管理沟通-生产促进委员会案例分析.docx

如何使生产促进委员会更有效率摘要： 本文针对某著名集团工厂在推广“生产促进委员会“活动，从而提高工厂产品质量，降低生产成本，提高员工士气中遇到的问题，进行了一系列的分析。首先分析了案例的背景信息，从外部环境和内部环境分别进行剖析。之后针对案例中存在的问题进行诊断，发现问题后，提出解决问题的对策与建议。最后从沟通的重要性及实施有效会议管理方面，对案例中的对策与建议进行评估，并收获一些启迪。通过此案例的分析学习，对今后如何提高跨部门的沟通效率、如何开好工作会议有一定的参考价值。关键词： 组织文化 管理沟通 会议管理 生产促进第一部分：案例概述某著名集团公司下属的一家工厂正面临生产成本居高不下，工作效率不佳和工人士气低落等问题。而该厂所面临的问题正是当下全球正流行的质量管理所能解决的问题，并且有类似性质的日本AB公司的成功案例。工厂领导在经过研究后，决定引入全面质量管理小组的做法，并且在各部门设立“生产促进委员会”的办法。但是在生产委员会建成并运行一个月后收效甚微，领导失望之余组建了一个由各部门领导组成的调查小组，来研究生产促进委员会的运行情况。主要是存在了员工担心失去工作、缺乏生产促进委员会会议的经验、员工并不认为领导会重视、例会时间较短以及员工和基层领导者对作为生产促进委员会成员角色缺乏了解这五方面问题。因此工厂高层管理者现在面对是否继续实践生产促进委员会，还是另想办法以及生产促进委员会的问题出在哪里等难以抉择。下一步该如何推进生产促进委员会、如何保证生产促进委员会能够对工厂降低成本，提高工作效率和员工士气起到作用，或是领带寻求解决的办法，成了摆在工厂领导面前的一个艰难抉择的难题。第二部分： 案例分析 一、解读分析案例背景信息 企业介绍：该工厂是一家某著名公司下属的企业，工厂正面临着生产成本居高不下、工作效率不佳和工人士气低落等问题，而此时，全球掀起一股全面质量管理的热潮，各国企业纷纷研究和学习全面质量管理。因此我们首先对企业引入全面质量管理设立生产促进委员会的外部环境和内部环境进行分析。外部环境分析：全球掀起一股全面质量管理的热潮，各国企业纷纷研究和学习全面质量管理，以实行全面质量管理较好的AB公司为例。全面质量管理是指为了能够在最经济的水平上以及充分满足顾客要求的条件下进行市场研究、设计、制造和售后服务，把企业内各部门的研制质量，维持质量和提高质量的活动构成一个整体的一种有效的体系。全面质量管理的含义：1. 关注顾客价值，从顾客需求出发2. 坚持不断改进3. 改进组织中每项工作质量4. 精确的度量5. 向员工授权全面质量管理的目的，在于形成一种意识；好的质量是设计、制造出来的，成本是可以控制、节约的。内部环境分析：内部环境分析主要从生产促进委员会组织形式、运作方式以及与AB公司全面质量管理的对比分析三个方面。生产委员会组织形式:基层：在该厂各部门设立一个委员会，中层：工厂的生产促进委员会，高层：工厂经理。各委员会将本部门的生产质量活动及提高工作效率的建议提交至工厂的生产促进委员会，然后由工厂的生产促进委员会整理归纳给工厂经理。这样就能明显的看出，员工的意见并不能直接到最终决策者那里，这样就能出现员工的一种担心，害怕自己反应的问题危害到其他的一些人，害怕丢掉自己的工作。其次在促进委员会的推广过程中，由于部门设置的单一化，并未设置组织及宣传部分，所有的参与者并不能了解到自己所处的角色以及自己应贡献的义务和自己可以享受到的权利，因此这也会给促进委员会的推广过程中设立了很大的障碍。运作方式：各委员会每周开一次会，每次30分钟，研究如何开展本部门的生产质量活动提高工作效率。委员会的建议直接呈递给工厂的促进委员会，然后由工厂的生产促进委员会整理归纳后递交给工厂经理。委员会的功效就是组织部门的所有员工参与并且讨论当前如何提高工作效率及降低生产成本，每次的30分钟明显是不足够的。因此，在每周的例会过程中，大家都并不能真正的参与到工厂的讨论中来，所以，生产促进委员会在实行的一个月时间内，都只得到了三个没有任何意义的提议。与AB公司全面实行管理的对比AB公司工厂组成人数6-8人每个成员参与（6-31人）会议周期二个星期一次每周参与人员上百个循环小组部门人员会议内容记录内容并上报研究如何促进本部门生产质量活动效果提高效率，提高质量建议未被采纳，对活动前景感到忧虑由以上图表，可以明显的看出工厂在组织会议过程中存在诸多问题，没有真正有效实施会议的的意义，使得我们可以看出工厂的会议是没有任何效果的。二、案例问题诊断 首先我们先来看一下“生产促进委员会”活动不佳的五个原因1. 员工和部门的管理者普遍有一种担心，害怕生产促进委员会的活动会使人们丢失工作2. 基层管理者缺乏召开生产促进委员会会议的经验3. 员工和基层管理者认为高层管理者并不会认真地考虑生产促进委员会的建议4. 很难在30分钟的会议上解决什么问题5. 