浅谈工程档案的管理的方法.docx

浅谈工程档案的管理的方法 【摘要】随着我国城市建设的急速发展，城市规模日趋加大，工程档案工作也显得尤为重要，它是加快城市现代化进程，发挥城市中心作用和多种服务功能，促进城市经济发展的必要条件之一。工程档案是该项工程实体的一面镜子，工程档案管理的好坏直接影响到工程的质量。本文对工程档案定义的内涵，工程档案的作用，以及工程档案的管理方面做了较为详细的阐述。 【关键词】工程档案；管理；方法 当前工程档案管理工作已经与人们的生活紧密相关。现实生活中的人们离不开水、电、气、通风、交通、住房、绿化、环境等，而在这些设施项目的工程建设过程中形成的档案完整、准确与否，会直接影响着人们的正常生活。同时。工程档案对防范自然灾害的破坏，及破坏后的恢复建设都有着不可替代的作用，更是预防自然灾害，减少损失的重要手段之一，因此，做好工程档案管理工作非常必要。 一、工程档案定义的内涵 工程档案是在工程建设活动中直接形成的，具有归档保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。工程档案来源于建设工程文件，建设工程文件是在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件：即开工以前，在建设项目立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件；监理文件：即监理单位在工程勘察、设计、施工等监理过程中形成的文件；施工文件：即施工单位在工程施工过程中的形成的文件；竣工验收文件，即建设工程竣工验收活动中形成的文件；竣工图：即工程竣工验收后，真实反映建设工程施工结果的图样。工程档案具有十分重要的保存价值，工程建设产生的工程文件可根据对本工程和城市建设所具有的凭证价值、依据价值、参考价值等进行分析，凡具有保存价值的均应整理、归档，并且对工程文件的价值进行初步鉴定，确定保存年限，对有保存价值的工程文件整理后安全保管。 二、工程档案的作用 工程档案是工程建设的辛勤结晶，是可以看得见，摸得着的建筑实体的真实写照，也是工程建设过程中产生的一项科技信息类技术成果。它与建筑实体具有同等的实用价值，工程档案可以对以后城市规划、设计、管理发挥作用，对工程的维修、改建、扩建、恢复等工作提供真实的依据。随着工程建设时间的推移，熟知工程建设情况的人会逐渐减少，比如，当工程要改、扩建，首要的以工程的设计文件为基础，如基础设计，结构设计等基本技术数据为改、扩建工程设计的基础。当工程意外破坏、拆除等，要恢复重建时，工程档案是唯一可靠依据，工程档案是为本工程管理、维修、改建、扩建、恢复等工作提供依据，是一项最重要的作用。 三、提高工程档案管理的方法 1.增强思想意识。一切工作的根源在于改变思想，端正态度，长期以来，档案管理意识不强，领导和基层管理人员，意识淡薄，对档案宣传力度不强，工程队伍流动性大，人员不稳定，没有档案专职人员，使档案资料管理无序，资料流向不清，工程及各建设部门缺乏相互沟通交流，档案职责不落实，往往是重建设，轻管理，在工程完工时，才开始应付整理，为此，应该进一步加强档案管理的法制教育工作. 2.配备专业技术人才。人才需求和配备问题是工程档案事业发展中非常现实，非常重要的一个问题，实践证明哪里配备相当的专业工程技术人员，哪里的工作就开展得有声有色，做一个合格的工程档案管理员应具备以下几方面素质： （1）工程档案人员的政治素质：坚持四项基本原则，坚持实事求是，热爱档案工作。 （2）具有高度的法律意识：要人人知晓工程档案的法律法规，使大家都懂得以法治档，依法办事，每个参建人员都应在法律法规的规范下，完成自己承担的工作。 （3）工程档案人员的专业知识一方面，工程档案内容广泛，专业性强，档案人员必须熟悉档案管理各项工作的原则和方法，更要了解规划、土建工程及水、电、设备安装、图纸会审、工程质量检验等知识，从这个意义上讲，工程档案工作需要的不是精通某一专业的“专才”，而应是知识面广，思想活跃，工作能力强的“全才”。另一方面，要对专业人员进行定期岗位培训，岗位必备的知识为：了解城市建设法规和档案管理法规与技术标准：熟悉档案与城建档案的基本知识，以及工程档案的知识；熟悉计算机应用知识；掌握城建档案管理的工作程序；通过岗位培训，使档案管理人员具有制定工作计划，组织实施档案业务管理的能力，处理业务和有关部门协调能力，应用自如的操作计算机能力，有效的提高工作效率和经济效益。 3.严格执行工程档案与工程竣工同步进行，确保工程档案的完整性。工程档案是工程质量检验的重要依据和凭证，尤其是工程质量事故检测的依据，工程施工时应按施工图施工，从施工记录、施工实验记录，建设材料的选择，工程检查验收，质量评定等方面予以体现。工程文件、竣工图便是施工质量的真实记录，当然这也是审定工程质量，判断工程事故的依据。在工程竣工验收时，一定要严格审核工程档案的内容是否齐全真实，是否有缺、漏现象，是否按规范要求进行归档。如果发现问题及时解决，认真贯彻执行有关法规，把好竣工验收关，做到工程竣工验收与档案验收同步，移交合格的由建设部门发放合格证，不按规定移交档案的，不发放合格证，不得交付使用，不得申报优质工程和其他奖励，从而达到工程档案的完整、准确、系统，由于工程档案不准不全，造成各种事故原因无法查清，使工程管理难以到位，给人们的生产、生活带来了不便和严重的经济损失，因此，工程档案的完整性，应引起人们普遍重视和关注。 4.做好工程档案开发利用。工程档案工作的根本目的是为城市建设和经济发展提供服务，充分发挥工程档案社会效益和经济效益但是只有等到充分的开发利用，只有同城市建设的利用需要结合起来，才能发挥其客观存在的价值。对收集来的工程档案，如果只反它们堆积起来，放在库房里，锁在柜子里，使档案处于“静止”状态，它的价值再大也发挥不出来。为了使档案从静止状态进入运动状态，为使档案客观存在的价值充分发挥出来，必须通过利用工作。 5.健全工程档案管理网络。在建设初期应把参与建设的各单位组织起来，建立工程档案编报工作网，工程档案主管部门随时掌握工程进度和工程档案编制情况，及时解决遇到的技术问题和协调问题，编报网络可组织开展一些有益活动，召开经验交流会等，加强联系取长补短。 6.加强对工程档案工作的监督检查。城建档案管理机构要建立健全组织检查机构，配备人员，组织监督，检查，按程序办，认真负责对那些不按规定移交工程档案的单位和主要负责人，应随时提出意见和批评，限期改正，确实起到监督检查的督促作用。因此，工程档案是城市建设的历史记录，也是研究建设历史的信息资源，城市建设不断发展，建设理念不断推陈出新，先进的设计思想，施工技术，管理方法均是工程档案的重要组成部分，利用内容十分丰富的工程档案这个科技成果，进行总结经验，技术交流，能大大提高城市规划，设计，施工，管理水平。 工程档案与工程质量之间有着密切的关系，工程档案是工程质量的依据，工程质量离不开工程档案，二者相互依存。工程档案管理要把工程档案的质量视为工程质量管理同等重要来抓，搞好建设工程档案管理一定要采取积极有效的方法和措施，提高建设工