建筑工程项目物资帐务管理资料.doc

建设工程项目物资账务管理建设工程项目物资帐务管理编写 罗富俊建工集团内部资料选编 前 言建设工程的成本管理由许多环节组成，其中施工现场的物资管理工作就是其中的一环，材料的实际购进与耗用，机具和周转材料的领用与归还等基础工作的开展、原始信息的收集和初步加工、正确记录与基础核算及相关传递就是在这一环节完成的，物资管理工作是项目成本管理的重要基础之一，物资管理人员的专业技术能力直接影响着企业内部经济管理优化和成本有效控制的水准。一般来讲，物资管理的基本工作既包括物资验收发放和管理等实务操作，也包括开单记帐和列表报告等帐务处理，帐务处理是实物操作的系统记录和反映，是对实务操作合规性、正确性的制度约束，二者相辅相成。从实际管理来讲，物资管理工作是一项具备一定综合性和复杂性的基础工作，其实务操作属于供应和生产监督的内容，帐务处理属于成本管理和财务监督的内容，因此其任职人员应具备一定的实践经验和专业知识，应在企业管理中克服传统观念中对这一工作岗位业务素资要求不高的认识，加强对物资管理人员业务能力的培训和指引，真正发挥其在成本管理和控制中的“桥头堡”作用。第一部分 物资帐务管理基础第节 物资管理账务体系纵观物资管理账务体系，不难发现“单”、“帐”、“表”、是贯穿其工作过程一条轴线，正确处理三者的关系就构成了物资账务管理工作的日常基本内容，物资管理账务体系基本框架如下图：设备材料月报表 上报财务部门机具设备周转材料台账材料分类明细账出库和领用单据（图表一）入库单据 第二节 物资管理帐薄和帐目的设置物资帐薄和帐目的设置应根据工程的经济规模和其他具体情况视情况而繁简设立，本文按照一般土建安装装饰综合工程考虑设计帐薄和帐目。在设置帐薄和帐目之前应根据工程实际对即将使用的材料进行一次大的分类，以便确立帐薄和进一步细分设备材料帐目，本文按综合工程进行大分类，分类简图和科目设置示例见（图表二）。一、帐务分类简图如钢材、水泥、大沙、石子、机砖、商品砼、铁钉、铁丝、焊条、扎丝、白灰等 土建材料Pvc管材、焊管、管件、阀门、卫生洁具、暖气片、电线、灯具、配电箱、消防箱等库存 材料安装材料油漆、地板砖、石材、涂料、板材等 装饰材料 施工工具 管理工具 劳保用具（安全文明施工用具）低值易耗品 机械工具 临时用电用水器材 试验工具周转 材料 机械 设备 帐薄分类 A 帐目大类 B 帐目明细科目C（图表二）在B、C之间还可以进行一次分类，如土建材料分为地方材料（砖瓦灰砂石等）、金属材料（钢筋、铁钉、铁丝等）、成品材料（商品砼、砼构件等）、其他材料等。分类越明了帐务体系越明了。通过A可以预测帐薄的设置，通过B、C可以明了帐目的分类，从而达到分类科学、核算明细、便捷工作的目的。根据分类建立各类帐薄科目，然后就可以根据业务开单记帐了。二、施工企业施工项目仓库帐务科目设置示例账簿大类（分本设置 ）编号一级明细科目二级明细科目（分页设置）账目大类科目（分本设置）编号一级明细科目二级明细科目（分页设置）土建主要材料明细帐101钢材按盘圆、螺纹的级别和型号分类安 装 材 料 明 细 