销售合同审批和管理.doc

A-03 亚信联创集团销售合同审批及管理A-03.1亚信联创集团销售合同审批及合同变更审批1. 概述本流程阐述亚信联创集团销售合同及合同变更的审批程序，旨在保证企业销售收入与销售成本完整性、准确性、合理性以及授权性合理。2. 适用范围亚信联创集团各事业部、下属各子公司以及各分支机构。3. 流程责任人销售合同管理部经理朱晓芳4. 流程参与者亚信联创（以下简称“AILK” 包括：原亚信科技-AIT及原联创-LK）各事业部的销售人员、项目经理、总经理；联想网御（以下简称“ISS”）的销售人员、ISS财务分析控制部及商务部人员、CEO；集团销售合同管理部、商务部、财务控制部、项目预决算部（LK）、系统配置部、亚信学院、法律部以及集团EVP、CEO、CFO等。5. 名词解释无6. 相关文档及数据 销售合同审批表/销售合同变更审批表 销售合同/合同变更协议 C-FORM或项目预算 合同模板 项目人力资源及直接费用预算表 Sales online 系统 客户信用评估表7. 引用其他流程 A-03.3.1新合同模板的制定 6.1.5最终用户（直销）信用评估管理流程8. 时间要求无9. 流程图（页1） （页2） (页3) 10. 流程说明步骤流程内容及控制说明参与者相关文档及数据部门岗位1.确定审批需要销售人员在以下情况下需办理本流程所述的审批手续：1） 合同正式签订前2） 合同变更，即合同完成审批后对于已正式签约的销售合同或未正式签约的销售合同，经双方协商一致同意后对某些条款进行修改的情况。在项目投标前，如果投标文件中包含合同中可能涉及的内容时，销售可询问销售合同管理部销售管理员，销售管理员会对投标文件中的商务条款部分通过邮件出具意见，销售人员在征求其领导意见后，根据情况做出最终的应答。如果投标文件中商务条款出现重大的不符公司利益或财务核算要求的（如同业竞争限制、终身免费升级等），销售管理员会在出具意见的邮件中提醒销售人员并建议其事先征得GM/CEO/CFO的同意。AILK各事业部/ISS销售人员无2判断是否使用公司的合同模板根据项目情况判断是否可以使用公司的相关合同模板。如合同文本由客户提供，则转步骤3.2，否则转3.1。AILK各事业部/ISS销售人员无3.1是否有合适的模板如需使用公司的销售合同模板，则销售人员应在sales on line 系统中查询并下载销售合同标准模板。对无法确定使用何种销售合同标准模板时，或者因新需求或新业务类型产生，现有合同模板无法满足需求时，应致电或发邮件询问销售合同管理部销售管理员应采用何种模板。如无业务所对应的合同模板，则转流程A-03.3.1新合同模板的制订。确定合同模板后，转步骤3.2。AILK各事业部/ISS销售人员Sales online系统合同模板3.2准备待审批销售合同文本在合同文本由客户提供的情况下，销售人员负责准备该文本，并发给销售管理员进行确认、修改。在合同文本使用公司销售合同模板的情况下，销售人员根据确定的合同模板以及与客户洽谈的内容，修改销售合同文本。可根据项目的实际情况对标准合同模板中的某些可选项进行选择。并发给销售管理员进行确认、修改。对于同一种新业务：如果使用客户的文本，首次出现时除销售合同管理部从商务角度进行审核外，法律部也应从法律角度进行审核修改，并提供一次关于此文本签约法律注意事项的培训，培训之后再次出现此类合同，销售合同管理部据此review。但是如外呼业务等，不是同一种新业务，需分别按照上述模式操作。具体是否为新业务，由前端销售提出和判断。对于合同变更的，如果变更内容涉及财务数据（付款、合同金额、保修期、合同终止等），销售管理员则要先提供给财务部（收入和应收账款信息、发票信息），征询其意见，相应修改合同文本。AILK各事业部/ISS销售合同管理部法律部财务部销售人员销售管理员法律专员会计销售合同合同变更协议4判断是否为合同变更确定是否为合同变更的情况，如是，则转步骤5.1，如是新签合同，则转步骤5.2。AILK各事业部/ISS销售人员无5.1填写销售合同变更审批表销售人员在审批系统中详细填写销售合同变更审批表,并将合同更改协议或更改后的销售合同及附件附后。AILK各事业部/ISS销售人员销售合同变更审批表合同变更协议或更改后的销售合同5.2填写并提交销售合同审批表销售人员在审批系统中详细填写销售合同审批表，并将销售合同文本及附件附后。之后在审批系统上选择销售管理员并将审批表及相关合同/协议的电子版提交。