深圳国税新版普通发票开票软件操作手册.doc

深圳国税普通发票开票软件操作手册一、软件简介普通发票开票软件网络版是为了解决当前普通发票管理工作中难度大、复杂性高、涉及面广、与申报信息相脱节等问题而提出的全面解决方案。该软件可以实现普通发票的防伪开具、全面报送查验和与深圳国税申报系统交互等功能，对普通发票使用过程的各个环节进行全面有效的控制，最大限度地遏制涉税违法现象的发生。本开票软件为网络版，安装配置完成后，使用时可连接也可不连接Internet网络。普通发票开票总体流程：二、软件安装说明第一步：系统需求操作系统： 适合运行在各个Microsoft Windows 版本下，包括Windows NT、Windows2000、Windows XP、Windows2003、Windows Vista平台。网络： 有无网络都可以使用打印机： 需安装普通的针式平推票据打印机。 第二步：下载软件 访问深圳市国家税务局网站 () ，在“涉税软件下载”页面中下载“普通发票开票软件”。第三步：运行安装文件KPRJ.exe1. 双击KPRJ.exe文件进行软件安装。 2. 输入客户信息 3. 选择安装类型，建议选择“全部”,程序默认安装到 c:szgs_ptfp4. 点击“安装”，开始安装程序 5. 安装完成后，点击“完成”即可，软件安装成功后，在桌面上会自动生成一个“普通发票开票软件”的图标。6. 特别注意：在安装了杀毒软件和防火墙软件的电脑中安装本开票软件，会因为需要启动数据库服务和连接数据库服务造成杀毒软件和防火墙软件提示是否允许启动服务，此时需特别注意，要允许此数据库服务启动，不然程序不能正常运行。以天网防火墙为例，在安装和运行程序过程中会出现的提示界面，此时务必选中“该程序以后都按照这次的操作运行”并选择“允许”。若此时选择错误，可进入天网防火墙配置中，将被阻止的服务解除或卸载本开票程序，重新安装，并保证选择正确。 三、初次使用指南第一步：运行软件双点击桌面“普通发票管理”图标，运行开票软件 。第二步：注册（点击“注册按钮”）软件注册：注册有两种方式：第一种注册方式：输入纳税人信息在线注册（需要连接到网络）1、输入您的纳税人信息，然后点击注册按钮2、注册成功第二种注册方式：导入注册文件注册1、下载注册文件1、 登录深圳国家税务局网站（），点击网站主页左边的“用户登录”，进入用户登录的页面。2、 在用户登录页面点击“深圳国税纳税人登陆”按钮，进入纳税人登陆页面，输入纳税人识别号和密码后点击“登录”，纳税人完成登录返回主页面。3、 点击主页面上方的“办税服务厅”，进入办税服务厅的页面，点击左边办税区中的“普通开票软件管理”，进入普通发票软件管理的页面，页面上有八个普通开票软件的功能按钮。页面如下：4、 点击页面上的“开票系统申请”按钮进入开票系统申请页面，选择开票类型，输入购票密码，然后点击“注册”按钮进行注册，注册成功后系统返回注册成功信息。5、 注册成功后点击上图页面中的“注册文件下载”按钮，选择路径把注册文件保存到电脑本地2、注册1、点击中间的“注册”按钮。2、选择“导入注册文件”单选按钮3、单击“选择注册文件“按钮,找到刚才下载的注册文件,点击“打开”系统会提示注册成功第三步：登录普通发票开票软件 1.该软件第一次使用时系统默认有两个用户“管理员”和“开票员”，“管理员”可使用该软件中所有功能，“开票员”除不能使用“操作员管理”和“开票分机管理”功能外，其他功能均可使用。 2. 第一次登录该软件时，系统会自动提示修改用户名和修改密码，必须和录入新用户名密码后，方可登录。第四步：获取发票获取发票有两种方法 第1种方法：在线获取（获取时需要连接到网络）1、 点击面板上“获取发票”图标：或者点击“发票管理”-“在线获取发票”2、输入购票密码，然后点击“确定”.