2011-2012年度第一学期秘书处工作计划.doc

共青团华南师范大学物理与电信工程学院委员会2010-2011学年上学期秘书处工作计划一、 工作方向秘书处的工作职责是“统筹、协调、落实、监督”，这是部门工作的本质，但秘书处的工作又以繁杂、琐碎著称。它是各部门工作的纽带，也是整个机构的中枢神经。结合新学期工作的实际，秘书处将以下三点作为本学期的工作方向。1. 贯彻良好的沟通协调职能，做好与各部门、协会、以及其他机构的联系和沟通工作，关注和把握整个团委的动态发展，使团委的工作顺利开展，增加团委凝聚力；2. 简化秘书处的部分工作，令秘书处工作系统化、规范化，提高工作效率；3. 建设部门特色文化，增强部门凝聚力，打造团结、和谐、友爱的秘书处。二、 工作要点时间工作负责人备注八月下旬至九月上旬计划的回收、整理及审批颖阳会敏注重各部门在部门建设上的计划迎新会敏九月招新三大机构颖阳团委志凌规范团委整体招新工作部门内会敏保证本部门招新工作有序进行九月上旬团委计划、工作要点颖阳部门建设规划全体具体计划见附录一九月下旬部门内部培训会敏使新干事更容易熟悉工作，同时使部门工作系统化十月团委内部工作培训全体可考虑与其他机构合作，培训内容主要为秘书处工作规范及团委工作常识、其他机构的工作联系新老干事交流会志凌与团校合作完成。具体方案待定。组织各部门协会联谊会敏形式待定十一月光棍节科技学术节方案竞标待定十二月部门生日（冬至火锅）部门、团委学期总结颖阳各部门资料的整理颖阳对秘书处工作的意见收集会敏整 个学 期办公室具体计划见附录二文 档具体计划见附录三财 务具体计划见附录四制度落实具体计划风附录五三、 工作重点1. 确保团委工作正常有序开展，加强人员协调、活动协调方面的工作；2. 秘书处工作系统化，规范化，提高秘书处工作效率，增强秘书处的凝聚力；3. 以人为本，培养部门新干部、新干事。四、 经费预算项目金额备注（写金额具体使用情况）各部门计划的回收和团委计划的制定10资料打印招新100宣传单的制作，打印新工作证和通讯录250制作，打印秘书处内部工作培训50团委内部工作培训新老干部干事交流会110奖品，彩带，卡纸的购买，海报的制作等生日卡100各类存档资料打印200奖状、请柬、证书制作550总计1370共青团华南师范大学 物理与电信工程学院委员会秘书处二一年八月三十一日 附录目录：附录一：秘书处部门内部建设计划；附录二：秘书处财务工作学期计划；附录三：秘书处文档工作学期计划；附录四：秘书处各项制度落实计划；附录五：秘书处办公室工作学期计划。附录一：秘书处部门内部建设计划一、 制定部门工作规范，使工作更有条理性，提高工作效率；1、制定并完善工作规范（制度）；规范的工作程序，不仅能给我们的工作带来便利，提高效率，也可以让我们查漏补缺，至少一项工作出错了，我们知道是哪个环节有漏洞 ，从而在下次的工作尽量避免。主要从秘书处的工作内容上考虑，秘书处的常规工作主要有三部分，而工作规范主要是针对这三部分而制定的。因此，三个部分的负责人，首先要清楚自己的工作内容及其流程，其次，总结以前的经验，在容易出问题的环节上，看能不能想办法解决或提醒其他人注意。秘书处计划在开学初，不仅要向秘书处的新干事进行工作培训，而且要向全体的团委新干部和干事进行培训。培训内容就是三大部分的常规工作，所以在这之前要制定出工作规范出来。2、合理分配学期工作；职位工作秘书长统筹秘书处工作，协助书记处工作并下达通知办公室+制度落实（谭志凌）1、负责办公室的借用及物资的管理，有效处理相关问题；2、负责组织团委秘书处例会、部长例会，了解各部门协会的会议活动，整理、检查各部门协会的会议记录，并针对会议出现的问题提出相应的解决方法；3、作为“团委框架奠基者”，负责团委制度的管理，包括各项制度的有效落实，以及根据实际情况修订相关制度；4、作为“秘书处公关外联负责人”，负责与团委内各部门协会、学院兄弟机构、其他学院、校团委的联系工作，加强秘书处的形象建设及宣传。