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浅谈电子文件管理标准体系参考模型构建与实施摘要：在分析电子文件管理标准建设现状、标准体系现状的基础上，讨论现状的成因。基于电子文件管理标准体系概念模型构建视角的分析，从管理流程、资源、技术支撑等方面构建出电子文件管理标准体系参考模型，进一步映射出体系的层级内容，尤其是一级模块。最后结合我国现状，提出机械使用标准体系表并不能达到预期的效果，需要综合采取多种策略，有效保障标准体系的实施环境、实施效果、实施程序等。 关键词：电子文件管理；标准体系；体系架构 1我国电子文件管理标准体系现状 国家档案局及政府有关部门近年来制定的电子文件管理主要标准和管理办法包括5项国家标准，2项行业标准，2008年又有3项标准进入征求意见阶段，2项国际采标进入送审阶段。2009年由全国文献影像技术标准化技术委员会报送2项国家标准拟今年施行。就当前颁发的正式标准规范的情况来看，这些规范对于实现以确保电子文件真实性、完整性、可靠性、可用性为目标的电子文件管理产生了重要的推进作用。但总体上看，我国电子文件管理标准的现状还是不容乐观的。存在的问题主要表现为电子文件管理相关标准缺失(如电子文件术语标准、元数据标准、电子文件管理功能需求标准等)、标准质量较差、电子文件管理标准分散、采用国际标准比例低、当前电子文件管理标准性质混杂等。 按照标准体系的严格定义，我国现在还谈不上具备“电子文件管理标准体系”，因为有不少标准属于实践需求驱动，在设计之初是缺乏体系规划的，标准之间的内在联系也没有充分体现。但随着电子文件管理标准以及其他相关规范的逐年积累，标准之间的联系也开始日益显现并受到各方重视。虽然目前并无特指的“电子文件标准体系”的说法，但也开始形成“电子文件标准集合”，并向“标准体系”的方向演进。因而我们可用“准体系”的概念来描述我国电子文件标准集合的状态。目前该体系的特点主要在于：标准体系本身还缺乏科学规划和设计；现有标准之间的内部关系处理不妥，缺乏标准协调机制，不能满足当前我国电子文件管理发展的需要；外部关系考虑不周，与其他领域标准化协调不够；标准内容逐步拓展；基础性标准已出台，核心标准研制进行中。 究其原因，主要有以下几个方面： 1.1标准制定程序缺乏科学性。目前，标准的制定受时间和经费的限制，制修订标准往往被简化成“查资料拟初稿函审送批”的单纯文字工作，部分已出台的标准没有严格按照标准制定程序规范进行，许多关键问题未进行深入的探讨和研究，缺乏严密论证，影响了标准的可行性、合理性和行业适用性。 1.2缺乏有效的标准维护机制。目前，电子文件标准化工作还没有比较完备的维护机制，不能根据信息技术、管理科学、实际工作的变革进行标准内容的调整修订，对出现的问题反应迟缓，更新换代比较缓慢。 1.3缺乏标准协调机制。由于没有标准体系的系统研究和规划，造成不同部门、不同时间立项研制的标准缺乏协调性，出现重复立项、内容交叉、标准矛盾、协调困难的现象；没有建立与国内其他行业标准体系及国外先进标准体系间正常的沟通交流渠道。这些都导致国内外一些先进的标准和理念，无法及时与电子文件管理标准相结合，制约了标准水平的提高。 1.4监督机制存在缺陷。标准缺少明确的监管部门，“有标不依，执标不严”，没有明确的监督部门，再加之电子文件管理工作刚刚起步，使得电子文件管理标准的执行力度不够。 2电子文件管理标准体系架构 2.1电子文件管理标准体系概念模型 标准体系的形成将包括若干环节：首先，应形成电子文件管理活动的整体概念模型，形成对电子文件管理活动的内部结构与工作原理特定的表达；其次，对较为抽象的概念模型进行结构化表达，形成逻辑模型或者逻辑结构，这也是任何概念模型在“实例化”过程中不可或缺的环节。