关于报送建设工程竣工电子档案的.doc

关于报送建设工程竣工电子档案的补充通知合建2011175号各建设单位： 为进一步提高电子档案管理与信息资源利用水平，根据我委关于报送建设工程电子档案通知（合建2010201号）文件要求，现将建设工程电子档案归档技术要求和操作程序等有关问题进行补充通知，具体内容详见合肥市建设工程电子档案归档技术要求和操作程序。 合肥市建设工程电子档案归档技术要求和操作程序为关于报送建设工程电子档案通知（合建2010201号）文件的有效附件，请各建设单位遵照执行。特此通知附件：合肥市建设工程电子档案归档技术要求和操作程序二一一年十一月十六日主题词：城乡建设 工程 电子档案 通知合肥市城乡建设委员会 2011年11月17日印发 共印400份合肥市建设工程电子档案归档技术要求和操作程序 为全面提升合肥市城建档案现代化管理水平，充分满足社会对城建档案利用的需求，更好的提升电子档案管理水平，根据合肥市城乡建委关于报送建设工程竣工电子档案的通知（合建【2010】201号）文件精神及合肥市建设电子文件具体管理规定的有关要求，现制定合肥市建设工程电子档案归档的技术要求和操作程序，具体要求如下：一、电子档案制作前的准备程序1、 建设单位安排具有城建档案工作经验的专职人员负责做好建设工程项目电子档案的制作及移交工作。2、 建设单位在合肥建设网（）的“子站导航”栏目里面链接到合肥市建设信息中心（城建档案馆）子网站，在建设信息中心子网站的下载中心栏目下载各类建设工程相关的电子档案著录单表格。包括：建筑工程竣工档案工程级、案卷级著录卡建筑工程竣工档案移交目录地下管线工程竣工档案工程级、案卷级著录卡地下管线工程竣工档案移交目录市政工程竣工档案工程级、案卷级著录卡市政工程竣工档案移交目录二、电子文件移交的程序步骤1、 电子档案制作建设单位按照合肥市建设信息中心（城建档案馆）对城建档案移交目录及相应电子文件的技术要求标准（包括文件格式、精度、大小要求及电子文件命名规范）整理、制作工程电子档案文件，移交工程档案的单位需保证纸质档案与电子档案的内容完全一致。2、 填写档案著录单按照网上下载的工程项目竣工档案著录单，填写对应的工程项目著录信息、单体工程著录信息、案卷著录信息、卷内目录及电子文件信息电子表格，并按照正确的文件命名规范命名。3、 电子档案的检查各建设单位及个人在移交档案之前，需按照规范仔细逐一检查档案电子文件，保证电子文件的真实、完整以及与纸质档案的一一对应关系。电子档案的检查重点包括以下几个方面： 1）、按照档案移交目录逐一检查档案电子文件。检查档案目录项对应的电子文件内容是否与纸质的保持一致、内容是否完整、是否符合目录标准规定的文件格式、精度要求、电子文件内容页面次序是否正确，文件命名、文件大小是否符合规范要求。2）、检查合肥市建设信息中心（城建档案馆）网站下载的档案著录单表格填写内容是否正确及与档案电子文件内容一致，以及档案著录单表格的文件命名是否正确。4、 电子档案的移交各建设单位在纸质档案通过预审并完成上述步骤以后，即可向合肥市建设信息中心（城建档案馆）移交电子档案并提请验收。电子档案移交程序按如下步骤进行：1）、在合肥市建设信息中心网站下载档案移交清单表格和电子档案质量保证书模板，按要求正确填写并打印盖章。2）、将档案著录信息文件及档案目录对应的电子文件刻录在光盘上（DVD-R或CD-R光盘），光盘一式两份。归档的光盘载体应做防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。每张光盘必须在刻录内容的同时输入正确的磁盘卷标说明（卷标命名规范参见本文技术要求章节）。3）、建设单位将制作好的电子档案光盘2张、纸质档案移交清单、电子档案移交清单、电子档案质量保证书一并提交给建设信息中心（城建档案馆）提请档案验收。