采购台帐的精细化管理.doc

谈谈工程采购台帐的精细化管理 各行各业都有采购业务，怎样把采购工作管理好,笔者认为实行精细化管理是一种行之有效的好办法。精细化管理是一种管理理念和管理技术，是将系统化规则运用程序化、标准化、数据化的手段，使组织管理各个程序环节能够精确、高效、协同、持续运行。采购工作每天要面对产品价格、采购进度、交货进度、供应商、付款等等诸多问题。将这些问题进行系统化的处理，建立一套完整的数据库并利用数据库带来的好处，就可以起到提高采购效率和提高采购性价比的目的。以下本文仅就工程物资采购中关于合同台帐和付款台帐的建立以及用款计划的编制，谈谈笔者在实践中的做法和体会。限于篇幅和行业的限制未尽之言和偏颇之处欢迎批评指正。一、 关于合同台帐的建立合同所纪录的内容是本单位宝贵的采购信息资源也是采购工作需要经常查阅的，是采购物资、备品配件供应的重要参考依据，如何能够方便快捷的查阅和共享这一信息资源，笔者介绍一种用Excel表建立合同台帐的方法。限于篇幅这里只将它的内容和作用进行介绍谨供参考。至于Excel电子表格自身的功能和使用方法大家都明白也不赘述了。将合同主要内容记录在表格内并借助于电子表格的各项目功能，不但查阅起来方便、灵活、快捷、清晰，一目了然，而且还可以根据需要，取舍不同的内容快速的编制统计报表。它所带来的好处，相信亲自使用后便知。笔者根据工作经验结合实际情况设计的一种电子式的采购合同统计台帐，经多年实际应用效果很好，大大提高了工作效率。（见表一）报表： 采购合同登记报表 单位：元序 号 合同签订合同供商合同内容 合同价格 合同相关条款备注经办人签订日期合同编号应用工程供应商名称 联系人货物名称型号规格单位数量单价金额本批合计其它费用合同总额付款方式质保金质保期限交货周期本表的主要栏目有：1、经办人、合同编号、应用工程；2、供应商名称、联系人/电话；3、货物名称、规格型号、参数等；4、单位、数量、单价、金额、5货物合计、各项小计、合同总额；6、付款方式、质保金、质保期限/时间、交货周期/时间。每个栏目内如有需要说明的事项可插入批注。在这个表格内以合同为单元进行登记，有两组数据是互相关联和平衡的。一组是“数量、单价、金额、货物合计”，其中：金额数量单价、货物合计各项金额相加，如果合同中只有一种品种，那么金额等于货物合计；一组是“货物合计”、“各项小计”、“合同总额”，其中：合同总额货物合计各项小计，各项小计为除合同标地物之外的其它如运费、包装费、技术服务费等各项费用的合计。利用Excel电子表格的功能，angxiaoji是一组互相关联的平衡数据，222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222将所输入的数据之间设计成等式关系，这样，数字输入后在结果栏内数字就会自动显示，在简化操作的同时避免错误输入保证了数据的正确性。从这本台帐中我们可以方便的了解到单位或个人在以往所有采购工作中的详细情况，如价格、型号规格、供应商信息、工程供货信息、采购人员的采购情况等。当然，要想达到这一目的，如何根据本单位实际情况对栏目进行设计和使用者如何正确填写则至为关键。 根据上述所设内容和Excel电子表格的功能可以方便的汇总查阅以下主要信息。、按工程项目查阅，可将该工程采购信息，如采购品种、金额、供货厂家、交货日期等信息全部汇总；、按供应商查阅，可将与该供应商的业务往来，如采购量、采购品种、用于工程、采购日期等全部汇总；、按设备名称或规格型号查阅，可将该品种单价、供货厂家、用于工程，采购日期等信息全部汇总；、按合同签订人查阅，可将经办人的采购工作情况，如采购了哪些物资、用于哪些工程、完成采购量、采购价格等信息全部汇总；、按统计需要，可将年度或月度采购情况全部汇总；如需汇总查阅上述任何一项内容，或栏内任意一个单项采购信息都可以方便快捷的查找，如价格、交货期、生产商等，只需使用Excel 的“筛选”功能，轻点鼠标即可轻松实现。利用本表可以很方便的统计出某工程采购合同签订情况、某供应商合同签订情况、某类设备订货情况和制造周期、交货周期、某业务人员采购合同签订情况等等。只要以栏目内某项为单位汇总，那么与其相关的内容就会无一遗漏的全部呈现，而且对汇总的内容还可以进行二级或三级查询。至于表格究竟应设立多少个栏目和内容，完全根据需要可增可减自行设计。如果有些单位建立了办公软件系统，那么表格中这些数据的取得就会更加便捷和容易。这里须着重谈谈这个表格的另一个重要作用。