行政公文处理细则.doc

西安科技大学行政公文处理实施细则（试行）双击自动滚屏发布者：admin 发布时间：2009-3-17 16:52:32 阅读：138次 西安科技大学行政公文处理实施细则 （试行）第一章 总 则第一条 为使学校行政公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据西安科技大学行政公文处理办法，特制定本细则。第二条 凡能通过面商、会商、电话联系和领导面示等方式解决或答复的问题，可不再行文。第三条 各单位负责人要高度重视并做好本单位的公文处理工作。第四条 草拟、修改、签发必须使用钢笔或毛笔，严禁使用“三笔”（即铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水钢笔），不得在文稿装订线以外书写。第五条 校内发文应尽量采取计算机网上传输，推行无纸办公。第二章 公文格式第六条 公文一般由文头、文干和文尾等三大部分组成。第七条 公文文头部分包括：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人等要素。各要素根据需要选择。（一）涉及国家和学校秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限，一般情况下，行政公文无须标明。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。（三）发文单位标识（以下简称“版头”）由发文单位全称或者规范简称后加“文件”组成，也可只用发文单位全称或简称，红色套印。联合行文，主办单位一般列在前。我校公文版头包括：“西安科技大学文件”，“西安科技大学”，“西安科技大学校长办公室文件”，“西安科技大学校长办公室”，“西安科技大学院处函件”及“西安科技大学会议纪要”。各学院可根据需要自行印制“西安科技大学学院”版头。根据职权范围和行文关系，学校各发文版头的使用范围为：1、“西安科技大学文件”版头，适用于印发学校决定、工作部署、以学校名义下发的学校综合性通知、工作安排等；向省政府和省教育厅及领导人请示、报告；批复、批转校内非行政单位的重要请示、报告、意见；公布根据学校决定设置和调整的学院、处级行政机构、具有行政管理职能的无级别单位、常设或临时机构，以及学科（专业）的设置、调整方案；校长依照职权任免院、处及其它相应职级的负责人，依照公司法任免学校控股企业或独资企业的法人代表；校级表彰奖励和惩处；公布由校长办公会议或党委会通过的规章制度等。2、“西安科技大学”版头，适用于向不相隶属的政府业务归口管理部门询问、商榷、答复、请求批准有关事项；向校外不相隶属的单位询问、商榷或答复有关事项等。3、“西安科技大学校长办公室文件”版头，适用于转发上级机关的重要文件；印发上级领导和学校领导的重要讲话；印发学校领导的工作分工；印发经主管校领导签发的部门规章和职责范围；印发各常设委员会、领导小组换届、成员调整名单；启用或废止校属职能机构和单位的印章；发布学校有关的统计资料和信息；根据学校授权和决定，就全校带有综合性的工作作出具体安排和布置等。4、“西安科技大学校长办公室”版头，适用于印发全校性的重要会议通知和工作安排；印发学校非正式公布的讨论稿、征求意见稿；全校节假日安排、临时性的工作调整；以校长办公室名义出具的说明类函件等。5、“西安科技大学院处函件”版头，适用于印发职能部门（含具有行政管理职能的无级别单位，以下同）职权范围内的工作安排，印发根据上级和学校的工作部署，要求各单位和人员需要办理或知晓的事项；印发由各职能部门向校内其它部门和单位答复的事项；院处级表彰奖励等。6、西安科技大学学院版头，适用于就本学院的工作和有关事项作出安排；院级的表彰奖励和惩处；向学校及有关职能部门就有关问题、情况进行询问、商榷、答复、报告、请示等。7、“西安科技大学会议纪要”版头主要适用于校长办公会议、专题会议。（四）学校行政公文版头文头用字规格一般为2014毫米，文件文头天高为62毫米，文头下沿与红线间隔34毫米；校长办公室公文版头文头用字规格为2010毫米，文件文头天高为62毫米，文头下沿与红线间隔25毫米；机关各职能部门所发公文文件文头用字规格为1410毫米，文件文头天高为62毫米，文头下沿与红线间隔22毫米。各学院、产业集团公司等所发公文文件文头用字规格为1410毫米，文件文头天高为62毫米，文头下沿与红线间隔22毫米。