逻辑模型将构成电子文件管理活动的中观层次，反映了电子文件管理活动的主要构成部分。最后，在逻辑模型的基础上进行标准体系架构的搭建，可以多种形式进行表达，如标准体系结构分类表，并可据此形成为标准体系明细表。 电子文件管理活动从管理流程、资源、技术支撑等方面进行描述。按照GB/T17628-2008信息技术开放式EDI参考模型(等同采用SO/IEC14662：2004信息技术开放式电子数据交换参考模型)的观点，电子文件管理标准体系架构概念模型可概括业务抽象(包含信息资源与管理流程)和技术抽象。基于电子文件管理概念模型构建视角的分析，构建电子文件管理标准体系参考模型如下。 2.1.1管理视图 管理视图主要是从管理流程、生命周期视角对电子文件管理活动的集中抽象。目前电子文件管理流程设计中，或多或少都已经采用生命周期的观点，其流程变动的时间属性基本与生命周期循环吻合。像OAIS功能模型所展示的六大功能实体，就是以收集(ingest)为起点，以利用(access)为终点进行安排的，一般的流程设计也大多以“收管用”为基础设计，这些都与信息生命周期的基本环节雷同。因此，二者在管理视图中可以进行整合统一。 课题组将管理视图划分为统分两个层次。其中以“全程管理”统合层次的设计来贯彻电子文件全程管理的基本原则。并以“形成捕获”、“组织处置”、“检索利用”、“长久保存”作为电子文件管理核心业务活动，以符合生命周期时间属性为序进行排列。 2.1.2资源视图 资源视图是从资源视角对电子文件管理进行抽象的视图，电子文件的描述与管理是电子文件管理活动的中心活动，具体的管理活动与信息技术的支撑都是为了实现对电子文件资源的有效管理。其中， “资源描述”主要是从资源粒度的角度，从数据元、元数据、交换格式等角度对电子文件进行全方位、多层次的描述。“资源管理”则从电子文件类别的角度进行划分。其作用在于指导电子文件资源的建设，明确电子文件的基本数据元，确立各类电子文件的元数据规范，提供必要的交换格式规范，保证其信息资源共享。 2.1.3技术视图 技术实现视图是从电子文件管理系统构建的角度，根据普遍的信息系统分析框架得来的，大体可分为基础层、支撑层、应用层。 2.2电子文件管理标准体系逻辑架构设计 我国电子文件管理标准体系逻辑架构的设计将本着顶层设计、逐级分解、立足现实的原则进行搭建与展开。 2.2.1顶层设计 电子文件管理标准体系的架构应遵循顶层设计的思想。所谓“顶层设计”，就是利用系统的观点，按照科学的理论方法和步骤，多角度、多视图地对该领域进行分析、描述和设计，建立总体架构。以电子文件管理标准体系概念模型作为总体框架，能够涵盖业务流程、信息资源、技术功能等诸多方面，为我国电子文件管理标准的制定提供基本 指针和发展蓝图。 2.2.2逐级分解 顶层设计提供的电子文件管理标准体系概念模型主要是从概念上对标准体系进行构建，是抽象程度较高的视图，必须对总体概念框架进行细化，逐级分解得出具体的标准。细化的方法有两种，一种是逻辑细化，也就是内涵具体化；一种是扩展细化，也就是列出对构成总体有意义的构成部分。对总体框架进行逻辑细化，就可形成框图模型。再对其进行扩展细化，明细表就是对框图模型进一步分解的最终结果。 2.2.3立足现实 电子文件管理标准体系架构的确立只有立足现实才具有可操作性和指导作用。在进行顶层设计和框架模型逐级分解的过程中，需要充分考虑我国目前的实际情况。比如电子文件标准体系逻辑模型的设计应当综合考虑我国当前的相关法律规范的情况、文件管理和档案管理标准规范的现实等，具体包括电子文件管理的标准现状、标准化工作现状、技术水平、管理水平、管理体制等方面的现实约束，从而设计出符合实际、留有余地的逻辑框图。 2.3电子文件管理标准体系逻辑框架顶层内容 根据上述设计思想，将模型可以映射为电子文件管理标准体系的层级内容。