负责采购供应的材料物资。二、材料公司及地区公司主要负责全国性材料物资采购供应工作。三、地区公司工程技术部负责该地区全国性材料物资计划审核、申报工作。四、集团管理中心负责全国性材料物资配送监督管理及地区公司材料计划审批工作。五、地区公司预决算部负责施工单位所用全国性材料物资款核算工作。 六、集团财务中心、地区公司财务部负责全国性材料物资财务核算及款项代付代扣工作。第二章 全国性材料物资采购供应方式一、材料公司统一采购供应施工单位的材料物资：人造砂岩、外墙砖、仿石砖、仿古砖、涂料、水泥瓦（含西瓦）、卫浴五金、洁具（含陶瓷、龙头）、抛光砖（含阳台砖）、瓷片、开关面板插座、墙纸、吸顶灯（含筒灯）、园林灯具、水晶灯、厨柜、淋浴间隔、入户门、户内门、门锁五金、木地板、阳台栏杆、铁艺门及围墙栏杆、智能化产品（含停车收费系统、监控系统、可视对讲系统）、户内配电箱、弱电箱、电线电缆、给排水管及线管和管件、防水材料、给水阀门、钢塑复合管及管件、潜污泵、地弹簧、庭院园林元素（含石材、雕塑、砂岩、灯具、地花、仿古砖）。二、材料公司统一采购供应地区公司的材料物资：厨房电器、小型中央空调、对讲机、楼盘电瓶车、酒店会所设备（含乒乓球桌及挡板、钢琴、桌球台、健身器材、休闲沙发按摩床及技师凳、电视机、电脑）、安全帽、保安设备、垃圾筒、园林休闲椅凳、广告伞（含接待伞）。三、集团公司结同战略合作关系，签订年度框架协议，确定厂家、品牌、规格型号和价格，由地区公司负责签订合同并采购供应的材料物资：空调机组、风机盘管、发电机组、电梯、变频供水设备、铝合金门窗、室内铝合金飘窗台栏杆、公共区配电柜。四、全国性材料物资增减的管理：材料类别的增减由管理中心负责报董事局主席审批；具体型号的增减由设计院负责报董事局主席审批。第三章 全国性材料物资样板管理一、归档原始样板：须由供货单位、材料公司、设计院、招投标中心四方签名或盖章确认，仅封存一套于材料公司。二、验收原始样板：须由供货单位、材料公司、设计院、招投标中心四方签名或盖章确认，由材料公司负责发放，地区公司每个项目各1套（由工程部签收），总工室1套，材料公司驻地配送质检部各1套，设计院1套，供货单位1套。三、验收原始样板可采用实物、实物小样、图片资料等形式。四、所有材料物资样板须登记造册，由使用部门自行管理。 第四章 全国性材料物资采购供应合同的管理一、全国性材料物资年度购销合同的签订1、全国性材料物资由集团常务招投标小组招标定标，材料公司负责签订年度合同。2、年度材料物资的定标、合同须报董事局主席审批。3、年度合同需签订补充协议的须报董事局主席审批。二、三方协议及供货合同的签订1、地区公司在签订施工合同时，须列出该项目所需的全国性材料物资明细。2、材料公司在签订供货合同时，须列明产品代码和类别。3、地区公司在签订施工合同时，须同时签订三方协议及供货合同。材料公司于每月10日前将未签订“三方协议和供货合同” 施工单位的名单提交集团财务中心，财务中心必须停止该单位的工程进度款，直至其签订为止。4、三方协议及供货合同由材料公司自行审批。三、合同文本的管理：档案中心、财务部存档合同原件各壹份。第五章 全国性材料物资计划管理一、材料计划种类：年度材料计划、月度材料计划、月度实际用料计划、临时用料计划。二、计划模板的编制： 1、设计院、园林集团和材料公司共同下发全国性材料物资使用手册及全国性材料物资统一标准表，并注明材料编码、品名、规格型号、使用位置。2、材料公司下发全国性材料物资计划模板，仅包含设计已选用的规格型号。三、计划申报、审批流程：1、年度材料计划：地区公司工程技术部于每年12月15日前将下年度材料计划提交管理中心，管理中心12月20日前完成审批并提交材料公司，材料公司12月25日前汇总完提交供货单位（仅为预算、不作结算）。2、月度材料计划：地区公司工程技术部于每月15日前将后三个月材料计划提交管理中心，管理中心于每月20日前完成审批并提交材料公司，材料公司于每月25日前汇总完提交供货单位（仅为预算、不作结算）。3、月度实际用料计划：地区公司工程技术部于每月3日前须将下月实际用料计划提交管理中心，管理中心于每月5日前完成审批并提交材料公司（允许地区公司工程技术部于每月18日前再提交一次非成品类：橱柜、淋浴间隔、铁艺类月度材料计划至管理中心，管理中心于每月20日前完成审批并提交材料公司），同类材料每月限报一批次。 