浅析新形势下如何做好医院人事档案管理工作.docx

浅析新形势下如何做好医院人事档案管理工作 摘 要：人事档案是在管理企、事业单位所属人员过程中形成的、集中保存的一种特殊的专门档案，是一个单位档案管理的重要组成部分。医院的人事档案管理工作，是医院深化改革的关键环节，对于医院人才的利用和培养以及未来发展具有重要意义。本文分析了医院的人事档案管理存在的问题，探讨如何将网络信息化应用于医院人事档案管理，希望对医院人事档案管理有所帮助。 关键词：新形势下；医院；信息化；人事档案管理 1 当前医院人事档案管理工作存在的问题 1、人事档案资料缺乏真实性和完整性。人事档案由医院工作人员的各方面信息组合而成，收集信息是档案管理工作的重要内容之一，记载人事档案过程中，涉及到很多过往的信息，信息的真实性和准确性无从考察。目前，大多数档案仍以记载经历性的资料为主，因书写不规范等原因，造成信息的不准确、不完整，降低了人事档案管理的真实性和可靠性，不能完整、客观的反映出工作人员的医德医风、工作量、工作能力、服务态度等，体现不出工作人员的整体素质，医院任贤用能需要长时期的考察才能得出结论。 2、人事档案管理制度不健全。我国早在上个世纪业已出台人事档案管理规范、保管等一系列规章制度，严格规定了档案管理的物理环境和硬件设施，然而，受传统观念的影响，医院的人事档案管理制度较为陈旧，难以适应人事制度改革的要求。有些医院的档案管理者没有认识到档案的重要作用，没有及时更新和完善人事档案管理制度，或者制度没有落实到位，甚至存在随意修改档案现象，没有完善档案管理的考核激励机制，没有把人事档案管理纳入目标考核。这些因素制约了人事档案管理工作的开展。 3、人事档案管理手段落后。人事档案材料在收集、归档、整理、分类、保管等方面手段较为落后，传统的手工收集与整理信息方式已不适应医院的发展，也不适应档案信息的管理要求，但是很多医院的档案管理工作仍采用手工整理，还停留在纸质资料的管理水平，信息化水平较低，缺乏完善的管理软件和网络环境。纯人工管理人事档案，造成人力、物力资源的大量浪费，管理中存在归档材料遗失、错放、漏放等差错，不利于信息化进程，不利于提高档案管理水平，使档案失去真实性。医院档案管理资金投入较少，基础设施不够完善，有的医院降低人事档案管理标准和配置，从业人员兼职管理或不符合上岗资质，保密制度不健全或形同虚设，基础设施不符合国家标准或未按国家标准及时更新。 4、档案管理人员的素质有待提高。很多医院对档案管理工作的认识不清，弱化对人事档案的定位，认为档案管理工作只是归纳整理和存放档案，没有技术性和理论性要求，没有将其与选人用人、人才整合、人才开发和培养等人才应用有效结合起来，配备档案管理人员不重视学历和技能水平、工作经验等，或安排妇女，或安排年级较大的人员管理档案，或委派人员兼职管理，造成档案管理工作质量不高。 5、人事档案数据利用不足。人事档案具有全面性、现实性，真实、有效的人事档案是个人经历的反映，能帮助准确了解干部成长经历，为医院人力资源管理提供基础数据，在培养人才、搭建梯队等方面提供详实、准确的信息。目前，医院在选人用人等关键环节中忽视了人事档案重要信息，仅在提供亲属证明等事务性工作中发挥作用。 2 新形势下做好医院人事档案管理工作的策略 1、提高对档案管理的认识。一方面，应提高档案管理对医院人才选拔和医院整体管理重要性的认识，提高对档案管理工作的重视程度，在资金、技术和人员上予以大力支持。另一方面，将医院人事档案的管理与医院业务建设同步发展，发挥领导的力量宣传档案管理的意义，提升医院职工的档案管理意识与法律意识。要让档案管理人员认识到档案管理工作关系到医院的发展，关系到干部职工的职业发展，提高档案管理工作的主动性和自觉性。 2、完善人事档案管理制度。人事档案管理制度包括责任制、监督机制和激励考核制度等。要明确档案管理信息收集、整理、总结、存档等各方面工作的负责人，使信息收集者端正工作态度，?J真负责。健全动态化、更加的管理制度，完善激励考核制度，调动档案管理人员的工作积极性，使档案管理工作更加顺畅和高效，提升管理质量和管理水平。 3、提高档案管理工作信息化水平。人事档案管理的信息化包括档案资源的信息化、档案信息与其他信息的综合管理、档案信息资源的开发利用等等，需要档案管理人员及时准确的输入人事信息，保证人事信息的时效性。医院应该紧跟时代潮流，利用计算机的信息处理及时，对相关档案信息进行输入、记录、保存，不断提高人事档案管理的信息化、系统化、数据化管理水平。还可以利用计算机技术对档案管理进行创新，把不保密的资源实现共享，延长人事档案保管的质量，提高信息资源的利用效率，提高人才的考核、流动方面的管理效率，提高医院的经济效益、社会效益。 4、提高人事档案管理者的综合素质。信息管理是实现医院科学化管理的基础与保障。将传统的人事档案管理和现代技术结合起来，强化档案管理人员的现代化意识，树立网络信息化管理的观念，培养无私奉献精神，利用计算机管理人事档案，转变封闭型管理方式，勇于创新，加快档案信息化管理的步伐。在人事档案管理者的选聘上，应尽量选聘高校毕业生，加强岗前培训，使其熟悉工作流程。要对档案管理人员进行知识培训、技能培训和网络培训，定期组织外出学习，提高其综合素质。要加强人事档案管理人员的职业道德建设，提高他们的职业道德素质和敬业精神。 5、提高人事档案的应用价值。人事档案的内容主要有个人的政治面貌、社会关系、家庭情况、奖罚、职称、职务以及个人学历等，反映了个人的成长情况。新形势下，上述信息已经不能充分满足医院建设的新要求，在原有档案内容基础上要对内容进行更新和调整，补充能体现时代发展以及个人特色的新内容，反映出个人的工作技能以及工作状态，全面而清晰地体现个人的科研成果、技术专长、工作技能、工作态度以及道德水准等情况，用数据的形式真实以及客观地进行记载，提高人事档案的应用价值。 6、重视信息化档案管理的安全。医院在建设信息化人事档案管理时绝不能忽视信息的安全性，以避免丢失档案资料。在信息化管理工作中，要认真研究如何安全使用 信息化技术，严格界定人事档案信息资料。使用网络加密功能，严防在管理档案粗枝大叶、潦草从事，防止泄密给管理档案的工作带来损失。 3 结语 医院人事档案管理工作直接影响和制约着医院人力资源管理质量与效益，而随着医院办公自动化的日益完善，人事档案信息化已成为必然。医院领导与管理层应该加强对人事档案的重视，促进人事档案管理水平的提高，加强人事档案管理的信息化建设，档案管理工作者也应该转变观念，提高自身素质和专业服务水平，不断提升医院人事档案管理整体水平和质量，使档案发挥信息资源的优势，适应医院发展的要求。 参考文献 黄玮.医院人事档案在人力资源和经营管理中的作用与开发J.医院管理，2012，26（4）：392. 姜月仙，谭