会计核算材料的归档与管理.doc

会计核算材料的归档与管理嘉鱼县档案局 李晖一、 会计档案概述 (一)会计档案的定义会计档案是过去和现在的国家机构、 社会组织以及个人在经济活动中直接形成的，具有保存价值的会计核算专业材料，如会计凭证、会计账簿、财务报告等。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据，是国家全部档案的重要组成部分。定义的含义:1会计档案的来源是各类机关、团体、企事业单位、 社会组织和个人的经济活动(主要指会计核算活动)。2会计档案的形成过程是会计核算活动的直接产物。3会计档案的内容和成分主要是指会计凭证、 会计账簿和财务报告。4会计档案的作用是对国家、社会、 个人有保存备查价值。5会计档案的属性是经济活动的原始记录性。6会计档案的地位是国家全部档案的重要组成部分。(二)会计档案的特点1形成范围的普遍性。 凡有会计和会计工作的地方和单位，都要形成会计档案。其范围遍及城乡，包含各行各业，涉及党政机关、社会团体、企事业单位甚至个人，这些单位，每天都在发生大量的会计事项，每年形成的会计凭证、会计账簿和财务报告，可谓汗牛充栋，卷帙浩繁。2内容的专业性。会计档案是通过会计核算形成的。会计核算是会计特有的专门手段，有着专门的规则和方法，从而使会计档案具有较强的专业性。正因为如此，会计档案被称为一种专门档案。3相互间的衔接性。会计凭证、账簿、 报表三种核算材料依次形成，环环相扣，它们共同记录和反映着同一经济业务、构成不可分割的会计核算体系。4核算材料的共同性。各类会计的基本核算方法是相同的，形成的会计档案都是会计凭证、账簿和报表三种形式，而且许多材料的规格样式是可以通用的，其记录形式主要是数据性和表格式。5形式的多样性。从规格上讲，凭证、账簿、 报表大小不一；从装订形式看，一般账簿不需重新装订；从形成与管理方式的发展状况看，会计档案材料的现代化进程比一般公文处理快,载体形式发展迅速。(三)会计档案与相关档案资料的区别1、与文书档案的区别：各单位的各种财务、预算、计划及经费请示、批复等材料，以及有关财经法规、规章、制度等文件一般都作为文书档案处理，而不属于会计档案范畴。2、与会计资料的区别：各单位收集或购买的各种公开或内部出版物，以及会计档案的复制品(文件汇集等)，不是会计工作中直接产生的， 不能反映本单位会计活动的历史面貌，不是会计档案，而是会计资料。二、会计核算材料的归档范围（一）会计凭证原始凭证会计凭证记账凭证（二）会计账簿会计账簿是由一定格式的账页所组成，以会计凭证为依据，连续、系统、全面、综合地记载各项经济活动的簿籍。主要指总账、明细账、日记账、固定资产卡片辅助账簿和其他会计账簿。（三）财务报告财务报告包括会计报表及其说明。会计报表包括会计报表主表、会计报表附表、会计报表附注。会计报表按照编制报表的时间，一般分为月报、季报、年报三种。会计报表按其反映的主要内容，一般可以划分为以下几种:（四）其他会计材料会档保管清册会档销毁清册会计移交清册在企业和其他组织中，还应对银行余额调节表、银行对账单等进行归档。这里应特别说明的是，财会部门经办和形成的有关财会工作的方针、政策、制度、计划、总结、报告及来往文书等都不属于会计档案的归档范围，其中有保存价值的文件材料，应作为文书档案收集归档。三、会计核算材料的整理按会计档案管理办法(财会字199832号)、湖北省会计档案管理实施办法（鄂财会发1999 398号）相关精神执行会计档案的整理步骤第一步，分类会计文件材料按如下方法之一进行分类：（一）类型年度分类法 即首先将本单位的会计文件材料按凭证、账簿、财务报告、其他。其次将同一类别内的会计核算材料分成各年度。 这种分类方法的优点是按会计核算材料的类型操作，简便易行，容易掌握，分类方法与排架顺序一致；适用于一般单位的预算会计，应优先推荐。 (二)年度类型分类法即首先将本单位的会计文件材料按年度分开。其次将同一年度内的会计核算专业材料分为凭证、账簿、财务报告、其他四大类。这种分类方法的优点是按年度分开，便于逐年操作，简便易行，容易掌握，便于查找和利用，但一般与排架方法不一致。这种分类方法也适用于一般单位的预算会计。除以上二种适用于一般单位的会计文件材料分类方法外，还有如下两种方法分别适用于财政机关和税务、银行等单位。(三)年度组织机构类型分类法即首先按年度分开；其次把一个年度内形成的会计核算材料按组织机构分开，然后在组织机构内再分凭证、账簿、财务报告、其他四类。其优点是能分别集中各机构会计核算材料，便于财政机关各部门的利用。这种分类方法适用于总预算会计（财政机关）。 (四)年度会计类型会计核算材料类型分类法即首先按年度分开；其次把一个年度内的会计核算材料先按会计类型（如：税务单位的税收会计、经费会计等）分开；然后将同类型的会计核算材料分成凭证、账簿、财务报告、其他四类。