利用IT网络建立的地铁通号公司物资管理系统初探.doc

利用IT网络建立的地铁通号公司物资管理系统初探摘 要：北京地铁通号公司承担着北京地铁一、二号线、十三号线和八通线的通信、信号设备的全部维修和保养工作，是整个地铁运营公司中技术含量最高、专业技术性最强的部门，也是地铁安全运营的最重要的基层单位。安全运营管理涉及到方方面面，其中物资管理是不可缺少的重要组成部分。本文阐述了地铁通号公司物资管理部门建立基于IT的物资管理系统的必要性，介绍了系统的设计目标、系统功能和业务流程，提出了三级管理管理和两级核算的管理模式，最后对系统运行后的预期经济和社会效益进行了分析。关键词：地铁通号公司；物资管理；计算机应用 北京地铁正处于快速发展时期，从六九年第一条线路开通运营到现在的三十七年中，先后开通了环线、十三号线和八通线，从全程十几公里发展到现在的几百公里。现在四号线、五号线也在施工建设中。 地铁建设的飞速发展，使得我们通号公司的规模也不断扩大，我们从几个人发展到一千多人，从几个班组发展到几十个班组，忙于繁杂的事物处理，没有精力提高管理水平，这样，过去的二级物资管理模式和靠人工报送计划、手工开据发料的发料的物资管理方式已经不能满足现代管理的需要了。为了提高通号公司物资管理水平，更好地控制采购、供应成本，减少企业每天的请购、询价、采购、进库、验收、发料、领料等耗用的大量的人力资源，降低库存资金占用，减少呆滞积压和贬值报废，提高工作效率，做好企业经济核算，急需利用先进的计算机技术、网络传输技术和数据库存储技术，在地铁通号公司部门内建立起全局性的物资管理系统，提高物资管理的现代化水平，以适应地铁发展的需要。 北京地铁通号公司物资管理系统是根据地铁公司物资管理原则和通号公司物资管理流程以及物资流通的实际情况，采用三级管理、两级核算的管理方式，以计算机网络为依拖自行设计开发的物资管理系统。该系统立足于企业内部的物资管理，遵循物资流通全过程监督控制的原则；利用现有通信资源，结合目前广泛应用的Internet技术，使科学的管理理念得以顺利实施。最大程度地保证了物资状况的准确性，节约了资金。1系统设计目标 建立基于IT的通号公司物资管理系统，实现地铁通号存及消耗管理的信息化、自动化，降低物资管理成本，提高物资使用效率；改革并优化原有业务流程，通过网络实现物资需求的计划申请、审批和分配，加强对计划的考核分析，提高兑现率；实现物资的采购、库存、资金等方面的全程监控；由事后分析向事前控制转变，堵塞管理上的漏洞；使点库存变为网库存，准确掌握库存情况，优化库存结构，减少资金占用和呆滞积压；加强对计划的考核分析，提高兑现率；把物资部门有关人员从繁杂的手工核算中解放出来，提高工作效率。 该系统的应用将不断提升地铁通号的物资物资管理水平，使物资管理和采购供应工作更加高效、规范、有序。2 物资系统管理模式 根据地铁发展和实际工作的需要，在通号公司实行三级管理、两级核算的物资管理模式。三级管理是指地铁通号公司对材料科的管理；材料科对下属车间的管理；和各车间对下属班组的管理。两级核算：是指公司材料科对各车间的核算和车间对下属各班组的核算。（见图1）2.1材料科对车间的一级核算 是材料科以各车间为单位，开据发料单，实为库存转移，公司根据发料单列为维修成本。2.2车间对班组的核算 主要是对班组实际消耗的费用进行核算。通过核算，真实地反映出设备的维修成本3 系统分析3.1物资储备定额子系统 地铁公司的生产任务是安全运营，它的特点是点多、线长，维修任务急，因此有必要实行物资储备定额管理。把物资合理的储备到第一现场，为生产维修提供可靠的物资保证。从而实现地铁的安全运营。 物资储备定额子系统通过消耗记录能够自动生成定额内物资的请领计划，通过系统完成分配，发放和备料等功能。 物资储备定额子系统还包括临时计划系统和互换件系统，通过系统完成临时计划和互换件备品物资的发放。3.1.1互换件子系统 为了核算的需要，我们把两千元以上且不属于设备的材料定义为互换件。这部分材料具有使用频率高、易损坏、互换性强、具有相对整体的特点。经过维修可再次使用的特点，占维修物资成本的70%以上。通过本系统完成互换件物资的发放。3.1.2临时任务子系统 确保运营安全生产任务的完成，在年计划中无法预见的临时性抢修抢险和其它任务，定义为临时任务。临时任务所需物资，是非物资定额的项目内的物资。由于临时生产任务施工区域分布广、累积数量大，并具有一定的常规性、零散性、和时效性特点。因此，临时生产任务发生的物资，要单独核算。