综合管理部日常工作总表.doc

融科智地北京公司综合管理部日常工作一览表 部门工作 前台文员岗工作 总经理室秘书岗工作 人事管理岗工作 档案管理岗工作 网络信息管理岗工作 司机岗工作 二零零七年十一月整理今日事今日毕部门日常工作一览表序号事项完成标准备注每年必做工作公司会议（活动）的策划、组织与实施1、会议组织小组的成立，项目组长的确定，分工表的制定（计划）2、计划实施（见“会务工作安排细则”）3、总结（组长牵头组织总结会）年中、年底会议后一周内2圣诞节、新年公司办公环境的布置办公环境设计、物品购买及布置12月10日前完成每月必做工作办公工位检查1、组长：李萌，组员：范丽耘、李静2、实施（见办公环境检查细则）3、总结（组长牵头组织总结会）每周一下班检查周二公布检查结果每周必做工作1部门周例会各岗位汇报工作完成情况及工作计划，部门经理提出建议周一每日必做工作不定期工作1新员工入职手续的办理见新员工入职相关责任人职责一览表半天内完成与我部门相关工作2新员工入职手续的办理见员工离职转单3文化墙建设文化墙的建立、更新（见文化墙建设管理办法）4网站建设网站的建立、更新（见“网站建设管理办法”）待网站公开后公布5读书角建设读书角的管理、图书的更新（见读书角建设管理办法）6开发通讯供稿组织员工向开发通讯供稿，并做好编辑工作接到融科通知一周内今日事今日毕前台文员岗日常工作一览表序号事项完成标准备 注每年必做工作1报刊杂志的订购统计订阅报刊的种类、数量并订购年底2办公用品、饮用水、快递、绿植、刻章印刷、机票预定等供应商的选择对各供应商进行考核，决定继续合作或者更换年底每月必做工作1办公用品购买及管理1、 列出所需物品清单并传真至供应商2、 物品送至公司清点、存放3、 无问题，月底结清当月款项月初订购月底结算2生活用品的购买、电子录入及管理1、 按实际需求情况拟出购买清单2、 通知司机负责购买3、 根据购物小票清点物品、电子录入，交予部门经理签字批准（见购买零散办公用品流程）2次/月3员工用餐的服务工作1、 收齐全体员工餐卡2、 到指定地点充值3、 发放就餐卡4、 结账2023日饮用水票的购买、记录1、一次购买足月使用的水票并作记录2、结账月中4房租、水电费的数据记录、结算1、 记录每月水、电表读数2、 结账2025日5快递、图文印刷、名片制作费用的结算1、 核对清单2、 无误结账月底6保洁、保安服务费结算1、 按合同付款2、 保安加班小时数与实际核对3、 无误结账月底7常用申请表的添置（复印件旁五层柜内）保证员工正常使用（印章、证照、档案使用、易耗品购买及维修申请表、缺勤说明条）2次/月8清理公司库房废旧物品的处理月底每周必做工作1参加部门例会汇报本岗位工作完成情况及工作计划周一2制定周工作计划总结本岗位本周工作完成情况，制定下周工作计划，并呈报部门经理周五3茶水间食品购买、放入冰箱及时补充冰箱内食品（派、鸡蛋、香肠、酸奶）周一购买周二、五放置每日必做工作1前台接待1、 电话接转2、 要求来访人员登记，并通知员工到前台接访2快递、信件、报刊收发信函签收且送至本人；报刊放置书架3保洁、保安、绿植的管理1、 保证保洁、保安按照公司要求，为公司及员工提供服务2、 查看绿植是否需要更换，有任何问题及时与供应商联系4办公环境检查、巡视1、 找出办公环境存在的问题2、 及时解决5大会议室日常检查按照会议室日常检查表逐项检查，9：00之前不定期工作1差旅（机票、火车票）预定航班、车次的查询及预订2物业维修（办公室门窗、灯、水管等）出现问题及时报修3会议室预定、服务主要协助营销各部门进行会议室预定，对特殊要求（横幅、鲜花、水果等）予以提供4加班餐预定协助加班的同事订餐5公司通讯录更新根据员工增减变更通讯录，及时给全体发邮件，并抄送融科前台6来访人员登记表留存、更新1、 对来访人员做出入登记2、 对登记表格及时更新、留存7与物业沟通（车证、装修等）1、 协助员工办理众运车证2、 协助部门经理处理与大厦物业相关的各项事务8固定资产（除电脑、办公设备）和低值易耗品采购、管理协助各部门对书柜、桌椅、货架等固定资产的定购今日事今日毕总经理室秘书 