4、临时用料计划：如有漏报、临时急用或需补报材料计划的，地区公司工程技术部须将临时用料计划提交管理中心，管理中心审批后提交材料公司，临时用料计划每月不得超过3次，超过3次的须经地区公司董事长审批；各地区报送材料变更函件由管理中心审批后，交材料公司；各地区取消、推迟送货的函件由工程技术部直接报送材料公司，同时抄送管理中心。 5、延期或重新修改的计划及临时用料计划，列入材料公司的供货周期考核。第六章 全国性材料物资库存管理一、各类材料物资原则上均须库存，并建立台帐、定期盘点。二、仓库及库存量的设置：每个城市须设立仓库，原则上按年度材料计划的1%-3%；各仓库1000元/标准备10套、2000元/标准备5套样板房用量。三、库存材料物资的补仓规定：原则上材料物资出仓后须及时补仓。第七章 全国性材料物资验收管理一、全国性材料物资分为工厂、仓库、现场验收。二、验收管理：材料公司负责制定材料验收标准。1、验收要求 对板：供货单位必须提供有效质量检验报告和产品合格证书等相关质量证明文件，同时根据验收原始样板进行验收，不合格不得接收。 点数：核实供货单位所送材料名称、规格型号、数量，按实收数量计数开单。 抽检：数量依据材料物资类别采取抽检10%或执行GB/T2828.1-2003标准，质量按各类材料物资国家验收规范和标准执行，并由质检员填写材料物资现场检查记录表。 开单：验收合格的材料物资开具进仓单或收货单或工地收货单。 核单：保证进仓单与订货清单或收货单与订货清单或工地收货单与送货通知一致。 传单：各单据所有联必须由所有参与验收人员确认签名后传至各相关单位。2、工厂验收 根据需要可安排仓管员、质检员各1名前往验收。 验收要点：是否为该供货单位生产的；是否符合产品规格、型号、数量及等级等要求。3、仓库验收供货单位送货到仓库后，材料公司仓管、质检员各1名及供货单位代表共同按验收要求验收，合格的由材料公司开具进仓单，验收人员共同签名确认；不合格不得接收。4、现场验收 从供货单位送货到施工现场的：材料公司仓管、质检员各1名及供货单位代表按验收要求验收，合格的由材料公司开具材料公司收货单，验收人员共同签名确认；不合格不得接收。材料公司现场收货完毕后，组织工程部项目经理及施工单位代表进行现场收货，由材料公司开具工地收货单，现场验收人员共同签名确认。 仓配到施工现场的：由材料公司先开具材料公司收货单，并将材料发送至现场，若无法及时配送，地区公司可自行提取并办理费用签证。货物至现场后由材料公司组织工程部项目经理及施工单位代表收货，并开具工地收货单，现场验收人员共同签名确认。 材料物资到达现场4个小时前，材料公司驻地配送质检部负责人通知工程部经理及管理中心现场负责人；物资到施工现场后，材料公司仓管员及质检员通知工程部项目经理及管理中心现场负责人；工程部项目经理必须在30分钟内到达施工现场，组织施工单位开始卸货，要求8个小时内将材料物资卸完，并完成工地收货单的签字确认工作；否则，材料公司将问题立即告知管理中心调度室。 由于地区公司原因造成规定时间不能卸货，材料公司有权自行组织卸货，由此产生的一切费用由地区公司承担，费用由地区公司财务部在其帐户中直接划扣给材料公司。 材料公司、地区公司工程部共同负责全国性材料物资的品质验收，如对到货材料的品质有异议，最终由地区公司董事长裁定。5、地区公司负责采购的材料物资的验收管理参照上述规定执行。三、退货管理：1、已到工地的材料物资原则上一律不予退货。2、验收有质量问题的材料，由材料公司协调供货单位退货。3、因设计变更造成全国性材料物资无法使用的处理原则： 非供货单位特殊加工的材料，必须退货，退货产生的运费双方协商解决； 确系特殊加工的材料由材料公司会同设计院研究能否适用其它项目，如确实无法使用，报设计院主管领导审批后，材料公司必须将材料退回供货单位，最多承担50%材料货款。4、因计划填报错误造成无法使用的材料物资，材料公司协调供应商退货。如造成损失，由责任公司承担费用。第八章 单据管理一、单据类别：1、进仓单一式五联：存根（结算部）、供货单位、财务部、计划管理部、配送质检部。2、出仓单一式四联：存根（结算部）、财务部、计划管理部、配送质检部。3、材料公司收货单一式五联：存根（结算部）、供货单位、财务部、计划管理部、配送质检部。4、工地收货单一式六联：存根（材料公司结算部）、材料公司财务部、施工单位、地区公司财务部、地区公司预决算部、地区公司工程技术部/工程部。二、单据印制：由材料公司负责印制。三、单据领用：所有单据的领用必须造册登记备查。