库存系统需求说明书.doc

库存管理系统需求规格说明书Version: V 0.1作者： 黄骁骅日期：2012-2-10审批：日期：变更记录日期版本变更说明作者1 需求说明1.1 库存系统库存管理系统主要功能是完成物资的登记、报计划、发料以及相关的查询、统计等相关管理工作。具体操作包括库房工作人员对物资的录入、分类操作，对物资相关属性的修改，并汇总各种报计划信息，根据报计划信息进行发料；各下属单位对库存进行报计划，或者报压力表；经营科经手压力表的发料工作，对不同计划的报计划物资制定规则，根据各单位所报计划制订累积计划限额，以及各种报表的生成、编辑工作；各单位用户都对库存物资有相应的查询功能。1.1.1 计划管理【业务描述】下属单位可以根据物资需求报出计划，物资的类型、计划的类型见上。这些字段在报计划时都需要指定。报计划的物资数量仅作为物资发放的参考，报计划的物资数量和发料的物资数量没有必要相同。除了向库房申报计划，还可以向经营科直接申报计划，此称为报压力表。压力表由经营科批准，其中物资的发放也由经营科管理（暂定）。因为计划条目众多，需要计划报表的建立能够按照模板通过指定的电子表格文件导入。由相同原因，计划可以不需要一次录入完成，可以将非最终结果暂时保存，之后再被调出补充。此即计划的录入和维护。上报的计划，需要经过下属单位领导的一次审核之后，再上报。如果上报的计划中含有不合理的条目，审核者可以对不合理部分逐条执行退回操作。另外，经营科和地区库房也可以对所有井区库房汇总前的计划进行查询和逐条的退回。上报的计划可以跟踪其进展情况，以此了解计划的状态。对于每个物资条目，应有上报单位、上报人、计划是否已经提交、审核人、审核已通过或者已退回、汇总人、是否已经汇总、到货的数量、有效性等属性。上报的计划在审核前、审核后被退回时，可以被修改。计划分月度计划、季度计划、年度计划和急用料计划，默认情况下，地区库房须在每月25日前汇总月度计划，在每季度最后一个月5日前汇总季度计划。年度计划的上报时间由经营科根据需要指定，这些时间期限会提醒相关工作人员。工区的计划提交时间待定。急用料计划随时可报，时间没有限制。上报的计划中，可能会有以往没有的物资，这些条目未在系统中出现，其编码需要井区事先申请编码，经过审批之后，才能够录入相应的计划条目。发放的物资如果不在上报的计划中，在发放时会由系统自动生成计划条目，并归类到补报计划类型。上报计划的单位还可以查询计划的退回情况，了解领导对计划的变更细节。以此为指导，对上报的计划进行修改。计划限额的制定需要对结算和预提进行查询，限额数量由经营科工作人员根据上述结果填写。【主要业务流程】1.1.2 收料管理【业务描述】井区库房在收到发放的物资之后，需要确认收货。确认后的上报计划才算是有效的。有效性是指，已收到的物资数量大于零，然后与计划的物资规格一致，系统就可以确认。物资可能重复发放，所以每次确认时就可以更改已有的物资条目数量，但其有效性不变。一般到货的当月就应确认到货，如果物资在当月25日后到货，则可推迟到下月5日之前确认。此期限可由经营科设置。收料管理也可对物资进行采购的管理，地区库房根据实际的采购情况录入收料单。收料类型分为供应处采购、应急自采、下放自采，应急自采、下放自采的物资需要指明物资供应商。【主要业务流程】1.1.3 发料管理【业务描述】地区库房需要将下属单位的所报计划进行汇总，然后根据计划向供应处申请物资，或进行自购。系统需要将库房汇总的结果导出成电子表格等文件。物资可参考单位需求和实际情况进行发放，发放的数量与上报计划中的数量不需要相同。关于生产和应急库的使用，暂时定为功能、权限相同。地区库房在发放物资前，要向井区下达接运通知，标明物资名称、规格、型号、数量、编码、物资发放地等信息。发放的物资如果不在上报的计划中，在发放时会由系统自动生成计划条目，并归类到补报计划类型。地区库房发放物资时，会有出库管理操作，选择需要出库的物资，生成出库单（可参考物资管理信息系统中出库单查询、预览）。出库物资应与井区库房的入库物资（参考物资管理信息系统中入库单查询）相对应。【主要业务流程】1.1.4 物资管理【业务描述】物资账目录入前，必须要有编码，如果是系统中未出现的物资，需要事先申请编码，经审批通过之后，才能录入相应物资。条目在录入时，需要分类为供应处采购、应急自采、下放自采，应急自采、下放自采的物资需要指明物资供应商。 在物资入地区库时，由库房管理人员对物资进行录入和分类。