构建企业文档信息资源“巴比塔”——档案管理工作经验.doc

构建企业文档信息资源“巴比塔”-文档信息化管理变革引言：信息社会的神话重现文档信息作为企业生产、经营、管理过程与成果的真实记录，是企业不可替代的核心信息资源。信息技术的普及应用，突出了信息流对业务流的支撑作用，从而彰显了文档信息的价值。正因为如此，国内外具有一定规模、文档数量较多的企业越来越重视文档管理工作，并积极引入信息化手段加强这项基础工作。管理的变革必然要以观念与理念的更新为先导，文档信息是企业生命体赖以生存的“血液”，文档信息的管理必须打破并超越陈旧观念的束缚，文档信息及其管理最终应上升到企业文化的层面加以审视和理解。巴比塔是圣经中的一座通天塔，其寓意是天下的人类可以互相理解、沟通，在人类力量的凝聚下任何奇迹都可以创造。在这里，我们提出这样一个比喻，就是期望能够借助计算机网络，在企业内部建设一个符合数字企业需求的数字档案馆系统。这个系统不但能够帮助企业收集各种有价值的文档信息，同时还能够进行合理筛选、核对、整合，提高文档信息的有用性；在企业文档领域营造出一个充分交流、充分参与、充分感知的文档信息共享平台，满足企业及其员工对文档信息的利用需求。随着文档信息化建设的逐步推进，在不久的将来，数字档案馆系统将以“文档信息巴比塔”的文化意象，成为我公司文档信息的聚合之所，成为文档信息的资源中心、知识中心和价值中心。以创新求发展建设现代企业数字档案馆系统近些年来，我公司积极推进企业信息化建设，已经建成了OA、MIS、Boss、网管、经营分析等众多信息系统，业务活动对文档信息的依赖随之增强。据不完全统计，仅2008年一年，我公司OA系统中生成电子文档1.9万件，合同1.5万份，MIS系统生成电子凭证27万张。文档信息数量的激增、形成与应用范围的普及、种类的多样以及管理难度的增加，使得传统文档信息管理模式无法满足企业对文档信息管理、交流和使用的迫切要求。在其他各个业务流程均已实现标准而高效的数字化管理的情况下，文档信息管理仍局限于后端的传统管理模式，难于与其他业务系统进行有效整合，严重阻碍了企业信息资源作用的发挥。同时，重要文档信息难于及时纳入档案管理系统集中控制、文档利用途径单一、利用效率低下等不符合信息化需求的情况加剧了文档信息管理的边缘化趋势。为了扭转这一局面，充分挖掘文档作为企业核心信息资源和资产的价值，我公司以调研成果为基础对文档管理工作进行了进行全面、系统、科学地组织与规划，自2007年下半年启动了文档信息行动计划（Documentation Information Action Plan），这个是一个关于企业文档信息化管理变革的发展规划，其目的是：真正地使文档管理融入数字企业的发展，真正地对企业业务活动起到支撑作用，让科学的理念和管理模式作用于信息时代文档管理工作，作用于系统和流程，作用于管理途径的设计，作用于文档信息资源本身，从而形成移动通信企业文档管理的最佳实践。图1 我公司文档信息行动计划整体框架管理变革的实现不是一撮而就的，需要遵循自身以及企业发展的规律。文档信息化建设必须纳入企业信息化建设的总盘子，与企业主体业务管理的信息化同步发展。建设规模和水平要根据企业发展的能力和实际需要，既不能过于保守，也不可盲目追高。因此，我公司经过精心筹划与周密论证，采取了长远规划、分步实施的战略。图2 我公司文档信息行动计划实施路线经过两期建设，数字档案馆系统已经在我公司本部及所属14个分公司全面投入使用。在庞大的数据支撑及高效的流程管控下，数字档案馆完成了与其他业务系统的无缝衔接，保证了电子文件及元数据的完整，实现了文档收集、整理、发布和利用等各项业务工作的规范化和自动化分布式归档、分布式网站建设、档案知识管理等众多功能，有力支撑起各项业务活动的顺利开展，推动了企业信息资产的保护与传承。