5、 核发档案合格证各建设单位提交的工程项目档案材料（纸质档案及电子档案）经合肥市建设信息中心（城建档案馆）审核通过确认合格以后，由城建档案馆核发项目档案合格证。三、电子档案文件技术要求1、归档的文件格式及质量要求工程项目竣工档案移交目录所对应的电子文件的存储格式采用通用标准的各类文件格式。非通用格式的电子文件应按照要求转换成通用格式的电子文件，纸质档案文件应通过扫描加工数字化后转换成通用格式的电子文件。不同形式的档案电子文件格式及质量要求如下表：档案类别档案文件格式扫描精度要求扫描色彩要求文本档案PDF200DPI黑白二值模式图纸档案TIFF300DPI黑白二值模式或256灰阶模式照片档案JPEG400DPI黑白照片采用256灰阶彩色照片采用彩色模式矢量图档案DWG著录信息文件EXCEL文件2、 电子档案文件组织 电子档案文件制作以单体工程为制作单位，即一个单体工程一个电子文件制作单元，一张光盘载体存放一个单体工程的电子档案文件。具体组织方式如下图所示：各类著录信息表电子档案文件单体工程名称A-1-1-1#*#*.Pdf工程项目著录信息单体工程著录信息案卷著录信息卷内目录A-1-1-2#*#*.Pdf.Pdf3、 归档的电子文件的命名规范归档的电子文件名称应参照如下规范命名：文件夹命名规则：单体工程汉字全程,例：阳关世纪城2#楼文件命名规则：归档的档案移交目录资料编号+ ”#” + 资料规格描述+ “#” + 档案的页数+ ”.”+档案文件格式扩展名=归档的电子文件名称。档案电子文件命名规范说明：归档的档案移交目录资料编号：参见档案移交目录表格中的编号字段。如计划、立项报告及批复文件的编号为A-1-1-1；资料规格描述：指的是档案资料的幅面描述，如A4幅面，B1幅面，假如一份资料里面有多个幅面，则可以连续描述，用逗号分隔，如（A4,B2,B1）。假如不能确定资料文件的幅面，则用”?”代替。档案的页数：指档案移交目录每一个资料项所包含文件的页码数。如下示例：建筑工程档案移交目录建设单位： 工程名称：类别项目序号编号资料名称张数起止页次文件格式归档电子文件名备注前期文件材料1A-1-1-1计划、立项报告及批复文件15PDFA-1-1-1#A4#15.Pdf扫描件为A4规格篇幅2A-1-1-2可行性研究报告及项目、环境评估10PDFA-1-1-2#B1#10.Pdf扫描件为B1规格篇幅342、归档的电子文件的内容加工、整理规范1）、归档的电子文件内容与纸质档案文件内容保持一致。2）、将扫描后的多个文本文件或多个图纸文件合并成一个多页的PDF文件，建筑工程档案移交目录中的一份资料仅对应一个PDF文件。如：“计划、立项报告及批复文件“分别对应的文件材料为3份,共15页A4幅面的文字材料，则该项资料对应的电子文件需分别扫描后合成一个共15页的PDF文件，并注意PDF文件内页的顺序应于纸质档案保持一致。3）、合并后的多页电子文件内容完整、每页排列顺序正确，与纸质档案保持一致。4）、由纸质档案扫描数字化加工得到的档案电子文件，应确保扫描后的电子文件图像清晰、完整、无偏斜、无失真。有白边的应进行裁边处理，有污渍的应进行去污处理。5）、对幅面较大的文件进行分区域扫描的，应进行图像的拼接处理，拼接后的电子档案确保与实物档案保持一致。3、电子档案著录单文件名命名规范各建设单位及个人从合肥市建设信息网站下载的档案电子文件著录单EXCEL表格模板，按照要求正确填写档案著录单信息，完成以后将EXCEL文件另存为著录单文件，并随档案电子文件一并移交。档案著录单的文件命名规范如下：“DAZLD#”+ 项目名称每个字的拼音首字母组合+ “.xls” = 档案著录单文件名；如：项目名称“阳光世纪城”，则著录单电子表格文件名为DAZLD#YGSJC.xls。4、电子档案移交的光盘载体卷标命名规范