函件文头天高为30毫米，文头下沿4毫米处为一武文线（上粗下细），距下页边20毫米处为一文武线（上细下粗），两条线均为170毫米。（五）秘密等级：秘密公文应按密级划分规定，在文头右上方注明“机密”或“秘密”字样，“机密”公文应在文头左上方标明份数序号。（六）紧急公文应根据重要程度、时限要求在文头右上方标明“特急”、“急件”。同一公文既是密件又是急件的，紧急程度标于秘级之上。（七）发文字号：正式公文须编发文字号，发文字号一般由学校代字、机关或单位代字、职能代字、年号、序号等部分组成。如学校教学工作方面的文件，发文字号为“西科教发2003号”，其中“西科”为学校代字，“教”为职能代字，方括号内“2003”为年号，后为文件序号；又如校长办公室发文，字号为“西科办发2003号”，其中的“办”为机关代号。为使发文字号规范，避免发文字号的交叉、雷同，各学院、产业集团公司、机关部门等的发文字号不出现学校代字和职能代字，只出现单位代字和年号、序号，如教务处的发文字号为“教务发号”，教务函号。红头文件的发文字号下行文标注在横线之上中间位置，上行文标注在横线左上方；机关部门发文字号标注在横线右下方。各部门、单位启用发文字号前须报校长办公室备案。（八）签发人：凡上报公文均须注明签发人；联合上报的公文，应注明主办机关签发人。其中“请示”还应当在附注处注明联系人（具体承办人）的姓名和电话。签发人姓名要注在文头红线右上方，发文字号适度左移。下行公文可不注明签发人。第八条 公文文干部分包括：标题，主送单位，正文，附件说明，落款（印章），成文日期等。（一）公文标题：公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称或规范的简称、公文主题、公文文种三部分组成。因公文文头已含发文机关名称，标题中可将发文机关名称省略。转发类公文标题，应避免冗长。在公文标题中，除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不加标点符号。（二）主送机关：一般公文的主送机关应写于标题之下、正文之前，顶格并加冒号。有的公文如决定、会议纪要等，主送机关不写或写于正文之后的印刷板记栏内。学校行政公文“主送机关”的用法为：校内行文，学校发至全校的文件，“主送机关”用“各部门、各单位”；发文范围较小的文件，“主送机关”用“各有关单位”或直接列明部门、单位名称（部门是指具有管理职能的处级机构；单位是指相对独立的处级业务单位或直属单位）；对外行文，“主送机关”直接列明收文机关名称。（三）正文：公文正文应按照行文关系及拟文要求认真撰写。（四）附件：公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前，按顺序注明附件名称（如“附件：1、”）并与所附附件顺序和名称相一致。附件名称后不加标点符号。附件一般不盖印章。印发、转发类公文，应在标题和正文中表述附件名称，正文之后不再列述。（五）落款：包括发文单位印章（发文单位）和成文日期。落款或印章与发文版头必须一致。1、上报公文和其它对外行文,不署名,只盖发文单位印章。下发的公文：数量较大的普发性公文暂以署名代替印章，但存档的公文必须加盖印章；凡涉及对师生员工奖惩、涉及学校权益等重要文件（包括普发性公文）必须加盖印章。以单位负责人名义行文，同时冠以职务和身份。联合下发的公文，各单位都应加盖印章，印章顺序要与行文机关相吻合，最后一枚印章与发文时间相叠。2、成文日期：确定成文日期的原则是，凡会议通过的，以通过日期为准；领导签发的，以领导签发日期为准；联合行文的，以最后签发机关领导人签发日期为准。成文时间应标注于正文之后。成文日期必须标全汉字年、月、日，“零”应写为“”。3、当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。第九条 文尾部分一般由附注，主题词，抄送单位，印发单位，印发日期和印发份数等。(一)公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注在落款之下主题词之上。“请示”类公文根据需要在附注处注明联系人的姓名和电话。(二)主题词：公文应当标注主题词，主题词按照上级机关的要求标注。主题词标注于抄送机关之上。以学校和校长办公室名义制发的公文，主题词由校长办公室统一标注。各学院、产业集团公司制发的红头文件的主题词，由各制发单位按有关规定自行标注。机关各部门所发函件不标注主题词。