3.1.3物资储备定额子系统流程图 本系统根据期初库存、本期定额、（临时计划）和消耗纪录，通过公式计算出物资请领数量，从而自动完成物资计划的申报 。根据计划完成物资采购后，材料科对各车间发料，完成物资的第一次分配。车间材料员根据第一次分配单据和各班组请领计划对班组进行发料，完成物资的第二次分配。库管员通过系统打印出第二次物资分配单据，备料送货到现场，从而完成物资计划、分配、发放的全过程（见图2）。3.2非物资储备定额子系统3.2.1非物资储备定额子系统 根据通号公司的实际情况，一些车间的工作性质决定了物资管理不能采用储备定额的管理方式。非物资储备定额子系统就是为了完成非定额单位物资的计划、分配和发放工作。3.2.2非物资储备定额子系统流程 与储备定额子系统的区别就在于计划不是自动生成的，是车间材料员网上申报的。3.3工具定额管理子系统3.3.1工具定额管理子系统 为完成设备维修工作，根据设备维修的实际需要和专业特点制定工具配发定额。工具作为生产消耗品，其发生费用应列为生产维消耗费，通过工具定额子系统完成工具管理。3.3.2工具管理子系统流程 根据计划申报、到期时限、定额补充自动生成计划，进而完成工具的发放。3.4 统计分析子系统3.4.1统计分析子系统 主要完成各项统计指标。根据物资发放和物资消耗进行统计分析，实时反映出车间的物资动态、班组的物资动态、物资消耗方向、和全公司综合的物资动态。3.4.2.统计分析子系统流程（见图4）。4. 系统功能分析4.1自动申报用料计划 本系统将期初库存数量、定额数量和本月消耗数量进行比较，通过计算公式将自动计算出下月的物资请领数量，从而完成计划的申报。4.2物资的二次分配 各车间的物资员，根据当月材料科的发料凭证，在网上对各班组发料，从而完成物资的二次分配。4.3消耗记录 各车间材料员根据下属各班组当月实际用料的消耗单，在网上登记消耗，记录物资的使用方向，也就是记录每项物资分别消耗在哪个设备上，通过消耗记录可以计算出全年每台设备的维修成本，为企业核算资金制定计划提供了真实可靠的依据。4.4统计分析 系统通过物资的发放记录、消耗记录、请领记录自动生成物资的消耗统计表、物资的发放统计表、工区消耗动态表。通过统计分析，为企业控制成本，节约资金、减少物耗提供了资料。4.5具有修改和查询功能 车间材料员可在网上修改不正确的发料记录和消耗记录。材料科管理员可以通过本系统随时查询各车间的请领数量、发料请况、消耗动态，从而实现对物资流通全过程的监控。5 .系统机构设计的特点 （1）、该系统充分利用了通号公司的通信资源PSNT系统，结合先进的因特奈特和VLAN技术，在不增加任何线缆投资的情况下，实现了远程交互通信，实时监视控制着物资流通的全过程。只要是合法用户不论何时何地都可以接入该系统。 （2）、该网络系统在应用因特奈特技术的同时引入了数据库和动态网页ASP技术，使每一个终端用户无需特殊设置即可实时的进行数据交换。 （3）、客户端数据汇集到服务器，经预先设置的数学模型自动运算后，将结果实时返回到客户端，所以数据集中准确，并相对两个以上的用户而言实现了实时交互。 （4）、整个系统是在严格的权限规定的范围内运行，材料科权限最高，可以实时观察到所有数据运算结果，并可根据结果实施控制。6 系统实际应用效果6.1做到了成本费用心中有数 由于各个“管理系统”能够准确、快捷地统计各种数据，使企业对成本分析有据可依，做到心中有数。同时其具有强大查询功能，通过对工区消耗和物资发放的实时统计和准确分析，准确地核算出设备的维修成本，为企业制定资金计划合理使资金提供了依据，大大提高了成本控制的严密性和针对性。6.2实现了库存储备的科学化控制 本系统注重成本过程控制，建立基于IT的物资管理系统，实现网库存，基层单位能大幅降低库存储备使库存设计最合理，同时适度增加供应部门的库存，将较大程度地降低全局的库存储备，减少资金占用，减少呆滞和积压。6.3加快了推行全面预算管理的工作步伐 通过应用该程序可完全实现成本预算的准确下达、科学控制和及时调整，大大加速了全面预算管理实施进程，更有助于建立及时暴露问题的成本预警机制和全段预算管理控制网络体系，使出现的异常信息马上得以利用，并由专人负责跟踪考核，可将大量的成本管理问题消灭在生产过程当中，控制在萌芽状态，达到牵一发而动全身的应用效果。此外，通过应用开发该微机物控管理系统，可大大减少人力、物力资源，提高了办公效率和核算的真实准确性，整体提高企业科学化、现代化经营管理水平。6.4实现了对信息资源的整合利用 通过开发、建立多个信息查询和管理控制点，使各车间物资管理部门之间信息互通、