管理系团委学生会日常管理办法说明书.doc

管理系团委学生会日常管理办法说明书 发表日期：2011年4月20 为坚决执行和落实关于进一步加强团委学生会建设的实施方案，着力推进团委学生会工作制度化、规范化、流程化，特编制本说明书，希各干部及部门遵照执行。日常管理方面第一条 通知：以短信形式（收到通知的须回复确认）为主、飞信或QQ群为辅、平时关注和相互转知相结合的方法进行通知。第二条 请假：需请假的成员应在活动前2天或活动当天到办公室或秘书处登记请假，如不能亲自请假，可由部门其他成员代请,事后请假一律无效；请假同时，部长级须与分管主席团成员说明，助理须与部长说明。第三条 签到：各部门成员在会议、活动、值班过程中应自觉到秘书处签到，如请假请参见第二条。第四条 工作证佩戴：参加各类会议、活动、值班、进出老师办公室须自觉佩戴工作证，以便于辩认和开展工作。第五条 每月总结：部门总结、个人总结（意见或建议）；财务公示、出勤公示、处罚奖励公示，以上均每月总结一次。第六条 周日程：实行例会制度后，每次部长级例会时各部门确定未来两周的工作日程，两周工作日程上报团委，下发至各部门，特殊情况特殊处理。第七条 管理系团委学生会大事记登记：。各部门在开展活动后三天内及时到办公室秘书处进行活动登记第八条 经费申请：部长申请分管主席团成员核实主席审批。办公室方面第九条 办公室使用：需要使用办公室的部门须提前1天到办公室登记申请，如无冲突均可使用；如需急用可直接向秘书长申请，获准后方可使用，办公室钥匙由秘书处值班人员移交和收回。第十条 资料打印：（1）要打印资料的部门先登记后打印，打印需由秘书处成员完成；（2）文字编辑由各部门成员自己完成，秘书处不负责内容的输入，如有特殊情况秘书处可以协助；（3）题目一律用四号宋体、一级标题一律用小四宋体，二级标题一律用小四仿宋，正文一律用五号仿宋；（4）各部门一次打印资料份数一般不能超过20份，如有特殊情况可向秘书长申请，获准后方可打印；（5）上报或下发的资料可找老师用A4纸复印。第十一条 档案管理：（1）各部门需上交的工作计划和工作总结须一式两份，一份是以电子文档的形式存入暂存文件夹，一份是以书面的形式上交(可在办公室打印)，均由秘书处整理归档；（2）各部门工作和活动均须有电子文档和书面材料，电子文档须按执行，书面材料需在右上角统一编号，按时间先后分别编号（如秘书处2011年上交的第一份资料，编号为MSC（秘书处）2011001）。第十二条 办公室值班：（1）各部门值班人员应按时上、下班，不迟到、不早退、不缺勤；（2）值班人员须自觉佩带工作 证，下班前各部门人员应做好值班记录，签名时须亲自签名，不得代签，代签无效；（3）离开办公室前须将桌椅摆放整齐和清洁打扫办公室，以保证办公室环境的干净整洁。第十三条 会议记录：会后三天内及时上交。格式参见（第十一条）宣传方面第十四条 制作荣誉证书或奖状：部门准备好名单和内容，活动前1周与秘书处联系，由秘书处和宣传部定格式。第十五条 活动宣传：海报至少提前三天与宣传部联系，横幅、宣传板提前一周。第十六条 拍照或摄影：至少提前三天与文艺部联系。 第十七条 新闻报道：至少提前一天与宣传部联系。第十八条 使用系旗、系牌、系幅、扬声器： 至少提前一天与秘书处联系,使用完毕后须及时归还秘书处。活动方面第十九条 活动赞助：部门在做活动计划时须与勤工部联系，在此期间部门应积极配合和支持勤工部的赞助工作。第二十条 活动经费：由负责部门统一向老师申请现金和报销开支。活动开始前由负责部门向老师申请现金预支,活动结束一周内持有效凭证和支出清单向老师报销