员工和基层管理者对他们作为生产促进委员会成员的角色缺乏了解这五条原因主要是在生产委员会开展之前，工厂高层并没有对全厂员工进行培训教育，造成了工厂高层和低层之间的沟通不畅，上层未能了解到工厂的基层员工对生产促进委员会的担心，基层也不清楚工厂高层开展这个委员会的目的。再者，部门未采取匿名措施对建议提出者的保护，致使更多的基层员工怕自己说了实话而丢掉了饭碗。另外部门没有没有提出任何对建议提出者的激励工作，员工更多的选择从众心理，抱有“反正也不是我一个人的事”。在生产促进委员会的会议过程中，根据会议管理过程的理论，我们应该认真分析促进委员会会议效果不佳的真正原因，然后才能找到适合的对策。会议的核心本质是群体沟通，从沟通的功能上分析，会议具有信息传播和信息交流的功能；从管理的基本功能上分析，会议能够发挥管理的功能，即计划、组织、领导决策、协调和控制的功能。要开好一次成功的会议，就必须要实施有效的会议管理。从会议的过程来看，应该从会议的准备、会议召开和会后跟踪三个阶段进行会议管理。此案例在会议管理过程中存在以下问题： 首先，会议的准备方面。会议准备阶段要遵循5W1H原则，及为什么（Why）、什么主题（What）、谁参加（Who）、在什么地方（Where）、在什么时间（When）和如何开会（How），案例中的每次生产促进委员会会议并没有提出每次会议的主题，以及参会的人员都需要准备些什么材料。并且会议人数过多6-31人，短短的30分钟，每个人的发言时间最短只有1分钟，最长的也不过5分钟，很难完整的表达出员工的想法。另外每周一次的会议也过于频繁。其次，会议的召开方面。案例中的会议，主持人显然是本部门的领导，而领导与会人员之间的职位差距较大，这样会导致参会人员不敢开诚布公的表达自己的想法、不敢轻易提供解决问题的方法，更不敢做出任何决策和承诺，害怕“秋后算账“追究责任失去工作。然后，会后跟踪方面。很多时候，人们都认为散会就是会议结束的标志，实际上，会后跟踪才是决定会议是否能够成功的关键因素。督促检查会议的落实情况、协调各部门落实会议决议事宜、兑现会议承诺都属于会后跟踪的范畴。案例中会议组织者也没有对会后加强后续的跟踪，对讨论过的建议也没有得到实施，致使参会者失去了积极性。三、对策与建议案例中工厂推广生产促进委员会在运作的一个月内并没有达到领导先前的期望，从而提高工厂产品的质量及生产率，并且提高员工的士气。主要是存在工厂高层领导与基层人员的沟通不畅已经没有真正的实施生产促进委员会会议的的有效管理。针对上述问题，现在将提供解决问题的对策与建议。解决的办法是：1、 首先应加强企业的文化建设。强调工厂必须以工人为核心，增强员工的归属感，树立员工主人翁的精神。同时增强领导与员工之间的信任感，酿造良好的交流气氛，建立合适的激励政策，鼓励员工为工厂献计献策。2、 将生产促进委员会的宣传和培训工作列入主要工作之一，积极地向员工宣传生产促进委员会的精神以及加强员工对全面质量管理的培训，令员工明白生产促进委员会产生的目的，使得更多的人真正愿意加入到生产促进委员会里，而不只是由于群体压力，象征性的参与。3、 提供多种的汇集建议的方式，例如匿名信、公共论坛等。消除员工丢失工作的恐惧感，广泛采纳有效提高工厂产品质量以及降低成本的建议。4、 完善会议管理，在会前合理确定参会的人数以及会议的组织者，确定会议的主题已经会议的时长和频次。会中，加强会议的控制，紧扣会议的主题，控制议题的时间，有效控制会场的质询，鼓励参会人员认真倾听并做好笔记。会后跟踪，撰写和发送会议纪要，针对会议中的建议积极回复。5、 保障措施，建立奖罚措施，对没有建议、提出建议、提出建议被采纳的分别给予不同层次的奖励，保证实施公开透明性。四、评估决策经过上述对案例中问题的诊断和提供的对策与建议来看，由于工厂前期已经投入了大量的资金、人力等成本。固然现在生产促进委员会的运行过程中带来了一些问题，但是若另用其他的办法，会给问题多多的工厂带来更大伤害，同时可能会影响到工厂现在的运行。再者工厂所面临的产品质量，生产成本等问题都是全面质量管理所针对的问题，并且AB公司的全面质量管理已经取得了相当的成绩。最后，生产促进委员会已经在公司实施一个月时间，过频繁的更改公司的决策会让员工人心浮动，更加降低了员工的士气，有损决策层在员工中的威信。因此推荐继续实施“生产促进委员会“的活动。 五、结论（启迪）通过此案例的分析和学习，我们获得了很多的启迪，概括起来，主要包括以下几点：1. 管理沟通在管理中得重要作用。在现代信息社会中，企业管理的本质和核心是沟通。沟通的不到位会使企业有限的人力资源和其他资源无法实现最佳配置，不仅产生不了合力，反而形成牵制。因此加强高层管理及基层员工的有效沟通，有利于双方信息的交换，员工获得重视的满足感，领导可以及时发现员工的需求，有效的调整工厂政策。2. 开会的问题看似简单，实则不然，很多企业整天开会，但会议能不能开在点子上、能不能暴露问题并最终