AILK各事业部/ISS销售人员销售合同审批表销售合同6检查合同收款情况及商务条款等（仅ISS适用）ISS销售人员提交的审批表及相关合同/协议的电子版先至ISS财务分析控制部人员。ISS财务分析控制部信用控制专员检查应收账款记录，若发现有逾期未归还的应收款，则电话通知相关销售人员暂停该合同的审批流程，告知具体欠款情况，要求销售人员尽快收回积欠。在该客户前期欠款到帐后再重新执行前述合同的审批。信控专员还对需要进行信用评估的客户进行评估，详见最终用户（直销）信用评估管理流程。对于信用评估通过的合同进一步做信用评级，连接至客户信用评级流程，步骤1，评级结果出来后链接自信用金发放流程步骤2，该结果仅供参考。之后在审批系统中确认通过。之后，ISS商务专员审阅合同文本及附件中的商务条款（包括产品是否已退市、是否是订制产品、是否有库存、付款条款是否过差等）、且检查确认该客户今年没签过分销合作协议（如签过则需写说明、特批至网御运营支持中心副总裁），之后在直销项目产品执行单上签字，商务部高级经理（马岚）根据此签字在审批系统中确认通过。ISS财务分析控制部ISS商务部信用控制专员高级经理销售合同审批表销售合同变更审批表销售合同合同变更协议7销售管理员初审销售管理员判断： 1)是否有外购设备采购的要求，如有则选择“需要商务部审核并录入预算信息”，转至步骤8，如无则AILK转至步骤10；ISS转至步骤12.2。2)是否需要准备C-FORM，如需要则选择“需要配置部上传C-FORM”（仅适用于AILK），系统自动发邮件至项目经理、项目预决算部（仅适用于LK）。3)是否需要准备项目预算，如需要则选择“需要准备项目预算”（仅适用于ISS）。注：销售自有产品、第三方产品、产品续保不需要制定项目预算表。4)是否需要法律部审批，如需要则选择“需要法律部审核法律条款”。5)是否涉及培训，如涉及则选择“需要亚信学院院长审核培训信息”。（仅适用于AILK）6)是否属于非标准合同，如是则选择“需要CFO审核非标准合同”。非标准合同包括：-付款条款不符合公司要求的-合同有影响收入确认且与标准合同不符的条款7)对于合同变更的，如果变更内容涉及财务数据（付款、合同金额、保修期、合同终止等），则通过审批系统通知财务部、财务控制部，征询其意见，财务部将发票信息、收入和应收账款相关数据填写在审批系统中并提交确认。8)检查此合同是否已办提前立项，如果发现是提前立项项目，且因为变更服务内容等诸多原因，变更了我方签约方，则a.销售管理员通过审批系统发邮件通知财务控制部、财务部等相关部门；b.财务控制部了解此情况后，在该项目完成大签时，再次以邮件方式向财务部确认签约方，财务部进行相应账务处理。9）如需要对客户进行信用评估（评估标准详见最终用户（直销）信用评估管理流程）， 销售管理员通过审批系统通知销售人员填写客户信用评估表后办理审批手续，对ISS的合同该通知同时抄送网御信控专员。链接至最终用户（直销）信用评估管理流程进行线下审批，全部审批完成后将评估表原件提交至销售管理员。如果在初审时已取得审批完成的评估表，则上传客户信用评估表扫描件至审批系统。销售管理员在系统中审批表上填写评估结果。销售合同管理部ISS财务部销售管理员财务分析控制部人员负责开具发票的人员负责收入管理的人员销售合同审批表销售合同变更审批表销售合同合同变更协议8审核并提供采购预算根据合同规定，审核外购设备的利润率、交货期、保修期及议付文件等。同时，商务部商务经理在合同审批表上填写成本及确认供货期，并提交，之后系统自动发邮件通知商务部负责指派商务经理的负责人（AI为熊英、LK为徐京华）。商务部负责指派商务经理的负责人检查第三方采购部分信息的正确性，如有问题即与销售合同管理部进行沟通，以干预审批。商务部商务经理及商务部总经理或副总经理销售合同审批表销售合同变更审批表销售合同合同变更协议9判断是否有培训或项目实施需求（仅适用于AILK）系统根据步骤7销售管理员做出的判断，判断销售合同内容中是否有培训或项目实施的要求。如有培训要求，AI（AI指原亚信侧）则通知亚信学院合同审批责任人提供或更新培训成本预算，LK(LK指原联创侧)则通知商务部唐涛提供或更新培训成本预算。转至步骤10；如有项目实施要求则用电子邮件通知相关项目经理、项目预决算部责任人（LK适用）提供或更新人工日及直接成本预算，转至步骤11；如无培训或项目实施需求，转至步骤12.1。