文档+文化建设（叶颖阳）1、作为“秘书处首席规划员与评论员”，负责每一学期的秘书处计划、团委计划、秘书处总结、团委总结的撰写；2、作为“团委百科资料库”，负责团委内各部门协会及校团委下发的所有文档资料的收集、整理与存档；3、负责奖状、请柬、聘书、通讯录、生日卡等各项纸质资料以及团委工作证的制作；4、负责团委公邮、秘书处公邮、团委微博的管理，对公邮的资料进行有效的筛选、整理，最大的发挥公邮、微博的作用。财务+活动协调（郑会敏）1、作为“团委财务大臣”，负责团委内财务预算的审批及报销工作；2、作为“团委活动协调人”，负责了解、跟进、协调团委各部门协会大型活动，处理团委内各项突发情况；3、作为“秘书处干事培养的总负责人”，与其他两位副秘书长共同商讨干事培养规划，及时了解干事的思想动态（生活、学习、工作），对干事出现的问题进行有效解决；4、作为“秘书处的润滑剂”，增强秘书处干部干事的凝聚力，负责秘书处聚餐安排、出游、生日庆祝等活动。备注其他工作分配见秘书处计划二、 加强干事培养，努力营造良好工作氛围；一个部门的氛围、干部干事的能力将直接影响到部门工作的效果。作为基层的团组织，除了保证日常的工作之外，更应该注重人的培养，这是现实条件所决定的。但是，人的培养与部门工作是紧密联系在一起的，为此，我们要将部门工作、部门建设（包括干事培养）有机结合在一起，这样，不仅能使部门发展，而且，对于进入这个部门的人来说，收获到的东西会更多。干事培养的成功与否是一个部门综合能力的体现，也关系到以后这个部门的成长及延续。良好的计划与开始是成功的前提，因此，特制定此计划。干事培养的具体措施将以时间顺序，从小处着手，以秘书处工作为主要载体，联谊、聚餐等为辅，根据实际情况，分阶段进行，形成一个系统的多方面的计划。(一) 总体目标：1. 熟悉、掌握秘书处的常规工作内容及流程；2. 培养其团队合作能力、沟通协调能力，独立思考能力，并提供一个自由发挥的平台；3. 增强秘书处成员的凝聚力，使部门朝着团结，高效，快乐的目标前进；4. 第一学期主要让干事初步熟悉部门工作，干事之前相互熟悉，积累人脉关系为主；5. 第二学期主要是有针对性地锻炼干事的能力，同时使部门更加团结。(二) 具体措施：（一学年）（十月上旬、中旬）阶段一目标使新干事融入到秘书处中，并使他们了解秘书处的工作。措施1. 生动有趣的见面会；2. 系统的部门工作培训、后续工作分配和跟进；3. 秘书处内部信息沟通平台的建设（例如Q群），干部的关心；干部准备工作干部角色扮演，干事的分配十月下旬、十一月上旬、中旬阶段二目标至少举办一次活动，在举办活动的过程中，干部之间学会相互合作，管理干事，与干事沟通，干事要学会初步熟悉活动的整体流程，初步掌握方案的写作；同时，通过举办活动，增强秘书处的凝聚力。措施1. 新老干事干部交流会的策划；2. 新老干事干部交流会的庆功；3. 秘书处工作的阶段性总结，及干部对干事的指导；4. 光棍节庆祝活动（待定）。注：可能会有临时的活动，例如科技学术节。干部准备工作针对各版块的阶段性总结是必不可少的，形式课多样化十一月下旬，十二月阶段三目标以常规工作为主（交换常规工作），让干事熟悉其他版块的工作，加强秘书处成员之间的交流。措施1. 常规工作的相互交换；2. 与其他部门联谊、冬至火锅宴；3. 重点加强对他们在学习上的指导。干部准备工作联谊与冬至庆祝可让干事组织，干部指导即可考试周之前阶段四目标结束秘书处的工作，进行部门总结，并分配期末的收尾工作。措施1. 写个人总结；2. 部门总结会。干部准备工作提供必要的考试建议，做好收尾工作开学初阶段五目标使秘书处工作开始开始运行。措施1. 开学初的一系列工作安排的落实；2. 特产交流会；干部准备工作三月、四月、五月阶段六目标逐渐将工作交给干事，开始干部轮值干部制度，让干事负责活动策划。措施1. 秘书处轮值干部制度；2. 举办一至两个活动。干部准备工作六月阶段七目标完成新任干部的筛选工作，准备做好交接工作。措施1. 从各方面总结各个干事的特点，性格，并了解他们对工作的看法；2. 换届。干部准备工作整个学年（部门凝聚力的建设）1. 关心干事的生活、学习，适当给予指导（干部关心计划）；2. 生日庆祝、特殊节日庆祝；3. 聚餐；4. 小天使与小主人的游戏。三、 提高干部素养，增加部门核心力量。