租户欠租遗弃物品的管理制度.doc

租户欠租遗弃物品的管理制度一、 目的明确对租户欠租遗弃货物的监控及处理制度，保证对欠租租户的货物及时监控，以减少集团损失；确保对遗弃货物进行及时、适当处理，以便最大限度地取得处理收入；及时清空场地。二、 适用范围租户欠租遗弃的货物。三、 职责1. 分公司总经理。（1） 全面负责其管辖范围内租户欠租现象的监控及管理，审批物业部封铺行为及封铺后物品的处理建议方案。（2） 审批遗弃物品的拍卖、调拨。（3） 审阅遗弃物品处理完毕后的总结报告，监督整个过程，以保证物品处理的及时性及适当性，并给予最终意见。2. 物业经理。（1） 于每月收租日结束后的第一天审批“欠租租户名单”，安排物业部人员将通知送交保安部，保安部按照“欠租租户名单”对欠租租户进行出货监控。安排物业部人员在欠租租户交清欠款后，及时通知保安部取消出货监控。（2） 每月经集团总经理审批，确定将进行封铺处理后，安排物业部人员执行以下工作：i、 立即书面通知欠租租户，将在XX号（三个工作日内）对其作封铺处理。ii、 在半个工作日内填写“封铺通知书”，通知行政部、财务部和保安部作好封铺盘点准备。iii、 如果行政部在监督盘点封铺物品时，对被封物品数量与商铺面积、经营性质比较明显不合理的现象提出异议，物业部应向分公司总经理提供书面说明，解释不合理的原因。经分公司总经理审阅批示后，提交复印件给行政部。iv、 封铺时对租户遗弃货物进行统一编号、清点登记的处理工作。在两个工作日内对封存货物进行估价并确定处理方法。处理方法须经分公司总经理审批通过。v、 执行分公司总经理审批后的处理方案。vi、 如果发生先发货，超过一周的时间后才收款的现象时，应及时提供经分公司总经理审批通过的处理申请给财务部。vii、 当存在未收款而放行的情况下，由物业经理负责审批放行条。viii、 处理完毕后，决定将剩余物品作入仓处理的，应与固定资产仓库办理物品交接手续，明确管理责任的转移。ix、 处理遗弃物品完毕后三个工作日内填写“欠租遗弃物品处理结果报告”，连同整套有关资料交分公司总经理审阅。x、 执行分公司总经理其它相关决定。3. 分公司总经理办公室主任。安排分公司总经办人员执行以下工作，并对其工作结果负责：（1） 在分公司总经理审批完“欠租遗弃物品处理结果报告”后，将报告及时交集团行政部填写监督意见。在行政部填写完监督意见并反馈给分公司后，应及时将监督意见汇报分公司总经理并将填写完整的“欠租遗弃物品处理结果报告”复印件交有关物业部存档。（2） 对各部门上交分公司总经理审批的有关资料（包括封铺通知书、封铺物品清单、欠租遗弃物品处理方案、欠租遗弃物品处理结果报告等资料）进行系统的文件档案管理。（3） 协助有关部门进行公司内部资源配置，保证合理利用公司资源。（4） 执行分公司总经理下达的其他相关工作。4. 保安部负责人。安排保安部人员执行以下工作，并对其工作负责：（1） 对物业部每月提供的欠租租户名单上的租户出货采取监控等监视管理措施，防止被监控的租户转移货物。（2） 封铺当日，协助物业部做好现场的保安工作，防止租户有过激或破坏行为。（3） 如果行政部在监督盘点封铺物品时，对被封物品数量与商铺面积、经营性质比较明显不合理的现象提出异议时，保安部应向分公司总经理提供书面说明。解释不合理的原因。经分公司总经理审阅批示后，提交复印件给行政部。（4） 严格执行物品放行规定，协助物业部保护货物在封存、拍卖、调拨期间的安全。协助行政部保证存仓物品的安全。（5） 对监控铺位出货记录（财务收款收据或放行条）存档，并从收到物业部要求进行监控的通知文件日起至少保留一年时间。5. 财务部负责人。安排财务部人员执行以下工作并对其工作负责：（1） 协助总经理或物业经理对租户欠租遗弃的货物进行盘点及估价。协助物业部对货物进行处理时的收款及登记工作。（2） 对已通过审批作为公司固定资产留用的物品（包括入仓及调拨），凭固定资产调拨单或入库移交清单进行固定资产登记。（3） 收取拍卖款项时，开具一式四联收据。其中一联交保安部作为放行依据；一联交顾客保留；一联作为入账依据；另一联作为留底联。如出现先发货后收款的情况，在签收了物业部转交的经分公司总经理审批的处理通知后，应协助物业部及时收回款项。6. 集团行政部负责人。（1） 安排行政部人员执行以下工作，并对其工作负责：收到封铺通知书后，按时到现场监督货物的清点、封存过程。在盘点时，应评价被封物品数量与商铺面积、经营性质比较的合理性。发现明显不合理现象时，应与物业部沟通，并如实反映自己的意见。必要时，要求保安部及物业部分别提供书面说明，解释遗弃物品不合理的原因。（2） 监督物品处理的全过程，发现异常现象应立即与分公司总经理协商解决；行政部觉得必要时，可以随时向集团总经理汇报重大异常现象。（3） 在处理过程中，对办公用品类，可根据集团及其他各分公司需要，先作统一调拨或提出留用的处理意见（剩余物品由分公司出具处理意见）。