向管理要效益精研文档信息延伸管理任何信息化系统的应用实效，都取决于其背后的管理理念、管理模式和融会于其中的管理制度和流程。我公司在数字档案馆系统建设之初，就创新性地提出了“基于OSS模式的文档信息延伸管理”这一管理理念，将文档信息管理由传统的后端、被动式、分段管理模式向全程、主动、流程管理模式转变。所谓OSS模式的文档信息延伸管理即基于OPEN的管理延伸、基于Source的资源延伸、基于System的系统延伸（见图2 ）。通过综合多种科学管理理念，将风险管理从理念引导转变为方法应用，将效率管理从局部推向全面，将价值管理从流向控制升华为知识挖掘，将集成管理从文档集成延拓为业务控制，从而丰富了文档管理的内涵，将文档信息管理融入数字企业发展的整体框架之中。 图3 基于OSS模式的文档信息延伸管理）贴士伸管理理论）贴士论档案业务主管领导莅临公司指导并给予高度评价；中。目前公司经过严密的理论分析与大量的实践验证，我公司已初步形成了全方位的档信息管理框架。即从管理、技术、制度、人员等方面全面规划和设计档案管理活动，充分利用企业先天的技术、资金等优势以及后发的创新优势，形成了符合移动通信企业特点的文档信息化管理模式。这种全方位管理模式包括：（1）在制度方面，将档案信息化建设纳入到企业信息化建设的总体框架，打破档案部门的封闭性，使之与企业发展的步调相一致。建立和完善文档管理制度体系，更新制度内容，规范制度实施流程，使之符合现代文档管理要求。明确文档管理的流程和职责分工，将文档质量与人员的岗位、职责挂钩。（见图4、5、6）（2）在管理方面，贯彻实施电子文件管理的全程管理、前端控制等先进的管理理念，并与先进的技术结合运用到数字档案馆系统当中，保证文档信息的真实性、完整性、安全性、长期可利用性，从而为企业提供真实、有效的法律凭证，服务企业科学决策的需要。（3）在技术方面，充分利用公司的技术特长，在文档系统的流程设计、安全保障、管理控制、利用共享等方面，最大限度地满足企业的内部及外部的功能需求，实现文档信息价值的最大化。（4）在人员方面，加强对文档管理人员的培训，提高专业素质。文档管理人员不仅要掌握传统档案管理知识，更要努力学习掌握计算机操作、电子文件管理、网络管理等基本技能。图4 我公司文档管理制度体系图5 我公司部门岗位文件归档范围示例图6 我公司档案业务流程示意图以实效显价值活化企业文档信息资源管理大师彼得德鲁克曾说：“归根到底，管理是一种实践，其本质不在于“知”而在于“行”，其验证不在于逻辑，而在于成果；其唯一权威就是成就。”经过2年多的实践，我公司文档信息管理革新取得了显著的成效，形成了良好的效益循环链。图7 我公司文档信息管理创新效益循环链经济效益方面，理顺了文档管理流程，合理部署安排了文档管理的各个环节，节省了大量的管理成本和人工投入，缩短了管理周期，兼顾了效率与效益的平衡；借助文档信息数据大集中和网络无障碍利用共享，节省了员工查询文档信息的时间，促进了工作绩效的提升。管理效益方面，普及了文档信息管理的科学化理念，推动了传统被动式管理模式从坐等接收、你交我管、你要我给的机械式向主动出击、全程监控、前后互动的参与式转变，促进了文档形成部门与管理部门之间的沟通与协作。文档信息管理工作走入标准化、规范化的轨道，管理水平进入全集团档案管理领域的先进行列。人文效益方面，新文档信息管理模式突出了“人性化”特色，将文档形成、整理、归档、利用借助明确的流程展示出来，更加便于员工掌握和使用；将岗位与文档管理职责紧密关联，在员工与企业之间建立起紧密的联系，保证了文档知识的获取率；借助数字档案馆系统利用和共享平台，提供多种生动的文档信息传播途径，使得文档信息渗透在员工的日常工作之中，强化了文档信息的影响力。2009年，我公司数字档案馆QC小组荣获“全国质量信得过班组”称号，“构建文档信巴比塔基于OSS模式的文档信息延伸管理”荣获集团公司“第六届中国移动管理创新成果奖”三等奖和国家档案局科技进步三