系统会提示“票源导入成功”第2种方法：导入票源文件 纳税人登录深圳国家税务局网站（）进入“我的办税大厅”，进入步骤与注册文件下载相同。在“我的办税大厅”中点击“发票管理”“ 普通开票软件管理”“票源下载”，进入票源下载的页面。2. 在票源下载页面，输入6位的购票密码，点击“查询”按钮，密码比对通过后系统会显示出纳税人的发票结存情况。3. 点击“票源下载”按钮，再点击“保存”按钮，选择目录将票源文件保存到电脑上。4、把票源文件保存到本地5、运行普通发票开票软件，在普通发票开票软件中点击“发票管理” -“导入发票”，或者在未连接到网络的情况下点击主面板上“获取发票”的图标，再点“导入发票文件”，按提示选择下载的发票文件，选择保存的票源文件导入，导入成功后系统提示“票源导入成功”。6、发票票源文件只需要导入一次即可，重复导入系统会提示不可重复导入发票文件。第五步：填开发票 三种方式可进入填开发票界面： 点击主面板上“填开发票”按钮1. 选择发票卷填开发票：（1）、点击主面板上“选择发票卷进入发票填开”。 或者点击“发票管理” -“填开发票” （2）、 点击相应的发票卷，系统提示要填开的发票名称、发票代码、发票号码，确认后进入发票填开界面。（3）、输入客户名称和商品名称时，会自动匹配系统中已有的信息，可直接选择输入。（4）、数据录入完成后，点击“保存发票并打印”，系统提示是否保存当前发票信息，点击“确定”后，系统保存发票信息，提示用户将发票在打印机中放置好，点击“是”后打印。 5： 填开发票时输入的客户名称和商品名称，系统均会自动保存，下次输入时可自动显示相关名称。2：根据商品信息填开发票（1）、点击“选择商品进入发票填开“或者点击“系统管理”-“商品信息查询维护”(2)、选择你要填开的商品，点击“发票填开”(3)、选择需要填开的发票卷，点击“填开”(4)、输入信息然后保存并打印3：根据客户信息填开发票（1）、点击“选择客户进行发票填开”（2）、选择需要填开发票的客户，点击发票填开（3）、选择需要的发票卷，点击“填开”（4）、输入信息然后保存并打印填开发票时需要注意的地方1、发票界面上有两个下拉选择框，一个是行业分类，另一个是税率标志。 打印发票时需要根据你的发票类型选择行业分类，再根据实际情况选择税率标志。2、在发票右边有“选择填开模版”的功能，在这里你需要根据您开具发票 的实际情况选择发票模版，而且必须跟行业分类相符合。四、软件使用详细说明系统管理开票机信息 操作员维护 客户信息查询维护 商品信息查询维护数据备份 数据恢复 设置备份目录 打印模板调整日志查询 系统注册发票管理在线获取发票 导入发票 填开发票 查询开具发票 发票作废 取消作废发票补录 补录修改 开具负数发票 导出发票信息 发票月申报 删除空白发票导出分开票机发票卷 导入分开票机发票信息查询统计 空白结存发票查询已开具发票查询及维护（一）系统管理1、 开票机信息设置开票机的基本信息，纳税人名称、地址、电话、传真均可修改，对于出口发票，其“销货单位”栏目将自动填写纳税人名称，且不可修改，地址、电话、传真栏目也将自动填入，可以修改。如果纳税人是免税企业请勾选“是否免税企业”这个标志，该标志选中后在发票开具时发票中的“税率标志”默认为“免税货物”。2、 操作员维护 1、点击“系统管理” 中的“操作员维护” 2、系统列出所有已设置的操作员信息3、点击需要修改信息的操作员的图标，可以修改指定操作员的信息3、 客户信息 1、点击系统管理 中的客户信息查询维护 2、 系统列出所有已设置的客户信息选择某一个客户，可以修改，删除客户信息，还可以根据客户信息开具发票3、双击需要设置的客户，修改指定客户的信息4、 商品信息维护 1、点击“系统管理” 中的“商品信息” 2、 系统列出所有已设置的商品信息选择某一个商品，可以修改，删除商品信息，还可以根据商品信息开具发票3、双击需要设置的商品，修改指定商品的信息4、若您填开的发票为非普通商品，请根据填开的发票种类选择相应的商品种类标签，例如“机动车”。