S管理在办公室的运用.ppt

5S管理在办公室的运用,目录, 一、认识5S 二、5S的重要性 三、将5S运用到办公室 四、5S推行中常见的问题,5S起源于日本，指的是在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效管理，是日式企业独特的一种管理方法。现已被世界各国管理界认同及应用。 1955年,为了确保作业空间和安全,日本开始推行2S(整理、整顿),宣传口号为“安全始于整理，终于整理、整顿。”,一、认识5S,1、5S的起源,后因生产和品质控制的需要而又逐步提出了3S，即清扫、清洁、素养。 1986年，日本的首本5S著作问世，对生产现场管理模式起到了冲击作用，并掀起了5S的热潮，5S运动从此成为日式企业工厂管理的基础。,1、5S的起源,一、认识5S,西方国家一般将5S定义为分类、定位、刷洗、制度化和标准化，这五个英语单词的首个字母也是S开头。 后来，有人在5S基础上增加了安全就变成了6S，加上节约就变成7S，加上服务就变成8S，再加上顾客满意就变成了9S。 西方和日本的说法虽然不同，但5S本质的意义是一致的。5S不是文字上的东西，而是一种思想，一种意识。,1、5S的起源,一、认识5S,5S的日语发音都是以“Si”开头，所以称为5S。,2、何为5S？,一、认识5S,(1).整理 定义：区分要用和不要用的，不要用的清除掉。 目的：把“空间”腾出来活用,防止误用。 (2).整顿 定义：要的东西按规定位置摆放整齐，明确数量，明确标示。 目的：不浪费“时间”找东西 。 (3).清扫 定义：清除职场内的脏污，并防止污染的发生。 目的：消除“脏污”，保持职场干干净净、整整齐齐 。,2、何为5S？,一、认识5S,(4).清洁 定义：将上面3S实施的做法制度化，规范化，维持其成果 。 目的：通过制度化来维持前3S成果。 (5).素养 定义：对于规定了的事情，都按要求去执行，并养成一种习惯。 目的：遵守规章制度，培养良好素质习惯人才，铸造团队精神。,2、何为5S？,一、认识5S,2、何为5S？,一、认识5S,整理是整顿的基础； 清扫在整理整顿之后； 三项工作的保持即为清洁； 要把以上工作做好，还要依靠人的素养。,3、 5S之间的关系,一、认识5S,3、 5S之间的关系,一、认识5S,只有整理没整顿，物品真难找得到。 只有整顿没整理，无法取舍乱糟糟。 整理整顿没清扫，物品使用不可靠。 3S效果怎保证？ 清洁出来献一招。 标准作业练素养，安全生产最重要。 日积月累勤改善，公司管理水平高。,3、 5S之间的关系,一、认识5S,改善作业环境； 提高作业效率； 提高作业质量； 鼓舞人员士气；,二、5S的重要性,1、为什么要推行5S？,5S活动是一套行之有效的管理方法， 是其他管理活动有效开展的基石之一。,(1).5S是最佳推销员（Sales） 清爽、明朗、洁净的工作环境，员工工作时心情愉快，能提高企业的知名度和形象，还会吸引优秀的人才到这样的公司工作，全员参与的5S活动，能塑造出良性的企业文化。 (2).5S是节约专家（Saving） 可减少很多不必要的材料以及工具的浪费；可降低采购时间，节省很多宝贵的时间；还可节省工作场所。,2、推行5S有哪些好处？,二、5S的重要性,(3).5S对安全有保障（Safety） 全体员工遵守作业标准，不易发生工伤事故；危险点有预防措施和警告标识；5S活动强调源辨识及风险评价和应急预案响应演练，安全得以保障。 (4).5S是标准化的推动者（Standardization） 5S强调作业标准的重要性，员工能遵守作业标准，服务质量提高而且稳定；通过目视管理的运用与标准化，能防止问题的发生。,2、推行5S有哪些好处？,二、5S的重要性,现场检查：对工作现场进行全面检查（看到的看不到的）； 区分必需品与非必需品：使用频率在每小时、每天、每周的物品即为必需品； 清理非必需品：将必需品留下,非必需品移出工作区域。 非必需品的处理： 无使用价值：折价变卖、转移它用； 有使用价值：特别处理、分类后出售。 每天循环整理：日日做、时时做。 4. 5.,三、将5S运用到办公室,1、整理阶段,怎么要区分对待?,马上要用的,暂时不用的,长期不用的,1、整理阶段,三、将5S运用到办公室,（1）.区分必需品和非必需品,1、整理阶段,三、将5S运用到办公室,（2）.