干部和干事的个人修养，或者价值观，人生观，直接影响到其生活，当然也包括秘书处的工作。秘书处虽然是一个团组织，主要以完成团工作为主，但是，我更偏向于把她建设成一个共同学习，共同进步的集体。在平时工作的时候，作为干部，应该要有意识提高自己各方面的思想认识，这样，不仅对自己好，而且对周围的人与事都好。当然，这个各人的意愿，秘书处不会强迫任何人做自己不想做的事情。具体措施：1. 在日常工作中起带头表率作用，尊重他人，认真对待任何事情；2. 不定时召开交流会，相互交流经验；共青团华南师范大学 物理与电信工程学院委员会秘书处二一年八月三十一日 附录二：秘书处财务工作学期计划时间项目九月初第一批经费预算与申请撰写秘书处财务工作规范与流程，并与各理事沟通，强调经费报销流程及其收据、发票填写要求跟打印老板联系（待定）九至十二月发票的收集与经费的报销十二月下旬第一批经费报销（包括跟打印老板结帐）筹备第二批经费的申请附录三：秘书处文档工作学期计划时间工作备注八月下旬至九月上旬l 各部门协会总结以及大事记的收集整理l 各部门协会计划的收集审核l 秘书处文档工作的规范l 团委工作证的制作l 常规工作九月l 各部门协会计划的审批l 团委计划的撰写l 工作证的完成以及发放l 常规工作十月l 年级各支部获奖资料的收集、整理（待定）l 新一届团委干部干事通讯录l 常规工作十一月l 常规工作十二月l 着手本学期文档资料的整理工作l 常规工作一月以及寒假l 学期活动资料的汇总、查漏l 本学期的工作总结大事记撰写、收集整理l 第二学期的工作计划撰写、收集整理注：上述常规工作指下列工作表二： 常规工作内容时间备注团委工作要务每周一次生日卡填写发放每月一次活动资料的整理每月一次工作要点每月一次微博的管理秘书处、团委公邮的管理每月一次请柬、奖状、证书等不定时附录四:秘书处各项制度落实计划前言任何组织都有制度。团委规章制度是团委工作正常进行的保证。规章制度落实有助于实现科学管理团委内部工作；有助于提高团委工作效率；有助于明确各项工作流程等等。制定制度很重要，执行制度更重要。所以需要对此规章制度作一个落实计划。第一步：对团委规章制度以及其他制度做一次整理。（1）把那些不起作用的制度条例要予以废除或修改。变成合理的可操作性强的制度。（2）对一些重叠的规章条例要进行整合。（3）对那些新兴制度要根据具体实施情况来修改完善。（4）对一些制度空白地区要着手讨论制定相关制度。附：秘书处执行制度一览表序号名称说明1财务管理制度规范各部门经费申请、报销流程及注意事项2文档工作要务规范规范各部门文档资料的整理、上交3办公室管理制度规范办公室的使用及办公室物资的管理4绩效考核制度量化各部门工作的考核标准5团委活动协调制度团委内人员的调动、工作的协调6部门札记规范规范各部门使用部门札记7秘书处干事轮值制度与其他部门的轮值制度相对应，制定符合秘书处实际情况的轮值制度第二步：加强对团委规章制度的宣传。（1）在思想上应形成重视规章制度的认识。这要从团委干部入手，在不同的会议或者日常工作中渗透规章制度的重要性。从观念上改变对制度的看法。是对制度执行有力保障。（2）学习团委规章制度。在干部培训当中可以加入规章制度的学习。掌握制度的主要内容。（3）让10级新干事在各部门理事的带领下认识团委规章制度，懂得团委运转的程序。第三步：建立合理有效地监督管理制度（1）坚持制度面前人人平等。这样才能体现制度的权威性和严肃性。（2）监督的责任细化。一级对一级负责，各负其责，层层落实。情况及时反馈。（3）建立合理的考核机制。考核各类登记表要准确登记制度执行的情况。（4）奖惩分明。对工作完成情况有考核机制的量化、有得当的奖惩措施。（5）不断加强对制度执行情况的监督与反馈。附录五：秘书处办公室工作学期计划作为团委秘书处的重要组成部分，办公室是否能有序管理直接关系到团委各部门工作的进行。所以拟定以下办公室计划，其中部分项目针对上学年的不足做出了一定的调整。一、 办公室管理由于办公室是由团委秘书处和学生会秘书处共同管理。为了使办公室合理有序的使用。故原则上机构内部的部门要使用办公室优先向对应的办公室主任（负责人）联系，有其他特殊情况再跨机构联系。办公室将设两名干事负责办公室的日常管理工作。