浅谈基于校企合作的高职文秘专业秘书事务所的组织与管理.docx

浅谈基于校企合作的高职文秘专业秘书事务所的组织与管理浅谈基于校企合作的高职文秘专业秘书事务所的组织与管理 引言 目前，我国正大力提倡要积极发展高等职业教育，高职教育在迅速发展规模的同时，其专业人才培养的内涵建设更为关键。文秘专业的实践性、应用性本质决定了文秘专业实践教学的突出地位。然而，大部分高职院校文秘专业在探讨专业实训途径时，侧重于传统的校内集中实训、校外顶岗实习等方式，同时，受秘书工作特殊性的论文联盟限制，仍存在实训持续时间短，任务不足；实习内容不同，实训教学失控；实训目的无法落实、实训成效纸上谈兵等无奈结果，学生也就无法体验零距离职业上岗。 因此，如何进一步开发实训途径是解除文秘专业实训教学瓶颈和文秘专业人才培养的坚实基础。我院文秘专业结合多年的一线教学与指导经验，认为通过成立学生秘书事务所，搭建校企合作实训平台，能增强专业实训的稳定性、时效性，从而弥补传统方式的不足，更进一步提高学生综合素质和就业竞争能力，满足社会、企业对文秘人才的素质需求。具体组织建设与成效如下： 1 基于校企合作的秘书事务所的组织建设 为确保秘书事务所在今后发展过程中逐步走向正规化、有序性，我院绿叶秘书事务所成立之前，我们分别在组织定位、部门设置等方面对事务所进行了科学定位。 1.1 组织定位 在绿叶秘书事务所章程里，我们明确事务所是面向校内外提供秘书综合事务服务的文秘专业学生社团。它必须依照相关法律法规及学院相关制度开展服务，接受学院、系部的领导、监督和管理，并服从文秘专业教研室的直接管理。在开展秘书服务工作中，我们的前期工作主要是义务服务，后期可按依法协商适时制定标准收费。 1.2 部门设置 为了更好的体现校企合作，我们在部门设置上，根据企业组织结构及业务服务、管理等实际需要，分别设立了秘书事务所委员会、专家指导中心、办公室、人事部、宣传部、业务部、市场部等部门，并制定部门职责，使其各司其职，确保工作开展的有条不紊。 秘书事务所委员会：由所长、副所长、专家指导教师及各部部长组成，主要负责讨论、决策秘书事务所的重大事项，是本所的最高权力机构；专家指导中心：由文秘专业教师、校外企业专家组成，主要负责指导秘书事务所的具体工作开展，是本所各项事务处理的把关者。办公室：协助所长、副所长总体负责秘书事务所各部门的各项工作，随时跟进事务所的各项工作的进展，并从中协调各部门具体问题；制订本所的发展规划和年度工作计划，做好文档保管、经费的预、决算以及部门考核工作。人力部：主管秘书事务所的人事工作。一方面是每年根据事务所发展和学生锻炼需要，负责员工招聘的信息发布与组织，不断进行人才更新，确保秘书事务所的健康有序运行；另一方面，对所有员工档案进行管理，建立一个包括每一位员工的姓名、个人照片、专业能力、特长爱好等信息在内的资源信息库，以便于准确掌握、查找相关人员信息；宣传部。主要负责秘书事务所及重要活动的对外宣传，负责秘书事务所的宣传平台-网站的制作与资讯上传、更新，从而树立秘书事务所形象，提高事务所的知名度和美誉度；业务部。主要负责日常的文书拟写、会务组织、礼仪接待服务、活动策划、宣传等具体执行工作；市场部。主要负责业务咨询和市场开发。如针对客户提出的工作任务进行解答与介绍以及进行各项业务联系与范围的拓展。 1.3 业务规划 结合市场企业需求以及事务所自身业务能力，本所将业务范围主要明确为以下几方面：文书拟写；会务活动策划、组织与服务；礼仪接待与服务；档案资料整理；办公自动化操作：承办电脑打字、文档编排、表格制作、课件制作等办公操作；企业市场调研；秘书考证及员工素质培训等。当然，随着秘书事务所的不断发展和壮大，我们还会适时推出新的秘书事务服务项目。 2 基于校企合作的秘书事务所的内部管理 当然，科学有效的内部组织管理机制更是确保事务所活动正常开展，凝聚成员齐心协力、走向科学管理、稳定发展的有效保障。因此，为加强内部管理，本所明确了部门内部管理制度、考核制度、纪律规范以及业务流程等内容。 2.1 明晰权限 本所实行所长负责制，所长对文秘专业教研室负责，前期可由文秘专业教师担任，后期可由文秘专业优秀学生担任。在所长的主持下成立秘书事务所委员会。所委会是事务所的最高决策机构，处理本所全部日常事务，必要时召开全所大会，决定重大事项。所委会成员由专业教师以及各部门部长组成。所委会下设办公室、人力部、宣传部、市场部、业务部等五部门，每个部门由一位骨干学生和若干名文秘专业学生组成。各部门明确所有职责，同时加强部门间密切合作。 2.2 完善制度 建立健全的规章制度是实现管理规范化的重要保证。我院绿叶秘书事务所从社团性质、入会与退会、社团经费管理与使用、骨干分子的培养、成员的权利与义务、活动开展、财物管理、负责人产生、量化考核等诸多方面进行了详细规定，明确了管理主体与管理责任、社团的权利和义务，建立了健全监督考核体系，从而形成有效的激励机制，真正从制度上保证学生社团积极健康地发展。 2.3 文化理念 同时，我们也极其重视引入企业文化理念的凝聚，自设立以来，本所设计了事务所徽标，进行入所宣誓，强调服务理念、宗旨、目标等，通过文化理念的渗入，增强事务所内部的凝聚力，提高服务水平，树立良好的社会公共形象，从而创造一个良好的生存、发展空间。 2.4 业务运行 另外，在基于校企合作的业务运行方面，我们也不断进行了具体的实践与探索活动，积极提供各种服务，为企事业单位排忧解难： 运行途径：目前主要结合以下途径开展秘书服务，如直接或间接寻求企业业务服务、邀请企业专家讲座、深入企业调研、组织校内系列专业活动会务服务、礼仪接待、活动策划等。例如上半年分别为学院与北汽、南车、华强等企业进行的校企合作开学典礼提供了会务服务与礼仪服务、文艺晚会策划等；南下深圳部分企业进行岗位调研；策划、组织院内专业秘书节、书画比赛、歌唱比赛等并联系企业赞助。业务执行流程：在具体执行中，市场部负责联系业务，一接到任务，立即反馈给办公室，办公室在所长的组织下，向各部门下达任务，并由各部门部长召集成员进行任务认真分配，如遇专业问题可向专家指导中心的专业老师进行咨询，再认真细致地完成事务所安排的各项任务，必要情况下还需及时与办公室和兄弟部门进行交流和沟通，确保任务的圆满完成，然后由办公室对各部门进行评价考核以及相关资料的归档整理，最后交由宣传部网络负责人进行成果上传。 3 对我院秘书事务所今后建设的思考 我院绿叶秘书事务所是本专业实训教学改革过程中的一个新生儿，在具体建设和管理过程中，仍存在许多问题：如业务合作力度欠缺；学生业务执行能力不够；绿叶秘书事务所校内外宣传力度不够；经费、场地问题等，这往往使得事务所工作的开展处于游击战状态，受外界制约性较大。 总之，通过我院绿叶秘书事务所的实践运行，我们发现基于校企合作下的文秘专业秘书事务所，要充分利用、挖掘现有企业资源，突破合作途径，促进业