如何处置“不要”的物品,1、整理阶段,三、将5S运用到办公室,将不再使用的文件资料或破旧书籍、过期报纸等按要求废弃； 将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中； 将经常使用的文件资料进行分类整理，整齐放于办公桌抽屉中； 将正在使用的文件资料分为待处理、正处理、已处理三类，整齐 放于办公桌面或文件筐内，做到需要的文件资料能快速找到。,（3）.办公室文件整理标准：,1、整理阶段,三、将5S运用到办公室,清理前,清理后,1、整理阶段,三、将5S运用到办公室,分析现状：从物品的名称、分类、放置进行规范化。 物品分类：根据物品特征进行分类。 决定储存方法：物品存放进行定置管理，实现人与物最佳结合。 实施：按照决定的储存方法，对物品进行存放。,2、整顿阶段,三、将5S运用到办公室,2、整顿阶段,三、将5S运用到办公室,彻底整理，只留下需要的物品,合理利用空间， 100%定位放置,根据 种类、空间、区域、防护 规定摆放方法,科学布局，取用快捷。 一物一位，物归其位，定点，定容，定量并标识。,2、整顿阶段,三、将5S运用到办公室,（1）.物品的分类存放及登记,2、整顿阶段,三、将5S运用到办公室,将电脑放置于桌面中央，主机箱放置于电脑桌面下方； 以电脑中心位置为分界，电脑左侧位置为未处理文件，右侧为已处理文件； 水杯、电话、鼠标等根据个人实际使用情况摆放在两区域内，放置成水平直 角； 留言条、记事贴位于电脑左下方处； 下班后，将待处理的文件与已处理文件收集至右边最上层抽屉内，保证桌面 剩余物品仅为电脑、文件筐、水杯、办公用具（电话、对讲机、鼠标、鼠标 垫）。,（2）.办公室个人区域物品摆放标准：,2、整顿阶段,三、将5S运用到办公室,地面、窗台、箱柜及办公设施上无水渍、印痕、杂物、灰尘及非必需品； 办公设施（打印机、复印机、传真机、碎纸机）周围区域整洁有序； 办公室墙面无过期张贴物； 展示板要保持整洁、规矩、展示与工作相关的信息，并要及时更新； 材料不随意堆放在办公桌上或椅子上； 所有相关的物品都要集中放置； 书柜、抽屉、办公用品区域要有适当的标识； 电话线、电源线、网线布置安全、整齐、得当。,（3）.办公室公共区域物品摆放标准：,2、整顿阶段,三、将5S运用到办公室,资料整理 将所有资料柜明确责任人； 将文件夹按照编号、责任人、名称、保管期限进行定位。 资料柜整理 粘贴规范的标识 ； 柜内区域标识； 柜外表面进行标识。,分类管理,物品定置,（4）.办公室资料柜摆放标准：,2、整顿阶段,三、将5S运用到办公室,整顿前,整顿后,简单的目视化管理体系，清楚显示了归属及是否遗失什么东西； 目视化管理使你能进行“例外管理”。,（4）.办公室资料柜摆放标准：,2、整顿阶段,三、将5S运用到办公室,文件的取用非常少（如果有）； 将这些文件移至远距离存放； 按有效期分类，这样新文件移入远距离存放时，将过期数据丢弃。,（5）.档案文件：,2、整顿阶段,三、将5S运用到办公室,（6）.整顿档案柜：,2、整顿阶段,三、将5S运用到办公室,档案柜标签,（6）.整顿档案柜：,2、整顿阶段,三、将5S运用到办公室,标签系统分为： 资产类标签、抽屉类标签、文件类标签、 警示类标签、状态类标签。,要用的办公用品按规定位置摆放整齐，明确数量，明确标示。,2、整顿阶段,三、将5S运用到办公室,用于标识资产的管辖责任人以及资产相关信息的标签，标签必须包含的信息有：公司LOGO、公司名称、责任部门、资产名称、资产编号、责任人（可2名）； 规格是长4.5cm，宽3.7cm； 制作要求：彩色打印后过塑处理后按要求裁剪； 粘贴部位： a.文件柜：正面右下角办 ； b.办公桌（台）：台面右侧边上部靠近前沿处； c.办公椅：靠背中部 。,（7）.资产标签,2、整顿阶段,三、将5S运用到办公室,用于对公司放置物品的抽屉、文件柜、文件架、货架以及其他物品放置场所进行小区域分类的标签，标签包含的信息有：公司LOGO、公司名称、分类名称； 规格是长7cm，宽1.2 cm； 制作要求：彩色打印后过塑处理后按要求裁剪； 粘贴部位： a.办公抽屉：正面右上角； b.柜架区域：区域正前方。,（7）.抽屉类标签,2、整顿阶段,三、将5S运用到办公室,用于明确各类文件夹、文件盒信息的标签，包含信息有：公司LOGO、公司名称、文件夹（盒）名称、所属部门、文件编号（各部门自行编号）等信息； a.文件栏标签:规格是长5.5cm，宽5cm； 制作要求：彩色打印后按要求裁剪； 粘贴方式：直接插入文件栏标签插入处； b.文件夹标签:规格是长19cm，宽2.8cm, 粘贴部位：直接插入文件夹标签插入处。,（7）.