(三)抄送机关：抄送机关指除主送单位外需要执行或知晓公文的其它单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。排列方法与“主送单位”相同。公文如需抄送个人，应排在单位名称之后。(四)印制单位、印发时间和份数：印制单位列抄送机关之下，并标明时间、份数。印发时间以送印日期为准。第十条 公文文字从左至右横写、横排。标题用2号宋体，正文用3号仿宋体。原则上每页20行，每行22字。公文用纸一律使用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米），右侧对齐，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第三章 发文办理程序第十一条 发文处理一般包括拟稿、核稿、会稿、审稿、签发、登记（编号）、复核、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档、销毁等程序。第十二条 拟稿：学校的综合性公文，由校办组织拟稿或者由校办会同有关部门共同拟稿。凡属职能部门业务性、专业性公文，由职能部门拟稿。重要的公文，领导人要亲自起草或者主持起草。第十三条 草拟公文应当做到：（一）严肃认真。文稿要符合党和国家的方针政策及有关规定，符合学校实际情况。如变更现行政策规定或提出新的政策规定，要切实可行，并与原有政策规定相衔接。（二）情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，用词规范，篇幅力求简短。（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号（用圆括号括起）。时间应写具体的年、月、日。（四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为，第三层为“1”，第四层为“”。公文应避免采用过多的层次结构。（五）必须使用国家法定计量单位。（六）用词用字要准确、规范，文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。（七）拟制紧急公文，应当体现紧急原因，并根据实际需要确定紧急程度。（八）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第十四条 拟稿完毕，拟稿人应当清楚填写“西安科技大学发文稿纸”中的有关要素；需要说明情况的，应在“拟稿说明”栏中注明。第十五条 核稿：核稿由拟稿人送由主办单位负责人审核。核稿的重点是：是否符合国家的法律法规和方针政策及学校有关规定；文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本细则规定；是否需要其它单位会稿。第十六条 会稿：会稿由拟稿单位文秘人员送审，由会稿单位负责人完成。会稿的重点是：把握正文涉及本部门职权范围内需要配合执行或者核定的事项。会稿部门如有不同意见，应明确表述，若只签姓名，则视为同意。第十七条 审稿：一般拟稿人送审，凡以学校或校长办公室名义印发的重要公文（包括规章制度）在报校领导签发前，必须送校办审稿。审稿重点是：是否确需行文，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定；是否需要其它单位会稿；是否与学校已有的规章、政策相一致；是否需要经学校研究决定。需要由校领导签发的，注明“请签发”，由校办文秘人员报校领导签发。第十八条 签发：公文一经签发即成定稿，并据此生效。签发人代表本发文单位对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负完全责任。急件公文，签发人如果不在校内，可通过电话联系，经请示同意后，可先发文，再补办签发手续。公文签发应按照领导的分工和职权范围进行：（一）以“西安科技大学文件”、“西安科技大学”版头制发的公文，由校长或者主管副校长签发。其中，常规性、例行性公文，经校长或主管副校长书面授权委托后，可由被授权委托人签发并向授权委托的校领导负责。以部门或者单位名义制发的公文（包括“西安科技大学校长办公室文件”、“西安科技大学校长办公室”、“西安科技大学院处函件”），由主管校领导签发，或经主管校领导同意，由部门或者单位的主要负责人或者主持工作的负责人签发。其中，“西安科技大学院处函件”由发文单位审核把关，签发后直接送校长办公室文印室打印。（二）需要经过会议通过的必须按照规定程序提交会议通过后再行签发。