岗日常工作一览表序号事项完成标准备注每年必做工作公司大事记交接将公司全年大事记交至档案管理岗年底每月必做工作整理公司月工作计划汇总公司各部门上月工作总结及下月工作计划，制定公司月工作计划表并报送总部业务管理部月底文书文件交接把经总经理签字并留存的文件转交至档案管理岗月中公司用印申请表整理并交接把每月的公司用印申请表进行整理并转交至档案管理岗月底整理公司大事记含大事清单、大事描述和电子照片月底5填报司机加班单统计司机加班天数，请司机签字确认后报综合管理部经理月底每周必做工作中层干部周例会相关工作1、 汇总各部门上周工作完成情况及本周工作计划2、 参加、主持中层干部周例会3、 做会议纪要，发给参会人员并根据反馈意见进行修改4、 将修改后的中层干部周例会会议纪要发给参会人员，使其根据会议纪要内容落实工作周五周一周一下午周二2制定本岗位周工作计划总结本岗位本周工作完成情况，制定下周工作计划，并呈报部门经理周五3参加部门周例会汇报本岗位工作完成情况及工作计划周一4检查总经理室食品情况检查总经理室食品数量及质量，根据检查情况进行更换或补充周五检查、周一放置每日必做工作不定期工作总经理室职能保障过滤无效电话、接待来访客人、公文传送、打字、复印、安排日常事宜等参加会议并整理会议纪要参加总经理室会议等会议并整理会议纪要发公司正式通知即时公章、合同章、人名章管理对经总经理或授权人同意盖章的文件盖章用车管理1、协调公司车辆使用2、定期检查司机出车记录向总部递送文件把需要总部领导签字、盖章的文件递送总部今日事今日毕人事管理岗日常工作一览表序号事项完成标准备注每年必做工作1组织员工体检1、医院的选择2、检查项目的确定3、请示4、体检相关事项的通知5、体检过程的保障6、体检结果的发放10-11月2节日礼品的购买1、 礼品的必选、购买2、 购买请示3、 礼品的发放三八、端午、中秋之前3员工生日祝福的确定1、 形式的确定（蛋糕）2、 厂家的比选与选定年底4员工劳动合同的签订每年与全体员工签订劳动合1、 合同文本的印制2、 签订劳动合同有关事项的通知3、 下发至员工填写（一式两份）4、 收回合同文本，盖公司公章5、 公司存档一份，返还员工一份年底5员工入模子培训组织配合融科总部进行员工入模子的相关工作视融科总部时间而定6档案管理费缴存去市投资促进局交费、报销年底每月必做工作1考勤月报1、 员工刷卡记录的统计2、 缺勤说明条的统计3、 填写考勤月报表4、 主管领导签字后报财务部月底2人员变动情况表1、 整理员工入职转单、离职转单2、 填写人员变动情况表3、 主管领导签字后报财务部月底3员工休假统计表根据员工缺勤说明条统计员工休假情况，录入休假统计表的数据库月底每周必做工作1制定本岗位周工作计划总结本岗位本周工作完成情况，制定下周工作计划，并呈报部门经理周五2参加部门周例会汇报本岗位工作完成情况及工作计划周一每日必做工作1序号事项完成标准备注不定期工作1招聘工作1、 招聘部门根据需求提交招聘人员的请示。2、 请示批复后连同招聘要求交人事主管。3、人事主管根据情况选择招聘媒体发布招聘信息。4、 收集并初步过滤简历。5、 将简历交用人部门。6、 用人部门筛选出合适简历后交人事主管安排面试时间。7、 初试。8、 安排通过初试的人员复试及总经理面试。9、 为通过面的人员安排心理测评。10、 安排体检，同时通知本部门相关人员做好新员工入职准备。11、 都通过的人员，由用人部门填写录用审批表，并交由公司领导签字审批。12、 审批通过后由用人部门根据需求确定入职时间，由人事主管安排新员工入职。2员工入职事宜办理员工档案寄存、调入手续3员工转正事宜1、 通知新员工每月写工作总结。2、 试用期结束，符合岗位要求，开转正会，由用人部门通知填写转正申请表，转交公司领导签字。