山西分公司健康安全环境管理体系文件编写导则.doc

中国铝业股份有限公司山西分公司健康 安全环境管理体系文件编写导则1 目的为统一中国铝业股份有限公司山西分公司健康安全环境（以下简称“HSE” ）管理体系文件的编写格式、编号和表述规则，确保HSE管理体系文件编写的规范化，制定本导则。2 范围本导则适用于中国铝业股份有限公司山西分公司HSE体系文件的编写。3 职责中国铝业山西分公司安全环保部负责HSE体系文件编写导则的制定和修订，管理者代表负责审批。4 工作程序4.1 HSE体系文件的构成4.1.1 中国铝业山西分公司的HSE体系文件由四个层次组成，即管理手册、程序文件、作业文件（包括管理类文件、技术类文件、工作程序类文件和岗位工作-作业类文件）和记录。4.1.1.1 管理手册：是对中国铝业山西分公司HSE方针和管理体系的整体描述，是实施和保持体系正常运行应长期遵循的纲领性文件。4.1.1.2 程序文件：是实施HSE方针、目标、指标的具体措施，是对产生HSE影响的活动进行策划和管理的基本文件，是管理手册的支持性文件。4.1.1.3 作业文件：是实施程序文件所涉及的具体活动的描述，是程序文件的支持性文件。4.1.1.4 记录：是验证HSE体系的运行结果是否达到预期目标的客观证据，是体系有效性的可追溯证明文件。4.2 HSE体系文件的编号规则4.1.1 中国铝业山西分公司管理手册编号规则版 号CHALCO-SX/HSE-M-2010 B/0 发布年号 管理手册代码 企业代码 中国铝业代码 4.1.2 程序文件编号规则 CHALCO SX/HSE-P-2010发布年号同一标准章节文件顺序号标准章节号前二位号程序文件代码中国铝业代码4.1.3 作业文件编号规则4.1.3.1 作业文件编号：发布年号Q - CHALCO SX A1-A：文件类别编码，1：文件顺序号 分公司机关及二级单位代码山西分公司代码中国铝业代码企业标准代码4.1.3.2 作业文件分类及代码分类管理（制度）类文件技术标准类文件工作程序类文件岗位工作(作业) 类文件代码ABCD管理（制度）类文件：指管理职责、各职能部门（单位）发布的管理制度、管理规定及要求（办法）、生产组织计划等；技术标准类文件：技术规程、工艺文件、检验规范及规程、国家标准、行业标准、企业标准。工作程序类文；岗位说明书、工作标准。岗位工作（作业）类文件：岗位操作规程、设备维护规程、安全操作规程、作业指导书注1：中铝山西分公司机关部室作业文件（三级文件）编号代码按4.2.3.3 条款，二级单位编码按4.2.3.4条款。4.1.3.3 分公司机关代码分公司部室办公室人力资源部财务部企业管理部生产运行部安全环保部装备能源部项目管理部代码01020304050607084.2.3.4 分公司二级单位代码分公司二级单位孝义铝矿石灰石矿第一氧化铝厂第二氧化铝厂80万吨氧化铝厂热电分厂水电分厂检修分厂运输部矿业公司计控信息中心营销中心技术中心代码111213141516171819202122234.1.4 记录编号规则4.1.4.1 中国铝业山西分公司机关部室记录编号：Q / CHALCO SX JL25- 2010发布年号JL记录代码；25记录顺序号分公司机关单位代码分公司代码中国铝业代码Q 企业标准代码注2：记录编号中分公司机关部室编码、二级单位编码要确保与注1保持一致。4.2.4.2 中国铝业山西分公司二级单位记录编号规则：发布年号Q / CHALCO SX JL252010 JL记录代码；25记录顺序号分公司二级单位科室及车间代码分公司二级单位代码 分公司代码中国铝业代码Q 企业标准代码注3：分公司二级单位科室及车间代码采用两位阿拉伯数字进行编码，分公司二级机关的编码与分公司机关编码一致；分公司二级单位各车间通用记录编码由主管科室统一编号。4.2 流程图样 起始、终止图框 决策图框 过程图框流程走向4.3 管理手册的主要内容4.3.1 手册的颁布令；4.3.2 管理者代表的任命书；4.3.3 公司简介；4.3.4 公司HSE方针；4.3.5 公司HSE目标；4.3.6 概述； 4.3.7 引用标准； 4.3.8 术语和定义； 4.3.9 总要求； 4.3.10 健康安全环境方针（4.2）；4.3.11 风险源辨识-环境因素识别、风险评价和风险控制策划（4.3.1）；4.3.12 法律法规及其他要求（4.3.2）OHSMS、EMS合为一体，要分别陈述不同的获取途径等；总部控制国家颁发的法律法规、标准，企业所在地的地方法规和规定由企业识别；4.3.13 目标-指标（4.3.3）OHSMS、EMS合为一体，要分别陈述安全指标、环保指标；4.4.14 HSE管理方案（4.3.4）；4.4.15 机构和职责（4.4.1）；4.4.16 