浅谈加强物资采购的监督管理.doc

浅谈加强物资采购的监督管理摘要：由于市场机制的不完善、运作不规范，导致企业采购不同程度地存在不良行为。如果物资采购管理缺乏必要的制度约束和监督，就会造成在采购过程吃回扣，向供应商索要钱物，以次充好，损公肥私，贪污腐败。与其他工作相比，物资采购工作的漏洞更为隐蔽，从而诱使一些人铤而走险，利用手中的权利，视企业利益于不顾而中饱私囊，甚至有的为了满足个人私欲，置党纪、国法于不顾，走上经济犯罪道路。随着企业的发展和市场机制的不断完善，如何加强物资采购管理已逐步成为企业管理的焦点。本文主要从加强物资采购监管工作的指导思想及监管工作中需注意的几个关键环节进行论述。关键词：物资采购 监督管理 制度 物资采购是公司的一项重要的经济支出，不仅在生产成本上与公司盈利密切相关，在物资质量上也对公司的安全生产工作起着重要作用。因此，做好物资采购的监管工作，是我们平时工作中的一项重要内容。1. 物资采购监管工作的指导思想（1）注重学习，提高员工素质，增强法纪观念从业务知识、规章制度、反腐倡廉教育入手，分层次各有侧重地进行。对计划、采购人员侧重本专业知识及国家、部、局、工厂有关法制法规的学习；仓库保管人员侧重学习不同物资的管理方法与发放制度；其他人员重点学习岗位责任制。通过坚持不懈地学习与教育，员工的素质明显提高。为了巩固教育成果，使员工在实际工作中自觉规范行为，物资部在全体计划、采购人员中开展了承诺活动，各计划、采购员就严格执行物资部关于采购人员廉洁自律准则进行承诺，并在承诺书上签字，使内部形成了自觉遵章守纪的氛围，为进一步搞好物资采购工作，打下了坚实的基础。（2）定期轮岗，为从源头防止腐败提供保障为了保证各项工作有序运作，各种制度的有效执行，政令更加畅通，应该对采购组的部分计划、采购员进行了岗位轮换。具体做法由党政领导班子集体讨论决定，并在职工大会宣布、及时交接、限期上岗，在较短的时间内接上各项业务工作。岗位轮换有三点好处：首先可以让计划、采购人员熟悉更多的工作岗位，掌握更多的业务知识，有益于长效管理；其次，可以避免计划、采购人员在同一业务岗位上长期对外联系，单一交往供应商避免发生不良现象；其三，对一些已发生的失误和问题，便于及时弥补和纠正，避免造成损失。（3）健全制度，逐步完善了采购管理的运行体系。在贯彻执行集团下发文件的基础上，结合实际完善管理制定。重新修改、制定了物资采购管理流程和标准、材料、配件采购计划、办公费及杂备品报销管理流程和标准、职能部门岗位价值管理考核方案、岗位责任制、等办法、细则。这些办法、细则涵盖了物资采购管理中的信息化运作、集中采购纪律约束，因而形成了采购管理组织领导体系；采购计划管理体系；日常监控约束体系；价格调查与调整的动态管理体系等等。这对提高物资采购、管理人员的业务水平和增强约束力均体现了较好的效果。（4）强化信息管理与市场调查，为物资采购提供可靠的依据随着网络的发展，企业的采购意识和观念也在不同程度地发生转变，能否做好物资采购监督与管理，降低材料成本，对市场信息资源及时、准确、全面的了解起着很大的作用。物资部要求计划、采购人员采用互联网、电子信箱等现代化通讯手段及时获得国内各地区同行业材料的价格信息资料，并将其整理和存档，随时对可采购物资实行比价管理；或者查阅相关物资报刊，收集物资价格信息；或通过电话、电传、信函等多种形式，结合现场实地考察和调研，对供方的产品质量、企业资质、信誉、供应能力、售后服务和产品价格等进行跟踪调查，建立合格供方及价格信息档案，以便及时掌握市场价格波动情况，为比质比价采购，控制采购成本，择优选定合格供方提供真实、可靠的依据。2. 需关注的几个关键环节（1）对招（议）标采购工作的监督在物资采购方面逐步推行招（议）标，结合实际，并严格执行公司规定。坚持比质量、比价格、比铺底资金、比服务的“四比”原则、坚持招标、议标采购，整个招标过程在分管厂领导和部门领导、企管、纪委、供应科、使用单位及有关人员的指导、监督下进行，对投标单位当场开标、评标、定标、宣布结果，体现了公平、公正、公开的原则。通过招（议）标规范了采购行为，健全了制约机制，体现了集体采购，民主决策的优势，避免了工作失误，消除暗箱操作嫌疑。（2）对物资采购实行全过程监督从采购计划制订开始，到采购物资的使用结束，包括计划、审批、价格咨询、市场调查、招（议）标、签订合同、验收、付款和发放等环节，每个环节都进行监督。但重点是制订采购计划、签订合同、采购价格咨询和调查、质量验收和结算付款几方面的监督。对计划的监督主要是保证计划的合理性、可信度和准确性，对价格的监督主要是看是否进行了货比多家，是否定期或不定期进行市场调查，按相关规定对大宗材料进行了招（议）标采购，价格是否合理；对合同的监督主要是其合法性、严密性和公平性，是否定期进行评审；对质量监督主要是确保按招标文件、厂家要求和图纸等相关技术规范要求的技术指标进行验收；对付款监督主要是确保计划人员按规定支付料款，避免凭个人意愿擅自进行支付。总之，将监督贯穿于采购活动的全过程，确保采购管理规范化、程序化、制度化，营造一道确保企业利益不受损的坚实防护墙。（3）对物资采购进行效能监察采购物资材料成本的高低是直接影响企业效益的重要因素，也是企业经营中最容易发生违纪违法行为的环节。加强物资采购中的效能监察，推动物资采购工作朝着规范化、制度化、科学化的管理方向发展，实行公开、公正、公平的招标采购、竞价采购等管理方法，才能有效地降低生产成本、提高企业经济效益、增强企业竞争能力，才能预防物资采购中违纪违法行为的发生，确保企业良好的生产经营秩序。总之，采购方在买方市场有充分的比价选择余地，采购成本的降低也就理所当然地成为了企业降低成本的主要手段。因此，采购是企业管理中“最有价值”的部分