办公事务管理规定.docx

办公事务管理规定1. 总则u 为确保固安九鼎建筑有限责任公司（下称“公司”）办公事务正常、有序，以适应公司做精、做实、做强的要求，特制订本制度。1.1办公事务管理制度组成u 办公秩序u 办公礼仪u 工作交往接待1.2适用范围u 本规定适用于公司本部及各项目部2. 办公秩序2.1办公环境u 公司所有员工享有爱护办公设备、维护办公秩序，营造和保持一个整洁、安静、和谐的办公环境，并同时形成浓厚学习氛围的权利和义务；u 员工要爱护办公电脑，使用完毕后确保关机，电脑系统或软件出现严重问题时一定要通知生产办公室，由生产办公室与集团公司行政办公室联系处理，不得自行处理；u 保持个人办公桌的整洁，办公桌上不允许摆放与工作无关的物品。注意公共卫生，分类处理废弃物品；u 严禁在办公区就餐、吸烟，以保持办公区域空气的清新与流通；u 上班时间内接私人电话不宜超过三分钟，不得拨打私人电话，集团公司行政办公室定期公布员工电话清单；u 上班期间禁止大声喧哗；通话时尽量压低声音，以不影响他人办公为前提；u 如外出办事，因周知领导或其他同事以保持联系，本部门其他员工应主动代接电话并记录事项，以免电话铃声影响其他员工工作或贻误工作；u 上班时间内禁止上网查看与工作内容无关信息、网上聊天、玩游戏等。2.2公共设施u 自觉爱护办公区内所有办公设备、用品，如出现故障，应及时与生产办公室联系，禁止自行拆卸、修理或带出公司；u 应严格按照公司规定使用办公室房间、办公桌、衣柜、文件柜、档案库房等，提倡合用，减少空间浪费。预留的办公桌、椅、柜未经许可不得私自占用；u 使用本部大会议室时至少提前一天请与集团行政办公室联系预定，并进行会议室使用登记，填写会议室使用单，注明是否需要拍照、摄像、投影、水果、鲜花等服务（未注明视作不需要）。临时使用大会议室时由行政办公室根据实际情况直接办理。2.3考勤u 正常工作时间：周一至周六，上下班时间以集团行政办公室通知为准，提倡提前10分钟到达办公室，做好当天工作准备，延迟5分钟离开，整理办公用品；u 公司执行刷卡考勤制度，上下班刷卡考勤，具体要求见考勤制度。2.4安全、保卫u 公司本部安全保卫由三中安保部负责，项目部办公区原则上不设保安，由项目值班人员做好安全保卫工作。u 最后离开办公室的加班人员，需做好关掉室内用电设施和走廊照明灯具，并锁好门。u 休息日、节假日加班时严禁将非公司人员带入办公区域。u 随时注意自己周围的电源插座，防止进水、漏电等，如发现非正常情况应及时通知行政办公室。u 妥善保管公司财物、重要资料、印章及个人贵重物品。3. 办公礼仪3.1准则u 公司倡导谦逊做人、礼貌待人、诚实为人、友善助人的处事原则。3.2服饰、举止u 公司所有员工上班应做到服饰整洁、庄重，言谈举止端庄、大方、亲切、热情，以此展示公司员工良好的精神风貌。u 公司本部办公区域人员，每周一至周五工作时间内，男性员工需穿皮鞋，着正装；女性职员需穿皮鞋、着职业女装；如无特殊活动，每周六不做硬性规定。项目员工，如到公司开会或汇报工作需严格按照此规定执行。u 前台接待文员接听电话时，应报公司全称，吐字清晰，语言流畅、礼貌、热情、亲切。本部前台文员工作时间内不能离开岗位，如外出办事，须由其他职员替岗，替岗人员也应时刻注意自己的对外形象。u 一般前来办事的人员由前台文员或相关部门员工负责接待。接待人员对客人要热情、礼貌、落落大方。3.3公司重大活动（仪式、庆典等）u 公司重大活动实行预算制，由主办部门编制重要活动策划书，集团行政办公室、财务部及分管财务领导、业务主管领导审核，必要时需经公司董事长批准。u 工程开工、封顶、竣工仪式一般由项目部主办，集团行政办公室配合。u 公司周年庆典及其它大型活动一般由集团行政办公室主办，各部门、项目部相关人员协办及支持。各相关人员组成筹备小组，负责仪式、庆典活动的策划、组织、实施等事宜。u 举办单位必须提前5天将重要活动策划书送相关协办单位。u 邀请上级单位领导和公司领导出席的活动，主办单位可在集团行政办公室协助下发放正式邀请函，并附活动程序及相关背景材料（出席会议的主要领导、项目概况等）。u 邀请公司领导提前3-5天请示并发出邀请函。u 邀请有关省市领导、相关政府职能部门人员在请示公司领导同意后，需提前10-15天发出邀请函。