火凤凰软件使用说明.doc

一、单位资料的新增、修改、删除11、新增12、修改13、删除1二、客户资料权限11、共享12、分配13、转移1三、查询、查找、检索21、查询22、查找23、检索2四、记录3五、评估3六、关注度3七、谷歌、百度查看客户详细资料3八、右边信息区域介绍3九、信息的输入41、Excel数据导入42、人工数据录入4十、字典预置4十一、表格列属性的改变4十二、待办任务4十三、消息查收5十四、文档、快递功能51、文档52、快递5十五、群发短息、群发邮件5十六、权限管理51、功能权限52、数据权限6一、单位资料的新增、修改、删除1、新增方法就是登陆系统后，点击菜单栏上的“新增”按钮，会弹出“单位明细”对话框，这时我们输入相应的客户信息，输完后点击保存系统会自动弹出“联系人”对话框，输入相应的信息点击保存即可注意：1）系统会有两次提醒你录入的信息在数据库里是否已存在，第一次，在进入“单位明细”对话框录入信息时，在“简称”后方框中输入相应的内容后按回车键，系统会自动检索包含你输入的内容的所有客户名称，这时你发现你要录入的客户在数据库中不存在，你可以继续操作，在“名称”后的方框中输入客户名称后按回车，这时若你输入的客户名称已经存在系统中，系统会自动弹出对话框提醒你，若输入的客户在系统中没有我们便可以继续填写下面的内容2）在输入联系人信息时，对于同一客户我们可以输入该客户多个联系人的信息，具体步骤是当输入完第一个联系人信息保存之后，点击上面的新增按钮即可再添加一个新的联系人3）针对同一个联系人，如果同一个通讯方式有两个方式，比如该联系人有两个手机号码，这时我们可以通过两个办法输入这两个手机号码，第一，用鼠标拖动该对话框右边的滚动条到最底下，这时会看到一个空白行，我们在“通讯方式”这列中单击两次，这是会出现个下拉列表，选择相应的通讯方式，第二，我们直接在通讯列表中找一个不需要用的通讯方式，同样用鼠标单击两次之后在下拉列表中选择相应的通讯方式即可，另外，当所有的通讯列表用完时，我们可以用鼠标在通讯表中任意位置“右击”“增加”，即可添加新的行2、修改修改就是对客户信息的修改，方法是先选中要修改的客户，点击菜单栏中的“修改”按钮即可，但要注意的是你必须是该数据的拥有者，否则无法对其进行修改3、删除删除就是对客户的信息进行删除，这里删除数据的方法有点特别，你必须先删除该客户的联系方式，然后才能删除该客户的信息，否则无法删除客户信息，方法是先选中要删除的客户，点击菜单栏中的“联系人”，在弹出的联系人对话框中选中要删除的联系人后点击“删除”，若该客户有多个联系人，我们要一一删除所有联系人，然后关闭联系人对话框，选中要删除的客户，点击菜单栏上的“删除”按钮即可删除该客户的信息，但要注意的是你必须是该数据的拥有者，否则无法对其进行删除二、客户资料权限1、共享共享就是把一些指定的数据进行共享，共享后的数据所有用户登陆系统都能看到这些共享的数据，方法就是进入业务中心选择要共享的和数据，若想选择多个数据共享可以按住Ctrl键来一一选中，若要共享全部数据可以点击上面菜单栏的“全选”按钮，选择好要共享的数据后点击菜单栏的“权限”“改变共享属性”“共享”2、分配把指定数据分配给某个部门、某个人或某几个人，分配给某个部门后，该部门的所有人都能看到分配的这些数据，分配给某个人或某几个人后只有分配的这些人能看到这些数据，方法就是进入业务中心选择要分配的和数据，若想选择多个数据分配可以按住Ctrl键来一一选中，若要分配全部数据可以点击上面菜单栏的“全选”按钮，选择好要分配的数据后点击菜单栏的“权限”