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关于提高煤矿企业文秘人员素质的思考 中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）08-000-02 下载 摘要文秘工作者是煤矿企业管理层作出企业经营决策的助手，承担着协调企业内部各部门相互配合与协调的职责，他们服务于煤矿企业的办公室管理工作。而煤矿企业文秘人员的业务素质，直接影响着办公室管理工作的实效。本文首先阐述了煤矿企业文秘工作的范围，提出了新时期提高煤矿企业文秘人员素质的策略，以期为更好的履行文秘职责献计献策。 关键词煤矿企业文秘人员职责策略 在知识经济时代，人才已然成为了当前企业的核心竞争力之一，文秘人员的素质决定着文秘工作的高效性，为此，煤矿企业需要提高文秘工作的素质，严格履行自己的职责，充分发挥在煤矿企业办公室中的协调作用。本文基于笔者煤矿企业文秘工作实际的视角，就如何提高煤矿企业文秘人员素质提出了具体有效的策略。 一、煤矿企业文秘工作的主要职责 作为煤矿企业文秘，主要应该做好以下几个方面的工作：一是做好煤矿企业办文工作。主要包括文电收发、督办、文电起草修改、文字材料撰写、内部信息、外部宣传等工作。二是做好煤矿企业协调工作。向上搞好汇报，向下做好沟通督查，向外做好衔接沟通，向内做好企业各部门之间的协调，确保各项工作有条不紊地开展，督促各项工作得到有效地落实。三是做好搞好煤矿企业服务工作。为领导当好参谋助手，要参谋在领导想到决策之前，完成在领导要求的时间之前。做好接待、后勤保障、办会等工作。 二、提高煤矿企业秘书素质的策略 （一）提升职业素养 一是加强职业道德素养的提升。必须严格遵循文秘工作的规范和要求，通过学习思想政治书籍，不断提高思想政治、道德品质和知识能力等方面的综合素质。二是塑造良好的自身形象。秘书是在领导身边工作的人员，在一定程度上代表了领导和企业的形象，因此，必须注重自身的衣着打扮、言行举止，保持良好的精神面貌。 （二）增强业务能力 一是提高表达能力。一方面，要提高自身的口头表达能力。秘书需要经常与领导、同事、客人、群众沟通交流，进行上传下达，因此，必须通过书面学习和实践锻炼，不断提高自身的口头表达能力。另一方面，必须提升自身的写作能力。通过多读、多看、多学、多思和多写等方式，此外还要在实践中不断学习，从而提高文秘的书面表达能力。二是提高参谋和社交能力。在实践过程中，不断思考，总结方法，为领导决策提供预选方案。同时，应该掌握履职而越权的原则，切实提升参考协调能力。努力学习接待社交方面的书刊，并在实践中锻炼，懂得各种场合的礼仪礼节，掌握待人接物的技巧，特别是要加强与企业客户的关系处理。三是不断提高综合能力。煤矿企业秘书应该努力学习生产经营、技术、管理等方面的知识，不断提高组织协调、监督督查、应变和分析能力，使自己达到复合型人才的要求，以便更好地履行辅佐煤矿企业领导。 （三）提高工作技能 一是提高信息捕捉能力。煤矿企业能否在短时间内快速准确地决策，关键在对各种信息的了解。因此，文秘人员应该想方设法地提高捕捉信息的能力。文秘人员应该具有高度的信息敏感性，眼观四方，耳听六路，闻信而动，紧密围绕煤矿企业的中心工作，在平时积累中随时收集所需要的信息，为领导决策提供可靠的信息支撑。 二是提高调研能力。深入了解相关情况，摸清基层实情，这样才能够获得第一手的资料，从而给领导决策提供可靠的依据。学会揣摩领导意图，确定调研课题，灵活采用各种调查方式方法，如采用观察、文献、问卷和访问等方法，畅通职工意愿表达渠道，从而确保调研的方向正、摸得实、沉得深，抓得牢，搞得准，做到数据准确、真实、清楚。 三是提高分析及协调能力。要通过理论学习和实践探究，加强对各种问题和信息的初步处理，为领导决策提高有价值的参考方案。面对纷繁复杂的工作和问题，要保持清醒的头脑，按照事情的轻重缓急有序地安排解决问题的时间表，做到急事先办，重点难点工作集中力量办，特事特办。学会用统筹兼顾的方式，设计时间最短、最方便快捷的方法，以求达到最佳的效果。 四是提高现代信息应用及创新能力。通过向书本学习、向实践学习、向领导学习、向客户学习、向同事学习等方式，以提高现代信息应用能力。文秘人员还应该采用新的工作思路，采取新的措施，运用新的手段，从不同的角度、层面去思考问题、分析问题和解决问题，不断提高创新能力。 （四）创新工作方法 一是根据原则灵活处理。在文秘工作中既要坚持原则，又要注重协调，以维护好各种关系，确保工作有效地开展。如在进行请示时，只能够按照对口的原则向自己的直接上司请示，不可越级请示，更不可交叉请示，以免引起不必要的麻烦。 二是全面了解领导。多与领导接触、交流，全面了解领导的生活习性、个人爱好、学习经历、生活阅历、工作简历和社会背景等，从而更加有针对性地为领导服好务。 三是关注细节。文秘人员必须注重细节，谨言慎行，慎独慎微。因为在工作少有差池就会一着不慎，满盘皆输。可以说是牵一发而动全身，必须抓住细节，应尽可能地减少失误，以免使自己及别人陷入尴尬境地。譬如在制定接待方案时，必须弄清来的人数、性别、到达时间、停留时间、住宿、吃饭及主要活动流程等，每一个细节都要充分地考虑清楚，稍有纰漏，就可能影响整个工作，甚至造成重大损失和不良影响。 四是切实做好信访维稳工作。在煤矿企业改革的过程中，肯定会触及到一些人的根本利益。特别是一些历史性遗留问题，是引发矛盾的源头。作为煤矿文秘，要改变工作方法，增强服务意识，多深入基层主动走访，将信访问题解决在煤矿企业的基层。 五是加强煤矿企业秘书队伍的建设。一方面，按需引入多元化、复合型知识结构的文秘人才。另一方面，要做好文秘人员的培训。科学安排培训计划，采用工作与培训相结合，积极搭建各种促进文秘人才成长的平台，以不断提高文秘人员的专业素质和综合素质，从而更好地为煤矿企业的发展服务。 三、结语 综上所述，文秘人员是煤矿企业中的重要工作人员，是联系领导与职工的桥梁，是企业与外界联系的形象代言人。随着时代的发展，煤矿企业的改革也在不断的深化，在新形势、新情况、新问题下，对文秘人员提出了更高的要求。因此，作为煤矿文秘人员，必须不断提高自身的思想素质、职业素质、综合素质等，以适应新时期背景下煤矿企业工作的需要。应树立终身学习的理念，做学习的有心人，处处留心，时时留意，从而促进工作水平的提高。 参考文献： 杨延东.新时期办公室管理工作的实践体会J.办公室业务，2011（07）. 王