1. 办公室的借用l 借用时间: 每天8:3023:00l 借用对象：原则上只能借给三大机构各部门，另外可以老师，党支部等名义借用，但是一般情况下不能以班级的名义借用，其它学院的一般不能借。l 借用手续: 借用人至少提前一天联系办公室负责人，向所属部门部长或协会会长取得并填好办公室借用申请表（附录一）后在办公室借用的前一天交给负责人并领取办公室钥匙。办公室使用期间需保持清洁与公共物品的完整。使用完后要将椅子摆好，关好门窗并在办公室使用当天晚上12点前交还钥匙和申请表，期间需妥善保管钥匙。 出现特殊情况，需与负责人取得联系，不得擅自决定。如：办公室使用期间，有人前来借用办公室物资，而之前没有联系过办公室负责人，则没有权利答应其将物资借出，而要及时联系负责人，或者告之物资借用人负责人联系方式。l 若办公室在使用期间有物品丢失或者损坏，将追究物品丢失时段使用办公室的部门的责任。l 可能出现的问题：多个部门在相同时段借用办公室造成冲突，解决方法，由相应的部门协商，原则上由先借的部门使用。协商未果由负责人直接决定。期间注意态度，不能互伤和气。2. 办公室物资的借用l 借用对象：主要对象为学员学生，其他学院的也可借用。l 可借用物资：胶凳、折叠椅、团旗、扩音器。l 借用手续：本学院的借用至少提前一天联系负责人，在负责人带领或者指引下在登记表上（附录二）登记后方可借用。归还时需联系当初的负责人，点清物资确认无误后借用人方可离去。即“跟谁借，联系谁”。如果是在办公室附近开会则不必通知负责人，直接在办公室门口旁墙壁上的临时登记表上注明，归还时在归还栏填上“是”即可。不是本学院的借用物资需要出具借条并盖有该学院机构公章。胶凳最多只能借一百张，折叠椅办公室共有十四张，若借用时段有部门使用办公室开会，原则上不予借用。l 可能出现的问题：临时借用的物资归还时办公室门已锁，如果是晚上超过十一点，则暂时放到宿管员处，第二天再放回办公室，如果是白天或者不是很晚，可联系负责人。 如果物资有出现损坏或遗失，则借用方按原价赔偿。3. 办公室钥匙管理办公室钥匙由院团委副书记、秘书长、办公室主任严格管理，并对办公室财产负责。其他人不得私自收藏，一经发现，即刻回收。4. 办公室卫生l 鉴于办公室使用频繁，卫生情况不甚乐观，而且上学年卫生到扫制度落实不到位，所以本学期设定两天打扫时间分别为周一和周四，时间均为17:0018:30，每次由一个部门负责，具体安排见附录三。清扫范围包括：清洁办公室地板，擦拭门窗、办公桌，摆齐物品、桌椅，整理文件架，清倒垃圾等；l 清扫办公室要求提前安排好人员，明确分工，及时到位。卫生打扫要彻底，不留死角，不得敷衍了事。l 打扫完毕后，工具要物归原处，存放整齐。l 办公室负责人对每次清扫结果进行验收，如有不合格的部门将在部长例会上进行批评并记录。5. 流动图书馆图书馆是学院公共资源，由团委团校管理。办公室负责人将不定期从行政楼领取团刊，杂志放入图书馆。详细情况请参考团委规章制度。6. 办公室物资存放部门或协会举办完活动后将物资存放到办公室要认真填写办公室物资存放表附录四，并在三天之内将该物资搬离办公室，若逾期，办公室负责人将向相关负责人联系，如果第四天仍然没有清理，则一切后果自负，秘书处不对其负责任。二、 课室、场地借用部门或协会需要借用课室，或活动场地时先到办公室主任处领取申请表，填好后携带该表到行政楼课室管理中心或者后勤办（A-407）申请。详细表格见附录五、六。三、 学院三轮车、音响借用均由学生会公关实践部负责管理，需要借用时请联系公实部负责人。四、 绩效考核绩效考核的目的是为了鼓励各部门努力积极工作，提高学院团委工作效率和工作质量。具体制度见附录七。五、 办公室欲启用两名干事l 干事A: 负责办公室、物资的借用以及存放和管理，卫生打扫监督；l 干事B: 负责储物室的管理、场地借用、绩效考核的落实。附录一团学办公室借用申请表借用部门借用原因借用时间201年 月 日 星期 ： 时 分至 时 分借用人借用人联系方式负责人负责人联系方式 团委（）学生会（）信息中心（）201年月日 时注：此表为借用团学办公室的凭证，请各部门借用人借用前携带此表到办公室负责人处领取钥匙，用完后将此表连同钥匙在当晚12点前交回办公室负责人处。