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提升采购绩效的途径和方法 摘要：本文简要阐明了企业经营过程中如何提升采购绩效，指出了向采购要绩效的途径和方法，系统地论述了采购绩效目标、途径、方法、评估、监管，介绍了采购绩效的具体操作方法，并用案例量化指标评估，基本观点具有鲜明的时尚特点，突出实用性和专业性，给相关工作人员提出了诸多思路和亮点。 下载 关键词：采购绩效 绩效实操 5R ED 紧急订单 供应商监管 终端直购 引言 公司在生产经营过程中，有25大类计8000多个品种的民用生产材料、军用生产材料、试验材料、项目研制材料、设备备件、工器具、办公用品等，涉及860多家供货商。在资金和人员比较紧的情况下，采购金额07年近2个亿，08年上半年为1.15亿，要做好物料采购工作，必须强化管理，采取有力有效的措施，不断提升采购绩效，实现公司的经营目标。 一、制定企业采购绩效目标 1、降低逾期的订单比率在6%以上； 2、缩短订货前置作业时间在21 天以上； 3、节省成本15%以上（与原厂家报价或上年实际成本相比）； 4、降低待处分的存货在300万元以下； 5、缩短国内采购的购运时间在60天以下； 6、进料合格率在95%以上； 7、胶料成本节省 15%以上（与原厂转拨价比）； 8、开发军品需件在150项以上； 9、在2008年12月以前，在国内开发两个主要的胶料供应商； 10、材料供给保证率98%。 二、采购绩效改进的途径 1、营造良好的组织氛围 做好采购管理规划和采购人员管理，建立良好的采购工作程序、控制采购价格与成本、加强供应商管理、掌控采购计划和购货合同执行，按质量合格率分级、制定改善供应商方案、在供应商推行ISO9000。 2、强化内部管理，提升采购绩效 制定采购管理手册。建立合格的采购团队，提供必需的资源、选聘合格人员担任采购人员并培训、设立挑战可行的工作目标、激励采购人员，掌握采购知识、提升技术能力、提高风险管理能力、具有协作精神、具有供应链全局观和国际视野、具有良好的道德素养。 3、应用科学技术，提升采购绩效 （1）建立企业内部网：内网获取信息，免去了频繁召集会议的辛苦；外部电邮传送图纸或技术文件，供应商获得清晰原件，又快又准。 （2）使用国际互联网：节约采购成本、缩短采购周期、增加采购流程透明度、增加有效供应商、促进企业现代化、知已知彼、百战百胜。 （3）推行MRP系统：MRP系统中的数据不仅全面，而且实时性好，许多采购人员所需的数据如采购历史数据如采购量、历史价格、供应商信息等、一种物资有几个合格供应商、供应商的基本情况（地址、联系方式）、采购前置时间、采购申请单、收货状态、库存量、供应商的货款支付状况等均可查询。 （4）使用条形码：产品包装上使用条形码，包含了物料名称、物料编号、价格、制造商信息用读码器扫描直接输入电脑中，迅速准确，避免了手工输入工作量大容易出错。 （5）与供应商进行电子数据交换（EDI）：首先定位好，把供应商作为企业的一个部门来管。传递信息多、采供信息交换快、数据准确好、无纸化俭省。 4、与供应商建立合作伙伴关系 与供应商共同制订成本降低计划、签订长期采购协议、供应商参与到产品设计中去。 5、通过开发优秀新供应商来降低采购总成本：成立供应商开发小组，聘请具有好的业务素质和好的职业道德、熟悉相应法律法规，掌据业务理论知识，胜任采购评审工作；熟悉产品并在其专业领域享有声誉，接受审计监督的人员采购评审专家。采购物料要坚持就近和本地化原则。 6、正确选择采购方式：招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、定点采购、集中采购、分散采购、现货采购、远期合同采购、直接采购、间接采购等。 三、采购绩效改进实操方法 定期评价采购人员和供应商的业绩，配以奖罚措施，持续改进采购绩效。有以下几种方法： 1、采购质量 质量合格率=合格数/总来料数100% （1）按质量合格率排名，差的供应商在规定时间内改进达标，否则降级处分； （2）对有希望的供应商邦助其进行质量改进，设计、工艺、质量、采购一起邦助采购人员研究制订改善方案； （3）帮助供应商推行ISO9000质量管理体系。 2、采购成本细化管理：抓购买费用、运输成本、废弃成本、订货成本、期限成本、仓储成本等。 价格差额比率=（合成价格-行业平均水平）/行业平均水平100% （1）按比率排名、分析合同价格，找出原因、限期改进； （2）对表现好没有欺诈行为的供应商，帮助其改善工艺、包装、运输，降低物料成本，反之则罚款、警告、降比例、除名等处置； （3）确实无法进行成本改进物料，重新调查供应商群体，认证新供应商。 3、供应 及时供应率=生产物料及供应数/生产物料需求总数100% （1）排名出供应不及时的，责令限期改善； （2）因计划原因的，共商对策，作时间优化调整，分析预测改进； （3）市场行情好的物料，强调稳定性，供应商适量库存； （4）近地供应商经常协调。 