培训、意识和能力（4.4.2）；4.4.17 协商与信息交流（4.4.3）；4.4.18 健康安全环境管理体系文件化（4.4.4）；4.4.19 文件和资料控制（4.4.5）；4.4.20 运行控制（4.4.6）； 4.4.21 应急准备与响应（4.4.7）；4.4.22 绩效测量与监测（4.5.1）；4.4.23 事故、事件、不符合、纠正与预防措施（4.5.2）；4.4.24 记录和记录管理（4.5.3）；4.4.25 审核（4.5.4）；4.4.26 管理评审（4.6）；4.4.27 附件：4.4.27.1 文件修订记录表4.4.27.2 公司健康安全环境管理体系程序文件-管理制度清单4.4.27.3 HSE法律法规及其他要求清单4.4.27.4 重大风险-重要环境因素及控制计划清单4.4 管理手册的编写要求（见后样版）4.4.1 颁布令是最高管理者对管理手册的批准令，并明确对分公司全体员工实施 管理手册的要求和实施日期。4.4.2 分公司简介：介绍有关本公司和管理手册基本信息，包括名称、地点及通讯方法,介绍诸如本公司的主导产品、主要背景、发展历史、生产规模和业绩等。4.4.3 目录：列出手册各章节的标题和页码。4.4.4 HSE方针和目标：阐述分公司的HSE方针和目标，明确分公司对HSE的承诺。4.4.5 概述：阐明手册的内容、范围和制订的目的，内容范围中应规定所有适用的HSE体系要素。4.4.6 术语和定义：手册中应尽量使用通用、公认的术语和定义，但需要时可根据本企业的实际情况，规定不同含义的词或对特定行业规定特定含义，这些术语含义应保证对手册内容有完整、一致、清楚的解释。4.4.7 HSE管理体系要素：分章描述HSE管理体系所选用的要素，章节划分要合理，能体现体系的良好协调性。对HSE要素的描述应满足ISO14001-2004和GB-T 28001-2010的要求。4.4.8 机构与职责：明确本企业的机构设置，说明公司领导、有关职能部门的职责和职权。4.4.9 管理手册应规定管理手册的编写、审批、发放、标识及手册的控制等。管理手册样板HSE管理手册（三号黑体，加粗）（标题）（小四号宋体，加粗）第 页 共 页1总则（5号加粗）1.11.22职责（5号加粗）2.12.23控制要求（5号加粗）3.13.24相关文件（5号加粗）4.14.25记录（5号加粗）所有文件正文部分均采用5号宋体，行距为22，页边距上下2.5cm，左右为2.5cm，文件编写一律采用WORD文档格式，A4纵向纸型。电子版序号均为自动“项目符号和编号”。5 程序文件的编写5.1 每个程序文件编写前要先编写本程序的工作流程图。 5.2 编写要求:4.5.2.1 目的:概述该程序的目的或意图，即说明为什么要开展这一HSE活动，以及要达到的期望目标。4.5.2.2 范围:指出该程序涉及哪些产品、部门或人员。4.5.2.3 术语:说明该程序中所用主要术语或专业术语的含义或名词、符号解释。4.5.2.4 职责:明确该程序涉及的有关部门和人员的管理职责和权限。4.5.2.5 工作程序: 它是HSE体系程序的主体，应按工作流程图的顺序引出开展此项HSE活动的描述，以及涉及有关部门和人员的工作任务及职责、职权，具有可操作性。4.5.2.6 相关文件:指在程序中引用的文件，所引用的文件应写清文件号及名称。4.5.2.7 记录:明确实施该程序时所产生的报告、记录的编号、名称和保存部门及期限。5.3 文件清单4.5.3.1 公司程序文件清单4.5.3.2 公司管理制度清单根据专业管理的要求，管理标准、制度、办法，由业务归口部门负责编写，以确保文件的符合性和有效性。程序文件样板（程序文件名称）（三号黑体加粗）文件编号：（五号宋体，加粗）版次： 发布日期：1 目的（小4号加粗）1.12 适用范围（小4号加粗）2.13 术语和定义（小4号加粗）（如没有需说明的术语与定义时，保留此空项）3.14 职责（小4号加粗）4.15 工作程序（小4号加粗）5.16相关文件（小4号加粗）6.17 流程图8 记录（小4号加粗）（记录的格式和字体不做要求）所有文件正文部分均采用小4号宋体，行距为22磅，页边距上下2.5cm，左右为2.5cm，文件编写一律采用WORD文档格式，A4纵向纸型。电子版序号均为自动项目符号和编号。4.5.3.3 分公司所属二级单位和部室程序文件清单编写多少个程序文件，由各单位根据自己的实际情况决定。程序文件的结构与分公司程序文件结构相同。4.5.3.4 分公司所属二级单位和部室管理制度、办法，由各单位根据实际情况自行编写。6 记录的编写记录应尽可能全面地反映HSE形成过程和结果以及HSE体系的运行状态和效果，在编写记录时，既要从总体上评价记录的充分性，也要对每一个记录的必要性进行评审，确保全面，有效地记录HSE信息。