其优点是便于反映不同的会计活动，能将同类性质的会计材料集中在一起，保持 相互的内在联系。这种分类方法多适用于税务、银行等单位的会计。第二步，组卷会计核算材料的组卷包括会计核算材料的前处理、案卷组合、卷内材料排列、装订、封面编目等步骤。DA/T 39-2008规定的会计凭证封面格式会计凭证封面填写示例单位名称：湖北省档案局凭证名称：转账凭证时 间自2009年3月1日起至2009年3月15日止册 数共2册册次本册是第1册记账凭证本册自第z12号至第z24号 共12张附 件共3张本册凭证合计12张备 注会计主管：张三 装订人：李四 2009年3月31日会计档案盒格式 (三)财务报告的组卷检查核对。会计报表装订前按编报目录核对是否齐全。案卷组合。会计报表应分基层单位会计报告、汇总会计报告分别装订。年终决算报表要单独装订，季报和月报可根据张数的多少，装订成一卷或数卷。财务报告的文字材料是对会计报表的分析和说明，必须与会计报表组合到案卷，以保持其内容的密切联系。卷内材料排列。排列顺序为： -1会计报表封面； -2会计报表编制说明； -3各种会计报表（按会计报表的编号顺序排列）； -4财务报告的必要文字说明； -5会计报表的封底。填写卷内目录和备考表。-1填写会计档案卷内目录。会计档案卷内目录的用纸尺寸采用国际标准A4型（长宽为297mm210mm），纸张质量宜采用70克以上白色书写纸制作。其表头如下：卷 内 目 录顺序号责任者文号题名日期页号备注各项目填写方法： 顺序号：以卷内文件材料排列先后顺序填写序号，亦即件号。责任者：填写对档案内容负有责任的团体和个人，即文件材料的署名者。文号：填写文件制发机关的发文字号。题名：即文件材料标题，一般应照实抄录，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“ “号。日期：填写文件材料的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20070619。页号：填写卷内文件材料所在起页的编号。备注：在需要说明情况的文件材料栏内打“*“号，并将需说明的情况填写在备考表中。填写会计档案备考表。卷内备考表用纸尺寸及质量要求与会计档案卷内目录相同。各项目填写方法是：本卷情况说明：填写卷内文件材料（财务报告类和其他类）缺损、修改补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的管理人员填写并签名，标注时间。立卷人：由负责立卷者签名。检查人：由案卷质量审查者签名。立卷时间：填写完成立卷工作的年月日。检查时间：填写审查案卷质量的年月日。（5）装订。按组合时分出的卷数采用三孔一线方式在财务报告左侧装订，结头在财务报告的背面。注意将财务报告的下边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位应修补后进行装订。（6）装盒。财务报告应装入会计档案盒中，盒的格式及封面、脊背与会计账簿使用的档案盒一致，填写要求参见会计账簿装盒有关部分。应注意的是：会计账簿与财务报告在档案盒正面主要是通过案卷题名来区分；在盒脊上主要是通过“目录号“中的代字或代号来区分。第三步，案卷排列与编号(一)案卷排列会计档案案卷按如下之一方法排列：（1） 按照类别年度排列。即案卷按凭证、账簿、财务报告、其它四类分开，再按时间顺序排列。这种排列方法适用于一般单位，。（2） 按照年度类别排列。即先将不同年度的会计档案分开，同一年度的会计档案按凭证账簿财务报告其他顺序排列。由于凭证、账簿、报表外形尺寸不同，这种排列方法易造成柜架浪费。补救的方法是全部使用同一规格的卷盒，一盒中可装若干凭证、账簿、报表，但应注意盒脊上填写若干个案卷号。（3） 会计类型单一，档案数量较多的单位，可采用先按保管期限，再按年度，然后再按形式（名称）的方法排列。（4） 财政局的会计档案，先按保管期限，再按年度，然后按组织机构，最后按形式（名称）排列。会计类型较多的建设银行、税务机关等单位，可采用先按保管期限，再按年度，然后按会计类型，最后按形式（名称）的方法排列。会计档案排列方法很多，各有利弊，各单位应选择适合本单位的排列方法，要注意方便适用，选定后不要随意变动。(二)编案卷号（1）编大流水号。一般的单位应编大流水号。即凭证、账簿、财务报告分别编各年度累计的大流水号。如2002年有12本凭证，编1-12号；2003年从13号开始编号。（2）编小流水号。会计档案特别多的单位，可编小流水号。即同一年度同一类型的会计档案案卷都从1开始编卷号。如2002年有80本凭证，编1-80号，2003年又从1号开始编号。一般单位:每种类型会计核算材料从1开始编号。会计档案数量较多的单位（如税收部门）， 1号目录从1到1000号以内结合年度断号；从2号目录又开始从1开始编号。