条目的分类由经营科进行审核，需要进行二级审核。因为在录入时大部分物资的价格并未确定，系统应可以让管理人员录入暂估价，暂估价随时可修改，在发料前，所发物资必须至少已有暂估价。物资确定价格的期限是录入后的半年内（暂定以后每个月可以灵活设置期限，），可跨年确认结算。一旦录入确定价格，即不可再更改，如录入有误需要更改，需先向经营科发出申请，经营科工作人员批准后，可进行更改。价格确认的期限可由经营科设置，超过时间要提醒相关工作人员。 关于物资账目分类的修改：在物资录入时，管理人员可以将其归类到不同账目，账目分类见上。除此之外，经营科工作人员会不定期开放账目的修改权限，这时库房管理人员可以对经手的物资重新进行账目归类。除此之外，库房管理人员如需要更改账目分类，必须先向经营科申请。经营科工作人员一直拥有物资账目属性的更改权限。关于物资录入时的临时码，需要对所有物资制订统一的、可扩充的临时码规则（为保证物资名称的一致性，最好采用供应处老版本系统编码，即物资管理系统编码模块）。临时码的编制需要经营科审批，需要建立对临时码的模糊查询。【主要业务流程】1.1.5 台帐管理【业务描述】台帐管理的主要功能是物资的查询、库存的统计，其中包括各种物资的信息以及历史的记录统计等。根据条件进行台账历史查询，查询出物资的历史台账，查询到的结果可以进行Excel导出，根据条件不同，查询出的结果也不同。各单位均有查询功能，查询不限制库房种类，也不存在物资种类的限制。但有账目类型限制，由经营科工作人员管理。需要设置针对时间、库房等为条件查询的功能。1.1.6 报表管理【业务描述】报表是本系统的核心功能，该功能可以让用户进行各种统计查询，结果计算。通过各种查询条件可以精确的显示报表内容。【主要业务流程】首先根据查询条件，查询出需要生成报表的数据，然后根据查询结果可进行Excel的导出。报表的具体张数和报表格式需要客户进行提供。1.1.7 基础信息【业务描述】井区库是上报计划的最小单位，但其可向下属中心站、计量站库房发放物资。中心站、计量站库房不需要上报计划，但可对其库房物资进行查询。由于中心站、计量站数量众多，其数量、名称等应由井区库房用户管理，可增加中心站、计量站，也可对已有的库房改名。井区库房需要上报物资需求计划、对地区库房发放的物资进行确认，具体操作见第四节。井区库房在接收到物资后，还要将物资发放到下属中心站和计量站库房，此操作无需下属库房的确认。地区库房需要将下属仓库上报的计划进行汇总，然后上报经营科，并购置或申请物资，还负责向下属仓库发放物资。汇总计划的分类：地区1#库负责对采油13区的计划进行汇总，地区2#库房负责对采油46区和维修队、监督站的计划进行汇总，地区3#库负责对采油7、8区的计划进行汇总。尽管地区库房在物理上分为三个，但在系统中，并不对用户进行隔离，也就是说，用户在查询、报计划时，可以对所有地区库房进行相关、相同的操作。但是物资必须有地域属性，标明其隶属于哪个库房，方便物资分类。地区库房存放的物资有可能重复，故存在优先级关系，1#库房优先受理采油13工区物资的发放，2#库房优先受理采油46工区和维修队、监督站物资的发放，3#库房优先受理采油7、8工区物资的发放。物资属性除了有到货的总数量外，各单位的到货历史记录应该详细可查询。基础信息包括各种基本信息的添加查询删除，目前包括单位，库房，期限。单位管理菜单可进入单位管理，可对单位进行添加删除修改等操作，基础数据将在别的页面被引用。库房管理菜单可进入库房管理，可对库房进行添加删除修改等操作，基础数据将在别的页面被引用。期限管理菜单可进如期限管理，可对期限进行添加删除修改等操作，基础数据将在别的页面被引用。期限指的是暂估价变为正式价格的期限1.1.8 系统管理【业务描述】系统管理功能主要是对用户的新增修改删除、角色权限的管理、用户权限的分配、库房权限的分配。权限的控制更好的增加了系统的安全性以及严谨性。用户是最基本的信息，在用户管理中可以对用户进行添加修改删除操作，以及库房权限的分配。在角色管理中添加角色，然后权限管理中分配该角色所拥有的用户以及该角色下可看到的菜单权限。