帐215电表分型号102其他钢材方管、角铁、扁钢216防锈漆分型号103水泥按级别分325、425217消防设备分型号104大沙粗砂、中沙、细纱218烟道分型号105石子1.2、1.5、石沫219风机风道分型号106加气块100、200.250220消防箱分型号107商品砼C35C25C20C15221消防栓分型号108砼外加剂减水剂、膨胀剂、防冻剂、早强剂222避雷设施分型号109机砖粘土红砖、空心砖、粉煤灰砖223桥架分型号110木材方木、板材、原木224电梯分型号111白灰白灰膏、生石灰、石灰王、砂浆王225暖气片分型号112铁丝14#、18#、钢丝301防盗门113扎丝分型号302防火门114元钉分型号303普通门窗115焊条32#、铸铁焊条、铜焊条、锡焊条304塑料门窗305吕合金门窗安装材料明细帐201镀锌管分型号306玻璃202铸铁管分型号307内外墙漆203焊管分型号308涂料砖204PVCPPR管分型号309外墙砖外墙瓷片、蘑菇石等205钢塑管分型号310内墙瓷砖206阀门分型号311地板砖207水龙头分型号312大理石材208水表分型号313济塑板209水泵分型号314保温砂浆210电线2.5、4、10315珍珠岩板211电缆ZRV-3x10315屋面瓦212灯具100w50w安全出口灯316广场砖213插座、开关分型号317踏步砖214配电箱分型号防水材料明细帐401防水卷材设备台帐701垂直运输塔吊龙门架升降机402沥青702钢筋加工机械切断机、调直机、对焊机等403水不漏防水粉703电焊机404聚氨酯704地面运输铲车、翻斗车等405底油705修配件低值易耗品台帐501管理工具桌椅、电脑、计算器等其 他 类 明 细 帐801办公用品502生活用具煤气灶、蒸车等802规范图集503劳保用具安全帽、手套、安全带803文明施工用品504施工工具锨、镐、锤等804福利物品505机械工具对讲机、钳、套筒等805其他物品506租入工具斗车、气泵、水泵等507工地临时用水用电器材508试验工具周转材料台帐601钢管周转材料台帐606竹笆602模板钢模板、木竹模板607方木603U型卡608施工电缆604扣件609配电盘605安全网610其他第三节 入库单据的开写和帐薄登记材料采购运抵现场后，收料人员应及时组织验收，办理入库手续。入库手续因不同的企业要求不同而不同，本文介绍一种适合建设项目管理人员精化、管理机构较少的程序。入库单据可以根据材料在工程中的耗用量及金额和采购支付形式两个标准使用不同的单据，主要材料和赊账购买的材料可以使用34联的单据，通常使用三联“实物收据”，第一联仓库留存，第二联会计记帐，定期传递到财务部门，每三联由供应单位留存，作为结算依据，在收款时由会计收回，供应部门单独设立的或实行出门制度的可以增加第四联，由供应部门或保卫部门留存，以备监督和审计，加强对物资购管人员管理。零星材料和部分预付款及现金支付的材料可以采用23联单据，通常使用两联式“验收入库单”，第一联仓库留存，第二联随材料发票报销时传递给会计记账，第三联交供应部门单独设立的或实行出门制度的单位的供应部门或保卫部门留存。分别办理入库手续可以简便外欠款统计，减少因票据管理不善造成的经济纠纷，实现分类管理，提高工作效率。完成验收和入库单据开写，入库单据应经项目经理或其他主管人员签字审批，以防因工作疲劳等原因造成人为的失误，防范经济纠纷的发生。值得注意的是验收单据上的内容应填写完整，减少票据在不同部门之间产生的理解歧义，发生计算或支付差错；验收计量单位应使用国际标准计量单位（或通用计量单位），以与工程造价部门预算计量单位一致，便于成本核算中的预算和实际耗用的对比，同时防止使用“土”计量单位造成的理解歧义，例如采用“车”计量货物，同时存在一个供应单位既用大车运输，又用小车运输，最终结算时可能因为理解歧义而产生经济纠纷。