5、 数据备份1、点击“系统管理” 中的“数据备份” 2、系统弹出数据备份窗口，如下图：3、点击“设置备份目录”，进入设置备份目录，该功能详见以下的“设置备份目录”。系统默认的备份目录为应用程序的安装目录(一般情况下为C:szgs_ptfp)4、点击“备份”按钮，系统将把所有的数据备份到指定的备份目录下。6、 数据恢复1、点击“系统管理” 中的“数据恢复” 2、 点击“恢复“按钮，系统自动从备份目录下恢复所有的备份数据。注意：系统默认的备份目录为应用程序的安装目录(一般情况下为c:szgs_ptfp)如果你设置了备份目录，请把备份文件拷贝到你的备份目录下，再进行数据恢复。7、 设置备份目录1、点击“系统管理 中的“设置备份目录” 2、系统默认的备份目录为应用程序的安装目录(一般情况下为C:szgs_ptfp)3、点击“设置”按钮，指定备份目录到您需要保存备份文件的地方4、选择好你确定设置为备份文件的目录，点击确定，会提示成功8、 打印模板调整由于纳税人配置的打印机型号各不相同，不同打印机之间的打印位置会有偏差。此功能用于调整打印位置，以适应不同种类的打印机。1、点击“系统管理” 中的“打印模板调整” 2、选择要调整的发票模板(模板的调整将影响到所有该类发票的打印)3、 根据您实际打印中，发票数据的偏差情况调整各个打印数据的输出位置。点击”调整打印模版”中的“上，下，左，右”四个蓝色箭头可以进行调整，右边红色按钮可以切换调整模式是全体调整还是单个调整，当使用单个调整模式时，需要选择要调整的文本框,右下角“移动像素单位”可以调整移到一次的长度,调整完成之后，可以点击“打印测试”来测试一下是否调整正确，如果调整不正确，可以点击“恢复缺省值”，来恢复到默认状态，打印模版调整好之后，需要点击右边“保存修改”按钮。9、 日志查询1、点击“系统管理” 中的“日志查询” 2、系统将列出操作员所操作过的所有操作信息。10、 系统注册如果纳税人需要更改开票类型，从“一户一机”改为“一户多机”，或者从“一户多机”改为了“一户一机”，纳税人可以重新输入国税编码、证件号，购票密码直接在软件注册(需要连接到网络)，或者纳税人可以登录国税网站重新注册然后重新下载注册文件。注册文件重新下载后改开通过“系统注册”功能重新导入注册文件可以更票软件的开票类型。1、点击“系统管理” 中的“系统注册” 2、系统弹出“系统注册”，可以选择注册方式a:软件在线注册b:导入注册文件点击“选择注册文件”：（二）、发票管理在线获取发票导入发票文件填开发票查询开具发票发票作废取消作废发票补录补录修改开具负数发票导出发票信息发票月申报删除空白发票导出分开票机发票卷导出分开票机发票信息1、 导入发票(参见软件安装说明第五步-获取票源)2、 查询开具发票1、点击“发票管理” 中的“查询开具发票” （或者点击“查询统计”中的“已开具发票查询及维护”） （或者点击主面板上“查询开具发票”图标）2、界面中会自动列出系统当前时间做填开的发票摘要信息3、您也可以根据需要设定相关的查询条件，以检索出你需要查看的发票4、点击“打印清单”按钮，可以打印查询出来的发票信息清单5、点击您需要查看的发票，将打开该发票的详细信息6、如果需要开具负数发票，点击“负数发票”按钮，弹出确认对话框，点击“确定” 7、进入负数发票的详细信息画面，点击“保存发票并打印”按钮完成开具负数发票3、 发票作废1、点击“发票管理” 中的“发票作废” 2、 系统显示发票作废选择界面，如下图所示: 3、如果选择“已开具发票作废”，系统自动列出当前时间已填开的允许作废发票的摘要信息。