文件类标签,2、整顿阶段,三、将5S运用到办公室,用于警示、提醒涉及到消防、安全、重要流程或工序等通过视觉来提醒操作者的标签，标签包含的信息根据具体实现需要而定； 规格:A4纸大小； 制作方式：由公司行政部门统一制作并过塑； 粘贴部位：消防设备放置正上方墙面醒目位置。,（7）.警示类标签,2、整顿阶段,三、将5S运用到办公室,包括:灭火器责任标签、消防栓责任标签、大型设备责任标签、备件库标签系统、工具房使用标签系统等 。,2、整顿阶段,（8）.其他标签,三、将5S运用到办公室,从工作岗位扫除一切垃圾灰尘：自己亲自动手，不留死角； 清扫后检查：工作区干干净净，每天均要保持； 整修：清扫中发现问题及时整修或保养； 查明污垢的发生源：从根本上彻底解决； 实施区域：实行区域卫生责任制，责任到人； 制定相关的清扫标准：明确清扫的对象、方法、周期、使用工具、责任人等。,3、清扫阶段,三、将5S运用到办公室,（1）.办公室门要里外清洁，门框上无灰尘； （2）.地面及四周踢角干净，要显露本色，无灰尘、污迹； （3）.室内墙壁做到无污染、无爆皮、无蜘蛛网；墙上不许乱贴 乱画、乱挂、乱钉； （4）.窗玻璃干净透明，无水迹、雨迹、污迹；窗框洁净无污迹 窗台无杂物灰尘；门玻璃干净透亮，不挂贴报纸和海报； （5）.窗帘整齐洁净、无灰尘，悬挂整齐； （6）.暖气片、暖气管道上无尘土，不搭放任何物品； （7）.灯具、电扇、空调、微机、打印机等电器，表面洁净，无 灰尘；各种电器开关、线路无灰尘、无安全隐患。,3、清扫阶段,三、将5S运用到办公室,（8）.文件柜顶、表面要保持洁净、无灰尘、无污迹； （9）.更衣柜内物品分类摆放，要求工作服、毛巾等个人用品叠 放整齐，柜内、柜外、柜顶保持洁净、无灰尘、无杂物； （10）.办公桌面、挡板内外、长柜内外应保持洁净、无灰尘、 无污迹； （11）.电话要擦拭干净，整齐放于办公桌横板处或办公桌面， 电话线要整齐有序，不凌乱； （12）.垃圾筐及时倾倒，不能装的太满，门后禁止存放垃圾， 条帚、墩布、簸箕等清洁用具整齐放于门后，抹布可叠 好放于盆架上，或整齐搭挂于门后。,3、清扫阶段,三、将5S运用到办公室,整理、区分工作区的必需品和非必需品； 撤走各个岗位的非必需品； 整顿、规定必需品的摆放场所； 规定物品的摆放方法； 粘贴规范统一的标识； 将放置和识别的方法对员工进行说明； 清扫并在地板上划出曲线，明确责任区及责任人。,4、清洁阶段,三、将5S运用到办公室,4、清洁阶段,花时间改掉坏习惯及眼不见为净的态度。,三、将5S运用到办公室,（1）.每天上班前5分钟对自己的卫生区进行清扫； （2）.上班时间随时保持； （3）.自我检查，对发现的不符合项随时整改； （4）.下班前整理好当天的资料、文件、票据，分类归档； （5）.下班后整理办公桌上的物品，放置整齐；整理好个人 物品，定置存放。,4、清洁阶段,三、将5S运用到办公室,具备了成功的修养。 成为他人的榜样。 努力遵守规章制度。 深刻理解各项规章制度。 认真仔细的学习公司的各项规章制度。,习惯,5、素养阶段,三、将5S运用到办公室,5、素养阶段,持续推动4S活动直至习惯化 严格遵守公司的规章制度 不断地培养责任感、改变意识 充满热情的开始每一天的工作,三、将5S运用到办公室,6、5S样板,三、将5S运用到办公室,7、总结5S,三、将5S运用到办公室,7、总结5S,三、将5S运用到办公室,1.对5S的认识不透彻，只做了前三个S中的一部分； 2.5S中每个S的关键点没有落实； 3.缺乏有效的推行计划与组织； 4.领导的核心作用没有发挥； 5.缺乏保证运作的体系文件和考核制度； 6.5S活动自主化没有合适的载体。,四、5S推行中常见的问题,现场并没有大的改观； 仅仅是干净了些而已，生产和工作仍旧混乱不堪； 现场看上去干净整洁有序，可是信息不直接，员工掌握这些方法非常困难，叫苦连天； 好的做法得不到及时确认和固定，很快就又回到原来的样子。,1.对5S认识不透彻，只做了前三个S中的一部分,四、5S推行中常见的问题,（1）.整理的关键点没有落实 所有的东西最后都舍不得清理出现场；一开始就不彻 底，以后就越来越困难； （2）.整顿的关键点没有落实 定置还不如不定置，员工反而更不方便； （3）清扫清洁的关键点没有落实 以为5S就是打扫卫生；员工心里抵触清洁工作，因为 它太简单；,2. 5S中每个S的关键点没有落实,四、5S推行中常见的问题,（4）素养中标准化的关键点没有落实 谁都不知道正确的是如何，员工总是感到茫然，不知 所措； （5）素养中坚持的关键点没有落实 改进工作难以展开，员工不会认