分公司总经理批准后，调拨给其他分公司或集团留用的物品由调入调出部门协商内部调拨价；协商不成，由总部财务部决定最终调拨价。之后办理固定资产入库手续，或按固定资产管理制度的要求，在使用部门提出的使用申请审批完毕后办理调拨手续。（4） 物业部处理后，经分公司总经理审批认为该入库的物资，在办理了物品移交手续后，由行政部对存放固定资产仓库内的物品进行统一管理，保证入库物品不会由于存放时间过长或存放条件过差而导致物品价值大幅低降低。（5） 在收到经分公司总经理审批的欠租遗弃物品处理结果好，于两个工作日内填写监督意见并汇总到当月工作报告中，报集团总经理审阅。四、 租户欠租遗弃物品的管理流程。(1) 发生租户欠租的行为后，分公司在每月1日将欠租租户名单及处理意见报集团总经理。经分公司总经理审批同意封铺决定的，物业部应立即书面通知欠租租户将在XX号（三个工作日内）对其作封铺处理，并填写封铺通知书抄送行政部、财务部及保安部。(2) 物业部封铺时，应对物品进行统一编号及清点，并填写封铺物品清单。财务部及保安部应安排人员到现场进行协助工作，行政部应安排人员到场监督。行政部在监督盘点封铺物品时应先估计封存物品数的合理性，对于被封物品数量与商铺面积、经营性质比较明显不合理的现象应提出异议。如果与物业部沟通后，行政部仍认为存在明显不合理现象时，应写明认为不合理的原因，并要求保安部及物业部分别向分公司总经理提供书面解释。经分公司总经理审阅批示后，提交复印件给行政部。(3) 封铺物品的编号方法如下：a 封铺次数由每年1月1日开始计算，不带入下一年。编号标准如下：座号/铺号001例如：对F座A10号铺封铺物品的编号为：，b 若同一商铺一年内第二次或多次被封，则其物品的编号应在铺号后加上封铺次数。编号标准如下：座号铺号(4) 物业部于盘点后的两个工作日对封存货物进行估价，并确定处理方案。处理方案须经分公司总经理审批。审批通过的方案应与半个工作日报行政部备案。货物成本超过万元的处理方案须经集团总经理审批。(5) 如果决定进行拍卖，物业部应于处理通知审批通过后一个工作日内向有关部门发放物品处理通知书。(6) 租户欠租遗弃货物的处理，原则上应按以下第六点的建议处理方法执行。如有更好的处理方案，经分公司总经理审批后，可按新方案处理。原则上希望在五个工作日内对物品处理完毕。(7) 财务部应协助物业部收取货款、出具收据，并在封铺物品清单上记录物品出售时的收据号码。(8) 如需先发货后收款时，物业部应及时将经分公司总经理审批的处理申请提供给财务部。财务部应协助物业部及时收回款项。当存在为收款而放行的情况下，座/物业经理应凭经分公司总经理审批的处理申请审批放行条。(9) 安全部应凭财务收款收据或经座/物业经理审批的放行条放行物品，并将财务收据或放行条按铺位存档。(10) 处理完毕后的遗弃物品，如果经分公司总经理审批，决定入库的，应办理交接手续，明确管理职责。(11) 座/物业经理对遗弃物品处理完毕后两个工作日内，应将欠租遗弃物品处理结果报告连同整套有关资料上报分公司总经理审阅。(12) 分公司总经理审阅完毕并签署意见后，于一个工作日将欠租遗弃物品处理结果报告传递给行政部经理。行政部经理于两个工作日内填写监督意见后，反馈分公司总经理。当月封铺物品处理及监督情况应汇总到行政部当月工资报告中，报集团总经理审阅。五、 租户欠租管理流程六、 租户欠租留下货物的建议处理办法1、 租户欠租留下货物的建议处理流程（注：估价总额超过10万元的经过集团总经理审批，按照批示执行）2、 租户欠租留下货物的建议处理制度。（1） 座经理或物业经理对封存货物进行估价，同时联系已交订金的顾客。（2） 货物已被订购：座经理或物业经理核实情况；情况不属实，按货物未被订购处理制度处理。情况属实，座经理或物业经理应及时通知顾客并商讨处理意见。原则上允许顾客取回与其订金相同金额的物品。如果物品金额超过订金，只要顾客补回差价，应允许其购买。顾客取得货物金额低于其订金的，尽量与顾客签订放弃其他追索权利的书面协议。以上处理意见均需经分公司总经理审批通过。（3） 货物未被订购（物品成本超过10万元的处理通知须经集团总经理审批）：行政部根据公司需要，提出预留部分货物或家具的申请，经分公司总经理批准后，办理固定资产入库手续。如果直接拨给使用部门的，按固定资产管理制度，在使用部门提出的使用申请审批完毕后，办理固定资产调拨手续。对于有意购买全部物品的租户，其报价经分公司总经理审批后，应优先卖给该客户。如果决定拍卖，由物业部根据分公司总经理审批的处理意见，向租户及集团内部员工发放拍卖通知书。内部处理采取逐日递减销售价格的方式，原则上载五个工作日内处理完所有货物及家具。例如，第一天原价出售，第二天七折出售，第三天五折出售，第四天三折出售，第五天一折出售。如果租户与员工同时看中一件物品，应先卖给租户。不同租户同时看中一件物品，应按时间顺序处理