附录二办公物资借用登记表借用部门借用物品名称： 数量：借用物品用途借用日期归还日期借用负责人签名： 联系方式：检查人员时效性： 丢失情况： 损坏情况：注：时效性是指是否有按时归还附录三时 间第2周第4周第6周第8周第10周轮值部门青 协红 会无 协物 协组织部时 间第12周第14周第16周第18周第20周轮值部门实践部调研部文娱部科技部团 校要求：每次清扫的部门或协会出一名干部，二至三名干事进行办公室清扫，清扫完后在部门下面打钩清扫时间：双周四下午5：006：30清扫范围：办公桌，门窗，地板和一些必要的整理。（记得倒垃圾）清扫后请勿改变原物品的摆放位置和关好门窗附录四财务存放登记表部门物品借用存放时间搬进时间搬出时间搬进负责人签名：联系方式： 宿舍地址：搬进负责人签名：联系方式： 宿舍地址：检查人员时效性： 摆放情况： 登记情况：附录五华南师范大学大学城校区临时借用教室申请表借用单位借用人联系电话借用教室容量借用事由：借用时间 月 日（星期 ） 时 分至 时 分教学管理办意见： 盖章（签字）： 年 月 日注：周一、三、五下午办理借用手续 （第一联：提前1天交课室管理中心） 华南师范大学大学城校区临时借用教室申请表借用单位借用人联系电话借用时间 月 日（星期 ） 时 分至 时 分借用事由：借用单位领导审批意见： 盖章（签字）： 年 月 日教学管理办意见： 盖章（签字）： 年 月 日（第二联：留教学管理办）附录六华南师范大学大学城校区学生活动申请表时间地点活动内容：赞助情况商家名称：赞助内容：联系人电话主办单位承办单位协办单位院系意见：学工办意见后勤办意见综合办意见（仅限重大活动）华南师范大学大学城学工办 制附录七团委绩效考核制度方案目的:培养良好的团队精神,鼓励我院团委各部门更加积极,有效地开展工作,打造就一支业务精干的高素质的、高境界的、具有高度凝聚力和团队精神的人才队伍.,完善团委的考核制度,形成良好的监督管理体系，及时、公正地对各部门过去一段时间的工作绩效进行评估，肯定成绩，发现问题，为下一阶段工作的绩效改进做好准备。考核对象:组织部,实践部,调研部,文娱部,科技部,团校,青协，红会，无协，物协奖励名额:2个部门，1个协会奖励办法:颁发证书及奖金考核内容及评分标准：一、 团务、通讯稿 共9分1）时间分（4分） 团务在周四晚12点之前交往秘书处公邮，通讯稿上交越迅速越好，在活动完当天晚上11点半前一定要交往秘书处公邮。迟交一次扣0.3分。2）质量分（4分）团务要求按格式填写，内容简明易懂，部门特色活动要按格式写特色方案，质量特别差的（即应付式的），点名批评并扣0.5分。通讯搞要求内容思路清晰、概括性强，最好有一定的文采，在团工委网站上发表成功，每篇加0.5分;质量特别差的（即应付式的），点名批评并扣0.5分。3）主观分（1分） 对各部门和协会执行的总体印象，由负责团务、通讯稿的秘书处人员评定分。二、文档管理 共12分1）收集相应文档资料（如方案、总结、通讯稿、大事记等）按时上交 （4分） 要上交到秘书处的资料必须在规定时间内上交。迟交的一次扣0.5分。2）部门上交资料的质量分（5分）部门的资料必须按照要求建立相应文档，资料齐全，管理整齐。质量特别差的一次扣1分。3）会议纪录的整洁及认真程度（1分）每次会议都必须按格式认真做好记录。检查时由文档秘书评定得分.4）主观分（2分） 对各部门和协会执行的总体印象，由文档管理负责人评定得分。三、活动经费使用 共7分1) 节约 （3分） 在活动中没有乱使用经费，做到“能借不买，买要价格合理，可重复利用的保管好”。由秘书处财务秘书评定得分。2) 不超支（3分）活动经费超过预算经费的10%定为经费超支。在经费预算内一次加0.3分，超过预算10%以下一次扣0.2分，超过10%15%一次扣0.8分，超过15%20% 一次扣1.2分，超过20%以上一次扣1.5分。3) 主观分（1分）对各部门执行的总体印象，由秘书处财务秘书评定得分。四、财务报销 共13分1）发票填写（3分）发票必须按照工作指南中的要求填写清楚、正确。有