1.2 其他设定1.2.1 角色设置系统中存在的角色种类及相应操作权限如下：1、 井区库房材料员：负责计划录入、修改等操作，申请材料编码，建立中心站、计量站；2、 井区库房保管员：物资到货以及入库数量的确认，负责将物资按照需要分配到下辖的中心站和计量站；3、 井区领导：审核、回退计划，审核中心站、计量站库房的建立；4、 地区库房材料员：汇总下属单位计划，申请材料编码，退回部分计划；5、 地区库房保管员：向下属单位发放物资；6、 经营科材料管理员：权限分配，条目分类的一级，审核仓库材料员申请的编码，审核物资的调拨，退回汇总前的部分计划，申请搭建新的地区库房、井区库房、中心站以及计量站，为新搭建的单位申请用户帐号；7、 经营科科长：条目分类的二级审核，负责对新建单位及用户的申请进行审批；8、 作业区领导：查询报表。 除了操作之外，各个用户还可以对系统的各个报表进行查询，默认情况下，查询权限没有角色种类的限制。1.2.2 权限设置除了各操作人员必要的操作权限，经营科管理人员还可以根据实际情况对其他单位用户的权限进行动态调整。主要可调整的权限如下：不同账目类型的物资的可见性。默认情况下全部可见、可查询，一、二级账外物资的可见性可以针对不同种类的用户进行指定。营科对系统具有最高权限，经营科材料管理员对以下权限进行管理：1.对于正常料、一、二级账外料的分级管理，对物资账目分类的修改、下属单位修改申请的审批；2.对物资录入、分类的审批；3.对物资最终价修改申请的审批；4.对压力表的审批；5.修改月度、季度、年度计划的上报期限；6.修改从暂估价到结算的期限；7.设定井区库房从发货至确认到货的期限；8.设定不同账目类型对不同类别用户的可见性、可查询性、上报权限；9.对未汇总的计划进行逐条退回操作；10.对地区库房间物资调拨的申请进行审批1.2.3 界面规范首页应有待办工作和提醒，待办工作的条目会在工作完成后消失，而提醒会在相关期限内一直存在，如提醒下属单位工作人员，下一阶段计划的累积计划限额等。1.2.4 规则制定制订某一类物资可报的计划的规则。如，名称中包含“工服”、“工鞋”的物资，只能报入季度或者年度计划。为此，需要让用户可以针对某个字段生成规则，暂定可供判断的关系有：字符串包含、布尔量真与假、数量的大于、小于、不大于、不小于关系。1.2.5 相关名词单位名称。系统中的下属单位包括：采油1区、采油2区、采油3区、采油4区、采油5区、采油6区、采油7区、采油8区、维修队、监督站、机关科室、地质研究所、工艺研究所，其中机关科室又包括：综合管理科、人事组织科、财务资产科、经营管理科、生产运行科、工程技术科、质量安全环保科。其中机关科室、地质研究所、工艺研究所不参与报计划操作。库房名称。地区库房有三个，分别为1#库、2#库、3#库，每个库房又分为生产库和应急库。此外，采油18区、维修队还有自己的井区库房，井区库房下辖若干个中心站库房，中心站库房又下辖若干个计量站库房。采油18区的井区库房也分生产库和应急库，维修队只有生产库房。物资类型。所报、发物资分为一般材料和劳保材料。录入的物资，默认为一般材料。采购类型。分为供应处采购、应急自采、下放自采。计划类型。计划分月度计划、季度计划、年度计划和急用料计划，默认情况下（暂定），地区库房须在每月25日前汇总月度计划，在每季度最后一个月5日前汇总季度计划。年度计划的上报时间由经营科根据需要指定，这些时间期限会提醒相关工作人员。工区的计划提交时间待定。急用料计划随时可报，时间没有限制。补报计划。补报计划是由系统自动生成的计划。除了井区库房上报的计划物资外，地区库房还可能发放上报计划之外的物资，这些物资不在普通的计划之中，在地区库房发放这些物资时由系统自动生成。账目分类。录入的物资可记入三种账目：正常料、一级账外料、二级账外料1.3 技术要求1.3.1 性能要求本系统在正常的网络环境下，应能够保证系统的及时响应：小批量的业务处理的响应时间在38秒；大批量的业务处理和查询的响应时间控制在3040秒以内。1.3.2 可用性系统满足用户使用的方便性、易用性和易学习性，如：在操作方面要界面友好、操作简单、实用，计算机能够处理的要实现计算机处理，尽量减少人工处理；查询数据要方便、快捷。输入数据的合法性检查和值域检查。对于复杂的动作要有必要的提示信息。符合用户的设置或操作习惯，方便用户操作。1.3.3 可靠性要求系统设计应采用先进的、成熟的、可持续发展的技术方法，把先进的管理思想和理念与实际工作相结合，具有前瞻性。采用开放的体系结构，采用网络和计算机技术领域的主流技术，选用技术成熟的产品，保障系统运行的可靠性。1.3.4 可维护性软件本身必须随着管理业务需求的提升可以柔性地适应需求的变化；系统建立应遵循易于维护的原则。要求系统在设计开发时，充分考虑其维护的难易程度，系统的系统软件、应用软件、设备平台、网络平台都应提供方便、灵