省地勘局公文处理办法

1 / 9 省地勘局公文处理办法 #省地质矿产勘查开发局公 文 处 理 办 法第一章 总 则第一条 为使局的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据 8 月 24 日新发布的国家行政机关公文处理办法和国家质量技术监督局 1999 年 10 月 2 日批准发布的9704 1999 国家行政机关公文格式国家标准，制定本办法。第二条 局的公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规范性文件，部署工作，请示和答复问题，指导、部置和商洽工作，报告情况、交流经验及联系公务、记载工作活动的重要工具。第三条 公文处理是指公 文的办理、管理、整理归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。 第四条 公文处理应贯彻“党政分开”原则。以行政名义行文，不得对下级党组织布置任务，作指示。第五条 公文处理必须严格执行国家有关保密规定。确保安全。第六条 局、队办公室是公文处理的管理机构，主管局、队公文处理工作。局机关各处室应确定一名兼管文书处理的工作人员，负责本处室文书处理和立卷、归档工作。第二章 公文种类第六条 局公文种类主要有：决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关 单位及人员，变更或者撤销下级机关不适应的决定事项。通知适应于批转下级公文，转发上级不相隶属公文，传达要求下级机关办理和需要有关单2 / 9 位周知或者执行的事项，任免人员。大体分为 4 种。第一种是印发、转发性通知。一般由两部分组成：一是带有要求的正文部分，二是作为附件的被印发或转发的文件。两者缺一不可。第二种是布置工作、传达领导意图的指示性通知。带有指示性和指导性，要求被通知机关贯彻执行。第三种是传达事项、信息的一般性通知。是一种周知性通知，如人事任免、成立机构等。第四种是召开会议的通知。如发布本机关的规章制度、领导讲话 用“印发”，如发布领导机关或同级不相隶属机关的文件用“转发”。通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。表彰和批评的通报，应选好具有典型意义的人和事。写表彰通报要深入调查研究，实事求是，切忌夸张；写批评通报要求事实准确、简要，处理内容要明确具体，分析原因要抓住本质，提出要求要有针对性。报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。起草报告要求情况真实，内容简单扼要，即使是综合报告，也只着重写几个问题，其他从简，要有分析，写且出问题的实质，说明已做工作或拟采取的措施，还要注意反映新情况、 新问题。报告中不得夹带请示事项。请示适用于向上级机关请求指示、批准。就内容和性质来分，请示可分为求准性请示、求示性请示和批转性请示。求准性请示要明确具体，简明扼要，提出要求要切实可行，忌空话、大话、套话。求示性请示写作时指导思想要明确，突出要点和疑虑3 / 9 点，语言表达准确。批转性请示要经过认真调研，要有解决问题的具体措施和办法。批复适用于答复下属单位请示事项。批复下属单位的请示，要明确具体表示同意什么，批准什么，不同意什么，或什么暂不处理等。一般事项，也可口头或电话通知，不做书面批复，但必须在文件上注明什么时间、 以什么形式通知某单位某人，同意或不同意。意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函要求一事一函。会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。如下发执行，以“通知”发出。由局领导主持召开的局工作会、业务会、座谈会等会议形成的会议纪要和会议文件，以局或局办公室名义印发。局领导在处室召开的工作和业务会议上的讲话，原则上不专门行文印发，可将讲话内容简要地概括到纪要中，有的可在局“地勘信息”上刊出。第八条 局发文形式主要包括以下几种： #省 地质矿产勘查开发局文件。主要适用于传达贯彻党和国家的方针、政策及上级机关的指示；部署全局性工作；发布决定；向上级部门报告、请示工作；批转下属单位涉及重大的全局性问题的报告；其他必须以局名义办理的重要事项，其中地质设计、报告审批意见等业务性文件，编有关处室字号。 #省地质矿产勘查开发局函。主要适用于必须以局名义办理但涉及面较小的具体事项。包括向省有关部门报送有关材料；与省4 / 9 有关部门及兄弟省地勘局联系、商洽某些具体工作事宜；批复局属各单位诸如设置机构、兴办大中型企业等一些重要事项的请示。 #省地质矿产勘查开发局办 公室文件。适用于传达局关于某一方面工作的政策和决定；印发重要会议文件和局领导重要讲话；通知有关事项；转发省政府及有关主管部门重要文件；转发局属单位就涉及面较大的重要工作问题的报告。 #省地质矿产勘查开发局办公室函。主要适用于必须以局办公室名义办理但涉及面较小的具体事项。包括批复局属单位就一般工作问题向局的请示；就某些具体工作事项向有关局属单位和处室下达通知；代表局联系、商洽、询问或答复某一具体问题；下达会议通知；办理办公室机关工作方面某些具体事务。 #省地质矿产勘查开发局处室发文。主要适用于就处室职责范围以 内的一般性业务问题发通知；印发一般性业务会议纪要；转发省有关主管部门一般性文件；转发局属单位具有普遍意义的业务工作问题的报告。 #省地质矿产勘查开发局处室发函。主要适用于可以以处室名义办理但涉及面较小的具体事项。包括批复局属单位就一般工作问题向处室的请示；下达一般性业务会议通知。 #省地质矿产勘查开发局党委文件。主要适用于党委范围内发文。 #省地质矿产勘查开发局党委函。 #省地质矿产勘查开发局党委办公室文件。主要适用于党委办公室按职责范围发文，主要有干部任免，工作安排和总结，工作汇报等。 #省地质矿产勘5 / 9 查开 发局党委办公室函：主要适用于党委办公室宜用函发的公文。第三章 行文规则第九条 局和局属各单位的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。