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用5S的管理思想管理自己的电脑文件2008年08月08日 星期五 18:54内行人一看就会说，有点小题大做了。说实在的，我也是这么认为的。可是我发现很多人的电脑里资料非常混乱，比如mp3到处都是，软件东一个西一个，游戏各个盘都有，东西明明就在电脑里，要找起来却不知道在哪。也有很多人问我下载完的东西找不到了，怎么办？这种问题让我很郁闷，就像你家的存折放在哪里还要去问银行，服务再好的银行也实在是爱莫能助。一、5S是什么？5S是一种管理方法。5S管理源于日本，是国际上较流行的一种先进的企业现场生产管理方法，其目的是保证企业能够以最高效的，和最节约的方式生产。5S是整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seikeetsu)和修身(Shitsuke)这5个词的缩写。确切的说就是：（一）整理把要与不要的人、事、物分开，再将不需要的人、事、物加以处理，这项工作的重点在于坚决把现场不需要的东西清理掉。（二）整顿把需要的人、事、物加以定量、定位，以便用最快的速度取得所需之物，在最有效的规章、制度和最简捷的流程下完成作业。整顿活动的要点是：物品摆放要有固定的地点和区域以便于寻找，摆放地点要科学合理，物品摆放目视化，摆放不同物品的区域采用不同的标记加以区别。（三）清扫把工作场所打扫干净，异常时马上修理，使之恢复正常。清扫活动的要点是：自己使用的物品要自己清扫，不要依赖他人，清扫也是为了改善。（四）清洁整理、整顿、清扫之后要认真维护，使现场保持完美和最佳状态。清洁活动的要点是：环境不仅要整齐，而且要做到清洁卫生，不仅要做到形体上的清洁，而且要做到精神上的清洁，要进一步消除各类污染源。（五）修身修身即教养，努力提高人员的修身，养成严格遵守规章制度的习惯和作风，这样才能将清扫清洁活动坚持下去。二、如何将5S管理用于自己的电脑文件？将我的电脑看作一个工作场所，一个企业。我本人既是企业的领导又是企业的工人，既是策划者又是执行者。那么下面就按照5S的要求开始整理我的电脑吧。（一）整理：第一步是把有用的东西挑出来。这些有用的东西包括：最近正在使用的软件，以前自己制作的文档、图片、视频录像等等，历年来数码相机拍下来的家庭照片，等等。第二步，把没用的东西识别出来并删除，其中不太好分辨的是下面两类：第一类是两个月以上都没有用过的软件。不要心疼，这么长时间没用肯定说明它根本就没什么用处，直接删除吧。第二类是不知道什么用途的东西，在5S管理中有一个重要的原则就是没有标识的产品是不合格产品。这里也一样，既然不知道是干什么的，就毫不犹豫地删除。（二）整顿：把留下的软件和资料分类存放。这种分类依据以下原则：1、先把软件和资料分开；2、对软件进行分类，首先哪些是安装文件，哪些是安装以后的文件。其次，按软件的用途分类，哪些是聊天用的，哪些是制作图片用的，哪些是录音用的，哪些是系统优化用的，等等。3、对资料分类，分类原则。自己决定吧。请看我的电脑里已经分好类别的工作文档：这样分类是不是一目了然呢？已经进入关键的一步了。如果说上面的两步只是识别，到这一步就开始动手清理了。（三）清扫：1、如果你的电脑实在是太乱，软件装得到处都是，建议干脆从装系统算了。2、把所有你认为装得位置不合理的软件都卸载从装到一个合理的位置。什么叫合理的位置？因人而异。理论上任何软件都可以装在任何位置，可有些人认为C盘里除了系统不能装任何东西，这也随便。我个人的看法是：A、所有常用的，不生成记录的软件都可以放在C盘的program files目录，比如office、photoshop、视频处理软件、需要安装的抓图软件、各种播放器、下载工具、个性化的浏览器比如遨游浏览器、虚拟视频软件等等，都放在C盘默认目录。B、所有能够生成并需要保留记录的软件都不放在C盘，但是要放到一起。比如QQ、UC等会生成聊天记录和图片文件，这些是要保留的；foxmail邮件工具会接收邮件，QQ桥牌游戏会生成牌局记录文件，这些都是想保留下来的，等等。C、所有绿色软件都不放在C盘，但也要放在一起。比如绿色的抓图软件，列车时刻表，绿色的文本编辑软件等等。这样做的目的是从装系统后可以立即使用。3、清理桌面图标和快捷方式，原则是桌面有的开始菜单就没必要有，快速启动托盘图标有的桌面就没必要。一个程序启动最快的是在开始左边的快速启动托盘，其次是桌面，最慢的是开始-所有程序菜单。因此最最常用的2-3个图标要放在快速启动托盘，其次要用的放在桌面，很少用到的放在所有程序菜单。还有一些是不需要在任何地方出现的，比如WINRAR压缩工具，装好以后只要双击压缩包就会自动调用，这种软件的快捷方式就可以不在任何位置出现。请看我的电脑的桌面、所有程序和快速启动栏，这样是不是就用最简洁的界面达到了最方便使用的目的呢？还有这是清理好的游戏目录，所有游戏都在这里：（四）清洁这一步说的是在今后的使用中要养成良好的习惯，使你电脑里的文件始终保持有条理，有秩序。这些习惯包括：1、下载软件时，要放在策划好的分类里，并给软件起一个能够识别的名字；请看我的软件下载文件夹的内容：再看看我专门存放mp3的文件夹的内容：还有小型软件和大型软件资料要分开存放。例如下图是我的BT下载文件夹的内容：2、安装软件时，要安装在合适的位置，并且记住这个位置。卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻底删除。记不住怎么办？可以建立一个记事本文件，把已经装过的软件及其用途、路径记录在这个文件里以便随时查阅。请看我的软件安装文件夹的内容：3、使用下载工具时不要偷懒，尽量多建立一些分类以便下载的时候快速设置路径。比如我的迅雷下载分类是这样的：4、使用播放器的时候也要对播放列表建立分类，如下图我的千千静听的专辑分类列表：（五）修身折腾到现在，有没有感觉你的电脑里鸡飞狗跳，程序与数据齐飞，歌曲并照片一色？这是很正常的，混乱了这么久，刚整理完会觉得如释重负，但要知道，这只是万里长征的第一步，今后还要如临深渊，如履薄冰。这就是修身的过程。修身是比清洁更高的要求，就是今后要用上面的一套管理思想来对待任何新生事物，处理所有需要整理和存放的资料，进而逐渐养成习惯，形成高效的、有序的工作作风，从整理电脑推而广之，直至整理你的办公室，整理你的工作，整理你的思想。这就是素质的提高。所谓素质，其实无非就是一种习惯。如果你习惯于把餐巾纸丢在地上，就是没素质的表现。如果你把它放入垃圾桶，看上去就是一个有素质的人，但只是看上去。如果你的这种行为是经过思考的，那还算不上真的有素质，但如果是下