采购订货时，经常需要查询所购产品的价格、型号规格、供应商、交货周期、付款方式等信息，而这些大量的信息除了自己积累，可以说目前在任何一本工具书上也是查不到的。这里汇集了本单位详实的采购数据，给采购工作提供了具有实际意义的参考坐标。不论以往还是以后，采购价格都会一目了然清晰的摆在眼前。特别需要明确提出的是“型号规格”栏内的内容必须完整无误的纪录下来，否则就失去了采购参考价格的意义。它既可以约束目前的采购价格又可以知道以往的采购价格，在某中程度上间接起到了防止采购腐败的作用。实事求是地说把它作为本公司的一个具有参考价值和指导意义的采购信息库是毫不过分的。二、 关于付款台帐的建立 付款是采购工作中至关重要的环节，合同一旦签订，付款便始终伴随合同直至合同履行完毕。任何单位对付款环节都是非常重视的。如何掌握付款金额、付款进度、如何准确做好付款计划；哪些合同、哪些供应商、哪些项目的付款情况如何等等；合同总额、付款方式、已付款、未付款、质保金等等所有这些都需要有翔实准确的数据。作为采购人员，对于合同付款执行情况的账目必须清清楚楚、明明白白。每个单位的财务部门都会严格把住付款关的，但采购人员作为付款第一人必须把好第一关，为公司采购资金的运用建立第一道防火墙。多付少付、早付晚付、缓付拒付都应当在采购人员的计划和掌控之中。那么怎样才能做到这些呢？除了公司建立严格的付款制度和流程之外，采购人员建立一套完整的付款状况信息台帐是做好这些工作的前提。哪些款该付、该付多少、哪些款不该付、已经付了多少、待付款还有多少、哪些款可以缓付、如何根据公司或工程运转情况做出合适的用款计划等等，所有这些都需要有严格的准确统计，这里向大家介绍的一种采购付款统计报表的电子表格，也是笔者结合实际工作需要编制并经多年应用，对于提高工作效率起了重要作用。该表采用的Excel的形式与上述表格具有同样效果。（见表二）报表： 采购付款统计台帐 单位：元代号合同签订合同供应商&货物付款进度质保金支付发票备注经办人签订日期合同编号应用工程供应商联系人 货物名称付款方式合同总额已付款待付款付款率待支付已支付比例质保期本表基本栏目有：1、经办人、合同编号；2、应用工程；3、供应商名称、联系人/电话；4、货物名称；5、付款方式；6、合同总额；7、已付款；8、待付款；9、质保金、质保期；10、付款率；11、发票开具。同样每个栏目内如有需要说明的事项可插入批注。本报表是在采购合同统计台帐的基础上建立的。在这个表格中，以合同为单元登记，数据之间的关系如下。合同总额已付款待付款，待付款应付款质保金，质保金支付额质保金比例合同总额质保金。根据所设栏目每项均可进行汇总查阅并可编制所需报表。如查阅某工程付款状况，根据Excel 的“筛选”功能，用鼠标点击“应用工程”栏目内黑三角下拉列表中的项目名称，即可将该项目的付款状况汇集起来一览无余。这个表可以非常清晰的记录业务往来账目的付款情况、需要强调说明的是业务人员必须把信息规范的输入在表格内才能有效发挥作用。同样，在汇总的内容中可根据需要进行二级或三级查询。它的主要汇总功能如下。1、按项目查询，可汇总该项目已付款、未付款、质保金等全部信息；2、按供应商查询，可汇总与该供应商所有业务往来的付款情况；3、按经办人查询，可汇总该经办人负责办理的全部业务付款情况；4、在上述查询结果中，还可了解到每次付款金额、付款日期、余额、质保金及日期等信息。三、 关于编制用款计划采购用款计划的编制一般分两种情况，一是按实际需要编制计划，二是按可支付资金编制计划。由于我们系统的整理了采购信息，所以，不论按哪种情况编制计划我们都有可靠的数据作为参考。编制采购用款计划是和工程进度、到货情况、质量状况、欠款额度、时间长短等情况紧密结合的，是一项细致严谨的工作，那种临时拍脑袋报计划的粗糙作法是不可取的。用款计划的严谨细致和透明公开可使资金用在哪里、付了多少、什么时间用一目了然，同时也在某种程度上避免了暗箱操作。笔者根据实际经验采用了一月一报的双月用款计划形式，即一月份报一、二月份用款计划；二月份报二、三月份用款计划，以此类推。见表三报表：12 月 份 用 款 计 划单位：元序号付款依据付款进度用款计划发票备注供应商合同编号设备名称应用工程付款方式合同总额已付款额未付款额付款率1月用款用途2月用款用途用款合计这样做的目的在于如果资金没有按计划到位（这样的情况是经常发生的）或有其它变化可在下月计划中进行调整。从这个付款计划中我们可以明明白白地看出用款的依据及合理性。它的前半部就是来自采购付款统计台帐。本用款计划只限于采购部门应用在工程物资采购方面，是紧紧围绕工程进