“分配”3、转移把一些数据转移给其他用户，这主要运用于某员工因离职等原因离开公司，我们需要将他的客户资料转移给其他人，方法就是进入业务中心选择要转移的和数据，若想选择多个数据转移可以按住Ctrl键来一一选中，若要转移全部数据可以点击上面菜单栏的“全选”按钮，选择好要转移的数据后点击菜单栏的“权限”“转移”，这里有个技巧，就是要将某个业务员的所有客户资料全部转移给另一个业务员，你可以先在在这些数据上”右击”“指定内容筛选”，然后选择要转移业务员的姓名后点击菜单里的“全选”即可选中该业务员的所有客户资料分配和转移的区别：1）分配后该数据的拥有者名称不变，而转移后拥有者名称（对该数据的管理者）会发生改变（改变为转移后的拥有者名称），通常对数据的修改、删除等操作首要条件就是必须是这些数据的拥有者，其次再看系统有没有分配给这个用户修改和删除的权限2）分配可以将数据分配给某个人、某几个人和某个部门，而转移只能将数据转移给某个人注意：共享、分配以及后面所提到的通过控制某个部门所获得的数据，我们只能在左边树形结构“公司的客户”里相应的位置找到，在“我的客户”里是找不到的，“我的客户”该客户资料的拥有者名称是你，通常是指用户自己录入、导入、和别人转移的数据，而“公司的数据”通常是指通过共享、分配、和拥有控制某个部门的权利获得的数据三、查询、查找、检索1、查询点击前面的下拉列表，选择查询的条件，然后在后面的方框中输入要查询的内容，点击查询即可查询到符合条件的内容注意：本系统支持模糊查询，如当我们输入“华美”时，我们就可以查询出数据中包含“华美”的数据，例如数据库中“嘉联华美（北京）管理顾问有限公司”就会被显示出来2、查找1）点击菜单栏中的查找按钮，即可出现查找对话框，我们可以选择多个条件进行查找，每选择完一个条件后再选择下面的添加按钮即可继续选择添加其他的条件，同时每个条件都支持模糊查询，即我们在选择某个字段作为查找条件时，在“值”下的方框中输入的内容只要在该字段的包含范围内，然后选择“条件”下拉列表中的“包含”即可，例如：我们选择字段“客户名称”，在下面的“值”中输入“管理”，然后选择“条件”下拉列表中的“包含”，这样我们就可用查找到所有客户名称中包含“管理”的客户数据，如“嘉联华美（北京）管理顾问有限公司”就会被查找出来2）可以随自己意愿新建查询条件，如我们建立个直辖市城市客户数据查询，将鼠标放在数据左边的树形目录下的空白处“右击”“新建查询条件”，填写好查询条件名称、所属组、查询条件描述，如在“查询条件名称”后的方框中输入“直辖市”、“所属组”后的方框中输入“区域”，之后选择条件定义中的区域，在“值”中输入北京后点击添加，然后再输入上海后点击添加，同样方法添加天津和重庆，然后选择“满足条件之一”，最后点击保存，这时你会发现左边树形目录下面多了个“区域”，点击“区域”，里面会显示“直辖市”，点击“直辖市”会发现所有区域是北京、上海等直辖市城市的数据都会被查找出来3、检索检索和查询类似，也是点击前面的下拉列表，选择检索的条件，然后在后面的方框中输入要检索的内容，点击检索即可检索到符合条件的内容查询和查找区别：查询只能按一个条件查询，而查找可以组合多个条件查询查询和检索区别：1）查询只可以查到自己拥有、别人分配以及自己控制的部门人员（如你是销售部经理，你可以有权看你所有下属的数据）的数据，而检索可以检索出所有系统里符合条件的信息，但检索出来的信息只有客户名称和拥有者这两条信息，而查询可以查询出该数据的所有详细信息，查询和检索都支持模糊搜索2)查询支持多个条件查询，而检索只能以客户名称这一