会计档案数量特别多的单位（如金融部门），每年、每月、每旬编一个流水号。此时，目录号用相应的时间表示。会计凭证、账簿、财务报告等要求编页号。凭证的页号一般编在左上方；账簿、财务报告一般用原有的页号，也可重新在左右下角编号；第四步，编目、上架(一)确定保管期限按财政部、国家档案局制发的会计档案管理办法中的 “会计档案保管期限表“的规定，会计档案的保管期限分为永久和定期两类。属于永久保管的有：行政和事业单位年度决算报表、税收年报（决算）、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等，其余为定期保管。定期保管的期限分为25年、15年、10年、5年、3年共5类。(二)拟写案卷题名会计档案应逐卷填写案卷题名。案卷题名由会计核算单位、会计年度、会计核算材料的名称三部分组成。如：国家档案局2001年总账；国家档案局2001年度财务报告。(三)编制案卷目录会计档案应编制电子或纸质案卷目录。（1） 纸质会计档案案卷目录用纸尺寸及质量要求。会计档案案卷目录的用纸尺寸采用国际标准A4型（长宽为297mm210mm），纸张质量宜采用71克以上白色书写纸制作。（2） 会计档案案卷目录格式。会计档案目录表头如下：案卷号类别题名起止时间保管期限卷内张数备注自 年 月至 年月（3）案卷目录各项目的填写方法。案卷号：根据整理会计档案时会计凭证盒或会计档案盒上的对应项目填写。类别：填写该卷会计档案所属的类别，如：“会计凭证类“、“会计账簿类“、“财务报告类“等。题名：题名即案卷题名，填写要求与会计档案盒上的“案卷题名“相同。起止时间：填写该卷档案启用和终止的时间，年月日用8位阿拉伯数字分两行填写，月日不足2位的在前面补0。保管期限：根据整理会计档案时确定的会计凭证盒或会计档案盒上的保管期限填写。卷内张数：指会计凭证总数、账页总数或财务报告的总张数，根据该卷会计档案的具体张数填写。备注：填写记账凭证起止号或其他需要说明的事项。（4）纸质目录的装订。纸质目录一般用塑料或硬纸封面装订，装订的工具一般可用线索、鞋带、账钉等。其封面、脊背应填写相应内容。(四)排列上架会计档案一般按类型（凭证、账簿、财务报告、其他）年度保管期限（如账簿中的25年、15年，报表中的永久、5年等）排列。案卷在柜架上排列顺序是从左到右，从上到下。会计档案在库内排架示例柜内排列顺序示例四、电算化会计档案管理的特点和应注意的问题（一）电算化会计档案的特点 一是归档范围更广。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外，主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。二是安全性要求更高。三是存放条件更好。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在；另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在，包括存储在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存储在软盘、光盘等存储介质上作为备份使用的档案资料。后者受存储介质质量、存放环境和存储有效期等因素的影响很大，如果保存不当容易遭到破坏。 三是更加易于修改。 四是与软件及其版本关系更密切。 五是使用更方便。更快捷、直观，更容易产生一些分析结果。（二）电算化会计档案的内容（归档范围） 1、机制会计档案 包括从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等纸介质档案，也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。 2、机读会计档案 包括以计算机硬盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的只能以电子数据状态保存的会计数据和会计凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式与计算公式）等数据和会计数据库。 3、计算机系统档案 包括计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化；计算机操作系统及网络操作系统型号；会计电算化软件系统名称、版本号，与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料。 五、机构变化后的档案归属对于发生撤销、解散、破产等变化的机构，其原有档案归属应按如下规定处理：1、终止单位会计档案的管理。一是交主管部门。二是交