（已开具的发票不论是否已上传或是导出，只要是在当月都允许作废，跨月不允许作废。）4、您也可以根据需要设定相关的查询条件，以检索出你需要作废的发票5、 点击您需要作废的发票，将打开该发票的详细信息，确认无误后，点击“确认作废”按钮6、如果选择“空白发票作废”，系统自动列出当前未使用的空白发票卷信息，如下图所示。7、 点击需作废的空白发票所在的卷，系统弹出空白发票作废确认对话框。8、点击“确定”按钮，系统提示空白发票作废成功。4、 取消作废1、点击发票管理 中的取消作废 2、界面中会自动列出系统当前时间做作废的发票摘要信息3、您也可以根据需要设定相关的查询条件，以检索出你需要取消作废的发票4、 点击您需要取消作废的发票，将打开该发票的详细信息，确认无误后，点击“取消作废”按钮5、 发票补录此功能用于计算机出现异常，导致已开具的发票数据丢失，可使用此功能补录发票数据。发票补录仅针对已经开具但是却没有上传的发票数据。1、点击“发票管理” 中的“发票补录” 2、系统会列出当前可进行补录的发票种类3、点击你需要补录的发票种类名称，并确认4、根据打印好的发票填写发票明细注1：补录的发票是不允许打印的注2：不允许补录系统中已存在的发票号码注3：校验码是来自您已经打印好的发票上的校验码6、 补录修改1、点击“发票管理” 中的“补录修改” 2、系统会列出当前可进行修改的补录发票3、点击选择需要修改的补录发票，进入修改界面。4、修改好后点击“保存实录发票”按钮注意：已经上传的补录发票，不能再做补录修改7、 开具负数发票 如果想要作废上个月或者更早时候开具的发票，就需要开具负数发票1、 点击“发票管理” 中的“开具负数发票”， 2、 选择“对应本机已开具正数发票冲红”3、 输入查询条件，找到要开具负数发票的发票记录4、 点击需要开负数发票的发票信息，单击打开该发票的详细信息。5、 点击“负数发票”按钮，弹出确认对话框，点击“确定”6、 进入红字发票的详细信息画面，点击“保存发票并打印”按钮完成开具红字发票7、 选择“从空白发票中开具红字发票”，系统显示当前能够使用空白发票信息，如下图： 8、 选择需开具红字发票的空白发票，进入红字发票开具的界面，如下图所示： 注意：在负数发票开具界面，输入负数发票信息，在备注栏中输入对应的原正数发票的代码和号码，点击“保存并打印发票”按钮保存红字发票。8、 导出发票信息1、点击“发票管理”中的“导出发票信息” 2、系统提供二种方式导出发票信息：“导出全部未导出过的发票”、“按日期导出发票”，请根据需要选择导出的方式。或3、点击导出按钮后，请指定导出文件的存放目录，以便于发票数据文件的上传。9、 数据报送1、 在线上传（需要连接到网络）（1）、开完一张发票之后，系统会在一段时间之后自动上传，在查询开具发票里面可以查询到-“已上传”一列 注意：如果“已上传”状态为“是”，则这张发票已上传；如果“已上传”状态为“否”，则 这张发票还未上传；如果“已上传”状态为“重复”，则这张发票已上传过，这是一张无用的重复票2、 网站数据报送 (1)、从软件导出发票信息（详见 7、导出发票信息） ( 2 )、上到国税网站-办税服务厅-普票开票软件管理，点击“数据报送”按钮（3）、点击“浏览“按钮找到你的数据文件，然后点击”报送“10、 发票月申报申报有两种方式1、 第一种月申报方式：在线发票月申报（需要连接到网络）（1）、如果你上个月的发票未申报的话，软件会有提示信息提示你申报（2）、点开“系统提示”后会显示详细信息（3）、点击“系统管理”-“发票月申报”（4）、点击“在线发票月申报”2、 