个条件检索，检索这个功能一般是让用户检索出自己要录入的客户与同事之间是不是重复，避免客户撞车显现四、记录记录功能是记录用户和客户联系的内容，方法是先选中要记录的客户，点击菜单栏中“记录”按钮会弹出联系记录对话框，这时我们可以对客户进行记录，记录的内容有记录主题、联系结果、联系类型、联系人和联系记录，若需要提醒则可以选中提醒我和提醒时间，到时间系统会提醒你，如果想让记录的内容发给某个人，如上级领导等，可选中抄送等功能，系统会自动发送你记录的消息给这个人，其他的如单位名称和联系日期系统等内容系统会根据数据库中的信息自动生成。记录完之后我们可以查看我们所做的记录，方法是选择某个客户，然后单击下面菜单中的联系记录，如果该人有记录那就会显示出来，如果想更直观的看记录，可以点击下面菜单中的浏览按钮，这时我们可以更直观的看该客户的联系记录，并且在浏览中我们还可以对记录的信息按顺序排列、倒序排列以及新增等，如果你是该数据用户的上级，你还可以在联系记录下的记录里双击，这时候会弹出一个对话框，我们可以对该记录选择已阅（在选择已阅的同时系统会自动在最下面的已阅列表中显示你的用户名），也可以选择批复，点击批复会自动弹出批复对话框，我们可以对该记录进行批复注意：批复通常是上级对下级作出的指示，批复时我们为了快速把你的批复意见发送给对方以及其他人，我们可以选择主送和抄送，如果不选择主送和抄送，你批复的意见只有在该记录的用户登陆系统后点击该客户时才会显示，所以通常一般在批复后会选择主送和抄送，这样该用户登录系统后，系统会自动弹出你的批复意见五、评估评估是对一个客户成交的情况进行评估，点击评估按钮弹出评估对话框即可对客户进行评估，评估的内容包括机会名称、机会状态、机会说明、备注、评价指标、首次接触时间、下次跟进时间、预计成交时间、预计成交金额、预计利润等，记录了这些信息后，系统会根据他所参考关于销售和成交方面的书籍内容自动对该客户的成交可能性进行评估，这个评估数据和预计利润等内容都会在都会在统计分析里的销售机会里体现出来，并且每次点击该客户时右边信息区域中也能看到六、关注度可以让客户的关注程度分为四个等级，选中某个客户，点击菜单栏中的关注度按钮即可选中客户的关注程度，分别是特别关注、重点关注、一般关注以及冷处理，同时还可以选中客户的类型，分为新客户、老客户、合作伙伴和其他四类，对客户选中一个关注后，然后在左边树形结构下选择某个关注度就会出现相应的客户注意：1、在对某个客户选择某个关注后，若该客户的拥有者是别人的而不是你，例如这个数据是自己控制的部门下属人员的（如你是销售部经理，你可以有权看你所有下属的数据）或通过共享、分配获得的，那你只有在“公司的客户”里对应的关注程度找到该客户，在“我的客户”里的对应的关注程度里是找不到该客户的2、不管你是不是某个客户的拥有者，比如通过共享、分配、和拥有控制某个部门的权利获得的数据，只要你添加和修改了该数据的关注度，那么它在整个数据库中的关注度都会改变，比如你通过共享了用户张三的某个客户，你将该客户的关注度由冷处理改为重点关注，那么张三在他登陆数据库时，看到自己的这个客户关注度将由原来的冷处理改为重点关注七、谷歌、百度查看客户详细资料该功能的作用是当你在浏览客户信息是，可以直接点击上面的谷歌、百度按钮进行上网查询该客户的详细资料，使用方法就是选择某个数据，用鼠标直接点击上边的谷歌或百度按钮即可八、右边信息区域介绍右边区域是显示数据的详细区域，当选中某个客户时右边区域就会显示相应的客户联系人的信息和与客户的跟进信息，这时候如果联系人有手机号、邮件和QQ等，我们可以直接给对方发短信、邮件和QQ消息（发QQ消息时我们电脑上必须要登陆有QQ，但可以不需要添加对方为好友而直接给对方发信息），双击该客户，右边就会显示该客户的基本信息。