一定要写清楚供应单位和交库人，不同类别材料尽量不开写在同一张单据上， 以便票据的汇总整理。入库单据一经开出，不得重复开写或汇总重开，每月终了，应将单据分类整理，装订成册，作为经济档案妥善保管，工程竣工后交财务部门保管，等该工程债务关系结束后销毁，便于防错查错。保管人员不能开写规定格式单据以外的欠条、白条等单据代替入库单据，以保证保管员工作的严肃性、公正性，防范职务犯罪。验收单据经签批后可以按明细帐科目登记各类明细账薄，记帐时应明确收货时间、票据编号、数量、单位、单价、金额等内容，以便领导部门抽检和对帐。入库单据及明细帐薄样式见图表三，当日票据当日记帐，以防漏记重记，入库物资登记在“借方”。 验收入库单 编号： 供货单位： 供货时间： 验收单位：序号物资名称单价单位数量金额联 号12345合 计 主管： 验收人： 开票人： 交库人： 实物收据 编号：供货单位： 供货时间： 验收单位：序号物资名称单价单位数量金额联 号12345合 计主管： 验收人： 开票人： 交库人： 明细帐月日字号摘要单价单位借方贷方余额数量金额数量金额数量金额过次页 （图表三）第四节 出库单据的开写和帐薄登记材料出库一般采用三联式出库单，第一联仓库留存，第二联会计核算，第三联领用部门（生产）留存。低值易耗品中工器具一般采用领条，不能回收的低值易耗品也可采用出库单，出库单样式如（图表四），物资出库和出库单据开写应有生产部门指令，主管领导签字批准，一般实行限额领料制度，严禁保管人员私自发放物资，以保证保管人员工作的严肃性、公正性、防范职务犯罪。领条格式基本如出库单，领条一式一份，在工器具归还时销毁。领条可以登帐，也可以不登帐，若登帐应另行开例临时帐薄，工器具归还时划红线冲销；不登帐的，按时分别领用部门（人）整理成册，以条代帐。出库单据按出库时间先后顺序、编号、品种记帐，记帐时须写明出库时间、编号、领用部门、使用单位、数量、单位、单价、金额等内容，以便领导部门抽检和对帐，出库物资登记在帐薄“贷方”。每月终了保管员应对进出库帐目分品种结计数量、金额的“本月合计数”、“累计数量”、“余额数量”、及相应的“累计金额”。出库核算的方法应根据企业要求与帐务核算保持一致，可采用先进先出法、加权平均法、移动加权平均法等方法，科学合理的出库方法可保持施工过程中出库、库存物资的价值客观合理、保证工程施工成本的相对准确，一般企业通常采用先进先出法。 出 库 单 编号：领用部门： 领用时间： 使用部位：序号物资名称单价单位数量金额联号12345合 计主管： 施工员： 开票： 领用人： （图表四）因为各种原因，购进的材料物资有时需要退货，习惯上容易将退货手续按出库处理，这是错误的。当发生退货事项时，应按照退货物资的实退数量和进货单价或约定的退货单价，用红字开写一张一式34联与进货时采用的相同类别的入库单据，经办人、供货人签字确认，项目经理批准，同时退出货物，退库手续即办理完成。并据此单据用红色笔迹在相关明细帐借方登记退库物资，统计报表时直接在材料购进中冲减退货物资的数量和金额。此外，生产单位多领材料物资或错领物资，经验证物资没有发生损毁，原则上可以回库；但生产单位属承包形式，领用物资计入承包费的（包工包料，甲方代购材料）应经项目部领导批准才可办理回库，回库手续即按实际点交物资入库，同时用红字开具入库单据，记帐和报表方法如退库物资。 出库单据开写要真实准确、及时规范；采用限额领料，可以有效的控制材料浪费，降低工程成本，科学核算和分析材料耗用，利于监督材料的采购和验收工作质量，提高管理水平。