四、单据使用：1、供货单位送货给材料公司的材料物资，材料公司开具材料公司收货单，作为材料公司支付供货单位货款的唯一依据。2、材料公司送货给施工单位或地区公司的材料物资，材料公司开具工地收货单，作为地区公司代付代扣货款的唯一依据。3、进、出仓材料物资须开具进仓单、出仓单。 五、单据传递：上述单据由材料公司传递到各相关使用部门。第九章 盘点管理一、材料公司库存材料盘点管理要求：1、材料公司需根据材料物资类别、品种、规格型号设立明细账，并根据已确认的进仓单每日序时登记物资入库明细账；根据出仓单每日序时登记物资出库明细账；根据材料公司收货单每日序时登记物资收货明细账；根据工地收货单每日序时登记物资供货明细账。2、每月最后一天为仓库的结账日，每月1-2日为盘点时间，材料公司、地区公司财务部负责统计上个自然月材料的入库、出库及结余情况，对材料物资进行账账核对和账实核对，发现盘盈、盘亏及时查找原因，并根据集团公司的有关规定进行处理。二、材料公司库存材料盘点程序：1、记账时间：每月的记账时间为上月的26日至次月的25日为1个自然月。2、盘点时间：结账时间为每月的25日，实地盘点时间为每月的1-2日。3、盘点人：材料公司配送质检部、地区公司财务部。4、盘点的具体事项： 盘点前：仓管员须将材料物资进行分类，按类别、规格型号摆放整齐，并先按账面数打印出材料物资实物盘点表；盘点时，逐一清点实物，做好账、卡、物的核对工作，清点每种物资、核对登记并编制材料物资实物盘点表；盘点后，所有现场盘点人员须在材料物资实物盘点表签名确认。对盘盈、盘亏的实物应及时查明原因并做好记录，不能马上查明原因的盘盈、盘亏，应及时注明待查原因，并在五天内完成。 盘点期间已收到而未办妥入账手续或已办理出库手续尚未提货的材料物资，应另行分别存放，并予以标示。 所有盘点财务都以静态盘点为原则，盘点开始后应停止材料物资的进出及移动。 盘点使用的单据、报表内所有栏位若遇修改处，均须经所有盘点人员签字确认。5、对盘盈、盘亏材料的处理：由材料公司配送质检部出具材料物资盘盈、盘亏处理意见报告，写明盘盈、盘亏的材料物资类别、规格型号、数量、金额和具体原因，并给出初步处理意见，经财务部审核后根据盘盈、盘亏的金额大小报相关领导审批，10万元以内（含10万元）的报公司总经理和董事长审批，超过10万元的报公司主管领导审批后再报董事局主席审批，审批后交财务部和配送质检部各一份进行账务调整。三、地区公司的库存盘点管理参照上述规定执行。第十章 结算管理一、由材料公司供货给施工单位，地区公司代付代扣的结算：1、工地收货单是材料公司、地区公司和施工单位三方结算支付的唯一依据。2、材料公司根据工地收货单登记工地收货单明细帐，并编制对帐单，每月25日结账（一个结帐月为上月26日至本月25日）；每月3-8日，材料公司根据对帐单与地区公司预决算部、财务部对帐、核实，并于每月13日之前将对帐单提交地区公司预决算部；地区公司预决算部根据对帐单填写申请使用资金审批表，于每月15日前办完资金审批手续。3、每月20日地区公司必须代付材料款给材料公司，如果地区公司每月20日不能代付材料款，地区公司财务部必须停止该公司一切款项的支付，直到该公司账目上的款项能够扣除支付材料款时，由地区公司财务部直接支付给材料公司材料款。4、地区公司预决算部负责从施工单位工程进度款或结算款中代扣其当月所用的材料款，因特殊情况，地区公司如需暂时在当月少扣、缓扣或暂时不扣施工单位材料款时，须由地区公司董事长/总经理审批。5、发包人指定分包工程中涉及发包人指定材料公司供货，结算时须转扣总包单位部分，原则上由工程总包单位提前出具授权书，授权现场施工单位（即分包单位）代表总包单位对工地收货单上相应的数量金额予以确认。特殊情况可由工程总包单位和分包单位共同在工地收货单上签字确认。授权书须由工程总包单位和分包单位双方加盖公章确认，材料公司统一编号管理，并在对帐单中须注明总包单位和授权书编号。二、材料公司供货给地区公司的货款结算：1、工地收货单是材料公司、地区公司双方结算支付的唯一依据。2、材料公司根据工地收货单登记工地收货单明细帐，并编制对帐单，每月25日结账（一个结帐月为上月26日至本月25日）；每月3-8日，材料公司根据对帐单与地区公司预决算部、财务部对帐、核实，并于每月13日之前将对帐单提交地区公司预决算部；地区公司预决算部根据对帐单填写申请使用资金审批表，于每月15日前办完资金审批手续。3、每月20日前地区公司必须