4员工离职事宜办理员工档案调出手续5员工手机费报销1、 填写手机报销清单2、 根据实际金额报销（收超额部分）每月5日将手机报销明细单报财务6员工礼品卡的购买/赠予致公司员工结婚、生子、子女考入高等院校等礼品卡/现金1000元在当事人告知人力资源主管三个工作日内7培训组织员工进行专业培训序号事项完成标准备注每年必做工作1公司档案、固定资产等制度的修改针对实际操作过程中存在的问题提出修订建议年底2证照年检1、企业法人营业执照2、组织机构代码证3、海关登记证4、企业备案登记薄5、外汇登记证4-6月3固定资产清查1、实物台账与财务台账核对2、与财务共同查对实物2-3月4档案文件的归档1、年度档案归档通知2、分类、分阶段进行交接3、将归档完毕的档案清单、电子档案等刻盘、归档3-4月5大事记接收从总经理室秘书处接收全年公司大事记年底6文件表头模版的修订针对实际操作过程中存在的问题提出修订建议年底每月必做工作1建委开发网月报、季报1、 各项报表数据内容的收集2、 网上填报10号之前2文书文件的交接（总秘）1、 核对交接清单并接收2、 在清单中填入归档文号并存档月中3合同文本电子档案的录入1、 对当月的合同文本进行扫描2、 在合同清单中作出链接月底4会议纪要的交接1、 从总秘处接收股东会、中层干部会议、全员大会等会议纪要2、 与各部门交接专题工作会等会议纪要月中每周必做工作1制定本岗位周工作计划总结本岗位本周工作完成情况，制定下周工作计划，并呈报部门经理周五2参加部门周例会汇报本岗位工作完成情况及工作计划周一每日必做工作1今日事今日毕档案管理岗日常工作一览表序号事项完成标准备注不定期工作1合同文件的归档1、 接收与合同相关的招投标文件（招（邀）标资料归档清单）2、 审查合同评审表3、 合同编号4、 录入电子目录5、 分发至相关部门合同盖完章即发送相关部门2招投标文件的交接、存档1、 根据招投标文件归档要求进行文件的接收2、 归档3固定资产、低值易耗品台账的登记1、 根据购买申请（预算外）通知网络管理岗进行购买2、 登记台账3、 登记卡片4、 申请人签收接到申请单即通知网络管理岗购买4报批报建文件的存档、借阅基建文件随领取随时存档即时5竣工图纸、资料的归档，报送城建档案馆单期或单项工程竣工后进行竣工资料的整理及报送6证照及其复印件的借用1、 审查证照使用申请表2、 编号、填写使用范围即时7专家资源库的录入1、 编号2、 录入3、 存档即时8供方资源库意向合作库履约评价库的建立及维护合格分供方名册的建立和录入即时9印章的刻制1、印章刻制请示2、联系刻章公司并刻制印章3、公安机关备案收到请示五个工作日内完成10配合审计、评估等单位的工作为审计、评估单位的审查工作提供相应的资料即时11车辆保养、维修记录的登录公司车辆保养、维修明细需登记，并将维修明细单归档即时12序号事项完成标准备注每年必做工作1办公自动化设备供应商选择每年挑选23家设备供应商，以保证下年度设备最优购买年底每月必做工作1检查、调测服务器保证服务器正常运行月中2制作办公自动化培训讲座为新老员工提供日常办公软件的应用培训及疑难解答20日开始，23日结束3拍摄公司照片工地现场、办公区域、公司大事25日开始，30日结束4清理监控空间隔月删除监控主机记录每周必做工作1服务器查杀毒确保服务器无病毒，保证员工下载软件及文档的安全周三2调测打印机服务器每周将打印服务器进行重启自检，保证员工正常打印周一9：00前3会议室细查投影机（是否正常运行）、升降幕布、台式机，确保周一例会的正常使用周五18：00后每日必做工作1会议室日常检查投影机、升降幕布、台式机、激光笔、电子白板，保证会议随时使用每日9：002公司网站信息管理、维护及时更新公司新闻及论坛管理，保证网站更新速度每日3检查网络畅通确保员工办公通畅4检查监控运转良好确保监控365日运转良好，提高公司安全系数早、晚各一次5办公机器维护保证员工正常自动化办公即时不定期工作1固定资产及低值易耗品的比选及购买1、 品牌比选2、 采购3、 登记台帐即时2办公设备维修设备损坏、老化的及时维修大型设备1周，主机3天，显示器3天，配件2天内修完今日事今日毕网络信息管理岗日常工作一览表序号事项完成标准备注每年必做工作养路费的缴纳到征稽所交养路费年底2保险费的缴纳到保险公司交保险费按买车时间3车辆年检到车管所进行车辆年检按买车时间每月必做工作加油卡的购买申请支票月底报里程将本月里程数报综合管理部经理月底3生活、办公用品的购买保证公司生活用