固定资产管理操作流程8.doc

固定资产管理操作流程一、 采购流程1、采购计划审批流程使用部门提交详细采购计划申请总务处核实库存（1）库存（有）划拨；（2）库存（无）交专家评审小组评审设备的发展前景、技术参数及购买计划的可行性报告等财务处审核资金计划院领导审批最终采购方案总务处实施采购方案。、采购方案操作流程总务处按审批后的采购方案编制“政府采购计划”交市财政局采购办审批确定招标中心编制招标文件由使用部门确定招标文件的准确性后网上公布使用部门、总务处、纪检派出相关人员参加评标使用部门与中标单位签订供货合同（合同一式八份：供货方、使用部门、纪检、财务处、中山财政局（财局支付时需要）、招标中介机构、总务处份）如在实施过程中合同出现变更由使用部门接洽处理（变更协议须有法律效应，甲乙双方必须签字盖章确认。）总务处办理采购合同预付款审批手续。二、 合同实施流程收货1、设备无需安装的：、采购货物只为单一使用部门：到货前，由采购员或使用部门合同签署人通知，使用部门固定资产管理员做好收货前的准备，同时向固定资产管理员提供合同复印件；货到时，使用部门固定资产管理员按供货方提供的送货清单收货，设备有附件的按附件清单（或装箱单）一并逐一点清，同时保存好货物装箱单，对收货时发现货物不符、包装或设备严重损坏、资料不全等，立即通知采购员与供方协商，也可以拒绝收货或退货，送货清单一式二份，签收后自己留存一份，作为备查账；货收齐后，使用部门通知总务处组织安排验收。、同一批采购货物为多个使用部门（货物总务统一发放的）：由采购员通知总务处固定资产仓管员按供货方提供的送货清单收货，并向仓管员提供合同复印件，与明确设备来源渠道，以防出错，并通知验收员组织安排验收，验收合格后通知使用部门资产管理员领取其物品2、设备需安装的：由使用部门提前安排好场地，对配套的水电设施应提前做好规划、勘测水电使用承载安装时通知总务处水电组配合，同时使用部门安排相关人员负责全程跟进，并要求供方对预埋件、预安装件须使用方核对后签字确认后，方可安装安装调试完成，供方完成培训计划，使用部门试运行两周后，设备运行正常由使用部门通知总务处组织安排验收。三、验收操作流程1、验收前的准备当验收员接到采购员或使用部门的预约验收通知：一、要求采购员提供与验收有关的相关资料（招标文书、供货合同、变更协议、验收清单）给验收员；二、由验收员联络相关的技术专家、监察、教务等人员确定验收时间并将验收资料送达到参加验收人员的手中；参加验收的人员一般包括：采购员或合同签署人、资产科验收员、使用部门资产管理员、抽取相关的专业技术2-3人、监察人员、教务人员等，组成的验收小组，组长由资产科验收员担任，负责整个验收工作的具体落实；三、凡参加验收的人员，收到资料后需对验收资料进行严格的审核，特别是设备的型号、规格、数量、技术参数等方面是否所有资料达到一致，如有问题及时提出。2、实施验收（1）凡参加验收的人员，严格按时到达现场进行验收；（2）现场验收：验收人员按照资料上规定的要求逐一核对验收，对需要开机检测的应由供方人员操作，或在供方人员的指导下由校方操作人员进行开机检测；对需进行计量检测的，须按国家标准参数进行检测；单一产品逐个检测，批量产品抽样检测，其标准按GB/2828执行。（3）记录：一、质量验收记录是证实产品质量的依据，因此验收的数据要客观、真实、准确、完整，字迹要清晰、整齐，不得随意涂改，空白项应划斜线。二、记录内容一般包括：名称、规格、型号、数量、检测项目、技术要求的规定值、检验和测试的实测值，查看产品说明书、产品合格证、产品出厂前的检测报告，是否齐全，发现异常情况和处理记录，验收时间、验收人签名；验收人签名是作为责任依据，参加验收的人员都必须履行。3、验收报告产品质量验收报告是对产品质量和验收工作进行总结。当一项验收工作结束，验收人员应根据验收情况，出具客观、真实的验收报告；验收报告应做到：完整、准确、客观、清晰、结论正确，易于理解；凡参加验收的人员必须发表自己的意见，合格或不合格，如不合格须明确说明不合格事项；产品质量验收报告由资产科参加验收的人员，根据验收记录归纳总结，验收人签名，验收报告一式三份供需双方各持一份、交财政局采购中心一份；产品质量验收报告连同验收记录、验收人员签到表一并归档。4、 验收不合格的处理（1）按GB/T19000-2000对不合格的定义为：“未满足要求”。凡在验收中，发现产品验收“未满足要求”则判定为不合格。验收人员要及时出具验收报告，详细描述不合格原因，并由资产科负责人签字后，交采购人员，由采购人员与供货商交涉处理。（2）采购人员收到产品质量验收不合格报告后，应以书面的形式及时通知供货商，并责令限期整改。整改通知书应标注通知日期，同时作为资料保存归档。5、 返工后的再验收按现场验收开始到出具验收报告结束。四、 建立新增设备资产台帐凡新进设备验收完毕后，各使用部门须自行建立新增设备资产台帐（含低值耐用部分），以保证本部门账务的真实、可靠。五、 入录固定资产账流程1、采购货物只为单一使用部门： 设备验收合格后，由总务处验收员向供货商索要修改正确的验收清单（一式四份：供方、使用部门、总务处系统管理员、财务处各一份），交其使用部门由使用部门资产管理员按其货物验收清单和固定资产入账界定标准，自行录入系统确定物品使用人、存放地点等信息数据提交至总务处发票签字后交至总务处资产管理员总务处审核后编制出固定资产验收单、打印条形码交使用部门资产管理员由使用部门完成使用人确认签字手续后将固定资产验收单交回总务处使用部门资产管理员将条形码粘帖在设备的合适位子财务报账2、同一批采购货物为多个使用部门（货物由总务统一发放的）： 仓管员将发票、货物验收清单（复印件）交至资产管理员按库存录入系统资产管理员打印条形码交至仓管员仓管员将条码贴至相应的设备财务报账。部门领用时由使用部门资产管理员领取设备仓管员将资产分配情况信息（记录好分配的相关部门及对应的条码资产编号）回馈给资产管理员资产管理员通知使用部门管理员完成系统中有关设备的使用人、存放地点等信息数据提交至总务处3、建立低值设备账：使用部门将其低值设备（不能纳入固定资产帐的）编入部门财产账务管理中，单独立账。4、账务核对：固定资产系统管理员每月定期和财务核对账务各部门每月按期上报固定资产增减变化表 5、每月定期组织各部门资产管理员打印其本部门当月发生的（增减）资产卡片，并整理归档。六、费用支付流程（1）财政支付：采购员收到完成签字手续的发票及货物验收清单、质量验收报告后，填写财政采购支付申请清单，送财务处确认、院领导签字、连同发票复印件、质量验收报告一并交院办盖章，（质量验收报告一份留存、一份交供方、一份交财政局）交供方联系人或由采购员直接送财政局采购办原始发票及货物验收清单