第二种月申报方式：导出发票月申报文件，然后在国税网站上传(1)、在发票月申报时点击“导出月申报文件”（2）、将月申报文件放置在电脑本地（3）、登录到国税网站-办税服务厅-普票开票软件管理（登录步骤详见上面-“注册文件下载”），点击“发票月申报”（4）、点击“浏览”，找到已保存的月申报文件，然后点击“上传”11、 删除空白票源如果有的发票已经开过了，但还显示在空白发票里，可以直接删除 （1）、点击“发票管理”-“删除空白票源”（2）、软件会列出所有发票卷，单击你要删除的发票卷（3）、填写想要删除的张数，然后点击“删除”按钮12、 主分机管理该功能必须在纳税人开票方式为“一户多机”的情况下方可使用。主机中有“导出分开票机注册文件”，“导出分开票机发票卷”和“导入分开票机发票”的功能。（1）导出分开票机注册文件 1、点击“系统管理” 中的“开票机信息”打开开票机信息界面，在该界面中会出现“开票机维护”的功能。2、点击“导出分开票机注册文件”按钮，弹出导出分开票机注册文件窗口，点击“确定”，选择注册文件保存的目录，保存分开票机的注册文件。3、将导出的分开票机注册文件拷贝到分机中，分机安装的发票开票软件第一次运行时用该注册文件进行系统注册。（2）导出分开票机发票卷（导出的发票卷是给分机用）1、点击“发票管理” 中的“导出分开票机发票卷”2、界面中会显示系统已导入的并且未被填开的发票卷信息,单击任一你想要导给分机开票的发票卷3、选择要导出多少张发票给分机,然后点击“确定”4、填写要导出的张数，张数不能超过剩余张数，将分机票源文件保存。5、将分机票源文件拷贝到分开票机上，启动软件，使用“发票管理”的“导入发票” 功能将票源导入，之后分机即可用该发票卷填开发票。（3）发票信息的导出和导入注意：主机可以向分机导出发票卷，分机也可以向主机导出发票卷，而且分机还可以把发票信息导出给主机汇总,但主机不能把发票信息导出给分机。1、分机发票信息的导出（1）在分开票机上，点击“发票管理”-“导出发票信息”（2）系统显示发票导出选择界面，如下图所示：（3）选择“直接上报数据”，导出的数据文件可以在国税的网站上报送不需要再倒入主机中，同时主机也不能接收该文件。（4）选择“向主机汇总数据”，导出的数据文件不能在国税的网站上报送，只能在主机上接收，导入主机中。然后由主机导出上报。2、分开票机向主开票机导发票卷(导出的发票卷是给主机用)（1）、在分开票机上点击 “发票管理”-“导出主开票机发票卷”（2）、选择要导的发票卷（3）、选择导出的发票张数（不能超过剩余发票卷张数）3、主机发票信息的导入在主开票机上，点击“发票管理” 中的“导入分开票机发票”将分开票机上导出的“向主机汇总数据”文件导入到主开票机中。 （三）查询统计空白结存发票查询已开具发票查询及维护1、空白结存发票查询1、点击“查询统计” 中的“空白结存发票查询” 2、系统中将列出所领购的发票卷的详细信息(领购的发票卷已填开完毕,将不会被列出)2、已开具发票查询及维护该功能与“发票管理”“查询开具发票”的功能一样。五、发票真伪查询 使用开票软件开具的发票，在完成开票信息导出并成功报税到国税局后，持票人可以登录到国税的网站进行发票真伪查询。1、 打开深圳国税局网站主页（），点击页面顶端的“办税服务厅“或者是点击页面左下方“特色专题”中的“New普通开票软件专栏”2、 在页面左下方点击“查询区”里面的“发票真伪查询”3、 在“发票真伪查询”页面输入开票企业的纳税人识别号，发票代码和发票号码，点击“查询”。4、 如果查询的发票是通过开票软件开具的发票，系统进入输入校验码的页面，输入校验码，点击“查找”。5、 如果发票信息真实，页面会显示你的发票信息，备注显示为“正常票”六、常见问题1. 注册文件和票源文件到哪里下载请到深圳市国家税务局网站（）登录办税大厅下载注册文件和票源文件。2.运行软件时，报“打开数据库失败”本软件安装时，