销售合同管理部销售管理员销售合同审批表销售合同变更审批表销售合同合同变更协议10审核并提供人力资源及直接费用预算（仅适用于AILK）合同审批责任人审核培训付款条件和利润率，如有问题通知销售管理员。同时提供或更新人力资源及直接费用预算，包括教学成本、外包成本和工时，并以邮件形式发给配置部。亚信学院商务部合同审批责任人合同审批责任人销售合同审批表销售合同变更审批表销售合同合同变更协议11审核并提供人力资源及直接费用预算（仅适用于AILK）项目经理审核合同及附件中与项目实施相关的条款及内容。如有意见，以邮件形式发给销售人员及销售管理员。同时，AI：项目经理提供或更新人力资源及直接费用预算表，并以邮件形式发给配置部。LK：项目经理提供或更新人力资源及直接费用预算表，并以邮件形式发给项目预决算部。项目预决算部审核确定无误后，将人力资源及直接费用预算表以邮件形式发给配置部。AILK各事业部项目预决算部项目经理审批责任人销售合同审批表销售合同变更审批表销售合同合同变更协议项目人力资源及直接费用预算表12.1汇总C-FORM（仅适用于AILK）汇总培训成本预算（亚信学院（AI）、商务部(LK)）、采购成本预算值（商务部）、项目人力资源及直接费用预算，以及各项收入（销售合同）信息，出具C-FORM。然后在合同审批表上填写项目GM,附上C-FORM并确认项目经理，通过审批系统提交系统配置部经理审核，转至步骤13。系统配置部资深工程师销售合同审批表销售合同变更审批表销售合同合同变更协议C-FORM项目人力资源及直接费用预算表12.2项目预算拟定(仅适用于ISS)如需要项目预算，则制定项目费用预算。准备完成后项目经理在合同审批表上填写项目GM,并附上项目预算，转至步骤13。ISS项目经理项目预算表13审核C-Form或项目预算系统配置部经理对C-Form上信息的准确性及合理性进行审核,审核无误后通过审批系统提交给销售管理员（仅适用于AILK）。项目总监对项目预算上信息的准确性、合理性进行审核,审核无误后通过审批系统提交给财务分析控制部。财务分析控制部对项目预算中税率使用的正确性及整个项目预算进行复核，复核无误后通过审批系统确认后提交销售管理员。（仅适用于ISS）系统配置部ISS经理项目总监财务分析控制部人员销售合同审批表销售合同变更审批表销售合同合同变更协议C-FORM/项目预算项目人力资源及直接费用预算表14审核 销售管理员在审批系统中对销售合同进行审核，主要审核：1） 对合同模板使用的准确性进行审核；2） 对付款等商务及法律条款进行审核。对非标准合同（包括客户版本）进行与标准模板的对照审核。其中涉及重大法律条款问题，将与法律部进行确认后通知销售人员与客户协调。在销售人员无法就有关问题与客户进行协商解决的情况下，销售合同管理部就将上述问题标注在销售合同审批表上，待后续审批确认。3）对于软件开发合同中规定开发软件的版权由亚信联创集团自有的，销售管理员通过审批系统以邮件形式通知项目经理或研发部该软件的开发人员、市场部、法律部、财务控制部等，由法律部负责按软件版权申请流程办理版权登记。4）对于销售亚信联创软件产品的合同，销售管理员检查审批系统索引出的软件产品名称、是否已有版权号及退税日期（该信息来自于市场部维护的亚信联创自有软件产品一览表）。对于尚没有进行注册登记的软件，销售管理员通过审批系统以邮件形式通知市场部、销售、PSO/R&D、财务部和财务控制部等部门该信息。5）对TBO分类的准确性进行审核。6）对C-form中税率的使用、合同额及选定的项目经理进行复核，同时负责检查C-form中的毛利率是否为负数，如果发现是毛利率出现负数，销售管理员要在发送C-FORM确认邮件时通知财务部对外报告经理和财务总监、财务控制部总监、项目预决算部经理。审核完成后，销售合同管理部副经理和/或经理在审批系统中对审核结果进行复核。对于同一种新业务：如果使用客户的文本，首次出现时法律专员通过审批系统对销售合同中的法律条款进行审核，并签署审核意见。销售合同管理部法律部销售管理员/副经理和/或经理法律专员销售合同审批表销售合同变更审批表销售合同合同变更协议15判断是否有培训需求（仅适用于AI）系统根据步骤7中的选择判断销售合同内容中是否有培训的要求，如有则转至步骤16，如无则转至步骤17.2。无无无16审批C-FORM（仅适用于AI）涉及培训的合同，亚信学院院长通过审批系统签署审批意见。