在选中某个客户的同时时，用鼠标点击下面菜单栏的信息方式，右边区域也会显示相应的信息，点击右边区域和数据表中间的分割线，右边信息区域会收缩，同样道理，点击左边树形结构和数据表的分割线树形结构部分也会收缩九、信息的输入1、Excel数据导入选择左边栏目中的“系统维护”“客户资料导入”即可出现数据导入的对话框，选择好“客户类型”，点击“选择清单”，然后选择你要导入数据的位置，再将左边的数据库字段和右边的Eecel字段进行，匹配匹配的方法是用鼠标点击数据库字段某个字段，然后再用鼠标点击Eecel字段中你认为相符合的字段，之后再点击匹配，这是我们会看到下面匹配表达式中会显示出你刚匹配的对应列，依次类推给所有的字段匹配，匹配完后点击导入输入，之后按步骤操作即可注意：1）在用Excel导入时，系统默认的是工作表中的“sheet1”工作表，所以在数据导入时需要把表中要导入的工作表命名为“sheet1”，否则可能会出现导入时字段无法匹配2）在匹配的时候要是Eecel字段中的字段在前面的数据库字段中实在找不到匹配的字段，我们可以选择数据库字段中的“自定义X”字段匹配3）在匹配完数据库字段和Eecel字段后选择导入会弹出资料导入对话框，我们这时还要选择上面的“客户类型”，因为这时系统默认的客户类型是“供应商”4）若在我们导入的数据中，有某个客户有两条记录，分别是他们的联系人不相同，其他的信息都一样，意思就是一个客户有多个联系人，这是导入后的数据系统会自动将该客户变为一条信息，然后在这条信息的联系人对话框中分为多个联系人2、人工数据录入这在前面“新增”里面已经讲过，这里就不介绍了十、字典预置字典预置功能就是可以更改系统里面有些系统默认的文字，例如我们可以更改系统里面在导入数据时的客户类型，方法是方法是点击左边导航下的“系统维护”“字典预置”，然后选择中间列下拉列表中的“系统字典”，之后点击下面“伙伴关系”前面的方格，这时右边会出现所有系统默认的客户类型，点击上面的“添加”按钮可以添加新的客户类型，选中需要修改的客户，点击上面的“修改”按钮即可对该客户的客户类型进行修改，至于里面其他系统内容的更改大家可以自己去看看，这里就不多介绍了十一、表格列属性的改变我们可以对每个数据表中的列属性进行改变，这个功能的作用就是用户可以根据自己的意愿选择所要显示的列，具体操作是将鼠标在表格中右击，选择表格列设置，这是会弹出表格列设置对话框，我们可以根据自己的意愿选择要显示的列十二、待办任务待办任务的功能主要是可以让用户向上级请示什么工作或向下属下达什么任务，它的操作和前面的“记录”差不多，就是先选中某个客户，然后点击下面菜单中的“待办任务”“添加”将会弹出待办任务对话框，这里我们可以填写待办任务的主题、执行人和登记事项，并且还可以主送和抄送给某人，若该客户有多个联系人，我们还可以点击联系人后面的下拉列表选择不同的联系人等，查看某个客户的待办任务是就是选中该客户，点击下面菜单栏的“待办任务”就可以看出对于该客户的待办任务，这时我们要是双击待办任务的内容或点击“浏览”，你可以看出该客户待办任务的详细信息，要是你想看出所有客户的待办任务，你也可以点击左边的导航下的“CRM”“待办任务”，这是我们就可以看到所有客户的待办任务注意：所有通过“共享”、“分配”“控制某个部门”所获得的客户，当别人对该客户下达待办任务时，你都能看到待办任务的内容，总之就是所有在你业务