不准确、不真实的出库单据不仅无法发挥限额领料制度的作用，同时会误导经营管理者作出错误决策，甚至涉及隐瞒了材料管理相关岗位人员的失误、不当行为，既不利于经济核算和科学决策，也不利于团队的廉洁建设和资金合理运用。第五节 仓库单据的传递和材料管理月度报告制度 出入库单据最终服务于财务支付和核算，因此出入库单据必须及时传递到财务部门，一般来说每周传递票据，每月汇总报告，是各企业通用方法。入库票据每周传递一次，既有保管员对业务一般核对总结的作用，又不影响财务部门正常控制和支付。出库单据可以每月汇总传递一次，以便保管员进行领用和库存对照，减少出库误差。出入库单据传递时间一般按主管会计的要求办理，但不能晚于财务部门每月结帐时间。材料管理月度报告制度主要指材料购进月份汇总统计表和材料耗用月份统计表的编制、报告过程。材料管理月度报告制度既是保管员对经办业务自查自纠的需要，也是财务控制、核对 、核算的需要，通过报告制度架起保管员和财务会计相之间互沟通和相互监督的桥梁，加强企业对外欠款项的管理和合理化库存量的控制，为领导提供成本管理决策的重要信息。 一般材料购进汇总统计由采购人员（或单设的收料人员）编制和报告，月份材料耗用统计表由保管员编制和报告。编制材料购进汇总统计表一定要遵循仓库帐务科目分类原则，按科目分类统计，前后期统计口径、方法要一致，可适当综合汇总，特别事项附注文字说明，同时准确理解“汇总”含义，即自本项目开工以来各项物资购进的累计量，例表如下：（ ）工程项目（ ）月份材料购进汇总统计表供应单位材料名称及规格累计购进数量单位单价累计购进金额累计支付金额未付金额备 注 制表人： 审核人： （图表五） 月份材料耗用统计表编制方法如上略同，只是各项要素不是累计汇总数，而是上月余额、本月发生数和本月余额，例表如下：（ ）月份（ ）工程项目材料耗用统计表大类材料名称单位月初余量单价金额本月购进量单价金额本月出库量单价金额本月余量单价金额编制人： 审核人：材料购进月份汇总统计表和材料耗用月份统计表编制要内容真实准确、传递及时，便于汇总核算和成本分析，同时起到保证帐帐相符和帐实相符的验证作用。第二部分 仓库盘存的工作方法仓库盘存， 通常称作仓库盘点，是通过对库存物资的实地盘点，确定存货的实有数量，并与帐面结存数核对，从而确定存货实存数与帐面结存数是否一致的一种专门的检查方法。由于库存物资种类繁多，收发频繁，在正常收发过程中可能发生计量错误、计算错误、自然损耗，还可能发生损坏变资以及贪污、盗窃等情况，造成帐实不符，形成盘盈盘亏。因此盘存工作必须充分准备，讲究方法，明确责任，有组织、有秩序的进行。 仓库保管员在接到盘存通知或安排后，应在不影响正常工作的同时对库存物资进行归类整理，建立标识，标识应明确品名、数量、单位、单价、金额、厂家（产地）等内容，并按照库中实有物资数量编写盘存日的存货实有数量统计表。在自查中如发现帐物不符，任何人不得自行调帐、改帐、毁帐，只有在盘存报告经领导批准后，按规定程序调帐。 盘存工作一般由财务部门牵头，物资主管部门派人监督，在仓库责任保管员到位的情况下才能进行，由财务、物管、保管员组成盘存小组，开展盘存活动。在盘存前保管员应将待查帐薄、盘存日的存货实有数量统计表交于监督人员，开始逐笔核对帐目和实物，并将核对结果记入盘存记录表中。 如在盘存中发现帐实不符，会计人员应尽可能在监督人员的领导下查明原因，并记录在案，报领导批准后，属管理失职造成的短缺，应按规定进行赔偿或处罚；属贪污行为造成的短缺，金额较大的按司法程序处理，金额较小的由责任人赔偿，并对其任职进进调整；属合理损耗的经领导批准后可以销帐，会计帐做营业外支出处理。