第十条 除非确有必要，一般不能越级行文。第十一条 处室之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，局有权责令纠正或撤销。第十二条 两个以上的机关在必要时可以联合行文，联合行文的机关应当是同级机关。第十三条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送下属单位。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导个人 。第十四条 机关各处室不得直接向局属各单位业务科室发文，应将文发送下属单位办公室。第四章 发文办理第十五条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序，拟以本办法所列公文形式发出的文稿，都必须按规定程序办理。第十六条 草拟公文应该做到：符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。情况确实，观点明了，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先6 / 9 写出发文机关名称和公文标题，再于其后以括号注明发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。人名要写全，地名一般不要简称，不要用时间概念不准确或过时的 词来表述时间。不能滥用缩写。结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“”，第三层为“ 1”，第四层为“”。应当使用国家法定计量单位。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。第十七条 凡以局或办公室名义的发文，承办人拟稿后，先送本处室负责人审核并签字，再送有关处室会签，最后送办公室复核。并由承办人员送 局领导或办公室领导审签。办公室在复核中发现问题作较大的修改时，应与办文处室协商研究修改；问题较多的文稿，退回办文处室重办。修改较多或字迹潦草的，由办文处室誊清后再送领导签发。第十八条 局内发文需要会签时，由承办处室送有关处室会签，因不同意见而有关处室之间又协调不成的，主办处室写明情况，由办公室协调处理；重要事项，办公室协调解决不了，即提出意见报局领导协调、裁定。我局送外单位会签的公文，需经局领导审定签字后，由办公室负责送出；外单位送我局会签的公文，由办公室先送主管业务处室尽快提出意见，再7 / 9 送局领导会签。第十九 条 公文按发文形式分别由局和处室领导签发。局和办公室发文，由主管局领导签发；重要的或涉及面广的公文，必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发；经授权，有的公文可由办公室主任签发。处室发文，由处室领导签发，重要的或涉及面广的公文，应由分管局领导签发。第二十条 审批公文，审批人应明确签署意见，并写上姓名和审批时间。第二十一条 局、办公室的发文签发后，由办公室登记编号，确定缓急级别，递文印室打印，同时通知拟稿人。文印室要根据公文的紧急程度和时间要求安排打印。公文清样打好后，文印室要及时通知拟稿人校对，校对时使用 统一的校对符号。公文清样校对无误，必须由校对人签字才能制印。对打印好的公文要及时到办公室盖章、存档，并由办文单位自行封发。处室发文，由处室领导签发的，在签批后，送办公室，由办公室再把关、签字后，送文印室或自行打印。二十二条 上级机关的秘密公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经局领导或办公室主任批准，可以翻印。翻印时，要注明翻印的机关、时间、份数或印发范围。从机要室领取的文件、刊物，一般不得翻印复制。传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。第五章 收文办理第二十三条 收文办理一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、批办、承办、催办、查办等程序。第二十四条 办公室文书负责局、办收文、信件启封、登记、分发。收到上级或8 / 9 下级的公文后，办公室领导应根据文件内容和紧急程度及时提出拟办意见，送有关局领导批示，根据领导批示转有关处室办理；或直接批交有关处室办理；紧急公文，应当提出办理时限。 处室收到公文后，应视公文情况办理或送局办公室分批。第二十五条 公文运转程序和办法。送领导传阅的文件，按规定的阅读范围送阅，不得随意扩大传阅范围。公文都要经办公室直接传递，领导和领导，领导和处室，处室和处室之间都不要横传公文。局办公 室要根据公文的具体内容，按下列办法做好公文运转工作。循序渐进运转：即传阅文件按领导或处室排列的顺序从上到下传阅；需领导指示的文件，按顺序从最后一位领导开始阅批。按业务分管路线运转：将文件送分管业务领导批示后，送业务处室办理，从业务处室返回后，再报领导批准或签发。一步到位运转：办公室直接将文件分批到业务处室，由处室直接处理答复，或提出处理意见，或拟好答复文稿，报领导批准或签发。第二十六条 公文承办处室应当抓紧办理不得延误、推诿。对不属于本处室职权范围或者不适宜由本处室办理的，应当迅速退回办公室并说明情况，由几 个承办处室共同办理的公文，主办处室要主动与协办处室研究办理。第二十七条 送领导人批示或者交有关处室办理的公文，局办公室要负责及时催办、查办。对上级机关有时限要求办理的公文，要按时限要求办理；对需要几个处室阅知或办理的公文，要尽快传9 / 9 阅、办理，不得拖压。对局属单位需要批复的公文，急事要急复，一般事项要在一周内批复。局办公室和处室文书人员要认真记录，掌握有时限要求的公文和领导批交办事项的办理情况，及时催办、查办。第六章 公文立卷、归档和销毁第三十条 公文办理完毕后，应根据中华人民共和国档案法和有关规定，及时将 公文定稿、正本和有关材料整理立卷，电报随同文件一起立卷。第三十一条 公文立卷应以本机关形成的文件为重点。应根据公文的特征、相互关系和保存价值分类整理立卷。保证档案的齐全、完整，以便于保管