亚信学院院长销售合同审批表销售合同变更审批表销售合同合同变更协议C-FORM17.1审批(仅适用于ISS)ISS CEO审批，主要审阅收入、毛利率以及付款等业务指标，综合评估售后的实施和项目利润后，通过审批系统在合同审批表上签署意见。注：除ISS CEO外，ISS内部的审批权限由ISS CEO决定。(目前需要经过销售上一级经理（逐级）/运营支持中心副总裁/COO)ISSCEO合同审批表销售合同套件,包括主约和附件项目预算17.2审批（仅适用于AILK）各事业部总经理通过审批系统审批，主要审阅收入、毛利率、付款及TBO等业务指标，综合评估售后的实施和项目利润后，在合同审批表上签署意见。注：1）除各事业部总经理外，各事业部内部的审批权限由各事业部总经理决定。(目前AILK除CT事业部外需要经过销售人员上级经理（逐级） 2）跨BU合同需所跨BU GM在合同审批表上审批。AILK各事业部总经理销售合同审批表销售合同变更审批表销售合同合同变更协议C-FORM18审批（仅适用于CMC、CUC、CTC）集团EVP（执行副总裁）审批，主要审阅收入、毛利率、付款及TBO等业务指标，综合评估售后的实施和项目利润后，在合同审批表上签署意见。集团EVP销售合同审批表销售合同变更审批表销售合同合同变更协议C-FORM19审批集团CEO审批，主要审阅收入、毛利率、付款及TBO等业务指标，综合评估售后的实施和项目利润后，在合同审批表上签署意见。ISS免审合同不需集团CEO审批。ISS免审合同包括：1) LN卖给AILC及其他子公司（非ISS）的合同。2) 满足以下a & b条件的联想网御的直销合同：a.100%预付款；b. 用标准合同模板；3) 从07年9月26日开始对于ISS直销的销售合同，如果合同产品全部属于借转销的，同时符合以下3个条件：1、采用公司标准合同文本；2、付款条款为：合同签订后7个工作日内支付合同总价100%款项的；3、销售合同中2.1交付时间条款描述为“乙方在合同生效前已交付产品，甲方已签收。4) 从07年10月25日开始对于ISS直销的销售合同（不包括借转销的合同），同时符合以下4个条件：1、采用公司标准合同文本；2、付款条款为：合同签订后预付30%货款，到货验收后7个工作日内支付70%货款的；3、销售合同中2.1交付时间条款描述为“乙方应在合同生效且收到甲方支付的全额预付款之日起x个工作日内交付产品。”4、信用评估结果为：免审。5) 从10年3月23日开始对于ISS直销的销售合同（不包括借转销的合同），同时符合以下4个条件：1、采用公司标准合同文本；2、付款条款为：合同签订后预付30%货款，到货验收后60日内支付70%货款的、或付款条款更优的；3、销售合同中2.1交付时间条款描述为“乙方应在合同生效且收到甲方支付的全额预付款之日起x个工作日内交付产品。”4、信用评估结果为：免审。6) 网御在三方协议中的责任仅限于作为原厂提供“安装服务”“售后服务”以及产品质量的保证，不包括网御用此合同来直接向最终用户销售产品及售后服务，并取得相应收益的情况，此类合同通过ISS财务分析控制部走内部其他类合同审批表。ISS财务分析控制部了解清楚三方对应的销售是走分销还是直销。如确定走直销，则要将三方合同的文本softcopy 发送销售合同管理部，以便后者审核直销合同时对照保修、违约责任等条款。7） 从09年2月16日开始对于联想网御一次性分销合同，同时符合以下5个条件的走网御内部“6.2.2特价订单处理流程”，使用联想网御销售合同审批表(网御版)，待ISS财务分析控制部专员转至集团销售合同管理部后，由销售合同管理部统一打印合同最终文本并加盖联想网御销售合同章：1、合同甲方非最终用户，而是代理商或集成商；2、合同签署时采用标准合同模板；3、付款条款为100%现金预付款，或部分现金预付剩余支票（或汇票）预付；4、产品所有权及风险自交货之日起转移至甲方；5、无安装实施义务。合同生效后合同原件由销售合同管理部存档。8） 从10年3月23日开始对于联想网御一次性分销合同，同时符合以下4个条件的走网御内部“分销合作协议订单处理流程”，使用联想网御分销协议审批表，待网御CEO签批后商务部核对合同原件与审批件一致后交集团销售合同管理部加盖联想网御销售合同章：1、合同签署时采用标准合同模板；2、付款条款为合同签订后预付30%货款，到货验收后60内支付70%货款的、或付款条款更优的；3、产品所有权及风险自交货之日起转移至甲方；4、无安装实施义务。