电子文件管理标准体系逻辑框架由总体、形成捕获、组织处置、检索利用、长久保存、资源描述、资源管理、应用系统、技术支撑等九大模块组成，亦可将其视为标准体系的一级模块。再对该一级模块根据需要进行多层级分解，就形成电子文件的框架结构图与标准体系明细表。明细表中既有国家标准、行业标准，也有指导性文件；既有基础标准、通用标准，也有专业标准，并将这80余项标准明确了优先级别。 3电子文件管理标准体系实施策略 3.1加快相关法律法规和配套政策性指导文件的制定 欧美等地区和国家政府非常重视电子文件管理，出台了一系列法律法规、政策和指导文件，从法律上确立了标准的地位。或在法律法规和标准尚未正式出台以前，先行发布了一些政策性指导文件，规范、管理和引导了电子文件管理标准体系建设。 我国的电子文件管理标准体系建设，需要以强有力的相关法律及配套政策为依据。我国应当加快信息资源法律体系的建设，特别是与电子文件管理相关的法律法规的建设，充分发挥其宏观指导作用，进一步构筑以国家标准为基础的电子文件管理标准体系。 3.2分阶段进行电子文件标准体系建设 待制定、修订的电子文件标准很多，而制标资源相对有限，建设电子文件管理标准体系是一个长期的过程。为了实现制标资源的高效利用，在建设过程中必须准确界定电子文件标准化的阶段，确定各阶段目标，区分不同标准的轻重缓急，分阶段、按步骤进行。 我国电子文件标准体系的建设可分为三个阶段：创建阶段，着重基础性标准的制定，固基护本、架桥清障；发展阶段，充实扩展；维护阶段，修订更新。 3.3严格执行标准制定程序 根据调研表明，国外的标准建设都需要按照严格的程序制定，保证了标准的高质量。我国国家标准GB/T 16733-1997国家标准制定程序的阶段划分及代码，要求国家标准制定程序划分为九个阶段：预阶段、立项阶段、起草阶段、征求意见阶段、审查阶段、批准阶段、出版阶段、复审阶段和废止阶段，因此，我国在标准制定过程中也应该按照严格的程序进行，来保证电子文件管理标准的高质量，进而保证标准体系的整体质量。 3.4建立有效的标准体系维护机制 标准体系本身是动态的。随着科学技术的发展，格式规范标准与元数据标准都需要不断修订，其中一些标准需要复审，部分将被废止，需要建立新的标准，我们需要逐步建立和完善电子文件管理标准体系的长效工作机制，建立一个和谐、有效的标准维护机构，保证电子文件管理标准体系的可持续发展。 3.5建立标准制定主体的准入机制 标准制定主体对于标准质量有着深刻的影响，提高标准质量和标准体系的整体质量必然对制定标准的主体提出更严格的要求，必须建立标准制定主体的准入机制。 第一，实现标准制定主体的多元化，充分发挥多 方面的积极性。放宽对标准制定主体性质的限制，不仅行政机关、研究机构可以制定标准，拥有标准制定实力的其他机构，如企业等，也可以参与标准的制定。但商业机构的参与不能在标准中引入商业利益，如将标准与产品、专利捆绑或挂钩。 第二，标准制定主体必须有大量与标准相关的实践基础，避免盲目制定。 第三，尤其需要注意在标准制定过程中避免对个别企业利益的保护。 3.6合理确定标准的级别形式 在标准体系属性中，设置了国家标准、行业标准以及指导性文件等三种主要形式。在实施过程中需要仔细研究各具体标准在不同时期最适当的表现形式。由于电子文件管理需要着重考虑前端控制与全程管理的要求，对于涉及非档案领域的重点控制点以及强交换意义的标准建议以国家标准为主，控制行业标准的数量。而对于目前技术以及实践发展不成熟、不充分的事物，则可考虑以指南等指导性文件的形式颁布。否则，不成熟的内容成为标准，反而有负面效果。 3.7以推荐性标准为主 电子文件管理标准体系表的标准将以推荐性标准为主。依靠标准体系及标准自身的科学性引