u 拍照、摄像由主办单位自行安排人员进行，留取的资料由集团行政办公室统一保存。4. 工作交往接待4.1准则u 为提高接待工作的质量和效率，体现公司的精神风貌，提升社会形象，以更好地配合公司各项业务的开展，公司特提出“热情、周到、礼貌、节俭”的接待原则。公司有关业主、供应商、融资关系户以及其他外部关系户的接待均按本规定执行。4.2接待程序集标准u 为保证接待工作顺利、有序，重要接待活动事先由接待部门或接待人按规定标准提出接待申请及计划（需另制附表，接待申请及计划包括接待事由、接待人、被接待人活动安排，宴请安排、礼品馈赠等），报有关负责人批准后实施。u 根据被接待工作人员的不同，进行如下分工： 公司客人，原则上由集团行政办公室负责接待； 本部外来客人：包括政府官员、业主客户、合作伙伴等前来检查指导工作、洽谈业务等，由各相关部门根据具体情况提出是否需要公司领导出面接待的意见，如有必要可由公司主管领导直至董事长出面接待。客人接送由有关业务部门负责，集团行政办公室配合。4.3宴请4.3.1宴请目的u 招待交易伙伴、关系客户u 庆祝新契约关系的建立u 项目结算完成后的致谢u 来访时的招待u 接纳各种建议后的致谢u 达到各种目的后的致谢u 重要的节日或庆典4.3.2宴请档次u 宴请按对象、目的以及场合，分为以下三档： A档（特别重要和重大的宴请），可安排在高级的酒店、饭店、美食和具有风味特色的餐馆； B档（比较重要和重大的宴请），可安排在略低于A档水平的中高档酒店、饭店等； C档（一般宴请），可安排在中低档大众用餐场所。4.3.3宴请对应标准u 本部外来客人：重要的政府官员、业主客户，宴请标准A档；合作伙伴及一般的政府官员、业主客户，宴请标准B、C档。u 公司本部及各项目一般不得公款宴请本部门、本企业、本项目员工，如确需要时应向主管领导请示，说明原因和开支标准。u 公司员工调往外单位工作时，原属公司领导的，由集团人力资源部安排欢送茶话会，其他部门和项目一律不准用公款再组织欢送宴请；一般员工由部门组织茶话会。u 项目开工等宴请活动，应以业主、监理、设计及有关政府领导为主，我公司人员从简。u 根据工作需要，可以宴请分包商、材料商和与公司有业务关系的公司代表，宴请标准为B、C档。公司员工原则上不参加分包商、材料商的宴请，如有必要参加时，应事先征得部门负责人的批准。u 每年的大型宴请活动，限定公司成立周年庆典、年中、终总结会、中秋节、春节五次，应根据传统习惯确定宴请对象，突出活动主题，由公司届时统一安排或组织。4.3.4宴请注意事项u 必须注意宴请费用支出与宴请目的相一致。公司业务拓展、采购、融资以及其他经营活动，有其客观的目的性，任何宴请上的开支不得背离经营上的目的与要求。同样内容与对象的接待尽量避免，不要重复接待。u 宴请费用开支，必须本着最小开支、最大成果的原则，充分考虑和认清每一次宴请的目的和方法，有效使用经费开支。u 各级责任者或主管领导，必须充分审核每一次宴请任务与宴请方式，给予宴请任务担当者以适当的指示。u 各部门、项目都必须分别进行预算，并在预算范围内开支。u 关于宴请审批程序和审批权限，按公司有关财务管理制度执行。4.3.5参观u 凡来公司、项目参观者，由有关业务部门研究定出活动日程表。到项目参观时，一般安排工作午餐。4.3.6馈赠礼品u 确因工作需要赠送礼品是，员工需征得部门领导同意，本着经济、大方、得体的原则在部门领导权限内馈赠客人礼物（包括公司统一订购的礼品）；赠送贵重礼品或向贵宾、重要人士馈赠礼品须由公司董事长批准或由董事长亲自安排。4.3.7监督执行u 各级领导和员工应认真执行本规定。u 公司本部各部门、项目部应做好各项接待工作。u 财务部定期将宴请、馈赠礼品的费用统计汇总，反馈回各部门掌握，并交公司领导做宏观控制参考。u 各部门、项目部的费用开支应严格控制在年度资金预算额度内，特殊开支需报董事长审批。u 公司员工如发现铺张浪费的现象，应及时提出。5. 处罚u 对违反本制度的员工，公司将视情节不予报销费用或进行批评教育；情节严重时由人力资源部约谈当事人进行经济处罚或辞退处理。6. 附则u 本规定自发布之日起生效，由集团行政办公室负责解释、修订。7. 附录u 表式 GDJZ-