盘存工作是对保管员物资与帐务管理的一种监督，同时也是对具体工地物资的一次清查，通过盘存可以加强会计与保管员的沟通，改进工作和管理方法，甚至对管理制度的修订都有一定的影响。国家财务制度要求各企业每一会计年度至少组织一次盘存活动，一般企业通常每月或每一季度进行一次盘存，即月度盘点或季度盘点。第三部分 符合性审核与内部物资调拨第一节 符合性审核事项 材料付款手续通常使用企业内部统一负责印制的凭证，其作用相当于公司内部支票。在付款前企业一般要求一线经办人员进行符合性审核，施工项目的材料费和人工费一般都要求物资保管员进行第一道关的复核。材料付款时，保管员要仔细对照原始收料票据，核对数量、单价，认真填写复核凭单。必要时保管员应与材料采购人员多联系、多核对。办理完毕保管员应记录付款次数，每次付款金额，以待被查。凭单填写错误时应重新填制，不能涂改，避免误解和经济纠纷发生。各项手续齐全交给相关经办人办理领款，此手续在其他办理环节遗失时保管员一般无权擅自补办，只有接到相关领导的书面补办通知时，方可补办，并记录补办情况。 劳务单位结算付款一般使用企业统一印制劳务结算据，因劳务单位施工过程中涉及工器具领用和归还、材料使用的节约与浪费情况，企业一般要求物资保管员在劳务结算进行符合性审核。填写复核意见之前保管员应仔细查看帐目，查清原借出工具是否已收回，工具回收时应验收工具是否有损坏，工具丢失和损坏应按合理价格要求赔偿。如发生材料浪费现象，应明确计算材料浪费的数量和金额，按此金额要求赔偿。以上赔偿金额填写在劳务结算单保员意见栏内，由财务部门付款的扣回，财务部门同时把扣款的信息以书面形式反馈给保管员，以便保管员登记账务时冲减丢失和损坏的工器具帐目。随货物采购同时发生的运杂费，企业一般要求物资保管员作符合性审核，保管员应对照收货实物数量、运距、发货手续等资料进行审核，车次、实物对照无误时方可在运输单据上签字。有异议时应让经办人说明事由，事由要进行详细记录且运输单据应随同相关货物票据到上一级签字人处审签，否则上一级签字人应拒签。第二节 内部物资调拨帐务处理方法 一、本工地与本企业仓库之间的物资调拨帐务处理 工地从本企业仓库运来的机械设备、周转材料，按材料和设备名称、规格、实际点验数量入库登帐，开具入库单据时必须认真复核实际点验数量和企业仓库的出库单，使帐实相符、帐帐相符；如发现问题应及时联系企业仓库方面核准，查出差错原因，追究责任，并按实际点验数量开单记账。工地往本企业仓库退机械设备、周转材料及库存材料时，要按机械设备、周转材料及库存材料的名称、规格、数量及时开具工地出库单，并派人押车往企业仓库办理入库，凭企业仓库办理的入库单和工地保管出具出库单登记入库，冲减原来的入库数量，二单据一般不应有差额。二、本企业内部不同工地之间的物资调拨记帐方法 企业内部工地之间的周转材料、机械设备调拨记帐方法同上述方法一样。工地之间的库存材料调拨记帐方法，发出货物的工地应根据材料名称、数量、单价、金额填写材料出库单，经调出单位项目经理批准，调入工地的经办人签字，办理材料出库手续，其单价确定应按就近购进或内部统一规定的价格办理，并将相应票据传递一联到公司财务部门，办理内部划拨冲帐手续。调入货物工地的仓库保管员的应按照调入材料的实有数量和划拔价格办理入库手续，经调入工地项目经理签字认可，同时应将入库手续及时传递一联到公司财务部门，办理内部划拨入帐手续。第四部分 错帐简易更正