中心能看到的客户，与之相关的待办任务内容你都可以看到十三、消息查收当别人给你主送活抄送某个信息或自己对某个客户记录了某条信息并设置了提醒我时，我们就可以用消息查收对这些信息进行查收，方法是点击左边导航里的“员工”“提醒消息”，这时我们就可以查收我们的消息了，并且上面还提供按某个条件查询所要查收的消息十四、文档、快递功能1、文档文档功能就是可以给某个客户挂载一个和客户相关的文档内容，该文档包括word,excel等，选中某个客户点击下面的“文档”“添加”即可对客户添加文档，下次想看文档的方法是选择该客户点击下面的“文档”，然后双击“文件名称”即可2、快递快递功能就是记录给某客户发送快递的信息，选中某个客户，点击左边导航下的“快递”即可十五、群发短息、群发邮件群发短息就是对一些选中的客户进行集体发短息，点击下面菜单中的“短息”“添加”即可弹出发送短息对话框，在这里我们先点击左边的“选择角色”下拉列表选择要发送短息的角色，然后在出现的客户中添加我们要发送短息的客户到右边的方框中，在“文本”中写上要发送短息的内容后点击确定即可给选中的这些客户发送短信。当然我们也可以单独给我们每个客户发信息，方法是选中某个客户，这时右边的信息栏中就是显示该客户联系人的信息，若有该联系方式中有手机号直接点击就可以给该客户发送信息，发送过短信的客户我们可以在左边的导航里选择“CRM”“短息”即可看到我们所有发给客户短息的详细情况。群发邮件、单独发邮件功能和群发短息、单独发短息方法一样，这里就不多说了使用技巧1）群发邮件时，当我们不是对所有的客户都群发而是只对特定的客户群发，我们通常是先查找出符合我们条件的客户，然后点击下面菜单中的“邮件”，再选择“添加”，这时会弹出“邮件”对话框，写好邮件主题和邮件内容后点击右边的通讯录，这时会弹出通讯录对话框，在通讯录类别后的下拉列表中选择“当前客户列表”，这时你会发现下面所显示的客户都是按你条件查找出来的客户，然后点击中间的双箭头符号将其所有客户添加到右边的“接收人”列表里后点击下面的确定按钮，然后点击发送即可2）群发短信时，当我们不是对所有的客户都群发而是只对特定的客户群发，我们通常也是先查找出符合我们条件的客户，然后点击下面菜单中的“短信”，再选择“添加”，这时会弹出“发送短息”对话框，在“选择角色”下拉列表中选择“全部”，这时你会发现下面所显示的客户都是按你条件查找出来的客户，然后点击中间的双箭头符号将其所有客户添加到右边的列表里，再在下面“文本”方框中输入我们要发送短息的内容，然后点击发送即可十六、权限管理权限管理分为功能权限和数据权限两块，功能权限就是对用户使用系统有些功能的权限进行控制，数据权限就是对用户使用系统有些数据的权限进行控制，点击左边导航下的“系统维护”“权限管理”即可设置用户的权限和添加新用户1、功能权限1）权限模板组他是指一组共同拥有的权限，通常是指某个部门，比如销售部，系统可以给销售部门分配相应的权限，然后将销售部的某个员工的属性添加到销售部这个权限组，这个员工就有了销售部门的基本权限。这里我们可以选中左边导航下的“权限管理”，在“操作员和组”这列下通过“右击”的方法来添加、修改、删除权限组，也可以菜单栏中的“创建组”添加权限组，并且同时可以给每个权限组分配不同的权限，给每个权限组分配权限的方法就是用鼠标选中某个权限组，再点击后面栏目中的基本功能前面的“+”展开基本功能，选择其中的某一项，然后在最右边的栏目中对其分配相应权限，完成后点击下面的确定注意：每一栏权限设置好后就应该点击下面的确定，否则当你进入下一栏权限选择时，你之前栏目里