4、采购柔性 采购柔性=1-（生产高峰供应及时率-生产低峰供应及时率）/平均供应及时率100% （1）一般来说，单一订单量不宜大于供应商群体订单量的60%； （2）拓宽物料供应商，重点物料保证2-3家以上供应商，防止出现供应商独家饱和； （3）加强对供应商的研究，适量开发新供应商备用。 5、采购效率 采购工作效率=期间物料成本总额/期间工作总人数100% （1）调查行业平均水平和最高水平、分析研究、找出存在的差距： （2）改善采购流程，施行科学、简单、实用。 6、人员流动比率715% 人员流动比率=（年流入人数-流出人数）/总人数100% （1）采购人员流动比率控制在715%； （2）流动比率过小，可能违反“流水不腐”； （3）流动比率过大，可能导致采购工作的连续性不佳，采购人员操作熟练程度不够。 7、供应商流动比率 供应商流动比率=（年流入供应商数-流出供应商数）/总供应商数100%要能保证采购业务的开展。 8、独家供应比率 独家供应比率=独家供应商供应物料种类数/物料种类总数100%常值20%，理想值为零。 （1）同工艺人员研究，通过改变参数或加工方法，使得物料能找到更多的供应商； （2）垄断技术供应商尽量不采用，仅在急需时才采用。 9、订单周期 从下单到物料入库的时间。 （1）结合实际，考虑设施、工艺方法、包装运输，商定订单周期； （2）谈判中、签约中反映订单周期。 10、紧急订单完成率 紧急订单完成率=紧急订单及时完成数/紧急订单数100% （1）先进设备供应商能提供高效的紧急订单完成率； （2）适当备货满足紧急订单。 11、库存周转率 库存周转率=年销售额/年平均库存值100% （1）根据市场预测和采购行情，及时抢占资源，以支持生产计划、销售计划，减少呆料； （2）掌握产品的生命周期，对需求不大的老产品，制订采购计划时要小心谨慎。 四、采购绩效评估 1、评估目的 （1）确保采购目标的实现：达到“防弊”、“如期”、“如质”、“如量”、“兴利”。 （2）提供改进绩效的依据。 （3）奖勤罚懒，促进效率。 （4）特训人才。 （5）促进部门关系：职权是否明确，表单流程是否合理、交验付款是否符合管理制度等，从而提高企业整体的运作效率。 2、绩效指标 采购人员在其工作职责应做到“5R”：适时、适量、适质、适价、适地。 品质绩效由验收记录及生产记录来判断。“适当”的品质制定采购品质方案（包括规格、图样、订单要求、合格供应商选择、品质保证协定、品质验收方法、品质纠纷处理、接收、检验计划管制和记录）加强供应商品质管理（检验人员派驻、质量体系审查、定期评比、供应商扶持、权威机构认证）和采购验收控制。 数量绩效由费用指标、呆料废料处理损失指标来评价。“适当”的数量，明确订货数量因素（价格、库存、资金、频次、管理费、材料取得难易程度、生产方式、货期、保管、行情、时机）、定期订货、定量订货、经济性订货量、寻找最适的订货方式。 时间绩效处理订单效率、对供应商交货时间的控制用紧急采购运输费用指标、停工待料薪资损失评估。交期是重要的（交货延迟、提早均会增加成本）、做好采购跟催管理、交期延误控制） 价格绩效：衡量采购人员议价能力及供需双方势力的消长情势。招标定价、配额交易定价、市场行情定价。分析价格因素、调查采购价格、制定采购底价（报载行情、市场调查资料、各著名工厂厂价、同业公会牌价、过去采购记录、厂商询价或技术估价）、处理供应商报价、与供应商磋商价格（议价策略、议价准备、议价、后续处理）。 效率指标：采购金额、采购金额占销货收入的百分比、订购单的件数、采购人数、部门费用、新开发供应商数、采购完成率、错误采购次数、订单处理时间。 3、绩效评估 采购人员进步的幅度和潜力如谈判技巧、沟通能力、合作能力、创新能力、决策能力等，结合已往绩效、标准绩效、同业平均绩效、目标绩效进行考评。 考评要点有：采购商品的成本是否降低了？供应商的服务是否增值了？质量事故造成的损失是否得到了有效控制？采购是否有效地支持了其他部门尤为生产部门？采购管理水平和技能是否得到了提高？采购质量是否提高了？卖方市场的条件下，是否维持了原有成本水平。 案例：湖北华强科技公司绩效评估项目的量化考核指标。 （1）降低供应商品成本额；（2）在合格供应商名录中增加新供应商数；（3）减少单一供应情况次数；（4）提高存货周转率的时间；（5）品质绩效；（6）交货绩效；（7）降低供应商的成本额；（8）降低请购作业的时间；（9）增加品质认证供应商数；（10）降低前置时间不足的请购案例；（11）降低其它错误的请购案例数；（12）签订可行长期合约商品的检讨数；（13）检讨标准成本数；（14）长期合约必要性、实用性检讨数；（15）访问供应商的时间；（16）市场调研商品数；（17）提升管理技巧和经验如PERT、CPM、价格成本分析等；（18）请购单未处理数；（19）探究新物料或制程的数目；（20）访问供应商工厂的数目；（21）降低不正当采购的数目；（22）举办销售部门及后勤部门会谈次数；（23）出席科技方面的商品展览次数；（24）参加