会议纪要由会议主持人签发。会议讨论通过的公文，必须注明会议名称和通过日期。（三）学校各单位、各部门向学校上报的请示、报告须按学校公文处理办法的有关规定行文，要有签发人，并加盖公章，否则学校拒收退回。（四）公文签发应在签发栏中写明“发”、“速发”等字样，并签全名和年月日。只签姓名，视为同意。签发人如认为需送其他负责人（或上级领导）事先阅知时，可注明“请先送阅后再发”。第十九条 各单位正式公文必须正式登记编号。第二十条 缮印：一般由拟稿单位负责校对。由打字员按照规定的公文格式排版并通知拟稿单位校核后缮印。公文印制前，拟稿单位的文秘人员应当进行复核。复核确系无误后必须签署“同意印刷”字样，否则文印室不得印刷。复校重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。第二十一条 盖印：拟稿单位将文件装订好后，由拟稿人在送发前，按本细则第八条第（五）款规定加盖印章。所盖印章必须与发文版头的单位名称相一致。第二十二条 分发：由拟稿单位负责按规定份数和发送范围发送。重要的和有办理时限的校内发文必须一一送交签收；寄送校外的请示、重要报告必须用挂号发出或亲送签收。公开印发的公文，可以张贴、上网，可以自行翻印。利用计算机、传真机传输秘密公文，必须采取加密措施，绝密级公文不得用计算机、传真机传输。第二十三条 公文分发后，拟稿人应及时收集底稿并连同印制好的公文一起交文秘人员立卷和归档。第二十四条 需要办理的公文，有关人员应及时按学校有关规定督查、督办。第四章 收文办理程序第二十五条 收文办理一般包括审核、签收、登记、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。校长办公室机要秘书负责行政收文处理。第二十六条 审核、签收：收到来文，应当先依据本细则行文的有关规定进行审核，不符合行文规则的予以拒收退回。凡涉及两个以上部门来文，主办部门必须与相关部门协商一致形成统一意见上报；若意见不一致也须说明。第二十七条 编号、登记：审核合格后的各类来文，需按照来文单位及类别进行分类，并按照收文时间先后进行编号，然后将公文标题、来文单位、来文字号、承办期限等情况在公文登记簿上逐项进行登记，来文编号、登记时间一般不超过12小时。学校收到的来文，属陕西省人民政府、陕西省教育厅、西安市人民政府的，编政字号；其它部委、厅局和单位的，编综字号；简报类的、编简字号，校内各单位的，编内字号。第二十八条 拟办：编号、登记后的来文，机要秘书要在24小时内进行拟办处理，或提出拟办意见，或呈送校办主任处理。若遇到急件公文，可先通知主办单位按文件要求做准备，再送有关领导批办。凡属给职能处室的复函、报表、会议通知、调查表、外事接待等一般性来文，可直接送各职能部门签收阅办；其它来文附“文件阅办单”后，送校办负责人批注拟办意见。第二十九条 批办：按照拟办意见，送有关领导批办。批办时间一般不超过3天，并答复来文单位。凡涉及两个或两个以上职能部门办理的文件，批办时应注明主办单位。第三十条 承办：已批办的文件须按领导批示交由主办单位承办。承办时间一般不超过一周，紧急文件应当按文件时限要求办理，确有困难的应及时向来文单位说明原因。涉及两个及两个以上职能部门办理的文件，主办单位应及时、主动与协办单位协商办理。第三十一条 催办：对超出办理时限要求的文件，文秘人员要进行催办。催办时，应附催办单。第三十二条 立卷归档：文件办理完毕后，各单位应对本单位收到的文件按照有关规定进行立卷与归档。涉及两个以上职能部门办理的文件，由主办单位进行归档。第五章 附 则第三十三条 学校各独立法人单位的行政收发文办理可参照本细则执行。第三十四条 本细则自发布之日起施行。过去下发的，凡与本细则不一致的，以本细则为准。第三十五条 本细则由校长办公室负责解释。西安科技大学行政公文发文代字一、发文“字”、“发”、“函”的用法上行文用“字”，下行文用“发”，平行文用“函”。二、学校发文代字1、西科字（发、函），适用于学校产生的重要文件；2、西科办字（发、函），适用于办公室产生的重要文件；3、西科人（发、函），适用人事处产生的重要文件；4、西科财（发、函），适用财务处产生的重要文件；5、西科教（发、函），适用于研究生、本科、成人教育及图书馆等教辅部门产生的重要文件；6、西科研（发、函），适用于科技处、学报、高教研究、网络中心口产生的重要文件；7、西科学（发、函），适用学工处产生的重要文件；8、西科基（发、函），适用基建处产生的重要文件；9、西科后（发、函），适用总务处产